UNIDAD 4.

PLANEACIN
-Concepto de planeacin
Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende alcanzar elgruposocial, as
como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que
ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a travs de la
planeacin. Carecer de estos fundamentos implica gravesriesgos,
desperdicio de esfuerzos y derecursos, y una administracin por
dems fortuita e improvisada.
Por estas razones es que la planeacin precede a las dems etapas
delproceso administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin
de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de
realizar en el futuro. La planeacin establece las bases para
determinar el elementoriesgoy minimizarlo. La eficienciaen la
ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los
buenos resultados no se logran por s mismos: es necesario
planearlos con anterioridad. Antes de emitir una definicin de la
planeacin, se analizarn algunas emitidas por los autores ms
reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a
dichoconcepto:
"La planeacin consiste en fijar el cursoconcretode accin que ha
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de seguirse, estableciendo losprincipiosque habrn de orientarlo, la

 "Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los

pasos necesarios para alcanzarlos a travs detcnicasyprocedimientos
definidos"Ernest Dale.
"Planeacin es laselecciny relacin de hechos, as como la formulacin y uso
de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las
actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los
resultados esperados"George R. Terry.
"La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual
se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan
planes yprogramas"J. A. Fernndez Arenas.
"La planeacin consiste en determinar los objetivos y formularpolticas,
procedimientos ymtodospara lograrlos"L. J. Kazmier.
"Sistemaque comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes,
procedimientos, y cuenta con unmtododeretroalimentacindeinformacin
para adaptarse a cualquiercambioen las circunstancias"Burt K. Scanlan.
"Mtodo por el cual eladministradorve hacia el futuro y descubre los
alternativos cursos de accin, a partir de los cuales establece los objetivos
Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el
futuro, generalmente el proceso de planeacin consiste en considerar las
diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la
mejor"Robert N. Anthony.
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-Importancia de la planeacin

Razones por las cuales es importante la planeacin

Propicia eldesarrollode la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los
recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, ms no los
elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr
y mejorar las cosas.
Condiciona a la empresa alambienteque lo rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas
oempirismo.
Reduce al mnimo los riesgos y aprovecha al mximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no enemociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Al establecer un esquema omodelode trabajo (plan), suministra las bases a travs de
las cuales operar la empresa.
Disminuye al mnimo los problemas potenciales y proporciona al administrador
magnficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisin
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-Ventajas de la planeacin
Requiere actividades con orden y propsito:
Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva
de los esfuerzos. Se minimizael trabajono productivo. Se destaca lautilidaddel logro. La
diferencia es la utilidad del logro. La planeacin distingue entre la accin y el logro.
Seala la necesidad de cambios futuros:
La planeacin ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a avaluar los campos clave
para posible participacin. Capacita al gerente a evitar laentropao tendencia a dejar que las
cosas corran, a estar alerta a las oportunidades, y a ver las cosas como podran ser, no como son.
Contesta a las preguntas "y qu paso s":
Tales preguntas permiten al que hace la planeacin ver, a travs de una complejidad
devariablesque afectan a la accin que desea emprender.
Proporciona una base para el control:
Por medio de la planeacin, se determinan las fechas crticas desde el principio y se fijan la
terminacin de cada actividad y las normas dedesempeo, estas sirven de base de control.
Ayuda al gerente a obtener status:
La planeacin adecuada ayuda al gerente a proporcionar un a direccin confiada y agresiva,
capacita al gerente a tener a la mano todo lo necesario evitando que se diluyan o se anulen sus
esfuerzos.
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-Desventaja de la planeacin

La planeacin esta limitada por la exactitud de la informacin y

de los hechos futuros.
La planeacin cuesta mucho: Algunos argumentan que
elcostode la planeacin excede a su contribucin real
La planeacin tiene barreras psicolgicas: Una barrera usual es
que las personas tienen ms en cuenta el presente que el
futuro.
La planeacin ahoga la iniciativa: Algunos creen que la
planeacin obliga a los gerentes a una forma rgida de ejecutar
su trabajo.
La planeacin demora las acciones: Las emergencias y
apariciones sbitas de situaciones desusadas demandan
decisiones al momento.
La planeacin tiene limitadovalorprctico: Algunos afirman
que la planeacin no slo es demasiado terica, sino que son
ms prcticos otros medios.
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-Proceso de planeacin
Una vez definida la planeacin, necesitamos conocer el "que" de las
actividades, es decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguir
"como se va hacer", posteriormente "en dnde se va a hacer" y, por
ltimo, "cuando se va a hacer".
El hecho de que algunos gerentes no reconozcan que hay diferentes tipos
de planes a menudo ha causado dificultades para hacer eficaz la
planeacin. Es fcil ver que un programa principal, como el de construir y
equipar una nueva fbrica, es un plan. Pero otros cursos de accin futura
tambin son planes. Al tener presente que un plan abarca cualquier curso
de accin futura, puede verse que los planes son variados.
La planeacin debera ser un proceso continuo y por tanto, ningn plan
es definitivo; esta siempre sujeto a revisin. Por consiguiente, un plan no
es nunca el producto final del proceso de planear, sino uninforme
"provisional". Es unregistrode un conjunto complejo de decisiones que
actan sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas.
Cada planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones que
deben tomarse. Con tal que se tomen en cuenta todas las decisiones
importantes, las diversas maneras de dividir un plan en partes son
generalmente cuestin de estilo o preferencia personal.
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El orden en que a continuacin se dan las partes de la planeacin, no

representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando que las
partes de un plan y las fases de un proceso de planeacin al cual
pertenecen, deben actuar entre s.

Figura. Partes del proceso de planeacin.

1. FINES:especificar metas y objetivos.

2. MEDIOS:elegir polticas, programas, procedimientos y prcticas
con las que han de alcanzarse los objetivos.
3. RECURSOS:determinar tipos (humanos, tcnicos, de capital) y
cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrn de
adquirir generar y como habrn de asignarse a las actividades.
4. REALIZACIN:disear los procedimientos para tomar decisiones,
as como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
5. CONTROL:disear un procedimiento para prever o detectar los
errores o las fallas del plan, as como para prevenirlos o corregirlos
sobre una base de continuidad.
Estas son las partes que "debera" tener un plan. Muchos planes no
las contienen. Es principalmente cuestin de lafilosofaque sustente
la planeacin, la que indica que partes estn contenidas en un plan y
la atencin relativa de que sean objeto.
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-Tipos de planeacin
Por su marco temporal, pueden ser de corto, mediano y largo plazo.
Por su especificidad y frecuencia de uso, pueden ser especficos, tcnicos o
permanentes.
Por suamplitud, la planeacin puede indicar la necesidad de planes:
estratgicos, tcticos, operativos y normativos.
Segn la naturaleza de la organizacin, se debern aplicar un conjunto de
planes alineados para su actuacin.
Propsitos o Misiones - La misin o el propsito identifica la funcin o tarea
bsica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de
operacin organizada tiene propsitos o misiones. En cada sistema social las
empresas tienen una funcin o tarea bsica que les asigna la sociedad.
Objetivos - Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad:
son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la
organizacin, la integracin de personal, la direccin y el control. Los objetivos
de la empresa son el plan bsico de la misma, un departamento puede tener
tambin sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro
de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser
diferentes por completo.
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 Estrategias - Denotan casi siempre un programa general de accin y un despliegue

de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el
resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organizacin, sobre los
cambios en stos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las polticas
que han de regular la adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos.
Polticas - Son tambin planes en el sentido de que son enunciados generales o
maneras de entender que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de
decisiones, stas delimitan el rea dentro de la cual una decisin ha de ser tomada y
aseguran que est de acuerdo y contribuya a los objetivos. Son declaraciones o
interpretaciones generales que guan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones. Las polticas definen un rea dentro de la cual se va a tomar una decisin
y aseguran que sta sea consistente con un objetivo y contribuya al logro del mismo.
Las polticas ayudan a decidir temas antes de que se conviertan en problemas, hacen
que sea innecesario analizar la misma situacin cada vez que se presenta y unifican
otros planes, con lo que permiten a los gerentes delegar autoridad y mantener
control sobre lo que hacen sus subordinados.
Procedimientos - Son planes que establecen un mtodo requerido de manejar las
actividades futuras. Son guas para la accin ms que para el pensamiento, detallan
la forma exacta en que deben llevar a cabo ciertas actividades. Son sucesiones
cronolgicas de acciones requeridas. Los procedimientos cruzan las lneas de los
departamentos. Por ejemplo, en una compaa industrial el procedimiento para
manejar los pedidos con seguridad incluir al departamento de ventas, el de
finanzas, al departamento de contabilidad, al departamento de produccin y el
departamento de transportacin.

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 Reglas - Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben
llevar a cabo, sin permitir la discrecin en esto. Son el tipo de plan ms sencillo. Las
reglas se diferencian de los procedimientos en que guan la accin sin especificar un
orden de tiempo. El procedimiento se podra considerar como una serie de reglas. La
regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que
refleja una decisin administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene
que llevar a cabo una cierta accin. Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y
polticas. El propsito de las polticas es guiar la toma decisiones al sealar reas en las
que los gerentes pueden usar su discrecin. Las reglas, aunque tambin son guas, no
permiten flexibilidad en su aplicacin.
Programas - Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos. reglas, asignaciones
de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar
a cabo un determinado curso de accin; por lo general estn respaldados por
presupuestos.
Presupuestos - Es una declaracin de los resultados esperados, expresados en trminos
numricos. Se puede considerar como un programa llevado a nmeros. El presupuesto
se puede expresar en trminos financieros o en trminos de horas de trabajo, unidades
de producto, horas-mquina, o cualquier otro trmino medible numricamente. El
presupuesto es necesario para el control pero no puede servir como estndar de control
sensible a menos que refleje los planes. Por lo general un presupuesto pone en prctica
un programa pero puede ser en s mismo un programa. La preparacin de un
presupuesto depende de la planeacin, el presupuesto es el instrumento de planeacin
fundamental de muchas compaas y las obliga a realizar por anticipado una
recopilacin numrica del flujo de efectivo, gastos e ingresos, desembolsos de capital,
utilizacin del trabajo o de horas mquina esperado. Una de las principales ventajas de
la elaboracin de presupuestos es que obliga a los directivos a planear.
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-Estrategia
Tambin puede definirse laestrategiacomo: "El patrn de respuesta de la
organizacin a su medioambiente". La estrategia pone los recursos (humanos,
materiales, financieros y tcnicos) enjuego, frente a losproblemasyriesgosque
plantea el medio externo.
Qu es planeacin estratgica?
La planificacin Estratgica es una herramienta por excelencia de
laGerenciaEstratgica, consiste en la bsqueda de una o ms ventajas
competitivas de la organizacin y la formulacin y puesta en marcha de
estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en funcin de
laMisiny de sus objetivos, delmedio ambientey sus presiones y de los
recursos
disponibles.
Es un compromiso, por parte de ladireccin, de estudiar al porvenir que se
tienen los mercados para determinar que productos o servicios deberan
promoverse en forma agresiva, cules conservarse y cules abandonarse, y de
establecer prioridades en la direccin del desarrollo de nuevos productos.
Adems especfica que lamercadotecniaestratgica, tiene una funcin
econmica importante en unaeconomade mercado, no solamente por el hecho
de que asegura el eficiente encuentro entreoferta y demanda, sino tambin
porque conecta un crculo virtuoso de desarrollo econmico.
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Al identificar claramente el papel futuro de cada elemento de una

organizacin los planes estratgicos ofrecen un mtodo para coordinar
las actividades en todas las reas funcionales bsicas.
La planeacin estratgica es planeacin a largo plazo, que enfoca a la
organizacin como un todo. El largo plazo se define usualmente como un
periodo que se extiende aproximadamente de cinco aos hacia el futuro.
Definiciones
Steiner, la define como:
"El proceso de determinar los mayores objetivos de una organizacin y
las polticas estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y disposicin
de los recursos para realizar esos objetivos".
Aguirre O. la define como:
"El proceso de decidir qu se va ha hacer, cmo se har, quin y cundo
se har mediante la implantacin de los planes estratgicos, tcticos y
operativos".
Rodrguez Valencia la define como:
"El conjunto de planesintegralesde una organizacin que normarn
elcomportamientofuturo de la misma".
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