NORMATIVIDAD

ARCHIVSTICA
Ley 594 de 2000
Acuerdo 004 de 2013
Circular Externa de 27 de febrero de
2015.

DEFINICIN DE ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual
fuese su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de
su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce
y a los ciudadanos, como fuentes de

CONFORMACIN DE UN
ARCHIVO
FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o
parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional formada
por el mismo archivo, una institucin o persona. Gobierno Municipal de
Angostura.
SECCIN: es una subdivisin del fondo, integrada por un conjunto de
documentos generados en razn de esa subdivisin orgnico funcional.
Secretara de Gobierno.
SUBSECCIN: es una subdivisin de la seccin. Inspectora de Polica.

FONDOS DOCUMENTALES
GOBIERNO MUNICIPAL DE
ANGOSTURA
CONCEJO MUNICIPAL DE ANGOSTURA
PERSONERA MUNICIPAL DE
ANGOSTURA

VALORES PRIMARIOS DE LOS

ARCHIVOS
Administrativo: se relaciona con el
trmite o asunto que motiv su creacin.
Jurdico: aquel del que se derivan
derechos u obligaciones legales regulados
por el derecho comn.
Legal: documentos que sirven de
testimonios ante la ley.
Fiscal: utilidad que tienen para el Tesoro o
hacienda Pblica.

VALORES PRIMARIOS
Valor contable: documentos que
soportan el conjunto de cuentas.

VALORES SECUNDARIOS DEL

ARCHIVO PERMANENTE O HISTRICO
Son aquellos documentos que sirven de
referencia
para
la
elaboracin
o
reconstruccin de cualquier actividad de la
administracin; como fuente primaria para la
historia y como testimonio de la memoria
colectiva. Son el patrimonio documental de la
comunidad que los cre y los utiliza. Algunos
documentos nacen con valores permanentes,
por las razones arriba citadas. Otros alcanzan
estos valores como resultado de la
valoracin.

FASES DEL ARCHIVO

GESTIN
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestin administrativa.

CENTRAL
A este archivo son transferidos los documentos de archivos de gestin
cuya consulta no es tan frecuente. El archivo central deber facilitar la
consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de
acuerdo a las normas que lo regulen.

HISTRICO
Son aquellos documentos que sirven de referencia para la elaboracin o
reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente
primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
Son el patrimonio documental de la comunidad que los cre y los
utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las
razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de
la valoracin.

PROCESOS
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Es la labor mediante la cual se identifica y establecen las
series que componen cada agrupacin documental (Fondo,
Seccin, Subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico
funcional de la entidad. Se identifican las series y subseries:
Decretos, resoluciones, circulares, citaciones.
ORGANIZACIN:
Es un conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma
jerrquica con criterios orgnicos y funcionales para revelar su
contenido. Cada serie se organiza en orden cronolgico, se
folia y se guarda en carpeta desacidificada en nmero de 200
folios aproximados sin que se parta el expediente.

PROCESOS
DESCRIPCIN
Es la fase del tratamiento archivstico
destinada a la elaboracin de los
instrumentos de informacin para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los archivos.
ndices digitales
Digitalizacin = Escaneado en alta resolucin
Consulta en red

SERIES
Est constituida por unidades documentales
que bien pueden ser simples (un solo tipo
documental)
o
complejas
(tipos
documentales
diferentes).
Las
series
inventariadas son la base para verificar y
controlar las transferencias documentales.
As
mismo,
las
series
documentales
constituyen la unidad bsica de valoracin
porque refleja las actividades desarrolladas
por la oficina productora en virtud de las
funciones asignadas.

EXPEDIENTE
Conjunto
de
documentos
relacionados con un asunto que
constituyen una unidad archivstica.
Unidad documental formada por un
conjunto de documentos generados
orgnica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolucin de
un mismo asunto.

VALORACIN
El objetivo de la Valoracin es
proteger el Patrimonio Documental
dado que permite el establecimiento
de
los
valores
primarios
y
secundarios y su permanencia en
cada una de las fases de archivo.

SELECCIN
Es el proceso mediante el cual se
determina la conservacin parcial de la
documentacin por medio del muestreo.
La seleccin documental permite:
Optimizar el control y facilitar el acceso a
los documentos requeridos por la
Administracin.
Ofrecer acervos documentales integrales
que reflejen la estructura de la entidad
productora

SELECCIN
Reducir costos en espacio, tiempo y
materiales.
Garantizar la conservacin
documental.

ELIMINACIN
Es la destruccin de los documentos que
han perdido su valor administrativo,
jurdico, legal, fiscal o contable, y que no
tienen valor histrico o que carecen de la
relevancia para la ciencia o la tecnologa.
La decisin de eliminar documentos, sino
est establecida por la ley o reglamento,
es responsabilidad del Comit de archivo
de cada entidad.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

Son un listado de series, con sus
correspondientes
tipos
documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos.

BENEFICIOS DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la informacin
Contribuyen a la racionalizacin de la
produccin documental
Permiten a la administracin
proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
Facilitan el control y acceso a los
documentos a travs de los tiempos
de retencin en ella estipulados.

BENEFICIOS DE LAS TRD

Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en
las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los
procesos administrativos.
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a
partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite
documental.

REPOSITORIO ARCHIVO HISTRICO

DE ANTIOQUIA

Casa Museo de la convencin

Rionegro

Primera fase

Primera fase

Segunda fase

Tercera fase

CONDICIONES TCNICAS