MPEZAR POR LO MS FCIL

Caracterizacin del proceso

Desagregacin de procesos
Identificacin de
actividades
Identificar entradas
Identificar salidas
Identificar procesamiento
Identificar actores en cada
etapa

MAPA DE
PROCESOS

Qu
otros
procesos
afectan

Identificacin de
el
restricciones
proceso
Y esto para qu sirve?
Entender, mejorar,
simplificar, organizar los
Caracterizar
la restriccin
Financier
procesos,
lo ms importante, sirve para
Levantar
laspero
restricciones
o?
entender a los clientes de la Institucin.

EJEMPLO DE MAPA DE
PROCESOS

MAPA DE PROCESOS: SU RELACIN CON

LOS OTROS PROCESOS NO SOMOS
NICOS EXISTEN MS PROCESOS

CONSTRUIR LA DOCUMENTACIN Y
DINMICA DEL PROCESO
FINANCIERO
Caso UIS

Procedimientos

30

Caracterizaciones

Manuales

Formatos

DOCUMENTACIN Y
DINMICA DEL PROCESO
FINANCIERO
A) PROCEDIMIENTOS UIS
Cdigo

Versin

Nombre del Procedimiento

PFI.01

Modificacin Presupuestal

PFI.02

Reserva Presupuestal

PFI.03

PFI.04

PFI.05

Orden de Pago Manual

PFI.06

Caja Menor

PFI.07

Fondo Fijo Renovable

PFI.08

Egresos

PFI.09

Colocacin de Recursos
Temporales de Liquidez

PFI.10

Ingresos por Caja

PFI.30

Procedimiento de Solicitud
Devolucin del Impuesto a
las Ventas

Solicitud de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
Traslado Fondos por
Adquisicin Interno de
Bienes y Servicios y
Contribuciones Voluntarias

B) CARACTERIZACIONES
Cdigo

Versin

Nombre del
Documento

CFI.01

Caracterizacin
Proceso Financiero

CFI.02

Caracterizacin
Subproceso
Presupuesto

CFI.03

Caracterizacin
Subproceso Tesorera

Caracterizacin
Subproceso
Inventarios

CFI.04

C) MANUALES CFI.05
Cdigo

3
Versin

MFI.01

Caracterizacin
Subproceso
Nombre Contabilidad
del documento
Manual de Actividades
Bsicas del Proceso
Financiero

MFI.02

Manual Normativo y
Procedimental para la
administracin y control
de los bienes muebles de
la UIS

MFI.03

Manual Plan de Cuentas

Presupuestales

MFI.04

Manual de Normas y
Procedimientos para el
Recaudo de Cartera UIS

Prepararse
para la
accin
Son un
sueo,
una
pesadilla o
una
realidad?

LAS ACCIONES
PREVENTIVAS, DE
MEJORA,
CORRECTIVAS Y
NO
CONFORMIDADES:
La

La teora

Crear cultura
Capacitar en el proceso y
procedimientos
Responsabilidad
Capacitar en temas de servicio e
innovacin

r ea
lida
d
ner
No te
o
mied

2.2 . BALANCE SCORECARD

B.S.C

Planificacin financiera mediante el

B.S.C
No lo es todo pero ayuda
Ayuda para que la Direccin piense en el futuro
ms que en el da a da
La disciplina que se introduce es el pensamiento a
largo plazo
Se unifican las directrices bsicas de accin en la
Institucin
Es una forma muy importante de documentar la
Estrategia
Nos obliga a implementar un control,
estableciendo mnimos de referencia

LA HORA DE LA
ACCIN B.S.C
FINANCIERA
PRESUPUESTO

REAL

METAS

INICIATIVAS

PROCESOS INTERNOS

CLIENTES
PRESUPUESTO

REAL

METAS

INICIATIVAS

PRESUPUESTO

Visin
Y
Estrategia

REAL

METAS

INICIATIVAS

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
PRESUPUESTO

REAL

METAS

INICIATIVAS

Proceso de mejora continua

10

ALGUNOS ELEMENTOS A
CONSIDERAR EN EL
BALANCED SCORECARD
P
R
E
S
U
P
U
E
S
T
O

P
R
E
S
U
P
U
E
S
T
O

CLIENTES
R
M
E
E
A
T
L
A
S

FINANCIERA
R
M
E
E
A
T
L
A
S

I
N
I
C
I
A
T
I
V
A
S
PROCESOS INTERNOS

I
N
I
C
I
A
T
I
V
A
S

P
R
E
S
U
P
U
E
S
T
O

Visin
Y
Estrategia

P
R
E
S
U
P
U
E
S
T
O

APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO
R
M
E
E
A
T
L
A
S

R
E
A
L

I
N
I
C
I
A
T
I
V
A
S

11

M
E
T
A
S

I
N
I
C
I
A
T
I
V
A
S

ESTRUCTURA DE COMANDO
CASO UIS

VECTOR 1: Implementar la
planificacin de la actividad
financiera

INDICADORES ESTRATGICOS

CUADRO DE MANDO
INTEGRAL

HOJA DE VIDA DE UN
INDICADOR

2.3. SISTEMA DE
COMUNICACIN ASERTIVA

3. MAPA ESTRATGICO Y DE CONTROL

STRATEGIA.

Mapa
Estratgico
Sistema de
Gestin de la
Calidad

Sistema de
Administraci
n del Riesgo
Sistema de
Informacin

Clima
Organizacional

M
u
n
dia

Balance Score
Card

En
t
o
r
no

Comunicacin
Asertiva

HOJA DE VIDA DE LA
ESTRATEGIA

GUNOS RESULTADOS EN LA UIS

PERSPECTIVAS APRENDIZAJE:
Formacin talento humano, estudiantes, calidad, BSC, riesgo, etc
Cartillas: BSC, Riesgo, Calidad, Comunicacin Asertiva, Manual de Buenas
Prcticas
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS:
Disminucin de trmites, repensar los procesos, levantamiento de procesos,
evolucin, construccin de instrumentos de recoleccin de informacin, formatos.
Incorporacin del cdigo de barras.
PERSPECTIVA CLIENTE:
Pago a proveedores en lnea. Pago de servicios: matrcula, inscripciones y todo tipo
de pago por venta de servicios por PSE
Seguimiento a procesos de pago veedura ciudadana. Desarrollo de nuevos S.I
amigables. Sistema de indicadores incorporados al S.I
PERSPECTIVA FINANCIERA:
Negociacin, inversin soportada en el SIF, anlisis de rentabilidad y liquidez en
lnea, batera de indicadores en tiempo real.

MATERIALS / REFERENCES

FERNNDEZ, A (2001). El Balanced Scorecard: ayudando a implantar la estrategia. Revista de

antiguos alumnos A Fondo, Universidad de Navarra. Consultado en Junio de 2007. Disponible en
http://www.ee-iese.com/81/81pdf/afondo4.pdf.

FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACIN SUPERIOR FODESEP (2002). Plan Estratgico de

Desarrollo 2003-2007. Consultado en Mayo de 2007. Disponible en
http://www.fodesep.gov.co/nuevo/index.php?mod=SOMOS&secc=2.

FUNDACIN EUROPEA PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD, EFQM (2003). Introduccin a la excelencia.

Consultado en Junio de 2007. Disponible en http://www.efqm.org/uploads/introducing_spanish.pdf.

HORVTH & PARTNERS (2003). Dominar el Cuadro de Mando Integral Manual basado en ms de
100 experiencias. Barcelona: Ediciones Gestin 2000 S.A.

KAPLAN, R.S. Y NORTON, D. P., (2001). Cmo utilizar el Cuadro de Mando Integral. Barcelona:
Ediciones Gestin 2000 S.A.

BECERRA, ARDILA, Luis E, SIERRA MEJIA, Astrid Liliana. APLICACIN DE LA METODOLOGA

BALANCED SCORECARD EN EL DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN ESTRATGICA PARA LA
DIVISIN FINANCIERA, Universidad Industrial de Santander. Escuela de Estudios Industriales y
Empresariales, 2007.

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Thank you!
Contacto:
Consortium Expert: Luis Eduardo Becerra Ardila
CFO- UIS
Universidad Industrial de Santander
lbecerra@uis.edu.co

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