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CURSO

CONTROL DE GESTIN y
CUADRO DE MANDO INTEGRAL

PROCESO DE
PLANIFICACIN
ESTRATGICA
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICAS

Noviembre 2014

Carlos Echeverra
Ingeniero Comercial y Periodista
MBA Y PMP

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Lo que de verdad distingue a unas


organizaciones de otras no es
Si producen bienes u ofrecen servicios
Si son de mbito local, regional, de un solo pas
o multinacionales
Si son grandes o pequeas
Si son pblicas o privadas
Si son con nimo de lucro o sin nimo de lucro
... sino
Si son buenas o son malas
... y las buenas son aquellas que

Han incorporado Direccin Estratgica


Han asumido el reto de la Calidad Total
2

Qu es la Direccin Estratgica?
PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

Organizar
y
hacer
funcionar
la
organizacin mirando siempre al futuro
Cada paso tiene sentido en funcin de los
objetivos prefijados.
Dirigir es POCA cosa:
No hay nada

Planificar
Organizar
Coordinar
Acompaar

con
VISIN
de futuro

La estrategia es
ms difcil y
la gran tarea de
ms necesario
la organizacin.
que saber
En situaciones de
aprovechar lo
vida o muerte es que tienes cerca
el Tao de la
y lo
supervivencia o de
que tienes
la extincin.
lejos.

El arte de la
El arte de la
Guerra. Sun Tzu.
Guerra
. Sun
Tzu
500
aprovechar
lo que
tienes
cerca
a.C.
3
y lo que tienes lejos

DE SIS
CA TE
LI MA
DA
D

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

DIRECCIN ESTRATGICA =

de Calidad

Consejo

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO


Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas
Lneas
estratgicas

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Respuesta a las preguntas:
Quines somos?
A qu nos dedicamos?
En qu nos diferenciamos?
Por qu y para qu hacemos lo que hacemos?
Para quin lo hacemos?
Cmo lo hacemos?
Qu valores respetamos?

MISIN
La razn de ser de la organizacin
Debe ser una frmula:
Ambiciosa: Un reto
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Corta, para que se pueda recordar fcilmente
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin

Algunos ejemplos para


comentar

MISIN:

Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del


cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles
crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad
y entregando productos competitivos de calidad mundial.

VALORES COMPARTIDOS:
Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo
en Equipo, Innovacin, Respeto y Responsabilidad individual

VALORES CULTURALES:
Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola
compaa, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el
cliente, objetivos agresivos

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO


Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas
Lneas
estratgicas

VISIN
Compartida
La mejor manera de predecir el futuro
es inventarlo (Alan Kay, pionero de la informtica)
Planificar no significa saber qu decisin
voy a tomar maana, sino qu decisin
debo tomar hoy para conseguir lo que
quiero
maana
(Peter
Drucker) de
Una
accin
sin visin
...carece
sentido.
Una visin sin accin...es un sueo.
Una visin con accin... puede cambiar al
mundo.
(Joel Arthur
Barker) mirando
Sin VISIN
no hay futuro.
Planificar
hacia atrs es resignarse a mejorar el pasado.

VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)
Respuesta a las preguntas:
Qu y cmo queremos ser dentro de x
aos?
En qu nos queremos convertir?
Para quin trabajaremos?
En qu nos diferenciaremos?
Qu valores respetaremos?

VISIN
Compartida
Es el futuro de la organizacin dentro
de X aos (concretos)
Debe ser una frmula:
Con visin de futuro, no de mejorar el
pasado
Coherente con la MISIN
Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable
Clara: De fcil interpretacin
Sencilla: para que todos la comprendan
Atractiva: para provocar ilusin
Compartida: Consensuada por las personas
de la organizacin

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO


Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas
Lneas
estratgicas

FODA
Si conoces el entorno y te conoces a ti
mismo no has de temer el resultado de cien
batallas.
Si no conoces el entorno pero te conoces a ti
mismo, tienes las mismas posibilidades de
ganar que de perder.
Si no conoces el entorno ni te conoces a ti
mismo, todos tus combates se convertirn
en derrotas.

FODA

Es un anlisis de los puntos FUERTES y


DBILES de la organizacin, en relacin a las
OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Recoge:
los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar
los puntos Dbiles que debemos superar
las Oportunidades que tenemos que aprovechar
las Amenazas de las que nos tenemos que defender

Debe ser:
Ms que una simple identificacin: los puntos
ms Fuertes y ms Dbiles, en relacin a las
Oportunidades y Amenazas

MATRIZ
FODA

Cuatro Tipos de Estrategias

Fortalezas

Oportunidade
s

Debilidades
Amenazas
(FODA)

Estrategi
as
FO

Estrategi
as
DO

Estrategi
as
FA

Estrategi
as
DA

17

Estrategias FO
Use las
Fortalezas
fortalezas
internas de
Oportunidad
Estrategi la empresa
es
para tomar
as
Debilidades
ventaja de
FO
las
Amenazas
oportunidad
(FODA)
es externas
18

Estrategias DO

Mejorar las
Fortalezas
debilidades
Oportunidad
internas para
Estrategias tomar ventaja
es
DO
de las
Debilidades
oportunidade
Amenazas
s externas
(FODA)
19

Estrategias FA
Fortalezas
Oportunidad
es
Debilidades
Amenazas
(FODA)

Estrategias
FA

Usar las
fortalezas
de la
empresa
para evitar
o reducir el
impacto de
las
amenazas
externas.
20

ESTRATEGIAS DA
Fortalezas
Oportunidad
es
Debilidades
Amenazas
(FODA)

Estrategias
DA

Tcticas
defensivas con
el fin de
reducir las
debilidades
internas
evitando las
amenazas del
entorno
21

Matriz FODA
Deje en
blanco

Fortalezas-F

Debilidades-D

Liste las fortalezas

Liste las
debilidades
Estrategias DO

Oportunidades-O Estrategias FO

Liste las
oportunidades
Amenazas-A
Liste las
amenazas

Supere las
Use las fortalezas
debilidades
para tomar ventaja
tomando ventaja de
de las
las oportunidades
oportunidades
Estrategias FA Estrategias DA

Use fortalezas
para
evadir amenazas

Minimice
debilidades y evite
amenazas 22

Matriz FODA
Lista de Fortalezas

Lista de Debilidades

F1.
F2.
F3.

D1.
D2.
D3.

Lista de Oportunidades

FO (Maxi-Maxi)

DO (Mini-Maxi)

O1.
O2.
O3.

Estrategia para maximizar


tanto las F como las O.
1.

Estrategia para minimizar


las D y maximizar las O.
1.

Lista de Amenazas

FA (Maxi-Mini)

DA (Mini-Mini)

A1.
A2.
A3.

Estrategia para fortalecer el


Instituto y minimizar las
amenazas.
1.

Estrategia para minimizar


tanto las A como las D.
1.

interno

Ambiente

Ambiente externo

P R O C E S O

ELABORACIN DE UN PLAN ESTRATGICO


Anlisis
histrico

Foto

Anlisis
DAFO

MISIN
Problemas
estratgicos

Factores clave
externos
Decisiones
estratgicas

Estrategia
general
VISIN

compartida
Grupos
implicados

Matriz
FODA

Acciones
estratgicas

PLAN ESTRATGICO

+ cuadros de mando

Soluciones
estratgicas

reas clave
internas
Lneas
estratgicas

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
El PLAN ESTRATGICO puede tener los siguientes
elementos:
Una INTRODUCCIN, con la presentacin de la
institucin, el objetivo del Plan, los antecedentes, la
metodologa utilizada, los participantes, los principales
pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema
de seguimiento y de evaluacin
La MISIN
La VISIN
Los principales elementos del FODA
Los EJES ESTRATGICOS
Los CUADROS DE MANDO

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
EJES ESTRATGICOS
Lneas bsicas de desarrollo de la institucin
Agrupan un objetivo o varios que tienen un
mbito comn
Coherentes con la Misin, la Visin y el FODA
No tienen por qu abarcar todos los aspectos
importantes de la institucin. Es necesario
priorizar
Homogneos
Muy pocos (5-10?)
Son como un armario con su distribucin

Esquema de un CUADRO DE MANDO

Objetivos Estratgicos
Objetivos Operativos
Acciones
Responsables
Indicadores
Estndar-Objetivo
Calendario
Recursos
Valoracin

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

OBJETIVOS

Objetivos Estratgicos

Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visin de futuro


de la institucin.
Declaraciones amplias, no especficas, sin fecha
mbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE
correspondiente
Mejorar la calidad de la docencia,
Homogneos
para conseguir resultados adecuados
Pocos (1-3 por cada EJE)
a los requerimientos del entorno
Viables, de acuerdo con el FODA

Objetivos Operativos

Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los


objetivos estratgicos
. Planificacin de la docencia
. Implantacin de metodologas activas
Diferenciables, distinguibles
Pocos (4-5 por cada Objetivo
Estratgico)

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
ACCIONES

Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir


los objetivos operativos
Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario,
recursos, indicadores, seguimiento y evaluacin
Realistas (consultar DAFO)
Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de
la anterior (formar-proyectar-implementar...)
Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias

Responsables

Tiene que sentirse propietario del proceso y participar en l


desde el punto 0. Deber rendir cuentas
Con nombres y apellidos
No es necesario que sean siempre los jefes

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando

Indicadores

Instrumentos de medida

Pocos, pero significativos (especialmente pensando


en los clientes)
Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad,
pero mejor, de resultados.
Cuantitativos o cualitativos
Preferible un pequeo sistema de indicadores que
no uno solo
Fciles de obtener
Permiten introducir medidas correctoras

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Estndar-Objetivo

Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende


alcanzar. Lo ms concreto posible

Calendario

Una fecha concreta (no un perodo).


Permite realizar un seguimiento lo ms preciso posible y
reaccionar a tiempo
Viable
Si se planifica por 4 aos, distribuir las acciones

Recursos

Los costes totales de cada accin, o por lo menos los costes


aadidos, si los hay
Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es
necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estndar, Acciones e
incluso objetivos

PLAN ESTRATGICO
+ cuadros de mando
Algunas recomendaciones para la elaboracin de un
Cuadro de Mando
La elaboracin tiene que hacerla un grupo muy reducido
personas (3-4) y despus consensuarlo individualmente o
pequeos grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario

de
en

Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener


un cuadro provisional, que no tenerlo
No todo tiene por qu tener el mismo peso especfico: se pueden
ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores,
pero no olvidar que lo mejor es enemigo de lo bueno
En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y
evaluacin: cundo, quin, cmo, consecuencias, etc.
No es cuestin de suerte, sino de voluntad... Merece la PENA,
pero hay pena!

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

PLAN

LIDERES

PERSONAS RECURSOS

ACCION

LIDERES

PERSONAS

ACCION

PERSONAS

PLAN

PLAN

PLAN

PLAN

LIDERES

RECURSOS

RECURSOS

RECURSOS

LIDERES

PERSONAS

LIDERES

PERSONAS

ACCION

ACCION

ACCION

RECURSOS

PROCESO DE
DE PLANIFICACIN
PLANIFICACIN
PROCESO
ESTRATGICA
ESTRATGICA

... y despus qu?

1. Seguimiento y evaluacin del Plan Institucionalno


i
- controlando su correcta periodificacin
m
a
c
- evaluando para tomar decisiones
l
e
o
d
2. Despliegue a grandes
sectores y reas

o
t
r el plan institucional
- planes sectorialesd coherentes con
e
jeDPO rr
- base para una buena
o
c
n
- seguimiento, evaluacinloyre
revisin
,p
a
s
o
o
r
3. Despliegue a las unidades
t
f
s
a
e
vo coherentes con el
- planes estratgicos
de cada unidad
u
p
r
plan
!
s
i
d y con los planes sectoriales
institucional
n

t
- seguimiento,
evaluacin y revisin
s
e
o
n
4. iRevisin, renovacin y siguientes vueltas de todo
s - nuevo Plan Estratgico Institucional, nuevos planes
sectoriales, nuevos planes de las Unidades