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FORMULRIO

S E MANUAIS

FORMULRIOS
Conceito-Documento

padronizado, estruturado segundo


sua finalidade especfica. Possui
caractersticas
e
campos
apropriados, destinado a receber,
preservar
e
transmitir
informaes.

formulrio constitudo
de:

Dados

fixos impressos antes do uso;


Dados variveis anotados posteriormente;
Espaos ou campos;
Linhas;
Colunas; e
Formato.

Funes
Proporcionar

do formulrio

uniformidade ou padronizao aos


procedimentos administrativos, com vistas a melhor
a segurana e reduzir o tempo das operaes;
Estabelecer valor legal a operaes na ou pela
empresa;
Discriminar os dados e as informaes que devem
ser registrados e processados;
Facilitar o controle das atividades;
Evitar escriturao de dados e informaes
repetidas;
Facilitar o fluxo de informaes;
Facilitar o tratamento dos dados e das informaes;
Facilita a compreenso e o entendimento pelo
emitente e destinatrio.

Caractersticas

dos formulrios

Fsicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo)


Texto
Disposio grfica

Fsicas do papel (formato, gramatura, cor e


tipo)
Formato do papel
A racionalizao dos formatos de papel de impresso foi iniciada
na Inglaterra, durante a Primeira Guerra Mundial. Em 1919
Padro Internacional de Medidas Mtricas ISO (International
Standartion Organization). Os Formatos ISO so conhecidos como
formatos A .
Formato-padro brasileiro foi reproduzido do formato ISSO e
constante da Norma PB-4, de 1945 da Associao Brasileira de
Normas Tcnicas - ABNT.

Objetivos do formato A

Economia de papel, pois as dimenses bem


estabelecidas permitem um processo mais adequado
no corte dos rolos de papel; e
Facilidades de arquivamento, pela padronizao dos
tamanhos

Formatos A
O Modelo-padro o A-4 (210 X 297 mm) derivando
os demais por reduo ou ampliao;

Objetivos do formato A

Economia de papel, pois as dimenses bem estabelecidas


permitem um processo mais adequado no corte dos rolos de
papel; e
Facilidades de arquivamento, pela padronizao dos
tamanhos

Formatos A
O Modelo-padro o A-4 (210 X 297 mm) derivando os
demais por reduo ou ampliao;

Texto

Algumas regras devem ser observadas na redao do


texto de formulrios:
Incluir todos os tpicos indispensveis ao registro e a transmisso de
informao;
Excluso de tpicos desnecessrios;
Definio clara dos termos utilizados, evitando distores e enganos;
restringir abreviaes, siglas e palavras incompletas;
Adoo de um ttulo, para identificao imediata do formulrio;
Numerao genrica, no canto esquerdo inferior, para facilitar sua
identificao; e
Numerao individual, no canto superior direito, para verificar
utilizao, se houve extravio, atraso, etc.
Registro da data e da srie de impresso, podendo auxiliar em seu
controle, bem como esclarecer se o modelo ou no vigente;
logotipo, nome e endereo da empresa e outros exigidos por lei; e
Indicao do remetente e do destinatrio, por meio de smbolos ou
cores.

Disposio grfica
Com o intuito de facilitar o preenchimento e a leitura
do formulrio, importante que:
Os itens estejam em seqncia lgica;
O verso do impresso s seja utilizado para instrues
impressas ou esclarecimentos necessrios; e
Exista um campo destinado s observaes que se
fizerem necessrias.

MANUAIS
ADMINISTRATIV
OS
So

documentos elaborados com a


finalidade de uniformizar os
procedimentos que devem ser realizados
nas diversas reas da organizao.
Favorecem a integrao do sistema de
comunicao e entre os diversos
setores.

OBJETIVOS DO
MANUAIS
Divulgar

instrues.
Proporcionar mtodos que
possibilitam a execuo uniforme
do servio.
Coordenar as atividades dos
setores.
Atribuir competncia aos setores

RAZES PARA ADOO DE


MANUAIS

Crescimento da organizao - quando no


mais possvel dar instrues particulares para
cada empregado.

Complexidade

da Operao - quando no
mais possvel dar explicaes individuais. Nos
Manuais esto previstos todos os casos, podendo
ser consultado pelo prprio empregado.

Alta

taxa de Turnover - quando a rotatividade


de pessoal grande, torna-se impraticvel o
treinamento exaustivo de cada novo funcionrio.

Tcnica

de Elaborao

Codificao - Numerao dos documentos


com base nas respectivas finalidades.

Padronizao - forma de apresentao,


tamanho do papel, margens, composio
dos campos.

Tipos de Manuais

Manual

de Organizao
Manual de Formulrios
Manual de Procedimentos

MANUAL DE ORGANIZAO
Documentar a forma como a empresa est organizada.
Retratar o plano organizacional da empresa, mostrando
de maneira prtica as regies em que ela opera, as
linhas de produtos, a coordenao das funes e o
controle dos servios.
MANUAL DE FORMULRIOS
Define a finalidade do formulrio, a forma de
preenchimento, n de vias a sua distribuio, tipo de
papel, tamanho, cor de impresso, e o usurio do
formulrio na empresa.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Tem como objetivo descrever as atividades que
interessam aos diversos rgos da empresa e explicar
como elas devem ser desenvolvidas.

INSTRUMENTOS EXECUTIVOS NORMATIVOS

Estabelecem

as diretrizes gerais da empresa.

Regulamento

- traduz as polticas gerais.

Diretriz

- define as linhas gerais de ao


para os subordinados.

Procedimento

- estabelece os princpios
orientadores da execuo das
funes/atividades de cada rgo.

Instrues

- o instrumento que regula


detalhes da execuo das atividades.

INSTRUMENTOS EXECUTIVOS DECISRIOS


Expressam

as decises tomadas pelos

executivos.
- Resoluo - de competncia da alta
administrao, quando transmite suas
decises.
Deciso

- de competncia dos
executivos de execuo setorial.

Determinao

- de competncia dos
gerentes de 3 nvel administrativo.

Instrumentos

Executivos
Complementares

So

instrumentos indispensveis ao
desempenho das atividades. Compete aos
executivos de 1 e 2 nveis.
Catlogos de produtos.
Quadros de pessoal.
Tabelas salariais.
Tabelas de siglas.
Publicaes internas.
Lista de fornecedores.
Lista de cdigos de materiais.