Gestin de bases de datos,

Filtros Y Tablas Dinmicas

Mauricio Henrquez P.
mhenriquez@udec.cl

Introduccin
Uno de los principales usos de Excel a nivel mundial es para la gestin de listas (de telfonos, de
transacciones, de tareas, etc), y sus operaciones relacionadas tales como :
Creacin, mantenimiento y manejo de listas.
Caractersticas de las listas:
La primera fila debe constar de rtulos y estos deben ser nicos
Cada columna debe contener la misma clase de informacin
Cada tipo de informacin que se desee utilizar para ordenar, buscar o manipular de forma individual
debe estar en una columna separada.
Sera ideal que una lista ocupara una hoja de clculo slo para ella.

Empleado.xls

Excel reconoce la fila superior como una fila de encabezado. Si ordena la lista, Excel no tocar la fila de
encabezado al reorganizar el resto de la lista.
Validacin de la entrada de datos:
La validacin de datos consiste en asegurarse de que las entradas de los datos satisfacen ciertos criterios
tales como:
Tipo de dato permitido en la celda (nmeros, fechas, horas o texto)
Rango de valores permitido o aceptables (Rut, Edad, codigo_seccion)
Lista desplegable de valores aceptables (sexo, ciudad, nacin, codigo_dpto)
Las reglas de validacin pueden ser obligatorias o de advertencia, en esta ltima Excel mostrar un
cuadro de dialogo con un mensaje y dar al usuario una oportunidad para rehacer la entrada de celda.
Se puede especificar un mensaje que aparezca siempre que este seleccionada la celda :
Ejemplo :
Para definir criterios de validacin de datos, seleccione el rango de celdas en el que desea aplicar el
criterio. Luego seleccione del men datos, validacin.
En la celda depto del libro empleados.xls definir la regla de validacin EL rango de posibles entrada es de
la : A-E.
Especificacin del tipo de Dato
Abra la lista desplegable Permitir de la ficha configuracin del men validacin . Seleccione uno de los
tipos en el men desplegable.
Listas de Valores desplegables : Seleccione Lista y luego el rango de la hoja que contiene los valores
aceptables .
Uso de una formula para validar la entrada:

Ejercicios de Validacin :

Crear un criterio de Validacin para todo los registros del Campo fecha que
permita almacenar slo aquellos empleados nacidos desde el 1-1-65 en adelante

Se pide Crear una nueva columna llamada Estado Civil y que de solamente la
opcin de almacenar Soltero y Casado.

Se pide Crear una nueva columna llamada Calificacin que acepte datos entre
1,0 y 7,0

Validar todo los registros del campo sueldo con tal que solo permita almacenar
sueldos entre 5000 y 100000 dlares. Adems deber mostrar un mensaje de
entrada cuyo ttulo ser Sueldo Mnimo y deber mostrar El rango de Sueldo
permitido es de 5000 y 100000 dlares y por ltimo un mensaje de error con
ttulo Dato no Valido y que deber especificar El Sueldo esta fuera del
Rango permitido.

Ordenar por una nica Columna

Para ordenar por una nica columna seleccione una celda cualquiera de dicha columna (Ej: Apellido o salario).
Luego clic en el botn Orden Ascendente o en el bot orden descendente.
Ordenar por ms de una columna
Puede ordenar por hasta tres columnas a la vez, rellene uno o dos de los cuadros.
Ej: Ordene la lista primero por orden descendente de salario y luego por orden ascendente de Apellido

Filtrado de una Lista

El filtrado de una lista es el proceso de ocultar todas las filas salvo aquellas que
cumplen unos criterios especficos. Excel proporciona dos comandos de filtrado:
Autofiltro : Para criterios simples
Filtrado avanzado : Para criterios ms complejos
Comando Autofiltro
Se debe seleccionar una nica celda dentro de su lista. Entonces elegir Datos-FiltroAutofiltro. Excel muestra flechas desplegables al lado de cada encabezado de la
columna de su lista. Haciendo clic en la flecha aparece una lista de valores nicos de
esa columna que puede usar para especificar criterios de filtrado.
Ejercicios:
Desplegar slo aquellas filas en las que el Dpto. sea B. del archivo empleados
Para generar este subconjunto de datos deber:
1. Posicionarse en la ceda inicial de Dpto.
2. Elija datos, Filtro, Autofitro.
3. Luego, seleccione B, en la lista desplegable.

Uso de Autofiltro para encontrar las 10 ms

La idea es encontrar los n elementos mayores o menores de una
columna numrica, o aquellos elementos que conformen el
porcentaje n superior o inferior de un total de columna.
Haga clic en la fecha desplegable de la columna y luego
seleccionar las 10 ms en la lista.
Ejercicio:
1. Listar los 3 empleados con mayor sueldo de la Empresa.
2. Listar los 4 empleados con mayor edad de la Empresa.
3. Listar los 15 empleados ms recientemente contratados en la
Empresa.
4. Listar los 8 empleados ms antiguos de la empresa.
5. Listar los 5 empleados ms jvenes de la empresa
6. Mostrar el 7% de los mejores sueldos

Uso de la opcin Personalizar para especificar

criterios ms complejos
Con la opcin Personalizar puede filtrar en funcin de una comparacin de
desigualdad o encontrar filas que estn dentro de un rango de valores.
Ejercicio:
Se necesita desplegar todos los miembros del personal con sueldos mayores o
iguales a 90.000. As como aquellos con sueldos menores o iguales a 30.000.
Seleccione el botn de opcin O entre las dos condiciones
Bsqueda de un rango alfabtico de valores de texto
Para ello especifique dos criterios unidos por Y.
Ejemplo:
Para encontrar todos los apellidos que comienzan por B, C o D.
Deber filtrar por la columna Apellido y especifique es mayor o igual que B y es
menor que E.
Desplegar todos los empleados que nacieron entre el 30-11-50 y el 24-06-73

Ejercicios
1.
2.
3.
4.
5.

Se pide desplegar en una sola consulta todos los empleados

contratados antes del 15-4-1975, as como aquellos que
fueron contratados despus del 17-4-1998.
Filtrar todos los empleados que nacieron en la dcada del 70
Desplegar todos los empleados que estn contratados por los
Departamento A y E.
Listar todos los empleados cuyos apellidos terminen con la
consonante n.
Listas todos los empleados cuyos nombres sea David o Peter

Uso de Comodines dentro de los criterios Personalizados

La opcin personalizado acepta dos tipos de criterios comodn. Se
puede usar un asterisco (*) en representacin de cualquier secuencia
de caracteres o una interrogacin (?) para representar un nico
carcter.
Ejercicios:
1.Listar todos los apellidos que comienzan con B. ( es igual a B*)
2.Listar todos los apellidos que terminen en S
3.Listar todos los apellidos cuyo segundo carcter sea A
4.Listar todas los apellidos cuyo tercer carcter sea R
5.Listar todos los nombres que comienzan con w
6. Listar todos los nombres que comienzan con S y que terminen en N

Uso del Comando Filtro Avanzado

El comando filtro avanzado le permite realizar lo siguiente:

Especificar criterios que involucren a dos o ms columnas y la

conjuncin O
Especificar tres o ms criterios para una columna en particular, donde
est involucrada, al menos una conjuncin O.
Especificar criterios calculados (Ej: Podra listar slo aquellos empleados
cuyos sueldos estn por encima del 25% del sueldo promedio).
Cmo especificar un Rango de criterios
El comando Filtro avanzado requiere que especifique los criterios de
filtrado dentro de un rango de la hoja separado de la lista. Como hay filas
enteras que quedan ocultas cuando se ejecuta el filtro, es conveniente
colocar el rango de criterios encima de la lista o en otra hoja.
Un rango de criterios debe constar de al menos 2 filas.
Introduzca uno o ms encabezados de columnas en la fila superior y sus
criterios de filtrado en la segunda y sucesivas filas.

Un Ejemplo que usa dos columnas unidas por O

La siguiente figura muestra una lista de casas en venta . Suponga que esta
interesado en casas con un tamao de parcela (Columna H) con un mnimo de 2
hectreas. Tambin considerar las casas de parcela ms pequeas si estn en
la zona de enseanza primaria U (columna J). Para filtrar la lista de modo que
se muestren las casas que cumplen alguno de los dos criterios comience creando
el rango de criterios como muestra la sgte figura.
Se ha creado este rango de
criterios encima de la lista .
Observe que ambos criterios
estn en filas separadas.
Esto muestra las filas que
cumplen uno de ambos
criterios

Luego, elija Datos, filtro, filtro avanzado e introduzca en el cuadro de

dilogo la sgte informacin

Nota :
En el ejercicio anterior observamos dos criterios que estaban en lneas separadas
asemejando el uso de la condicin O.
Si tuviramos dos criterios en la misma fila se considera que estn unidos por una Y,
es decir, el filtro ser de solo aquellas filas que cumplan los dos criterios.
El valor U bajo el encabezado Prim indica a Excel que localice cualquier fila q comience
con la letra U (Hay implcitamente un carcter comodn asterisco tras la U).

UN EJEMPLO QUE USA TRES O EN UNA COLUMNA

Ahora supongamos que desea filtrar la lista para mostrar slo las casas de tres zonas
de escuela primaria (U,F o T) en este caso tendramos que incluir slo el encabezado
Prim en su rango de criterios, e introducir las letras U,F y T en las filas de abajo del
encabezado.

Un ejemplo que usa tanto Y como O

Se desea ver todas las casas de la zona secundaria T o J que tienen al menos 650
metros cuadrados.

Ejercicios
1
Si desea ver todas las casas de la zona superior N o S.
2

Se desea filtrar de la lista todas las casas de tamao de parcelas mayor a 2,75
hectreas y que se encuentren en una zona primaria S

Se desea ver todas las casas de estilo Rancho o Cortijo

Se desea filtrar todas las casas de la zona primaria S o F y que tengan un Estilo
de Bungalow.

Se desea ver todas las casas que posean menos de 100 metros cuadrados y
adems aquellas casas de ms de 300 metros cuadrados.

Se desea ver todas las casas que posean menos de 100 metros cuadrados y
adems aquellas casas de ms de 300 metros cuadrados y que estas sean de la
zona primaria U.

Filtre todas las casas con precios mayores o iguales a 90000 dlares y que
tengan un estilo de Rancho.

Filtre todas las casas que tengan un Estilo Rancho o Cortijo que se encuentren
en la zona primaria(Prim) H y que su precio sean mayores o iguales a 55000
dlares

TABLAS DINMICAS EN EXCEL

2010

Tablas Dinmicas
Las Tablas Dinmicas son una solucin para
Bases de Datos Extensas, de las cuales se
necesita obtener resmenes de informacin.
Un informe de Tabla dinmica es una
tabla interactiva que combina y compara
grandes volmenes de datos.
Podr girar las filas y columnas para ver
diferentes resmenes de los datos de
origen.

Para entender este concepto consider la siguiente planilla

Dada esta Planilla, podremos obtener mucha informacin resumida. Supongamos que
esta lista es el movimiento de cada venta que se realiza, incluyendo datos como:
Vendedor, Mes, Producto, etc.
Podramos saber cunto vendi el seor Garca, ordenado por mes y
con el detalle de cada producto.

Crear una Tabla dinmica

Para Ejecutar el asistente de Tablas dinmicas:
1.
2.
3.
4.

Activar cualquier celda de la Lista de datos

De la Ficha Insertar, seleccionar la opcin Tabla dinmica
Elija dnde desea colocar el informe de tabla dinmica
La Hoja se mostrar de la Siguiente Forma, usted deber arrastrar los campos
a las reas: Filas, Columnas, Valores o Filtros

Ejemplo de Vista Tabla dinmica

Entendamos mejor la estructura de una Tabla Dinmica:

ampo de Columna: Se le asigna una orientacin de Columna en el informe dinmico

Campo de Fila: Se le asigna una Orientacin de Fila en el Informe dinmico

Campo de Datos: Suele contener datos numricos que se resumen en un informe
dinmico
Campo Filtro: Sirve por ejemplo para ver la informacin de ventas de una
sucursal o de un vendedor en particular, acta como campo Filtrador

Cambiar la Forma de Resumir los

Datos
Para cambiar la Funcin en que los datos se procesan, slo debe
seleccionar la funcin aplicada por defecto (suma), y luego con el botn
derecho seleccionar la opcin Resumir valores por, y elegir la funcin a
aplicar

Cambiar Formato de los valores en la

Tabla
Para cambiar el formato de los datos de la tabla dinmica deber
seleccionar la funcin aplicada y luego con el botn derecho seleccionar
la opcin Formato Nmero, y elegir el formato deseado.

Cambie adems las Etiquetas de la Fila y Columna

Revise las posibilidades de configuracin que le entrega el men:
opciones de tabla dinmica

En la Seccin Mostrar datos como: se puede Escoger las siguientes

alternativas

Diferencia de :
Muestra todos los datos en el rea de datos como una diferencia entre el
campo base y el elemento base especificados.
% de:
Muestra todos los datos en el rea de datos como un porcentaje del campo
base y del elemento base especificados.
% de la Diferencia de:
Muestra todos los datos en el rea de datos utilizando
Total en:
Muestra los datos de elementos sucesivos como un Total Actual. Deber
seleccionar el campo cuyos elementos desee mostrar en un Total Actual
% de la Fila:
Muestra los datos en cada Fila como un porcentaje del Total de la Fila

% de la Columna:
Muestra todos los datos de cada Columna como un porcentaje del Total de la
Columna.
% del Total:
Muestra los datos en el rea de datos como un porcentaje del total general de
todos los datos de la tabla dinmica.

Cambie el Estilo de la Tabla Dinmica

Grfico Dinmico
Para Generar un Grfico dinmico, solo debe estar en alguna celda de la tabla dinmica y
luego ir la Ficha del Men Opciones y presionar el botn Grfico Dinmico.

Formulas dentro de una Tabla dinmica

Al seleccionar la tabla dinmica y pinchar la ficha opciones podremos
encontrar los trminos campo calculado y elemento calculado, en el botn
Clculos.

Al dar clic en Campo calculado aparecer el siguiente cuadro:

Formulas dentro de una Tabla dinmica

Ac deber elegir el campo e insertar la formula:

Dar un Clic al botn Sumar para que se agregue el campo calculado a la lista de campos y
luego aceptar

Formulas dentro de una Tabla dinmica

Al igual que el Ejercicio anterior, que pasara si existieran bonos
diferenciados segn el Departamento.
Tendremos que ir a la opcin Elemento Calculado

Nuestra nueva Tabla dinmica quedara :

FIN
DE LA PRESENTACIN

Muchas Gracias