RETROALIMENTACION

Y
SEGUIMIENTO

Anlisis de actualizacin
La realizacin del mtodo consta de cuatro etapas.
a).- Descripcin.

Definicin del hecho observado.- Seleccionar un rea o lugar

donde se buscaran fallas.

Descripcin del problemas.- Definir en forma detallada la falla.

b).- Anlisis.

Diferencias encontradas.- Sus objetivos son:

Reducir el campo de bsqueda en el que se encuentran las

fallas.
Buscar nueva informacin ms enfocada.
Conducir a variaciones significativas.

Cambios en estas diferencias.- Buscar el porque de la falla?

Probables causas y comprobacin de causas.- Conducir a la
causa ms probable.

Anlisis de actualizacin
c).- Solucin.

Toma de decisiones.- Generar alternativas de solucin, decidir sobre la

mejor

Proceso de implementacin y mejora.- Propiciar todas las facilidades

necesarias para implantar la solucin.
d).- Documentacin.

Revisar resultados.- Saber los resultados obtenidos de la implementacin,

saber si fue exitosa y el grado de mejora.

Aplicar soluciones estandarizadas.- Es posible que existan soluciones para

corregir nuestras fallas. Si se documenta y escandaliza las causas y
soluciones de fallas y se difunden, se ayudar a otros compaeros a
solucionar fallas similares. Qu lograremos si estandarizamos y
difundimos las causas y soluciones?

Facilitar el entrenamiento y comprensin de la solucin.

Establecer niveles de desempeo en las operaciones.

Determina elementos crticos a controlar.

Validacin oficial.- Obtener la aprobacin de la gerencia para proseguir

con la implantacin de la solucin y lograr que se respeten todas las
condiciones de funcionamiento y la existencia de las facilidades necesarias.

SISTEMA DE INFORMACIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que
interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema
de Informacin toma los datos que requiere para procesar la
informacin.
Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de
las actividades o capacidades ms importantes, ya que a travs de
esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada
en la seccin.
Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema para
efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida.
Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de
Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de
entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un
Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema
de Informacin o mdulo.

Tipos y Usos de los Sistemas de

Informacin
Los Sistemas de Informacin
cumplirn tres objetivos
bsicos dentro de las
organizaciones:

Automatizacin de procesos
operativos.
Proporcionar informacin que
sirva de apoyo al proceso de
toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas
a travs de su implantacin y
uso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de

procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados
frecuentemente Sistemas Transaccionales
los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de
decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones.
los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs
del uso de la tecnologa de informacin.

ADMINISTRACION DE
REGISTROS
Un registro es un
documento u otra
entidad electrnica o
fsica de una
organizacin que sirve
como prueba de una
actividad o transaccin
realizada por la
organizacin y que
necesita ser conservado
o retenido durante un
perodo de tiempo.

La administracin de registros es el
proceso por el que una organizacin:

Determina qu tipos de informacin deben considerarse registros.

Determina cmo los documentos activos que se convertirn en
registros deben controlarse mientras estn en uso y determina
cmo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros.
Determina de qu manera y durante cunto tiempo cada tipo de
registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las
disposiciones regulatorias, de empresa o legales.
Investiga e implementa soluciones tecnolgicas y procesos de
negocio para ayudar a garantizar que la organizacin cumple con
sus obligaciones de administracin de registros de una forma
rentable y no intrusiva.
Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminacin
de registros expirados, o el almacenamiento y la proteccin de los
registros relacionados con eventos externos tales como demandas.

Un sistema de administracin de registros

incluye los siguientes elementos:
Un anlisis de contenido
Un plan de archivo
Un documento de requisitos de conformidad que define
Un mtodo para recopilar los registros que ya no estn
Un mtodo para auditar registros mientras estn activos.
Un mtodo para capturar meta datos de registros e historiales
de auditorias para conservarlos.
Un proceso para suspender registros
Un sistema para supervisar y crear informes sobre el control
de registros

Informacin acerca de la planeacin de la

administracin de registros
Una administracin de registros satisfactoria requiere
funciones especializadas tales como:

Administradores de registros y agentes que se encargan

de garantizar el cumplimiento de directivas para
clasificar los registros de la organizacin y ejecutar el
proceso de administracin de registros.
Personal de TI para implementar los sistemas que
admiten de una manera eficaz la administracin de
registros.
Administradores de contenido para identificar dnde se
guarda la informacin organizativa y comprometerse a
que sus equipos sigan los procedimientos de
administracin de registros.

Informacin acerca de la planeacin de la

administracin de registros

Analizar el contenido de la organizacin

Desarrollar un plan de archivo
Desarrollar programaciones de retencin
Evaluar y mejorar los procedimientos de administracin
de documentos
Disear la aplicacin de administracin de registros.
Planear cmo se mueve el contenido al sitio del Centro de
registros
Planear la integracin de Microsoft Exchange
Planear la documentacin y los informes de conformidad