INDICADORES

ESPECIALIZACIN EN ALTA GERENCIA

MONITORIA Y MEDICIN DE GESTIN

ESTHER LUCIA GIRALDO PINEDA

POR QU EVALUAR LA GESTIN

Apoya el proceso de planeacin (definicin

de objetivos y metas) y de formulacin de
polticas de mediano y largo plazo.
Posibilita la detencin de procesos o reas
de la institucin en las cuales existen
problemas de gestin como: uso insuficiente
de los recursos, demoras excesivas en la
entrega de los productos, asignacin del
personal a las diferentes tareas.

POR QU EVALUAR LA GESTIN

Permite realizar ajustes en los procesos
internos eliminando inconsistencias entre el
quehacer de la institucin y sus objetivos
prioritarios: eliminar tareas innecesarias o
repetitivas.
Establece niveles de transparencia respeto
del uso de los recursos, mayor compromiso
con los resultados por parte de los directivos
y los niveles medios de la direccin.

INDICADORES
Definiciones
Distintas son las definiciones del concepto de indicador,
cualquiera de ellas es aplicable.
Informacin que se presenta en forma de datos y
que ayuda a la medicin de una actividad, proceso o
accin determinada.
Relacin entre variables cuantitativas o cualitativas,
que permiten observar la situacin y las tendencias
de cambio generadas en el objeto o fenmeno
observado, respecto de los objetivos y las metas
previstas y la influencias esperadas.

INDICADORES
Definiciones
.

Una definicin algo ms tcnica, identifica el

indicador como una magnitud asociada a una
caracterstica (del resultado, del proceso, de las
actividades, etc.) que permite a travs de su
aplicacin peridica y por comparacin con el
estndar establecido, evaluar peridicamente dicha
caracterstica y verificar el cumplimiento de los
objetivos establecidos.
El indicador debe proporcionar informacin
suficiente y relevante para no sesgar su anlisis,
debe ser oportuno y permitir la toma de decisiones
y el control efectivo.

INDICADORES SEGN MBITO DE MEDICIN

IMPACTO

Cmo estn cambiando las

condiciones que estamos
interviniendo?

PRODUCTO

Cuntas unidades de
productos y servicios estamos
generando?

PROCESO

Con que rapidez lo estamos

haciendo?
Cunto nos cuesta?

INSUMOS

Cuntos recursos invertimos,

cunto personal trabajo en el
proceso?

CLASIFICACIN DE INDICADORES

Existen mltiples formas de clasificar los indicadores y dependen en gran

medida de la utilidad de estos o de su objetivo.
INDICADORES DE GESTIN: estn asociados y permiten la medicin del
desempeo del proceso, por lo mismo lo identificamos con su EFICIENCIA, lo
cual implica saber si se alcanzaron los objetivos planeados en el plazo
establecido, utilizando razonablemente los recursos asignados.
Mide el CMO se esta realizando el proceso en trminos de optimizacin de
recursos.

Muestran los resultados de cmo estamos haciendo las cosas.

Pueden ser ms accesibles a todos los servidores.
Miden el desempeo del proceso.

CLASIFICACIN DE INDICADORES

INDICADORES DE RESULTADOS: estn asociados a las metas de la

gestin y a la EFICACIA y EFECTIVIDAD en su logro, es decir a los
resultados y al impacto de los mismos.
Permite medir el QU Y PARA QU de un objetivo planteado.

Muestran los resultados de qu se logro.

Miden el desempeo del proceso o del objetivo, en trminos de
resultados.

EJEMPLO 1
EFICACIA (mide el qu):
N total de funcionarios capacitados
N total de funcionarios a capacitar
EFICIENCIA (mide el cmo): Costo de la capacitacin por funcionario,
ndice de desercin o de inasistencia.
EFECTIVIDAD (mide el para qu): Aumentos en la productividad de la
empresa, mejoras en el desempeo del funcionario.
Esta clasificacin nos permitir hacer el anlisis de cada categora de
manera independiente. El indicador puede ser eficaz sin ser eficiente,
eficiente sin ser eficaz.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

CICLO BSICO PARA FORMULAR INDICADORES

IDENTIFICAR EL
OBJETIVO QUE SE
QUIERE MEDIR

IDENTIFICAR
OTRAS
CONDICIONES
PARA
ADELANTAR LA
MEDICIN

IDENTIFICAR
QUE
INFORMACIN
SE QUIERE
MEDIR DEL
OBJETIVO

IDENTIFICAR
LOS CRITERIOS
DE
COMPARACIN

IDENTIFICAR A
QUIEN LE SERA
TIL ESTA
INFORMACIN

IDENTIFICAR
LAS
VARIABLES
NECESARIAS
PARA LA
MEDICIN

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

1. IDENTIFICAR EL OBJETO QUE SE QUIERE MEDIR
Se deben satisfacer tres condiciones bsicas: qu hago?, para qu lo
hago?, cmo lo hago?. Permiten medir la eficiencia, eficacia y
efectividad del proceso as:
qu hago?,

para qu lo hago?,

cmo lo hago?.

Capacitar

Para fortalecer las

competencias del
personal

En modalidad virtual y
presencial, con
oportunidad y
conveniencia para la
gestin

Eficacia

Efectividad

Eficiencia

EJEMPLO
Proceso de Gestin del Talento Humano formulacin del objetivo
Levantamiento de informacin
caracterizacin de procesos
Gestin del Talento Humano
Objetivo Proveer a los dems procesos institucionales el

talento humano idneo para el desarrollo de sus

actividades
a travs de la identificacin,
reclutamiento y la seleccin de candidatos a nivel
interno o externo.

Alcance

El proceso inicia con la planeacin y la ubicacin de

los empleados en cada proceso y rea de la
empresa y finaliza con el candidato seleccionado y
capacitado para iniciar labores en el proceso que
solicita.

Responsable

EJEMPLO
Proceso de Gestin del Talento Humano formulacin del objetivo
Qu hago?
1. Identificar, reclutar y seleccionar candidatos a nivel interno y
externo.
Permite medir si estoy siendo EFICAZ en mi gestin de reclutar y
seleccionar
Para qu lo hago?
2. Proveer a los dems procesos institucionales el talento humano
idneo para el desarrollo de sus actividades.
Permite medir si estoy siendo EFECTIVO en mi gestin de proveer
talento humano idneo

EJEMPLO
Proceso de Gestin del Talento Humano formulacin del objetivo
Cmo lo hago?
En este ejemplo el elemento no se puede identificar , por lo cual debe
ser ajustado as:
3. Aplicando oportuna y adecuadamente las tcnicas y normas
externas e internas de seleccin de personal.
Esta tercera parte establece lineamientos bsicos para medir la
eficiencia del proceso en trminos de oportunidad y adecuacin. Se
ajusta el objetivo del proceso.
Identificar, reclutar y seleccionar candidatos a nivel interno o externo
para proveer a los dems procesos institucionales el talento humano
idneo para el desarrollo de sus actividades , aplicando oportuna y
adecuadamente las tcnicas y normas externas o internas de
seleccin de personal

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

2. IDENTIFICAR QU INFORMACIN SE QUIERE MEDIR DE ESE

OBJETIVO
Se establecen las actividades claves para alcanzar los resultados esperados en
trminos de EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD.

Identificar aquellas actividades que demandan mayor esfuerzo o

recurso o que por su naturaleza o importancia se consideraran crticas
para el xito del objetivo identificado, actividades que se conocen como
los factores crticos de xito

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

EJEMPLO CONTINUACIN
Se identifican los factores crticos de xito
qu hago?,

para qu lo hago?,

cmo lo hago?.

Identificar, reclutar y
seleccionar candidatos a
nivel interno o externo

Proveer a los dems

procesos institucionales el
talento humano idneo
para el desarrollo de sus
actividades

Aplicando oportuna y
adecuadamente las
tcnicas y normas
externas o internas de
suministro de personal

Factores clave de xito

1.Diagnstico de
necesidades de
identificacin,
reclutamiento y seleccin

2. Idoneidad del talento

humano provedo

3. Oportunidad
4. Legalidad
5. Personal suficiente y
adecuado

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

3. IDENTIFICAR A QUIN LE SER TIL LA INFORMACIN

Los indicadores son diferente de manera sustancial en su formulacin,
dependiendo de quin sea el usuario de la informacin, por ello resulta
fundamental identificar primero quin los va a utilizar, por ejemplo:

Par medir la gestin del Talento Humano en trminos de eficacia, la

Direccin de la empresa puede requerir un indicador en funcin del
nmero de personas capacitadas, la Oficina de Gestin Humana puede
requerirlo en funcin de la desercin de los asistentes y el personal
puede requerirlo en trminos de las horas programadas.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

4. IDENTIFICAR LAS VARIABLES PARA LA MEDICIN

Definimos con que variable lo vamos a medir y la relacin de esas variables.
Tomamos uno de los factores crticos de xito y hacemos el anlisis de las
variables requeridas para su medicin.
OPORTUNIDAD: para el caso de este proceso se mide en trminos de tiempo
Primera variable identificada TIEMPO, pero no es suficiente informacin. Quiere
decir que existe un tiempo determinado para atender las solicitudes de personal
de los dems procesos y que exceder este tiempo causa perjuicio grande y por
ende un incumplimiento del objetivo.
LA VARIABLE OPORTUNIDAD, ES EL TIEMPO PARA ATENDER UNA SOLICITUD.

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

Se identifican los factores crticos de xito - VIENE
qu hago?,

para qu lo hago?,

cmo lo hago?.

Identificar, reclutar y
seleccionar candidatos a
nivel interno o externo

Proveer a los dems

procesos institucionales el
talento humano idneo
para el desarrollo de sus
actividades

Aplicando oportuna y
adecuadamente las
tcnicas y normas
externas o internas de
suministro de personal

Factores clave de xito

1.Diagnstico de
necesidades de
identificacin,
reclutamiento y seleccin

2. Idoneidad del talento

humano provedo

3. Oportunidad
4. Legalidad
5. Personal suficiente y
adecuado

Variables a medir
EFICACIA

EFECTIVIDAD

EFICIENCIA
Para medir Oportunidad:
Variable: tiempo de
atencin de una solicitud

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

5. IDENTIFICAR LOS CRITERIOS DE COMPARACIN
Se debe establecer el parmetro contra el cual se comparar la
variable, esto es la meta del objetivo, Ejemplo. El objetivo del
proceso es:
Identificar, reclutar y seleccionar candidatos a nivel interno o externo
para proveer a los dems procesos institucionales el talento humano
idneo para el desarrollo de sus actividades , aplicando oportuna y
adecuadamente las tcnicas y normas externas o internas de
seleccin de personal

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

5. IDENTIFICAR LOS CRITERIOS DE COMPARACIN
Se revisa qu la meta este asociada al objetivo
En trminos de OPORTUNIDAD, mantener el estndar de atencin de
una solicitud de personal de cualquier proceso de la empresa en 30
das calendario. (frmula del indicador).
TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN DE LA SOLICITUD EN EL
PERODO
TIEMPO ESTNDAR DE ATENCIN DE LA SOLICITUD

FORMULACIN O AJUSTE DE INDICADORES

6. IDENTIFIQUE LAS CONDICIONES PARA ADELANTAR LA
MEDICIN

Hay que estandarizar las condiciones de la medicin en trminos

de tiempos. Es conveniente precisar los responsables de la
informacin.
El indicador se debe medir anualmente por parte de la oficina de
Gestin Humana. La oficina de Planeacin utilizar la
informacin para el ajuste de la metas y objetivos del proceso y
el departamento financiero ajustar sus presupuestos.

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

PROCESO ASOCIADO: GESTIN HUMANA
FECHA DE CREACIN DEL INDICADOR:
NOMBRE DEL INDICADOR:
PERSONAL

AO

TIEMPO DE ATENCIN SOLICITUDES DE

OBJETIVO DEL INDICADOR: MEDIR LA OPORTUNIDAD CON QUE LA OFICINA

DE GESTIN HUMANA ATIENDE LAS SOLICITUDES DE PROVISIN DE
PERSONAL EN LA EMPRESA
CATEGORIZACIN DEL INDICADOR:
EFECTIVIDAD

EFICIENCIA

EFICACIA

ESPECIFIQUE EL CRITERIO POR EL CUAL CLASIFIC EL INDICADOR EN LA

CATEGORA SEALADA
El objetivo establece la oportunidad como uno de los criterios base para medir en
el resultado de la gestin cuando se atienden solicitudes.

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

PROCESO ASOCIADO: GESTIN HUMANA

CMO SE MIDE EL INDICADOR:

Tiempo promedio de atencin de la solicitud en el periodo
Tiempo estndar de atencin de la solicitud

NOMBRE DE LA VARIABLE: tiempo promedio de atencin de la solicitud en el

periodo.
FUENTE: sistema de informacin Gestin Humana
Nivel desagregacin: Procedimiento
frecuencia de medicin: Semestral

CMO SE INTERPRETA: el % mnimo del indicador es el 100%, porcentajes

menos reflejan menores niveles de eficiencia en la gestin.

MEDICIN Y EVALUACIN EN
ENTIDADES DEL ESTADO

Este nuevo estilo de gerencia utiliza el

uso eficiente de la informacin y de
herramientas
complementarias
de
seguimiento y evaluacin centradas en
resultados para la toma de decisiones.
Todo esto con el fin de mejorar la
efectividad de las polticas del
gobierno en el logro de los objetivos
de
desarrollo
acordes
con
las
necesidades de la poblacin.

MEDICIN Y EVALUACIN EN
ENTIDADES DEL ESTADO

SEGUIMIENTO: consiste en una recoleccin y

anlisis contino de informacin para tomar
decisiones durante la implementacin de una
poltica o programa con base en una
comparacin entre los resultados esperados y
el estado de avance de los mismos.
EVALUACIN: es una valoracin exhaustiva y
sistemtica de una intervencin del Estado y
sus efectos (positivos o negativos, esperados o
no) que busca determinar su relevancia,
eficiencia,
efectividad,
impacto
o
sostenibilidad .

ETAPAS DEL SEGUINMIENTO A LAS

INTERVENCIONES PBLICAS

RESULTADOS

EJECUCIN

INSUMOS

Recursos
fsicos,
humanos y
financieros

GESTIN

PRODUCTOS

Acciones
para
transformar
Los
insumos en

Bienes y
servicios
productivos
o provistos

en
productos

RESULTADOS

Efectos
inmediatos o
a corto plazo

IMPACTO

Efectos
(directos e
indirectos) a
mediano y largo
plazo

ETAPAS DEL SEGUINMIENTO A LAS

INTERVENCIONES PBLICAS

EJEMPLO: Ampliar la red de alumbrado pblico (RAP), desde la

apropiacin de recursos en el presupuesto hasta el impacto que
se espera que dicha ampliacin genere en el largo plazo.
EJECUCIN

INSUMOS

Apropiar
recursos
para la
ampliacin
de la RAP.

GESTIN

Contratar
la
ampliaci
n de la
RAP.

RESULTADOS

PRODUCTOS

Ampliar
en 22,5
kilmetro
s la RAP.

RESULTADOS

Reducir
los atracos
callejeros.

IMPACTO

Mejorar la
calidad de
vida de la
poblacin
urbana

ESTRUCTURA PROGRAMTICA DE UN
PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

POLTICA

IMPACTOS

SECTOR

RESULTADOS

PROGRAMA
PROYECTO

PRODUCTO
S
ACTIVIDADES
E INSUMOS

ESTRUCTURA DEL OBJETO DE SEGUIMIENTO

Cul es

la
accin a
realizar?

Quin es
el
objeto de la
accin?

Descripcin
de la accin?

1. Accin a realizar: verbo en infinitivo; aumentar,

disminuir,
mantener,
construir,
beneficiar,
garantizar, atender, capacitar, recuperar, asistir.
No emplear verbos que no definan la accin
especfica tales como gestionar, propender,
coadyuvar, incentivar, analizar, entre otros.

ESTRUCTURA DEL OBJETO DE SEGUIMIENTO

2.

Objeto de la accin: sustantivo en el cual

recae la accin directamente, debe
corresponder a un producto o efecto sobre
el cual se busca incidir.

Ejemplo;
reas deforestadas, malla vial,
alumbrado
pblico,
productos
agropecuarios, familias, nios, personas
afiliadas al Sisben, mujeres cabeza de
familia, personas capacitadas, ndices
delictivos, ndices de desercin entre otros.

ESTRUCTURA DEL OBJETO DE SEGUIMIENTO

3.

Descripcin de la accin: cuantificacin de

la accin, pueden variar y responder a
mltiples necesidades, ejemplo definir un
lugar especfico donde se adelanta la accin
(zona urbana, zona rural) o en que periodo
del cuatrienio se desarrollar la accin,
enunciar el nombre del programa o proyecto
a travs del cual se va a ejecutar (Plan de
gestin de residuos slidos)

EJEMPLOS DE OBJETOS DE
SEGUIMIENTO
ACCIN

SUJETO

DESCRIPCIN

Recuperar

Veinte

Hectreas de zonas deforestadas

Aumentar

En 22,5 KM.

La red de alumbrado pblico

Disminuir
Beneficiar

La poblacin descolarizada
A 7.000

personas

En un 1%
Con programas de
prevencin enfermedad

ESTRUCTURA DEL INDICADOR DE

DESEMPEO
CUL ES EL OBJETO A
CUANTIFICAR?

CUL ES LA CONDICIN
DESEADA DEL OBJETO?

HECTREAS DE ZONAS
DEFORESTADAS

RECUPERADAS

. DE RED DE ALUMBRADO
PBLICO

CONSTRUIDOS

% DE POBLACIN
DESCOLARIZADA
PERSONAS

DISMINUIDA

BENEFICIADAS CON PROGRAMAS DE PREVENCIN

ENFERMEDAD

IDENTIFICACIN DEL TIPO DE INDICADOR

TIPO
IMPACTO

RESULTADO

PRODUCTO

OBJETO DE SEGUIMIENTO
MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA
DE LA POBLACIN URBANA

REDUCIR LOS ATRACOS

CALLEJEROS

AMPLIOAR EN 22,5 KILMETROS

LAS RED DE ALUMBRADO
PBLICO

INDICADOR
NDICE DE
CALIDAD DE VIDA
URBANA

ATRACOS
CALLEJEROS
COMETIDOS

KM. DE
ALUMBRADO
PBLICO
CONSTRUIDO

MODELO EN CASCADA DE GESTIN HUMANA

Planeacin organizacional, monitorea el Plan Estratgico
Indicadores
Corporativos

Gestin Humana debe medir su aporte al plan de la organizacin

Indicadores

Indicadores
reas del
negocio

Se monitorea los procesos de los

departamentos y la gestin de
los equipos

Monitoreo del Plan de Accin a

travs de indicadores de resultado
(seguimiento,
evaluacin
del
proceso)
Indicadores de
equipos

Se monitorea los resultados y la gestin individual de

cada persona (gestin del desempeo)

Indicadores
Puestos de
trabajo

INDICADORES DE RESULTADOS
OBJETIVOS ESTRATGICOS DE GESTIN HUMANA
PRIORIDADES
ESTRATEGICAS DEL
NEGOCIO

OBJETIVOS
ESTRATGICOS

ESTRATEGIAS

INDICADORES DE
RESULTADO

OPTIMIZAR
OPERACIONES POR
MEJORAMIENTO
TECNOLGICO

DESARROLLAR
COMPETENCIAS DE
ACUERDO A LOS
OBJETIVOS

APICACIN DE
CONTROL DE CALIDAD
EN LOS PROCESOS

LOGRAR
DESARROLLOADE
COMPETENCIAS

OPORTUNIDADES DE
DESARROLLO PARA
MEJORAR LOS
RESULTADOS
INDIVIDUALES

VALOR
ECONOMICO
AGREGADO/
INVERSIN EN
CAPITAL
HUMANO

MANTENER
COMPETIVIDAD EN
LOS PRODUCTOS

ASEGURAR UNA
CULTURA DE
COMPORTAMIENTO
TICOS Y DE ALTO
DESEMPEO

ASEGURAR
COMUNICACIONES
EFECTIVAS BASADAS
EN EL RESPETO

DISMINUCIN
DE COSTOS EN
DEVOLUCIN
POR CALIDAD

MEJORAR LA ACTITUD
DE TRABAJO EN EQUIPO

INDICE
PROMEDIO DE
CLIMA
LABOAL

INCREMENTO EN LAS
VENTAS, NUEVOS
PRODUCTOS EN EL
MERCADO

PRODUCTIVIDAD
PERSONAL