UNIVERSIDAD ALAS

TEMA:
CONTROL DE
PERUANAS
PRESENTADO POR:
DOCUMENTOS

ANGEL HERRERA APAZA

GOYZUETA FOROCA ARTURO
PERCY PANCCA PACOMPIA
DOCENTE: Ing. MARCO ANTONIO COILA
APAZA
1

INTRODUCCION
La base documental oficial y vigente de la SGC es todo
documento firmado y timbrado, segn corresponda. La
Direccin del Trabajo ha convenido en utilizar como medio
de difusin documental el sistema digital en la intranet
La documentacin externa, fsica es administrada en los
libros de registro en las oficinas de parte. La Unidad de
Gestin de la Calidad utilizar correo electrnico para dar a
conocer a los Jefes de los Sistemas, vinculados al SGC.
El archivo de los documentos controlados y obsoletos
corresponde a la Unidad de Gestin de la Calidad. El tiempo
de conservacin mnimo de la documentacin obsoleta se
establece en 5 aos para los documentos originales, y en el
caso de las copias controladas se conserva solamente la
caratula. Toda solicitud de copia controlada se debe realizar
formalmente, al igual que la devolucin de las copias
obsoletas. La eliminacin de un procedimiento se tratar
como documentacin obsoleta.

OBJETIVO
Asegurar el adecuado manejo y disponibilidad de los
documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la
Calidad (SGC), a travs de una metodologa para la
generacin, actualizacin, revisin, aprobacin, distribucin
y control de los documentos, tanto internos y/o externos de
la Direccin del Trabajo.

MARCO TEORICO
GENERALIDADES
Dado que la norma desarrolla un sistema de gestin de
calidad basado en los procesos, stos sern la base de la
actuacin y para su mejora se disea un modelo que est
soportado por los siguientes documentos:
a)documento de definicin de objetivos a alcanzar por la
organizacin
b) procedimientos documentados que describan los procesos
realizados por la organizacin para alcanzar los objetivos

MARCO TEORICO
c) manual de la calidad que incluya todos los procedimientos
documentados o haga referencia a ellos
d) documento en el que la direccin exprese la poltica de
calidad que ha de desarrollarse para alcanzar los objetivos
e) documentos en donde se anoten los resultados de los
procesos, de acuerdo con un plan de control y evaluacin
establecido y a los que se denomina registros de calidad

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
La norma ISO 9001 2000 establece seis
procedimientos que deben estar documentados, a
saber:
Control de documentos
Control de Registros
Acciones Correctivas
Control de Producto No conforme (PCN)
Auditorias internas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

La norma ISO 9001 en el numeral

4.2.3 establece que los documentos
requeridos por el Sistema de
Gestin de Calidad DEBEN
controlarse. Los Registros son un
tipo de documento especial y
DEBEN controlarse de acuerdo con
los requisitos citados en el numeral
4.2.4 de la norma.

Dando cumplimiento a este

requisito, la Corporacin cuenta con
el procedimiento para Control de
Documentos, identificado con el
cdigo SI-P-03, que pueden
consultar en Corponet, en la ruta:
Corponet/ ISO/certificacin
misional/Mapa de procesos/Sistema
de gestin Integral/SI-P-03
Procedimiento Control de
Documentos
7

Qu es un Documento?

Cualquier
medio
que
contenga informacin y
que sirve para ilustrar o
comprobar
algo.
Un
documento puede tener
incluidos diagramas de
flujo,
tablas,
figuras,
planos,
grabaciones
magnticas, fotografas,
formatos, entre otros.
8

Qu es una Copia NO Controlada de un

Documento?

Documento sobre el
cual
no
existe
responsabilidad
de
comunicar sus cambios
y actualizaciones.

C
CO OPIA
NT
RO NO
LA
DA

Qu es un Documento Controlado?

Documento sobre el cual

existe control y
responsabilidad para
informar y suministrar las
actualizaciones que se
realicen.

10

Qu es un Documento Externo?

Todos aquellos
documentos que no se
elaboran en la Corporacin
pero que son incluidos
como parte del Sistema de
Gestin y que ayudan o
guan el desarrollo de los
procesos.
11

Qu es un Documento Obsoleto?

Documento que ha
perdido su vigencia en
fecha o contenido.

12

CONDICIONES GENERALES
Creacin y Actualizacin de
Documentos
Toda creacin, modificacin o
actualizacin de documentos debe
solicitarse por escrito al Coordinador
Nacional de Calidad, mediante el formato
SI-F-01 de Solicitud de Elaboracin,
Eliminacin o Actualizacin de
documentos. Ningn documento debe
modificarse sin autorizacin.

13

En caso de actualizacion de documentos,

se debe:

Remitir al responsable de la
elaboracin, quien debe hacer
los cambios descritos.
Una
vez
ajustado
el
documento
se
remite
al
responsable de la revisin para
que
verifique
los
cambios
realizados y posteriormente se
pasa al responsable de la
Aprobacin.
14

Revisin y aprobacin
Todos
los
documentos
del
Sistema de Gestin de calidad,
expedidos por la Corporacin
deben ser aprobados antes de
su emisin y publicacin

15

La revisin y aprobacin de
documentos, consiste en:

oVerificar que el contenido sea correcto

oVerificar que el procedimiento
descrito pueda realizarse
oVerificar que las responsabilidades
sean acordes a los cargos
desempeados

16

Continuacin
oVerificar que el documento sea conforme
con las condiciones establecidas en el SIP-01 Procedimiento de Elaboracin de
Documentos.
oUna vez cumplido con lo anterior, la
aprobacin implica firma fsica del
documento por parte del dueo del
proceso y publicacin en Corponet por
parte del Coordinador Nacional de Calidad.
17

oCuando corresponda a una

actualizacin,
se
debe
reemplazar el documento
existente en el Sistema
oLa
elaboracin
del
documento corresponde al
responsable del tema, el
propietario del proceso es
quien revisa y la aprobacin
est a cargo del primer nivel
jerrquico correspondiente.
18

oLa aprobacin de todo

documento se extiende a los
formatos
asociados,
los
cuales son validados por las
reas interesadas.

19

Control de cambios:
oSe debe actualizar la versin de los
documentos
que
generen
cambios
significativos (contenido o estructura del
documento)
y
deben
ser
aprobados
nuevamente por el cargo responsable.
oEl historial de las revisiones efectuadas al
documento
por
modificaciones,
queda
registrado en la matriz de Control de Cambios,
la cual se encuentra ubicada al final de los
documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad de la Corporacin.
VERSIN

FECHA

14/04/2008

DESCRIPCION DEL CAMBIO

Elaboracin del documento

20

oLos documentos borradores llevan una marca de

agua en todas las hojas con la inscripcin:
Documento Borrador o Documento en
Aprobacin
oLos documentos aprobados se publican en
Corponet. La impresin de estos documentos son
considerados como: Copia no controlada.
oLas copias fsicas controladas de los documentos
se identifican con un sello con la inscripcin:
Copia Controlada y se encuentran disponibles
en la oficina del delegado de calidad de cada una
de las sede de Corpoica

21

Consulta y Publicacin de Documentos:

oEl Propietario del Proceso debe
realizar la divulgacin de los
documentos de su proceso, una vez
estos sean aprobados.

oEl Propietario del Proceso debe

conservar los registros de
divulgacin de los documentos
aplicables al proceso

22

oLas copias fsicas originales de los documentos

aprobados se conservan en la oficina del
Coordinador Nacional de Calidad, para tener
acceso a estos documentos se debe solicitar su
prstamo o acceder a Corponet, donde se
encuentran las versiones vigentes.
oEs responsabilidad del Coordinador
Nacional de Calidad la actualizacin de los
documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad que se encuentran en Corponet,
con el fin de evitar el uso de
documentacin obsoleta.
23

oCuando se requiera, debido a fallas en acceso a

Corponet, dispersin geogrfica o atencin de
algn requerimiento de una parte interesada, se
puede solicitar copias controladas de los
documentos al Coordinador Nacional de Calidad y
a los Delegados de Calidad en las Sedes.
oEs responsabilidad de
Coordinador Nacional
de Calidad mantener
actualizado el Listado
Maestro de
Documentos SI-F-02.

24

oLos Protocolos y los instructivos para la

operacin o manejo de los equipos de
laboratorio, no requieren ser publicados en
Corponet; estos documentos se disponen y
manejan en los laboratorios donde se est
adelantando la investigacin o donde se
requieran los equipos.

25

Legibilidad e Identificacin:
oLos documentos que presenten
deterioro fsico deben ser reimpresos
y reemplazados para as asegurar la
legibilidad y consulta de los mismos.

oLos documentos se identifican por

el Ttulo y el Cdigo, el cual es
asignado por el Coordinador Nacional
de Calidad.

26

Este cdigo permite identificar por

cada
documento:
El proceso al que pertenece
El tipo de documento
El consecutivo dentro del proceso

Ejemplo: DN-P-02
DN: Proceso - Desarrollo de Negocios
P:
Tipo de Documento Procedimiento
02: Nmero consecutivo dentro del

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Identificacin y control de documentos

externos:
oLos responsables de cada proceso
deben
comunicar
al
Coordinador
Nacional de Calidad, los documentos
externos (legales y reglamentarios)
que aplican a las actividades propias
de su proceso, con el fin de mantener
actualizado el formato SI-F-04 Listado
Maestro de Documentos Externos. Los
documentos externos se identifican y
controlan mediante este formato

28

Los responsables de los

procesos deben garantizar el
acceso a los documentos
reglamentarios y su vigencia.

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Documentos Obsoletos:
o Los documentos obsoletos solo se
conservan, en caso de ser necesario
y solo son usados como soporte fsico
para evidenciar el historial de
cambios surgidos en el documento.
Estos documentos se identifican con
el
sello
de
DOCUMENTO
OBSOLETO en la primera hoja.

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Documentos Obsoletos:
o Los delegados de Calidad de los
Centros
de
Investigacin
y
Estaciones Experimentales y el
Coordinador Nacional de Calidad a
nivel Central deben asegurar la
destruccin de la documentacin
obsoleta del Sistema de Gestin
de la Calidad.

31

La nueva serie de
Conclusiones
: normas ISO 9000 ofrece grandes

ventajas que permiten establecer un sistema de

calidad que fomente la mejora continua y que se
refleje en incremento de calidad en los productos y
servicios. Los principales cambios con relacin al
modelo anterior son el enfoque de procesos, el
nfasis en la medicin, el incremento en la partici
pacin de la Alta Direccin, la disminucin de los
requisitos de documentacin y el uso intensivo del
ciclo
planear-hacer-verificar
y
actuar.

32

33