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MODALIDAD:
INVESTIGACIN DIAGNSTICA O PROPOSITIVA
TEMA:
AUDITORA DE GESTIN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y VENTAS DE PUBLICIDAD
DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA DURANTE EL PERIODO 2013 - 2014
AUTORAS:
ALCHUNDIA MACAS DENISSE LISBETH
CHINGA ROMERO KAREN TATIANA
DIRECTORA DE TESIS:
LIC. MARA FERNANDA MENDOZA SALTOS MG. SC
2015
TEMA
Auditora de gestin a los procesos
de
produccin
y
ventas
de
publicidad de la empresa Medios
Ediasa durante el periodo 2013-2014
ANTECEDENTES
OBJETIVO GENERAL
Realizar una auditora de gestin a los
procesos de produccin y ventas de
publicidad de la empresa Medios Ediasa
durante el periodo 2013-2014
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar los resultados de la realizacin de
una Auditoria de Gestin para obtener un
desarrollo eficaz y eficiente en los
procesos de produccin y ventas de
publicidad en la empresa Medios Ediasa.
Investigar el nivel de cumplimiento en los
procesos de produccin y ventas de
publicidad.
Diagnosticar
la
eficiencia,
eficacia,
efectividad de los procesos de produccin
y ventas de publicidad.
Determinar el cumplimiento de las normas
y polticas vigentes.
Elaborar una propuesta para optimizar la
gestin en las reas de produccin y ventas
GESTIN:
Marco terico
Economa
Eficiencia
Eficacia
Ecologa
tica
ALCANCE DE AUDITORIA DE
GESTIN:
La Auditoria de Gestin examina
en forma detallada cada aspecto
operativo de la organizacin
Fases de la Auditoria de
Gestin
Planificacin preliminar
Planificacin especifica
Ejecucin
Comunicacin de resultados
FASE I DE LA
AUDITORA DE GESTIN
PLANIFICACIN
PRELIMINAR
REAS A EXAMINAR
Publicidad
Pre- Prensa
Prensa
Analizar
los resultados de la
realizacin de una Auditoria de
Gestin para obtener un desarrollo
eficaz y eficiente en los procesos
de produccin y ventas de
publicidad en la empresa Medios
Ediasa.
Investigar el nivel de cumplimiento
en los procesos de produccin y
ventas de publicidad.
Diagnosticar la eficiencia, eficacia,
efectividad de los procesos de
produccin y ventas de publicidad.
Determinar el cumplimiento de las
normas y polticas vigentes
Elaborar una propuesta para
optimizar la gestin en las reas de
produccin y ventas.
PLANIFICACIN PRELIMINAR
DESARROLLO DE LA GUA DE VISITA PREVIA
COMPONENTE
COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
SUBCOMPONENTE
Publicidad
Publicidad
Ventas
Ventas
Publicidad
Diseo
INDICADORES
INDICADORES
Pre-Prensa
Pre-Prensa
Fotomecnica
Fotomecnica
Prensa
Produccin
Prensa
Produccin
Prensa
Prensa
Tcnicos
Tcnicos
FASE II DE LA AUDITORA DE
GESTIN
PLANIFICACIN
ESPECFICA
MEMORANDO DE PLANIFICACIN
ESPECFICA
Objetivos Especficos por cada uno de los componentes
Publicidad
Analizar los mecanismos de control en relacin a las ventas
realizadas.
Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
Mantener actualizadas la elaboracin y entrega de informes que se
generan en el proceso de publicidad
Pre-Prensa
Determinar los procesos de pre- prensa que se realizan
Comprobar el manejo de recursos utilizados
Prensa
Analizar los procesos realizados para la impresin
Comprobar la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos de
impresin
PUBLICIDAD
PRE- PRENSA
PRENSA
FASE III DE LA
AUDITORA DE GESTIN
EJECUCIN
PAPELES DE TRABAJO
P/T: Ejecucin
Referencia:
A3
Componente: Publicidad
Fuente de informacin: Recursos Humanos
Tcnica Utilizada: Indagacin
Seleccin de la muestra verificada: Ninguna
Base Legal: Reglamento Interno
PROCEDIMIENTO: Solicite el procedimiento de ventas de publicidad
OBSERVACIN:
De acuerdo al manual de procesos y a travs de lo observado se lo realiza en base al flujograma de
ventas de publicidad VPT01:
Orden de publicidad
Recursos humanos y materiales de oficinas
Requisitos de la orden
Diagramacin electrnica o planos
Facturacin
Aprobacin por parte del cliente
Publicacin del aviso de publicidad
P/T: Ejecucin
Referencia:
C1
Componente: Prensa
Fuente de informacin: Bitcora de Informes
Tcnica Utilizada: Verificacin
Seleccin de la muestra verificada:3 informes
Base Legal: ISO 9001
PROCEDIMIENTO: Solicite el control de materia prima y materiales
OBSERVACIN:
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado lo siguiente:
Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes que luego se vern
reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.
HOJAS DE HALLAZGOS
Procedimiento de Ventas de
Publicidad
HALLAZGOS
Condicin:
De acuerdo al manual de procesos y a travs de lo observado se lo realiza en
base al Flujograma de ventas de publicidad VPT01:
Orden de publicidad
Recursos humanos y materiales de oficinas
Requisitos de la orden
Diagramacin electrnica o planos
Facturacin
Criterio:
Al respecto se inobserv al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que
establece:
Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
Mantener actualizado la elaboracin y entrega de informes que se genera en el
proceso de publicidad
Causa:
Los flujogramas del departamento de pre-prensa no se encontraban actualizados
segn el Manual de Procesos
Efecto:
Por lo comento que el personal encargado de ingresos de rdenes no cumplieran en
su totalidad de manera eficaz sus actividades e inconformidad por parte de
clientes insatisfechos
HALLAZGOS
Condicin:
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado lo
siguiente:
Verificar el consumo de agua fuente
Controlar la alimentacin de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma.
Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes que luego se
vern reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.
Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.
Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo lugar.
Uso correcto del carro porta placas
Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 J2 diariamente.
Lo cual fue realizado en un 85%
Criterio: Al respecto se inobserv el Reglamento de Salud Art 2 donde indica
Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas,
implementado por el Diario Ediasa S.A
Causa:
Lo expuesto se present debido a la falta de accin de control por parte del Jefe de
Produccin y del personal encargado que no realizaron los correctivos pertinentes
Efecto:
Esta situacin no permiti evitar a tiempo daos ocasionados y desperdicios de
material de la empresa
FASE IV DE LA AUDITORA DE
GESTIN
COMUNICACIN DE RESULTADOS
Orden de publicidad
Requisitos de la orden
Facturacin
CONCLUSIN
Los flujogramas no se encuentran actualizados de acuerdo el
Manual de Procesos del Departamento de Publicidad lo que
origin que el personal encargado de ingresos de rdenes no
cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades y por
e inconformidades por parte de clientes insatisfechos.
RECOMENDACIN
1) Al Director
Actualizar los Flujogramas de acuerdo al Manual de Procesos de
la Empresa Medios Ediasa y que estos incluyan a todos los
departamentos existentes
COMPONENTE: PRENSA
Control de materia prima y materiales
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado
lo siguiente:
Verificar el consumo de agua fuente
Controlar la alimentacin de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma.
Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes
que luego se vern reflejados en lonjas de papel, malogrados y
arranque de papel.
Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.
Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su
respectivo lugar.
Uso correcto del carro porta placas
Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 J2
diariamente.
Lo cual fue realizado en un 85%
CONSLUSIONES
RECOMENDACIONES
GRACIAS