UNIDAD 4

ANALISIS DEL SISTEMA ACTUAL

Sistemas de informacin I

Levantamiento de Informacin
Contenido
1.

Qu es?

2.

Cmo se hace?

3.

La Entrevista.

4.

La Encuesta o Cuestionario.

5.

La Observacin.

6.

Inspeccin y Simulacin.

7.

Tcnicas audiovisuales.

Levantamiento de Informacin

Qu es?

Proceso mediante el cual el analista

recopila datos e informacin de la
situacin actual de un sistema, con el
propsito de identificar problemas y
oportunidades de mejora.

Levantamiento de Informacin

Cmo se
hace?
Mediante el uso
de una serie de
instrumentos y tcnica como:

Entrevista.
Encuesta.
Observaciones
Simulacin
Tcnicas Audiovisuales y de Inspeccin.

Plan de Entrevistas de
Usuarios

El plan de entrevista

Este plan especfica:

El usuario a entrevistar.
La secuencia en la que ser entrevistado.
El plan de entrevista para cada usuario.

Se basa en la estructura organizativa actual

As se consigue de la direccin una visin general

de la operacin del sistema, luego a las operaciones
detalladas de usuarios de distintos niveles.

Levantamiento de Informacin

1.La
Consiste en una
Entrevista
conversacin dirigida con un
propsito especfico y se basa en un formato
de preguntas y respuestas para conocer
aspectos como:

Procedimientos
formales e
informales

Metas de la
organizacin
Metas
Personales

Sus
Sentimientos

Su opinin

Levantamiento de Informacin

Estructurada

La
Entrevista

Constituye
un
interrogatorio , para el
cual se ha preparado
previamente un conjunto
de
preguntas,
las
preguntas se anota las
respuestas textualmente
atendiendo a un cdigo.

No Estructurada
Deja al entrevistado mayor
margen de libertad e
iniciativa,
se
utilizan
preguntas abiertas, no hay
formas estndar.

Levantamiento de Informacin

Pasos para preparar la

Entrevista

Lectura de Antecedentes.
Establecimiento de Objetivos.
Seleccin de entrevistados.
Seleccin del tipo y estructura
de las preguntas.
Preparacin de la Entrevista.

Levantamiento de Informacin

Qu hacer das antes de la

Entrevista?
Confirmar el
lugar y la hora.
El equipo debe coordinar la cita.
Preparar el material necesario.

Levantamiento de Informacin

Qu hacer el da de la
Entrevista?
Llegue antes de
lo pautado y haga saber

su

presencia.
Identificarse con el entrevistado y darle la mano.
Plantee el motivo y razn por la cual fue elegido.
Si lo permite saque su grabadora.
Debe iniciar con preguntas generales.
Asegure el grado de detalle de las respuestas.
Indique la culminacin de la entrevista y manifieste
la posibilidad de un prximo encuentro.

Levantamiento de Informacin

El Entrevistador controla:

Los tpicos de la Entrevista.

El curso de la Entrevista.
A quin va a Entrevistar.
La fecha y el lugar.
Los beneficios logrados.
La profundidad de la Entrevista.

Contenido de la Entrevista

El analista siempre ser corts y

respetar la oposicin y necesidades
del usuario.

Es importante no imponer soluciones

a los usuarios, sino el papel de
asesor.

No se debe utilizar lenguaje tcnico,

se debe explicar las limitaciones del
ordenador en trminos sencillos.

Contenido de la Entrevista

El analista buscar entonces informacin

gradualmente y formular preguntas precisas
y concretas.

Levantamiento de Informacin

Posibles Problemas

Amenaza de la autoestima del Entrevistado.

Reacciones emotivas en temas conflictivos.
Apego a formas sociales.
Equivocaciones
al
inferir
sobre
observaciones.
Competencia por el tiempo.
Olvido de hechos importantes.
Mentir por ocultar.

Levantamiento de Informacin

La Encuesta o Cuestionario

Es una tcnica de recopilacin de cantidades

masivas de datos e informacin sobre las
opiniones, conductas, actitudes y caractersticas de
quienes se encuentran involucrados con un sistema,
se basa en un formulario.

El cuestionario en sistema puede ser utilizado como

ayuda o complemento de las entrevistas y
observaciones personales.

Levantamiento de Informacin

La Encuesta o
CUNDO HACERLO?
Cuestionario

Si las personas que es necesario interrogar estn muy

dispersas.

Si se desea conocer la posicin de cantidades de personas

sobre un tpico en particular.

Se usan para recoger datos numricos, no son efectivos para

bsquedas detalladas ni para identificar problemas o
soluciones del sistema.

Levantamiento de Informacin

Vocabulario a usar en La
Encuesta o Cuestionario

Mantener la redaccin sencilla.

Usar en lo posible el lenguaje de quin contesta.
Ser especfico.
Usar preguntas cortas.
Evitar la parcialidad y la censura.
NO suponga.
Asegurar la precisin de las preguntas.

Levantamiento de Informacin

Observacin

El
relevantamiento
a
travs
de
la
observacin
directa
se
llama
relevantamiento dinmico, por cuanto se
obtiene lo que realmente hace la persona.
Los mtodos de revelamiento de informacin
se pueden dividir en estticos y dinmicos,
se denomina estticos aquellos en los que
las personas dicen lo que hacen.

Levantamiento de Informacin

Modalidades de la
Visin Global del
Observacin
Observacin
medio ambiente de
General

la empresa.

Observacin al
Personal

Se realiza sobre
aquel que labora en
cualquier actividad
especifica.

Observacin
de la Ruta o
Camino

Se observa la ruta que sigue

un documento o forma, qu
pasos sigue, a qu procesos
es sometido y por quin.

Levantamiento de Informacin

Inspecciones

Las inspecciones consiste en revisar (previo

permiso de las instancias correspondientes)
otras fuentes de Informacin como:
Reportes periodsticos (memorando y
cuentas).
Reporte de auditora.
Recortes de prensa.
Rcord de cantidad.

Levantamiento de Informacin

Inspecciones

Sugerencias de los empleados.

Quejas de usuarios y clientes.
Organigramas (reales y aparentes).
Estructuras de control.
Archivos y manuales, etc.

Levantamiento de Informacin

Simulacin

Es una tcnica de relevantamiento de

Informacin dinmica y consiste en hacer
circular un documento en un procedimiento
y observar cada uno de los pasos y procesos
a los cuales es sometido, esto sirve para
contrastar con la informacin relevada por
los mtodos estticos.

Levantamiento de Informacin

Tcnicas Audiovisuales

Se utiliza en casos muy especiales (sobre todo en

procesos productivos) en los cuales el proceso o
procedimiento est construido por un gran numero
de movimientos, se pueden utilizar pelculas, videos
o cualquier mtodo que permita grabar el proceso y
luego someterlo a un anlisis detallado; puede ser
aplicada tambin para analizar los movimientos en
almacenes, puestos de despacho de mercancas,
taquillas de atencin al publico, departamentos de
procesamiento de datos.

Recogida de Documentacin
Los formularios y documentos sirven
determinar el dominio de la informacin.

para

Primero se obtiene una lista de tales documentos

del sistema, para, a travs de ellos, encontrar datos
elementales y sus estructuras.
En ese punto, es corriente un control de duplicidad
de datos y de consistencia de nombres para
asegurar que el mismo dato no aparece con dos
nombres distintos.

Presencia Fsica
Es importante desarrollar presencia fsica en
la empresa objeto del anlisis, durante un
periodo mnimo de 15 das.
Esto permite enterarse del funcionamiento del
sistema y si se realiza lo que se cree que hace.
Este punto es clave puesto que observar en
vivo la dinmica de un sistema, es la pieza que
mas elementos de juicio proporciona para
realizar un buen anlisis.

Identificacin y Representacin de
Polticas de Negocio en la Empresa

Actividad principal de la empresa y sector.

Organigrama jerrquico.

Anlisis de factibilidad.

Es muy importante realizar un estudio de este

tipo para asignar prioridades sobre los
subsistemas.

Factibilidad operacional
Trabajar

el subsistema cuando est terminado e

instalado?
Existen barreras importantes para la implantacin?
Existe apoyo por parte de los usuarios?
Y la direccin?
Los mtodos que actualmente se emplean en el
subsistema son aceptados por los usuarios?
Han participado los usuarios en la planeacin y
desarrollo del subsistema?

Factibilidad tcnica
Existe o se puede adquirir la tecnologa precisa
para realizar el proyecto?.
El equipo propuesto tiene la capacidad tcnica
para soportar todos los datos del subsistema?.
Puede crecer con facilidad el subsistema?.
Existen
garantas tcnicas de exactitud,
confiabilidad, facilidad de acceso y seguridad de
los datos?.

Factibilidad financiera y econmica

El costo de llevar a cabo la investigacin completa del

subsistema.
El costo del hardware y software para la aplicacin que
se est considerando.
Beneficios en la forma de reduccin de costos o de
menores errores costosos.
El costo, si el proyecto no se lleva a cabo

Definicin de los Lmites y los Alcances del

Sistema
Seleccin de subsistemas.
Es decir cuales se escogen para analizar y porqu.

Relaciones Interdepartamentales
Se

construye una matriz subsistemas funcionales

/departamentos para observar el grado de interaccin
existente entre ambos. Esto nos va a permitir conocer el
flujo de informacin que existe en la organizacin.

Descripcin general de los subsistemas

Pasaremos a realizar una primera descripcin muy

general de todos los subsistemas que analizaremos y que

nos va a servir de punto de partida para la recogida inicial
de informacin sobre stos.

Investigar:
Mtodo

de requerimientos ISAC
Mtodo de Ishikawa

G r a c i a s .