Da centralizao descentralizao:

Gesto de Documentos
Intermedirios do Grupo Gol
SILVA, Laila Mendes; SANTOS, Patrcia Barbieri;
SCHMIDT, Clarissa

Contexto Histrico
2001- Inicia-se as atividade da Gol no
Brasil
2003- Acervo com 7000 caixas, e criao
do CEDOC
2004- BOVESPA e NY
2007- Adquiriu linhas VARIG
2008- CADE aprova a reestruturao das
empresas GOL e VARIG
2010- Bases Internacionais

Proposta do trabalho

mostrar alguns desafios da gesto documental desenvolvida

atualmente com os documentos que devem ser transferidos para
o arquivo intermedirio.
Sendo de aproximadamente 36 mil caixas na gesto centralizada
nacional e 546 caixas das bases internacionais em gesto
descentralizada.
IMPORTANTE
Por "centralizao dos documentos fsicos" entende-se aqueles
que devem ser transferidos para o arquivo intermedirio e que
so produzidos e acumulados no Brasil.
Por "descentralizao dos documentos", aqueles produzidos e
acumulados no mbito internacional.

Gesto de documentos fsicos para o

arquivo intermedirio- a Centralizao
Trabalho dividido em partes:
Registro

Plano de
Classificao

identificao

Acompanhamento
dos prazo

Documentao

avaliao

Atualizao da
Tabela de
Temporalidade

classificao

transferncia

1 Avaliao dos documentos

2 Plano de Classificao [mistura da
estrutura
organizacional
com
a
funcional]. Sendo composto por tipo de
documento, prazo de guarda em meses
ou ano e a destinao a ser atribuda,
sendo
tanto
para
os
documentos
transferidos como para os acumulados.
Em 2005- inicia-se a terceirizao das
caixas o arquivo intermedirio com o
objetivo de: otimizar tempo, recuperao
das caixas, racionalizao do espao e
diminuio do custo. Atualmente o
Arquivo Intermedirio da Gol possui
36.000 caixas

Gesto documental no arquivo

intermedirio- a Descentralizao
2010-

Gesto documental junto as bases internacionais. Iniciando com Lima no

Peru.
Surge o problema:Legislao
Documentao contrata empresa que garanta a organizao, a preservao,
premissas e metodologias baseado nas j utilizadas.
Investigao na legislao no s de Lima como tambm para as demais bases.
Na Argentina, por exemplo, extratos bancrios das operadoras de carto de crdito
devem ser guardados por dez (10) anos, enquanto na legislao SOX, a guarda
por sete (7) anos4 .
Trabalho conjunto entre as bases, principalmente na considerao pela ordem
original dos documentos, pois com a descentralizao poderia ocorrer algum
desmembramento, e dessa forma o documento poderia perder sua funo.
A Documentao contribuiu com a pesquisa dos fornecedores que se enquadrariam
para o trabalho dando a base dos servios utilizados na centralizao, como:
infraestrutura para realizar a guarda das caixas sem risco, funcionalidades e
flexibilidade do sistema via web, prazos de atendimento e possibilidades em gerar
relatrios com base nos requisitos bsicos de localizao dos documentos e custos.

Concluindo
O

que difere a centralizao da descentralizao do arquivo

intermedirio a diversidade dos procedimentos de trabalho
como, por exemplo, as solicitaes de caixas; algumas
empresas, como o caso do fornecedor do Paraguai, no
oferecem sistema para consulta e solicitao das caixas
armazenadas.
Desta forma, foi necessrio solicitar em contrato, como
responsabilidade da contratada para promover um controle
rgido das movimentaes - seja de novos itens para
armazenagem ou movimentaes de caixas - alm de contar
com relatrios de servios prestados para o CEDOC.
A Gol buscou na gesto de documentos a porta de entrada para
uma prtica administrativa bem elaborada e concisa. Tanto na
centralizao at mesmo na sua descentralizao tentando
aproxim-las ao mximo ambas para uma gesto documental
competente.

Referncia
SILVA, Laila Mendes; SANTOS, Patrcia Barbieri;
SCHMIDT, Clarissa. Da centralizao
descentralizao: gesto de documentos
intermedirios do Grupo Gol. In: CONGRESSO
BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 17., 2012, Rio
de Janeiro. Anais. Rio de Janeiro: Associao
dos Arquivistas Brasileiros, 2013. Disponvel em:
http://aqv.wdfiles.com/local--files/atividade-d
esafio/SILVA%20et%20al..
pdf Acesso em: 06 abril. 2015.