Sumber bacaan

Human Resources Management Seventh

Edition Garry Dessler, ch.3
Human Resorces Management,
Positioning for the 21 st century 6 th ed,
Randall, ch. 6
Human Resorces Management 9 th
Edition Robert L, Mathis John Jackson,
ch. 7

Analisis Jabatan
(Job analysis)

Drs.M.Kosasih Zen,MSi

Tujuan Pembahasan
Tujuan pembahasan ini adalah peserta
dapat memahami konsep dasar Analisis
Jabatan, melaksanakan analisis Jabatan
sehingga menghasilkan Job Description
dan Job Spesification, menerapkan
Analisis
Jabatan
sesuai
dengan
kegunaannya dan menyelesaikan kasuskasus MSDM melalui pendekatan Analisis
Jabatan

Struktur Organisasi
Apa Struktur Organisasi itu?
Struktur organisasi adalah bagan yang
menggambarkan hubungan kegiatan dan
sumber-sumber daya yang ada dalam
organisasi disertai tugas-tugas yang mereka
jalankan

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Bentuk formal sebuah struktur
organisasi digambarkan dalam
bentuk skema yang disebut
dengan Bagan Organisasi.

Bentuk Formal Struktur

Organisasi

Bentuk Formal Struktur

Organisasi

Hasil dari Sebuah Struktur

Organisasi
Sebuah struktur organisasi akan menghasilkan berjenisjenis pekerjaan yang ada dalam sebuah organisasi.
Masing-masing pekerjaan harus memiliki batasan yang
jelas mengenai unsur-unsur dari pekerjaan tersebut.
Selain itu setiap pekerjaan menuntut syarat-syarat
tertentu terhadap orang yang akan melaksanakan
pekerjaan tersebut
Analisis jabatan memberikan prosedur melaluinya
dapat diketemukan apa yang termuat dalam pekerjaan
dan orang macam apa yang hendak diperkerjakan untuk
pekerjaan itu.

Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan (Job Analisis) merupakan suatu
proses pengembangan dan pencatatan pekerjaan.
Informasi yang digambarkan atau dicatat
mencakup tujuan suatu pekerjaan, kewajiban
atau kegiatan utama yang harus dilakukan si
pelaku pekerjaan dan syarat-syarat dilakukannya
pekerjaan tersebut

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis

Jabatan

1.Menyediakan informasi pekerjaan yang realitas

bagi para pelamar
2.Menentukan
kewajiban
masing-masing
karyawan dan tugas-tugas yang harus mereka
laksanakan.
3.Mengidentifikasi hubungan antara atasan dan
bawahan
4.Memberikan informasi yang diperlukan dalam
memberi kesempatan kerja secara adil kepada
siapapun
5.Dapat
membantu
perusahaan
dalam
memenuhi UU untuk warga penyandang cacat

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis

Jabatan
6.
7.
8.
9.
10

Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan

karir dan pengembangan karir
Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan
Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain
ulang dan perubahan pekerjaan
Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan
mengenali pengulangan yang tidak perlu selama
berlangsungnya merger, akuisi dan perampingan
Mengarahkan supervisor pada waktu mencari karyawan
baru

Informasi yang Diperoleh Lewat

Analisis Jabatan
1. Aktivitas Kerja
2. Prilaku Manusia
3. Mesin, Alat Perlengkapan dan Bantuan Kerja
yang Digunakan
4. Standar Kinerja
5. Tuntutan Pekerjaan
6. Tuntutan Manusiawi

Langkah-Langkah dalam Analisis

Jabatan
1. Mengidentifikasi penggunaan informasi jabatan yng
berkaitan dengan keinginan informasi analisis jabatan
2. Mengidentifikasi latar belakang yang berhubungan
dengan jabatan (bagaimana hubungan dengan
jabatan lain)
3. Pilihlah jabatan yang tepat untuk dianalisis bila
diduga banyak jabatan serupa
4. Analisislah secara sungguh-sungguh jabatan dengan
metode yang telah ditetapkan
5. Diskusikan dengan pemangku jabatan (informasi
yang diperoleh diservikasi dengan pekerja yang
melaksanakan pekerjaan itu)

Metode Mengumpulkan Informasi

Analisis Jabatan
1.
2.
3.
4.

Wawancara
Kuesioner
Observasi
Buku Harian Pegawai

Pertanyaan-Pertanyaan Khas untuk Menyusun

Analisis Jabatan
1. Apa nama Nama jabatan yang anda duduki sekarang ?
2. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan ?
3. Apa yang merupkan tugas utama dari posisi Anda ? Apa persisnya yang
Anda lakukan
4. Dalam lokasi fisik apakah Anda bekerja ?
5. Pendidikan, pengalaman, keterampilan dan bila perlu sertifikat dan
surat izin apakah yang merupakan persyaratan ?
6. Apa yang merupakan tanggung jawab dan kewajiban jabatan ?
7. Apa yang menjadi standar kinedrja dari jabatan anda
8. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan ? Tuntutan emosional dan
mental ?
9. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan ?
10. Apakah Anda terekspose ke kondisi kerja yang berbahaya atau tidak
biasa ?
11. Peralatan apa yang selazlu digunakan dalam melaksanakan pekerjaan
ini.

Hasil yang Diperoleh dari

Analisis Jabatan
1. Uraian Jabatan
Suatu daftar tugas-tugas tanggung jawab,
hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab
kepenyeliaan suatu jabatan
2. Spesifikasi Jabatan
Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu
jabatan
yakni
pendidikan,
keterampilan,
kepribadian dan yang lain-lain yang sesuai

Hasil dari Uraian Tugas

Nama Jabatan
Departemen
Ringkasan Tugas
Supervisi yang diterima
Pelaksanaan Kerja
Tugas
Kewajiban
Job Context

Kerangka Uraian Jabatan

1. Identitas Jabatan
2. Ikhtisar Jabatan
3. Tugas Pokok Jabatan

Rutin
Berkala
Insidentil

4. Wewenang dan Tanggung jawab

Wewenang
Tanggung Jawab

5. Kondisi Kerja

Kondisi Fisik
Kondisi Mental

Kerangka Spesifikasi Jabatan

1.
2.
3.
4.
5.

Identitas jabatan
Persyaratan jabatan
Pendidikan
Pelatihan yang dibutuhkan
Persyaratan fisik

Jenis kelamin
Usia
Kesehatan

6. Persyaratan umum
7. Persyaratan Khusus

Analisis Jabatan Manajerial

Sulit Untuk mengenali apa yang dilakukan
seorang manajer sepanjang waktu karena
macam kegiatannya bervariasi dari jam ke
jam dan dari ke hari.
Oleh sebab itu digunakan kuesioner yang
berhubungan dengan masalah manajer,
tanggung jawab, tuntutan, pembatasan dan
karakteristik lainnya

Kuesioner Uraian Jabatan Manajerial

Perencanaan produk pasar dan keuangan

Koordinasi unit-unit organisasi dan personil
Pengendalian bisnis internal
Tanggung jawab produk dan jasa
Humas dan hubungan dengan pelanggan
Konsultan tingkat lanjut
Otonomi tindakan
Persetujuan atas komitmen keuangan
Pelayanan staf
Pengawasan
Kompleksitas dan stress
Tanggung jawab keuangan tingkat lanjut
Tanggung jawab SDM yang luas

Analisis Jabatan Fungsional

Dalam Analisis jabatan fungsional kegiatan kerja
digambarkan dengan menggunakan sistem peringkat.
Asumsi dasarnya adalah sebagai berikut :
Suatu pembedaan mendasar harus dilakukan antar apa
yang dikerjakan karyawan dan cara mengerjakannya.
Semua pekerjaan memerlukan karyawan untuk
berhubungan dengan data dan barang sampai tingkat
tertentu
Fungsi yang sesuai untuk penanganan data, orang atau
barang adalah hirarki dan ordinal berlangsung dari yang
kompleks ke yang sederhana

Tehnik Analisis Jabatan

yang Spesifik

Analisis metode
Bagan proses alur
Bagan mesin pekerja
Penelitian gerak dan waktu
Work sampling

Analisi Jabatan Berbasis

Kompetensi
Organisasi Masa Depan
Berbentuk datar dan ramping
Berbentuk jaringan yang lebih memberdayakan
kerjasama kelompok, pengembangan karier, lebih
didasarkan kepada berbagai bentuk tugas ketimbang
urutan, individu tidak lagi terikat secara kaku dengan
tingkat manajemen yang hirarkis
Ada 4 kondisi yang dibutuhkan :
1. Misi organisasi harus jelas dan dipahami
2. Kompetensi SDM
3. Informasi yang menembus pada semua fungsi
4. Budaya organisasi yang mendukung

Apa yang Dimaksud dengan

Kompetensi ?
Kompetensi
didefinisikan
sebagai
keseluruhan,kemampuan,pengetahuan
, sikap dan prilaku yang ditunjukkan
secara konsisten oleh individu untuk
menghasilkan kinerja unggul pada
suatu jabatan dalam bidang pekerjaan
tertentu

Elemen Kompetensi
Keterampilan
Keterampilan

Peran
Peran
Sosial
Sosial

Elemen
Kompetensi

Citra
CitraDiri
Diri

Pengetahuan
Pengetahuan

Sifat /
Kepribadian

Motif
Motif

Model Gunung Es
Keterampilan
Pengetahuan

Peran Sosial
Ctra Diri
Sifat / Kepribadian
Motif

Kecocokan Kompetensi Seseorang

dengan Pekerjaan
Setiap pekerjaan memiliki tuntutan kompetensi tertentu.
Setiap orang memiliki kompetensi yang berbeda.
Orang yang memiliki kompetensi yang diperlukan bagi
suatu pekerjaan tertentu akan memberikan hasil yang lebih
baik dibandingkan dengan mereka yang tidak memilikinya.
Dengan demikian kompetensi merupakan karakter individu
yang membedakan tingkat kinerja seseorang pada suatu
pekerjaan tertentu
Karena setiap pekerjaan memiliki tuntutan yang berbeda
maka kompetensi yang dapat memberikan kontribusi
terhadap kinerja yang unggul akan berbeda dari pekerjaan
yang satu dengan yang lain

Penilaian dan Pengembangan

Kompetensi
Suatu
prilaku
tertentu
baru
dapat
disimpulkan sebagai kompetensi apabila:
1. Memberi hasil yang lebih baik
2. Muncul pada berbagai situasi
3. Frekuensi pemunculannya lebih sering

Hubungan antara Elemen Kompetensi

dengan Kompleksitas Pekerjaan
Tinggi

Elemen
Kompetensi
Pengetahu
an dan
Keterampil
an

Rendah

Motif, sifat,
citra, peran
sosial, inisiatif,
sensitifitas
antar pribadi
dan percaya
diri

Kompleksitas Pekerjaan

Tinggi

Analisis Jabatan dalam dunia

Tanpa Jabatan
1.

Spesialisasi jabatan

Adam Smith

Charles Babbage

F.W. Taylor

2. Mengembangkan pekerjaan yang lebih menantang lewat pemekaran

jabatan (Fedrick Herzberg)
3. Aapakah suatu jabatan sudah dispesialisasikan, dimekarkan atau
diperkaya, para karyawan umumnya tetap ditugaskan untuk
pekerjaan itu sebagaimana uraian jabatan
4. Dalam banyak perusahaan dewasa ini, pekerjaan menjadi lebih tak
berbentuk dan lebih sulit untuk didefinisikan. Dengan kata lain
kecenderungan ke arah de-jobbing

Mengapa Perusahaan Menjadi

De -Jobbed
1.
2.
3.
4.

Organisasi yang lebih datar

Kerja tim
Organisasi Nirbatas
Perekayasa Ulang

Selesai

Terima kasih atas perhatian

anda
M.Kosasih Zen

Tugas
Buatlah Analisis jabatan untuk jabatan
teman anda, dengan menggunakan daftar
pertanyaan.
Buatlah Uraian jabatannya lalu buat pula
spesipikasi jabatan.
Trimakasih.