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Manual da Organizao

Manual da Org.

O desenvolvimento da empresa, o aumento de sua


complexidade e especializao tornam indispensvel o
seu planejamento.

Essa sistematizao deve ser simples e prtica.

o relatrio formal do plano de atividades e do


respectivo

organograma

da

empresa.

Consiste

basicamente, em organogramas e fichas de funes.

Manuais de Org.

Vantagens

durante a sua elaborao,


fornecem oportunidade de
considerar de um ponto de
vista objetivo e crtico, os
esquemas organizacionais;

so teis como recursos


para treinamento; e

servem de ponto de vista


oficial e decisivo sobre
quaisquer problemas de
organizao da empresa

Desvantagens

Podem provocar atritos e


disputas; e

so limitados quanto a
determinadas informaes.

Manuais consistem de:

Consideraes gerais: aspectos tcnicos e tericos.


Fichas de funes: posio hierrquica de cada
unidade, sua finalidade e as suas atribuies.
Quadro de competncia: nveis de autoridade e
responsabilidade dos titulares dos cargos.
Comits: sua finalidade, seus membros e a
periodicidade das reunies.
Relao dos titulares, centro de custos e siglas:
para facilitar a comunicao.
Organograma: a representao grfica da estrutura
organizacional.

PLANOS

FICHA DE
FUNES

VIGNCIA
__/__/__

REVISO
__/__/__

N.

FOLHA

Unidade organizacional:
Sigla:
Centro de custos:
Cargo:
Superior imediato:
Subordinados diretos:
Ligaes funcionais:
Responsabilidade bsica:
Funes:
Relativas a planejamento
Relativas a organizao
Relativas a direo
Relativas a pessoal
Relativas a controle
Modelo de fcha de funes. In: Oliveira, Djalma de Pinho Rebouas. Sistemas, Organizao & M
todos: O&M uma
Abordagem Gerencial. So Paulo: Atlas, 1998
. p.166.

Comits/Comisses

Grupo de pessoas especificamente designadas para


desempenhares determinado ato administrativo.

Reunio de vrias pessoas para emitir, atravs de


discusso organizada, uma opinio a respeito de um
assunto previamente fixado.

Fluxograma

Fluxograma
Os fluxogramas mostram como as coisas so feitas,
e no como o chefe diz aos funcionrios que a faam,
mas a forma pela qual o manual de normas e
procedimentos manda que sejam feitas. Eles so,
portanto, uma fotografia real de uma situao
estudada. OLIVEIRA (2001).

Para que serve o fluxograma

Preparao para o aperfeioamento de


processos empresarias ( preciso conhecer para
melhorar);

Identificao de atividades crticas para o


processo;

Conhecimento da seqncia e encadeamento


das atividades dando uma viso do fluxo do
processo;

Para que serve o fluxograma

Documentao do processo para anlises


futuras, adequao a normas e certificaes e
esclarecer sobre o funcionamento para pessoas
recm admitidas na organizao;

Fortalecimento do trabalho em equipe quando o


desenvolvimento dos fluxogramas feito com a
participao de todos os envolvidos.

IDENTIFICANDO E DELIMITANDO O PROCESSO: MAPEAMENTO


QUESTIONAMENTOS
QUEM O CLIENTE?
E O FORNECEDOR?
QUAIS AS ATIVIDADES?
PRA QU ELE EXISTE?

H INTERFACES COM OUTROS


PROCESSOS?

QUAL O OUTPUT?
QUAIS ITENS DE
CONTROLE?

QUAL O INPUT?

AUTOMATIZADO?

H ATIVIDADES
CRTICAS?

FORMULRIO DE ENTREVISTA E
IDENTIFICAO DE PROCESSOS

TCNICAS DE MAPEAMENTO:
utilizado para traar o momento atual de um processo. Traduzindo
diretamente, seria analisar o processo COMO ELE . Mas para qu
analisar o processo como ele ? Para ter um ponto de partida, saber
o que funciona e o que h de ser melhorado.

O fluxograma tambm chamado de diagrama lgico e de fluxo,


definido como um mtodo para descrever graficamente um
processo existente, usando smbolos simples, linhas e palavras.
Tem como tipos: DIAGRAMAS DE BLOCOS; FLUXOGRAMA
PADRO (ANSI);.

DIAGRAMA DE BLOCO

o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as


atividades realizadas sem diferenci-las por tipos;

Utilizado para uma visualizao rpida do processo;

Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as


atividades realizadas.

DIAGRAMA DE BLOCO

FLUXOGRAMA

A tcnica fluxograma consegue representar em apenas


um esquema todos os processos envolvidos na produo
de determinado produto ou servio. Assim, podemos dizer
que um fluxograma pode ser utilizado para representar
tanto simples atividades quanto macroprocessos com
diversas ramificaes.

Fluxograma
Usado para representar processos.
Processo visto como:
um conjunto articulado de atividades para gerar
um resultado denominado produto (mercadoria ou
servio).
uma cadeia de atividades que produz um servio.
uma linha de produo para fabricar uma
mercadoria.

Processo
Abrange TODAS AS ATIVIDADES DA EMPRESA
para:
Receber o Pedido do cliente,
Fazer o Produto,
Fazer a Entrega e,
Receber. Etc.

Processo
IMPORTANTE:
Representa apenas as atividades realizadas PELA
EMPRESA por meio de seus EMPREGADOS.
NO DEVE REPRESENTAR:
Atividade de Cliente
Atividade de Fornecedor de Mercadoria
(componentes)
Atividade de Fornecedor de Servio (terceirizado)
Qualquer outra atividade externa empresa.

Smbolos Grficos - I
Terminal:

INCIO
FIM

Indicador de fluxo de atividades:


de cima para baixo
esquerda para a direita

Smbolos Grficos - II
Operao/
Atividade:

Nome da atividade

Nome da atividade = verbo + objeto


Exemplos:
Monta computador
Recebe pedido do cliente
Paga dvida vencida

Smbolos Grficos - III


Indicador de executante da atividade
Nome da atividade
Nome do executante
Nome do executante (da atividade):
cargo ou funo de empregado
setor da empresa, etc.

Smbolos Grficos - V
Deciso:
Pergunta
?
SIM

NO

Conector de continuao:
(usar de uma pgina para outra)
1
1

FLUXOGRAMA ANSI

Um fluxograma padro ANSI fornece uma


compreenso detalhada de um processo, que
excede, e em muito, aquela dada por um
diagrama de blocos.

Na verdade, o diagrama de blocos normalmente


usado como ponto de partida, e um fluxograma
padro usado para detalhar as atividades
dentro de cada bloco, at o nvel desejado do
detalhe.

SIMBOLOGIA PADRO ANSI

1 -utilizado quando o
fluxograma no cabe em uma
nica pgina.

FLUXOGRAMA ANSI

Fluxograma Vertical