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Recomendación ECM “ Gestor de Contenidos

Empresariales ”

Subdirección de Aplicaciones
con el apoyoCorporativas
de la Subdirección de
Logística
Agenda

1 Objetivos. 8 Organización del proyecto

2 Áreas requirentes. 9 Metodología

3 El problema. 10 Cuadrante Mágico

4 La Solución. 11 Candidatos

5 Beneficios Cualitativos 12 Estrategia de Evaluación

6 Aplicativos actuales 13 Costos evitados e incurridos

7 Descripción del Proyecto 14 Nuestra Recomendación


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3 El problema. 10 Cuadrante Mágico

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5 Beneficios Cualitativos 12 Estrategia de Evaluación

6 Aplicativos actuales 13 Costos evitados e incurridos

7 Descripción del Proyecto 14 Nuestra Recomendación


Objetivos

De la presentación:
• Presentar el estado actual de la evaluación para elegir el sistema de Gestión Documental para UNE
• Explicar la metodología para identificar y recoger información sobre procesos y contenidos a considerar
para elección de este sistema.

Del proyecto
• Investigar, diseñar, contratar e implantar una solución integrada para el manejo de documentos de UNE,
con el fin de disponer de forma oportuna y confiable de la información que apoya la realización eficiente de
sus procesos y el logro de los objetivos empresariales.
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Áreas Requirentes

• Subdirección Logística.
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7 Descripción del Proyecto 14 Nuestra Recomendación


Problema

NO POSEER
GESTOR DOCUMENTAL

En algunos casos se tiene que esperar la recuperación y el envío de documentos para dar solución
inmediata a nuestros proveedores y/o clientes de servicios y/o funcionarios asociados al tema documental
en nuestra empresa.
No se puede integrar al proceso de atención al cliente y el tema de facturas con documentación de apoyo
tal como materiales de mercadeo, normatividad de regulación, decretos, contratos, y otra información
asociada.
No se tiene integración de las transacciones de los Sistemas de Gestión corporativos (SAP, SIEBEL,
OPEN, FENIX y otros ) con los documentos que apoyan los eventos de gestión documental.
Se tienen herramientas de gestión documental que realizan funciones en forma parcial y aislada (Mercurio
en Correspondencia, Docunet para contratos de clientes de Cali.
Se cuenta con un servidor de archivos como repositorio para las imágenes de los contratos de clientes sin
contar con la seguridad adecuada.
Problema
Pérdida de documentos por extravío o sustracción de partes de su
expediente.
Crecimiento sin control en necesidades de almacenamiento
Duplicación de los documentos-contenidos entre los distintos
sistemas (Disco U:\, sistema de correo, computadores personales
y sistemas corporativos).
Ineficiencia en tiempos y procesos de atención a las áreas
asociadas.
Demasiado tiempo buscando información
NO POSEER Incremento en costos debido a versiones incorrectas de
GESTOR PROBLEMATICA documentos, y en el peor de los casos documentos extraviados.
DOCUMENTAL Riesgos por la falta de gestión y de archivo de la documentación
Falta de integración con otras aplicaciones y herramientas de
productividad asociadas al tema de gestión documental.
Estrategias de colaboración y los procesos están desconectadas
Inadecuada atención a los diversos procesos documentales, por
baja capacidad de reacción.
Imposibilidad de estructurar, recuperar y utilizar los contenidos ya
utilizados y almacenados para nuevos proyectos.
Controles manuales en el manejo documental: En flujos de
facturas y pqr´s, permiso para los préstamos de documentos,
autorizaciones de consulta.
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La Solución.

Adquirir un Sistema de Gestor Documental orientado a la realización de actividades administrativas y


técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por la empresa, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación, por medio de los procesos documentales, que a continuación se relacionan :

• Correspondencia Recibida (facturas, PQR y comunicaciones).


• Comunicaciones Enviadas: Comunicaciones oficiales y Respuestas a Peticiones, Quejas y Reclamos
(PQR).
• Contratos: Son todos los documentos de clientes, es decir esta relacionado con CRM ( y el OSS) y los
contratos de proveedores (administrativos)
• Archivo de Clientes: Estos documentos son los históricos están conformados por: solicitudes, ordenes
de instalación, fotocopia de cédula y otros documentos que requiera la empresa (dependiendo del
producto que el cliente quiera adquirir con ella).
• Documentos Generales: Son básicamente que surgen de la empresa.
• Archivo Inactivo: Manejo del ciclo de vida de los documentos
• ANS: Los Acuerdos de Nivel de Servicio son los parámetros que se establecen como requisitos para
el correcto funcionamiento del proceso y los cuales deben estar estipulados en los WorkFlow a crear.
• Tablas de retención documental: Permite retener los documentos que se encuentran clasificados por
cierto tipo un periodo de tiempo determinado.
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Beneficios
Cualitativos

TECNOLOGÍA PROCESOS ATENCIÓN CLIENTES

Posibilita una gestión integral de los documentos


asociados a la gestión de documentos.
Provee información de la
ocupación y desempeño
del hardware y software Homologar todos los documentos asociados a las
asociado, permitiendo diversas áreas de la empresa, facilitando la
generar oportunidades administración de los mismos, lo cual se ve reflejado
para el manejo en el servicio a nuestro cliente interno y externo.
documental, mejorar la
toma de decisiones y el
soporte a la atención de Reducción de costos de Permite mejorar la
clientes. operación, por calidad percibida
automatización e clientes de productos y
integración de procesos servicios impactados
y tareas. por el sistema.
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Aplicativos
Actuales
Aplicación Origen Uso
MERCURIO Esta herramienta fue adquirida por EPM. UNEGestión de la correspondencia externa
heredó la parte de licencias clientes y en el 2009y cartas. Además soporta los procesos
adquirió la licencia servidor. La base de datos estadel Centro documental
en EPM. Se utiliza para registro de
correspondencia enviada (incluyendo PQR´s) y
recibida, y facturas recibidas, se cuenta con 107
licencias.

Joomla Secretaria General, Control Interno, entre otros. Es utilizado como portal web en varios
DOCman casos, por ejemplo, Información Junta
Directiva, Comité de Auditoria, Filiales,
DOCman : Únete, Comunidades de
práctica-innovación, O.D.V
Aplicación Origen Uso
OFILEX Secretaría General Gestión y control del flujo de documentos utilizado en
el proceso jurídico de UNE. Es una herramienta que
se encuentra contemplada en el acuerdo inter-
empresarial entre EPM y UNE. A la fecha ya
excedimos el número de licencias a las cuales
teníamos permiso.

Teamfile GD UNE Manizales Es de uso en Manizales pero hoy día es de solo


consulta. Es una herramienta buena, con workflow
pero en Emtelsa lo asociaron a Lotus y
adicionalmente no se tiene un soporte.
Aplicación Origen Uso

DocuNET GD UNE Cali Software es que es bueno y apropiado como gestor


documental, más no de contenidos. Se utiliza para
manejo de contratos de clientes en Cali (Visión
Satélite)

LEEME 1.0 BIBLIOTECA UNE Este es el aplicativo de UNE que utiliza la


Biblioteca que esta en los Balsos.

Panagon SGI Se esta buscando dar de baja los servidores donde


esta montado Panagon. En este momento el
sistema no tiene soporte ni mantenimiento por
Facturas Geneva parte del proveedor Intent.
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Descripción del Proyecto

Dotar a EPM Telecomunicaciones S.A. E.S.P de un sistema de gestión documental para las diversas
dependencias que apoyan la gestión de correspondencia y documentos, soportando los procesos,
productos y servicios prestados por la empresa, de tal manera que se permita optimizar los niveles de
cumplimiento asociado a las diversas actividades , logrando así una mayor eficiencia en los procesos
administrativos.
Estructura Funcional

Creación / Captura Gestión Distribución

Imág.scaneadas
• Scan CD-Rom
• Departamental & en lotes Publicación Websites/portales
• Captura documentos & Formas electró- Workflow Medios Electrónicos
nicas
• Flujo de aprobación
Fax server – Right Fax • Enrutamiento al
Correo electrónico

Correos electrónicos

SERVICIOS Gestión de registros/Conservar


• Administración de documentos.
• Captura de documentación.
• Generación de reportes.
• Procesos con la documentación Input/Output.
• Administración de Flujos de la documentación.
• Migrar • Archivar
Herramientas de • Tablas de retención.
• Manejo único y consolidado de repositorio
• Retener • Retirar
Productividad: Reportes
de documentos.
Gestión de Contenidos • Seguridad y trazabilidad.
• Búsquedas full text, palabra clave, atributos
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Metodología

Consideraciones
Generales

• Matriz de características técnicas


• Criterios Generales
 Conformidad.
 Calidad.
 Visión.
 Costo.
Visión

PRODUCTIVIDAD, COMPETITIVIDAD Y CONOCIMIENTO


DISPONIBILIDAD SEGURIDAD INTEGRIDAD INTEGRACIÓN ESPACIO COSTOS

PORTAL DOCUMENTAL

INFORMACIÓN
EMPLEADOS CORRESPONDENCIA
BIBLIOTECA

SISTEMAS
INFORMATICOS
ARCHIVO
ASOCIADOS A PROCESOS
LOS PROCESOS
ARCHIVO

DOCUMENTOS
NORMATIVOS
INFORMACIÓN
ENTIDADES
PROCEDIMIENTOS
EXTERNAS

MEMORIA INSTITUCIONAL
Requerimientos

• Generales.
• De la base de datos.
• Ingreso de documentos.
• Consulta.
• Administración.
• Flujo documental.
• De almacenamiento.
• Plataforma de cómputo y comunicaciones.
• Seguridad.
Requerimientos Generales

• Integración: Ser un sistema integral y el tema de las interfaces fácilmente realizable.


• Arquitectura: Independiente de la plataforma de hardware y base de datos, web enable.
• Mantenibilidad: Parametrizable.
• Interoperabilidad: Intercambio de información con otros sistemas de información mediante exportación o
importación de datos, comunicación directa con herramientas de usuario final tales como procesadores
de texto y hojas de cálculo soportando los estándares.
De la Base de Datos ...

Generales
– Acceso a diferentes Base de datos
– Posibilidad de indexación sobre diferentes campos predefinidos.
– Validación de campos con listas predefinidas para ingreso y consulta
de datos.
– Manejo apropiado asociado al almacenamiento de Archivos
De la Base de Datos

Administración
– Módulo de seguridad y auditoria, dónde se administren y manejen los usuarios,
roles y una bitácora de los cambios u accesos realizados, etc.
– Perfiles de usuarios: consulta, edición, eliminación o copia e impresión de
documentos o de datos.
Ingreso de
Documentos

• Secuencia lógica de digitalización, control de calidad y alimentación de la base de


datos.
• Por lotes (batch).
• Independencia de los procesos de escaneo y de indexación.
• Adicionar o eliminar páginas en un documento escaneado antes de ser almacenado en
la base de datos.
• Integración fácil con cualquier tipo de archivo (visio, office, etc.)
• Archivos de sonido y video.
• Manejar documentos en carpetas y subcarpetas.
• Manejo de versiones de un documento.
• Integración con fax/server
• Vincular documentos a las transacciones de SAP, SIEBEL en forma Early,
Simultaneos y Late
Consulta

• Intranet corporativa y desde SAP/SIEBEL a algunas transacciones específicas.


• Búsqueda y recuperación de información documental con base en operadores
boléanos.
• Formatos del visor nativo.
• Manipulación de imágenes: zoom, rotación, enderezamiento, contrastes, inversos, etc.
• Variedad de anotaciones a la imagen del documento: notas, resaltados, post it, sonido,
etc.
• Almacenar plantillas de consulta definidas por el usuario.
• Impresión de páginas específicas.
• Restringir la impresión de ciertos documentos o tipos de documentos.
• Navegación dentro de un documento utilizando ayudas.
Administración

• Gráfico.
• Seguridad a los fólderes.
• Rastros de auditoria por cada usuario.
Flujo Documental

• Integración con el Directorio Activo.


• Enrutar documentos en forma dinámica utilizando los usuarios del dominio, no flujos
preestablecidos.
• Conservación del documento primario.
• Conservación de la historia de anotaciones al documento sin permitir su modificación.
• Garantía de integridad y seguridad del documento a través de todo su “recorrido” en
el sistema.
Almacenamiento

• Almacenamiento distribuido y replicación automática de archivos modificados.


• Aplicar TRD (Tablas de Retención Documental).
Plataforma de Cómputo y Comunicaciones

• Facilitar el mantenimiento del sistema por medio de la aplicación consistente del


principio de separación de responsabilidades
• Protocolos de comunicación
• Integración SAP, SIEBEL, protocolo estandar de correo
• Integración con portales
Seguridad

• Definir el perfil de seguridad para la estructura jerárquica.


• Autenticación centralizada vía LDAP o Directorio Activo.
• Perfiles de acceso por tipo de documento, documento específico o grupo de
documentos.
• Encripción en la comunicación con mecanismo de Llaves Públicas y Privadas.
• Firma digital de documentos .
• Registros de auditoria tanto de creación eliminación como consulta o modificación del
contenido de un documento.
• Alarmas por intentos de acceso no autorizados a documentos almacenados.
• Privilegios de accesos temporales a la información, por parte de usuarios con fechas
prefijadas.
Conclusión

• Las herramientas de gestión documental se han convertido en un elemento clave para la gestión
empresarial y del conocimiento.

• La selección debe obedecer no sólo al cumplimiento de aspectos técnicos y funcionales sino de


visión y proceso de empresa.

Por lo cual estamos buscando además una herramienta con proyección de uso de gestión de
conocimiento o contenidos. El gestor documental es una herramienta de tiempo de vida ilimitado
en las organizaciones, a menos que se decida el cambio por otros factores.
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Cuadrante Mágico de Gartner
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Estrategia de Evaluación

• Metodología Gartner: con establecimiento de calificación de cada ítem en porcentaje:

12.00% Especificaciones Técnicas


9.00% Especificaciones Funcionales
43.00% Proveedor
12.00% Soporte y Garantía
15.00% Implantación
9.00% Otros
• Solicitud de diligenciamiento de la matriz a cada uno de los candidatos

• Visitas de referenciación a empresas con el software.

• Definición de parámetros de costos evitados y en los que se incurre por la adquisición de una
de las herramientas evaluadas.

• Diligenciamiento de matriz con puntaje en el cual puntaje 3: es que soporta la funcionalidad


nativamente, puntaje 2: es que hay que realizar una adición de programa para soportarla
totalmente, pero la cumple parcialmente, puntaje 1: No lo tienen pero se puede realizar,
puntaje 0: No lo tienen, ni hay posibilidad de hacerlo, con base a lo suministrado
Estrategia de Evaluación

• Porcentaje en el que la herramienta soporta la funcionalidad y el porcentaje de desarrollos a realizar.

HERRAMIENTA CUSTOMIZADO NATIVO

ORFEO 32% 68%

P8 42% 58%

SHAREPOINT 30% 70%

DOCUMENTUM 17% 83%


Las primeras descartadas.

El modulo a utilizar seria KM, pero NO cumple con todas la características técnicas que
debe tener el Gestor Documental. Empresa Visitada: Isagen (No fue recomendada).

Por iniciativa de otras dependencias tuvimos la oportunidad de conocerlos, se descarta


ya que no esta presente Colombia

Es una herramienta que funciona propiamente en SAP, lo que significa que cada uno
de los usuarios que vayan a utilizarla deben de tener SAP, carece de una herramienta
colaborativa punto importante que debe tener todo Gestor Documental. Empresa
Visitada: Nacional de Chocolates. Al momento de la evaluación no es posible el acceso
por otro medio distinto a SAP, por lo cual se descarta. El tema que solo se pueda
acceder por SAP, nos implica desperdicio en el tema de licenciamiento.

Es una herramienta que cumple muchas de las funcionalidades que buscamos, fue
descartada por el costo adicional y elevado en que se incurre por los documentos NO
SAP, ya que hay que realizar licenciamiento adicional.

Aun le falta en el manejo documental.


Las segundas descartadas.

Se visualiza fortaleza en la administración de documentos, y aun mas potentes en la


parte de la administración de contenidos. Adicionalmente no cuenta con la posibilidad
de funcionar en arquitecturas diferentes a la de Microsoft en forma nativa. Se nota que
en empresas como ONTARIO POWER, es una caso de éxito. Pero no ha sido posible
referenciar en Colombia. Empresa Partner ayuda en la referenciación: MVM (Partner de
Microsoft).
Es otra herramienta que no se encuentra en el Cuadrante Mágico de Gartner, pero a
pesar de esto cumple con varios de las funcionalidades, sin embargo para poder cumplir
con otros requerimientos debe de contar con la colaboración de otra herramienta
“Alfresco”, lo que indica que tendriamos 2 software diferentes. Empresas Visitadas:
SSPD (Súper Intendencia de Servicios Públicos Domiciliaros), EEC (Empresa de Energía
de Cundinamarca), IDRD: Institución de recreación y deporte, referenciada.

Es una de las opciones más recomendadas por el cuadrante mágico Gartner, pero la no
atención por parte del proveedor, nos impide poder conocerla y emitir un juicio acerca de
ella, básicamente asociado al tema de referenciación incluso no hubo oportunidad de
solicitarle diversos escenarios de implantación. El ser una herramienta totalmente
cerrada indica que para cada modificación que se desee realizar debe ser directamente
con el proveedor.
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Costos Evitados E Incurridos

Costos Evitados

• Tener herramientas diversas sin un objetivo claro de definición


• Pérdida de facturas y documentos de clientes que incurren multas
Costos Incurridos adquisición Software

• En caso que el aplicativo deje de funcionar o no pueda ser colocado funcionamiento:


 Devolverse a manualidad
 RH Digitalizar, indexar
 Búsqueda de Papel
 Tiempo en la búsqueda
 No encontrar documentos
 Búsqueda física
 Documentos en los puestos de trabajos de los funcionarios
 Facturas Pérdidas
• Multas Facturas Pérdidas
• Solicitud de información por parte de las CIA's no entregada
• Documentos perdidos
• Pérdida soporte en caso de un tercero ya que nos es un proveedor directo.
Costos Incurridos adquisición Software

• Bajo soporte por parte del Proveedor, al perder a su aliado


• No entrega a tiempo por temas de comunidad
• No respuestas a PQR'S oportunamente
• No envió de documentación a tiempo
• Costo oculto: es decir no latentes en levantamiento de requisitos.
• Recurso Humano dedicado a lograr que no se de la multa
• No pago de facturas nuestras a tiempo, por ejemplo pago de antenas y nos suspenden el servicio en
B/quilla
• Pago de intereses por extemporaneidad
• Gastos adicionales por no pago a tiempo de arriendo
• Arrendamientos
• Afectación de imagen con que no somos oportunos en la identificación de facturas a pagar.
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Nuestra Recomendación.

Por que?

• Es la que más cumple con los requerimientos, sin necesidad de parametrizar.


• Por el respaldo que ofrece la empresa.
• Excelente desempeño en volúmenes altos de documentos.
• No es una herramienta totalmente cerrada, en el cual se crea dependencia con el proveedor.
• Es posible realizar programación en Java y C++.
• Brinda seguridad inclusive al mínimo nivel (hojas de un Documento).

Empresa Visitada: Fidufosyga