Mcgraw Cap07lam Catacora

Sistemas y Procedimientos Contables
Captulo 7
Material copiado de la Internet en http://www.redcontable.com - Versin larga
CAPITULO 7
Procedimientos contables y
manuales
El uso de este material, es totalmente gratuito para
todos aquellos profesores y alumnos que utilicen el
libro de Sistemas y Procedimientos Contables como
texto de estudio. Cualquier otro uso diferente al
aqu explicado se encuentra prohibido.
El autor
E-Mail : fcatacor@ucab.edu.ve
Autor: F.Catacora - Derechos reservados 1996 Copyright
MCMXCVI McGraw-Hill ISBN 980-6168-35-6
Lmina
Captulo 7
Procedimientos contables y manuales

Las empresas tienen la necesidad de establecer manuales
administrativos que documenten el desarrollo del trabajo diario,
ya que a veces la empresa se ve en absoluto desconocimiento
del trabajo que se lleva a cabo por un empleado, sea porque se
enferma, es despedido o se retira, quedando su puesto sin
posibilidades de ser cubierto inmediatamente al no haber quien
entrene o capacite al suplente o nuevo trabajador. Este problema
es ms delicado cuando ocurre en el rea contable.
Los manuales en una empresa tienen una gran importancia
como herramienta para el manejo y planificacin de los
recursos organizacionales, sean humanos o materiales ya que
stos documentan gran parte de las operaciones.
Lmina
Captulo 7
7.1 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACION

Mediante el proceso de documentacin todas las actividades
quedan plasmadas de tal forma que cualquier empleado
debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha
informacin.
La documentacin de la informacin se realiza por las
siguientes razones:
Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una
organizacin
Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como
objetivos, polticas, normas, procedimientos, funciones y
autoridad.
Lmina
Captulo 7

(Cont.)
Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los empleados

Servir de gua para la evaluacin de la eficiencia operacional
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa
Normalizar el desarrollo de las tareas
Servir de gua para el entrenamiento de personal de reciente
ingreso
Lmina
Captulo 7

(Cont.)
COSTOS DE LOS MANUALES: Al principio los costos de
documentar las tareas y procedimientos pueden superar los

beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, la
organizacin debe ver a los manuales como una herramienta
gerencial que ayudar en la evaluacin, control y anlisis de la
empresa.
Existen tres tipos de costos en el desarrollo de los manuales:
De desarrollo
De implantacin
De mantenimiento
La figura 7-1 muestra el comportamiento de estos costos a lo
largo de un proceso de documentacin.
Lmina
Captulo 7
Costos de Desarrollo
Costos de Implantacin
COSTOS
unidades
monetarias
Costos de Mantenimiento
t1
t2
t3
TIEMPO
FIGURA 7-1 Comportamiento de los costos de un proceso de documentacin.
Lmina
Captulo 7
7.2 TIPOS DE MANUALES

Dentro de las tcnicas para documentar una empresa se pueden
encontrar distintos tipos de manuales cada uno para un fin
determinado. Una clasificacin de los manuales en el contexto
de la organizacin es la siguiente:
De sistemas, mtodos y procedimientos manuales
De sistemas computarizados
DE
SISTEMAS,
METODOS
Y PROCEDIMIENTOS
MANUALES: Documentan principalmente, mtodos y
procedimientos con baja intervencin de sistemas mecanizados.

Estos pueden ser:
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
Manuales de tcnicas: son aquellos en los cuales se explican las
pautas, pasos o procedimientos que deben seguirse para aplicar

alguna tcnica especfica. Vase la figura 7-2.
Manuales de actividades: muestra todos los pasos a seguir en
diferentes situaciones de trabajo. Vase la figura 7-3.

Manuales de organizacin: incluye todos aquellos aspectos que
detallan la estructura, sus relaciones y las responsabilidades de

cada empleado. Un ejemplo parcial del contenido de este
manual aparece en la figura 7-4.
Lmina
Captulo 7
FIGURA 7-2 Ejemplo parcial de un manual de tcnicas para conectar un dispositivo de impresora.
Lmina
Captulo 7
MANUAL DE INDUCCIN DEL PERSONAL

Polticas de personal
IV
ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
APROBADO POR
Rubn Gonzlez
Pg. No. 1 de 1
Fecha vigencia: 06/95
Sustituye pg.:
De fecha:
HORARIO DE TRABAJO
Debido a la naturaleza del trabajo, la empresa no tiene establecido un control sobre el horario que cumple cada
empleado, sin embargo, asume que el equipo de consultores son personas maduras y conscientes de sus
responsabilidades frente a los clientes.
Se considera que el consistente incumplimiento al horario de trabajo, genera indisciplina en los grupos de trabajo,
por
lo que tal situacin puede ser tomada como causa de despido para cualquier empleado.
Se da la libertad a cada encargado de proyecto de tomar el horario del cliente como propio, sin embargo, tambin se
puede usar nuestro horario administrativo, el cual es el siguiente:
8:00 AM
1:00 PM
A
A
12:00 M
5:00 PM
FIGURA 7-3 Ejemplo parcial de un manual de induccin al personal.
Lmina
Captulo 7
MANUAL DE ORGANIZACIN
ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
APROBADO POR
Descripcin de cargos
III
Lourdes Estrada Sinz
Pg. No. 1 de 1
Sustituye pg.:
De fecha:
Denominacin del cargo :
Gerente de contabilidad
Gerencia :
Contralora
Departamento/Seccin :
N/A
Responsable ante :
Contralor
Supervisa a :
-Jefe de contabilidad
Propsito del cargo :
Planificar, dirigir y coordinar todas las actividades que desarrolle la

compaa en el rea contable.
Responsabilidades:
1.
de
2.
3.
4.
5.
6.
7.
la
Desarrollar y mantener las polticas, normas y procedimientos que garanticen la documentacin y normal ejecucin
las operaciones establecidas en su rea.
Controlar todo el proceso de contabilizacin de operaciones en la empresa.
Elaborar planes que puedan innovar las actividades relativas a su campo de accin.
Evaluar la informacin financiera de la empresa.
Velar por la correcta aplicacin de los principios de contabilidad de aceptacin general aplicables a los estados
financieros.
Hacer cumplir el funcionamiento administrativo y el cumplimiento de los controles internos aplicables a todas las
operaciones.
Velar por el cumplimiento oportuno de todas las obligaciones referentes a impuestos y obligaciones laborales de
empresa.
8.
Realizar
cualquier
otra actividad
asignada por
contralor
de laun
empresa.
FIGURA
7-4
Ejemplo
de descripcin
deelcargo
para
gerente
de contabilidad.
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
El contenido de un manual de organizacin es el siguiente:

Indice numrico
Introduccin
- Breve resea histrica de la empresa o departamento
- Justificacin de la realizacin del manual
Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual
Definicin de conceptos bsicos
- Objetivos
- Polticas
- Responsabilidades
- Relaciones de trabajo
Objetivos de la empresa
Estructura organizativa
Deberes y responsabilidades de los niveles directivos
Descripciones detalladas de cargo
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
Manuales de polticas: documentan las guas de accin generales
en diferentes reas de una empresa.

Manuales de normas y procedimientos: detallan todos los
procesos que se realizan en la empresa.

Los procedimientos deben ser descritos de acuerdo al esquema
responsable/accin y cada procedimiento debe tener anexo su
correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda
comprender en forma grfica cada narrativo.
Lmina
Captulo 7

MANUALES
DE
SISTEMAS
(Cont.)
COMPUTARIZADOS:
Documentan los sistemas que contemplan el uso de un

computador en un alto nmero de operaciones o
procedimientos.
Manuales de usuarios: explican en forma general cmo funciona
un sistema mecanizado.
Manuales de operacin: presentan un mayor nivel de detalle que
los manuales de usuario.
Manuales de documentacin de sistemas: plasman todo el
proceso de anlisis y desarrollo de un sistema (CVDS). Dentro

de este tipo de manuales podemos encontrar los siguientes:
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
Manuales de diseo fsico : especifican la organizacin de
los datos en la computadora.

Manuales de procesos : muestran todos los aspectos
referentes al procesamiento de los datos.
Manuales de salidas : muestran los reportes y cmo
fueron diseados.
La documentacin de los sistemas en muchos casos se realiza

en forma manual, sin embargo, actualmente existen programas
que soportan la tarea de documentar los sistemas
computarizados. La figura 7-5 muestra una carta estructurada
de procesos para un sistema contable.
Lmina
Captulo 7
Men Principal
Rutina principal
Rutinas auxiliares
Procesar empresa
Procesar datos
Procesar reportes
Mantenimiento
Incluir
Cargar
comprobantes
Balance
General
Reindexar
Modificar
Actualizar
comprobantes
Ganancias y
Prdidas
Respaldo de
datos
Eliminar
Eliminar
comprobantes
Movimiento
del efectivo
Perfiles de
Seguridad
Balance de
Comprobacin
Diario
General
Mayor
Analtico
FIGURA 7-5 Carta estructura de procesos para un sistema contable.
Lmina
Captulo 7
7.3 MANUALES DE CONTABILIDAD

Los manuales tienen una aplicacin sumamente amplia dentro
del rea contable ya que permiten guiar el trabajo que debe
llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Los
manuales aplicables en el rea contable son:
De polticas contables
Del cdigo contable o de cuentas contables
De normas y procedimientos contables
MANUALES DE POLITICAS CONTABLES:
Detallan las
polticas contables que se siguen respecto a los registros
contables. En la figura 7-6 se muestra un ejemplo de un manual
de polticas contables.
Lmina
Captulo 7
MANUAL DE POLITICAS CONTABLES

Polticas contables
IV
Transacciones en moneda extranjera
Carlos Bonilla
ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
APROBADO POR
Pg. No. 1 de 1
Sustituye pg.:
De fecha:
TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA

Contabilizacin
La adquisicin de una obligacin o un activo en moneda extranjera debe ser registrada a la tasa de cambio
vigente en la fecha de la transaccin.
Ajuste peridico
Mensualmente, todos los activos y pasivos que estn representados en moneda extranjera, debern ser
ajustados a la tasa de cambio vigente a la fecha en que se presenten los estados financieros.
Ventas o disposicin
Cuando se realice una venta o disposicin de activos o pasivos en moneda extranjera, se deber expresar
contablemente a la tasa de cambio vigente en la fecha en que se realice la operacin, registrndose as un
efecto por la fluctuacin cambiaria que corresponda.
FIGURA 7-6 Ejemplo parcial de un manual de polticas contables.
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
Las polticas de contabilidad deben ser organizadas, enunciadas

y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los
estados financieros y a las que se asocian. En estos manuales se
establecen dos subdivisiones:
Polticas generales de contabilidad
Polticas especficas de contabilidad
Las polticas generales de contabilidad son declaraciones que
enuncian la aceptacin de los PCGA.
Las polticas especficas de contabilidad se refieren a los
tratamientos contables aplicables a operaciones especficas en
los estados financieros.
Lmina
Captulo 7
(Cont.)
MANUAL DEL CODIGO CONTABLE: Detalla todas y cada
una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales

se debitan o acreditan.
Este tipo de manual es uno de los que tienen mayor uso en el
rea contable y que ayudan a explicar los movimientos que se
manejan para cada una de las cuentas. La figura 7-7 muestra un
ejemplo parcial de un manual de cuentas.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

Detalla bajo el esquema de responsable/accin todos los
procedimientos contables que se fijen o determinen.

Lmina
Captulo 7
MANUAL DEL CODIGO CONTABLE

ASUNTO
CAPITULO
PUNTO
APROBADO POR
Pg. No. 1 de 1
Sustituye pg.:
De fecha:
Cdigo contable
II
Activo
Farzad Javamardian
PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
CUENTA
190
SUBCUENTA
NOMBRE DE LA CUENTA
01
Edificios y contrucciones
Esta cuenta comprende los costos de adquisicin o
construccin de edificiaciones que sern utilizadas
por la empresa para el giro normal de sus operaciones.
Se debita por:
Todos los costos de adquisicin o construccin
Mejoras de los activos
Se acredita por:
Baja de algn activo por cualquier concepto
FIGURA 7-7 Ejemplo parcial de un manual de cuentas.

Lmina

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Manuales de tcnicas: son aquellos en los cuales se explican las

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diferentes situaciones de trabajo. Vase la figura 7-3.

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