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Formao Pedaggica Inicial para Formadores

Organizao de
Eventos
Carla Vanessa Rebelo Cunha Silva

Planeamento Estratgico para Eventos

1 grande passo para a


produo de um evento;

Antes de qualquer ao
necessrio

traar

um

perfil detalhado de tudo o


que se pretende com o
evento e de tudo o que
necessrio
realizao.

para

sua

Duas
Prespetivas

Importncia do Planeamento Estratgico


para Eventos

Prespetiva
Estratgica (Macro)
Plano do Evento
(Micro)

Circuito do Processo de Planeamento


Proposta de
Evento

Prtica Futura

Acompanhamento
e Avaliao

Plano de
Implementao

Estudo da
Viabilidade

Metas e Objetivos

Necessidades de
Implementao

Etapas da Organizao de Eventos


1. Objetivos

Definir de forma clara e precisa qual o objetivo do


evento;

Controlar a amplitude que se quer atingir;

Exemplos de objetivos:
Lanamento de um novo produto / marca / empresa;
Apresentao institucional de uma empresa.

Etapas da Organizao de Eventos


2. Pblico-Alvo

Identificar e selecionar o pblico de interesse;

Perceber as suas necessidades, interesse e expetativas;

Definir o nmero de pessoas a atingir.

A identificao e conhecimento do pblicoalvo torna todas as decises do planeamento


do evento mais claras.

Etapas da Organizao de Eventos


3. Oramento disponvel

Verificar e analisar o oramento disponvel;

Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de


flexibilidade.

A verificao do oramento permite distribuir


as verbas pelas atividades a incluir no
oramento.

Etapas da Organizao de Eventos


4. Estratgia do Evento

Aps definio de finalidades e oramento deve-se optar


pela melhor estratgia de execuo do evento (micro);

Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia


mais geral (macro) do evento.

A estratgia o meio que nos permite atingir


os
objectivos gerais do evento.

Etapas da Organizao de Eventos


5. Definio do Tema

A definio do tema implica escolha dos meios de


divulgao do evento, escolha do local, pblico-alvo,
potenciais patrocinadores, convites;

O tema principal dever ser curto, objectivo, claro e ter


impacto.

A definio do tema ajuda a orientar todas as


decises seguintes.

Etapas da Organizao de Eventos


6. Data e Local

Etapas para definio da data: (1) melhor altura para a


realizao; (2) verificar aspectos como feriados, eventos
concorrentes, pocas altas e baixas, datas comemorativas;
(3) identificar dias da semana mais adequados;

par

da

data,

escolha

dos

melhor

horrio

fundamental. Deve-se j prever eventuais atrasos.


A escolha de uma m data/hora para a
realizao do evento pode causar o
INSUCESSO do mesmo!

Etapas da Organizao de Eventos


7. Programa

Definio do programa provisrio vs definitivo; interno vs


externo;

Definio

do

programa

geral:

horrios,

interrupes,

refeies, durao, contedo, espectculos/animao.

Deve ter-se em conta que o programa o


mapa que orientar o participante ao longo
de todo o evento. Se esse mapa no existe ou
est mal construdo as dvidas sero maiores
sero defraudadas as expectativas dos
participantes.

Etapas da Organizao de Eventos


8. Afetao dos Recursos Financeiros

Recursos Financeiros:
Capital disponvel;
Despesas a efetuar;
Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes
de entidades privadas, contribuies particulares,
programas especiais, venda de bilhetes, patrocnio,
mecenato.

Etapas da Organizao de Eventos


8. Afetao dos Recursos Financeiros

Recursos Humanos:
Determinar necessidade de pessoal;
Analisar e descrever funes;
Definir polticas e procedimentos;
Elaborar oramento;
Efectuar recrutamento e seleco;
Formar equipa;
Supervisionar e avaliar desempenho.

Etapas da Organizao de Eventos


8. Afetao dos Recursos Financeiros

Recursos Fsicos, Materiais e Servios:


Infraestruturas;
Equipamentos diversos;
Servios diversos: catering, audiovisuais, decorao,
etc;
Servios de apoio: abastecimento, limpeza.

Etapas da Organizao de Eventos


8. Afetao dos Recursos Financeiros

Recursos Legais e de Risco:


Contratos;
Registo de marcas;
Segurana;
Servios de emergncia.

Um levantamento exaustivo dos recursos a


necessitar para cada evento revela-se uma
etapa
fundamental
no
processo
de
planeamento.

Etapas da Organizao de Eventos


9. Reunir os envolvidos

Necessidade de transmitir a informao sobre o evento aos


colaboradores envolvidos no planeamento, execuo e
controlo;

Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de


eventos, fornecedores de servios.

Etapas da Organizao de Eventos


10. Contratao de Servios

Esta fase envolve a contratao de todos os servios


necessrios realizao do evento:
Catering:

escolher

empresa,

definir

tipos

de

refeies, formatos de servio (sentado, volante,


buffet), menus, horrios, n de pessoas para o servio.

Etapas da Organizao de Eventos


10. Contratao de Servios
Animao: artistas circenses (andas, malabaristas,
mimos, palhaos, trapzio), Dj, msica ao vivo.

Etapas da Organizao de Eventos


10. Contratao de Servios
Decorao:

escolha

de

local

(quente/fresco;

aberto/fechado; localizao/histria); tipo de evento


(oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de
materiais a utilizar).

Etapas da Organizao de Eventos


10. Contratao de Servios
Filmagem e fotografia.

Etapas da Organizao de Eventos


11. Estratgia de Comunicao

Varivel do marketing utilizada para divulgar/promover o


evento:

imagem

criar,

mensagem

transmitir,

posicionamento do evento;

Apostar num bom levantamento de meios nacionais,


regionais e locais;

Utilizar instrumentos de divulgao como o press-release e


o convite;

Etapas da Organizao de Eventos


11. Estratgia de Comunicao

Preparar sempre um Kit de Imprensa que fornea todas as


informaes necessrias sobre o evento;

A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa,


correcta, completa.

A escolha da estratgia de comunicao


ditar o sucesso ou insucesso do evento.

Etapas da Organizao de Eventos


12. Planeamento Logstico

Classificar e ordenar de forma lgica as actividades a


desempenhar;

Atribuir responsabilidades e tarefas;

Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas;

Preparar

sistema

de

registo

de

visitantes,

elaborar

cronograma geral do evento, checklists, dirio de gesto


de espao.

Etapas da Organizao de Eventos


12. Novo Oramento

Verificar o indicar o investimento total previsto para o


evento;

Aps definio clara de toadas as actividades deve-se


elaborar novo oramento mais preciso e real comparandoo com o preestabelecido e proceder a ajustes.

Etapas da Organizao de Eventos


13. Avaliao

Fase

fundamental

do

planeamento,

muitas

vezes

esquecida;

Permite fazer um balano construtivo do evento;

Identifica erros cometidos e aspectos positivos;

Informao fundamental para a realizao dos prximos


eventos.

Em Suma:
O planeamento do evento dever responder s seguintes
questes:
O que (natureza do projecto);
Por que (origem);
Para que (objectivos);
Onde (Local);
Como

(actividades,

metodologia);

planeamento

logsticos,

Em Suma:
O planeamento do evento dever responder s seguintes
questes:
Quando (calendarizao);
A quem (pblico-alvo);
Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores);
Com que (recursos materiais, financeiros).

Questionrio de Avaliao dos Formandos


Responda verdadeiro ou falso
1.

O Planeamento estratgico para eventos o 1 grande


passo para a produo de um evento.
Verdadeiro

2. As etapas da organizao de eventos so 12.


Falso

3. A contratao de servios pode abranger 5 categorias.


Verdadeiro