EXAMEN

DE
CAJA Y
BANCOS
Dr. CPC. ADRIN FLORES KONJA

A.A.F.K

NATURALEZA DEL RUBRO

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
Representa el efectivo con que cuenta la
empresa y que se encuentra disponible en
forma inmediata.
El efectivo se integra por lo siguiente:
1. Existencia en billetes y monedas:
-

Nacional
Extranjera

2. Documentos de cobro inmediato:

-

Cheques no depositados
A.A.F.K

NATURALEZA DEL RUBRO

EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
3.

Cuentas Corrientes:
- Moneda nacional
- Moneda extranjera
4. Fondos fijos:
-

De caja chica
Para cambio

5. Otros:
-

Ingresos pendientes de depsito

Sueldos no reclamados
Cheques expedidos pendientes de
entrega
A.A.F.K

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
APLICABLES AL REGISTRO Y VALUACIN
DE LAS PARTIDAS DE EFECTIVO EN CAJA
Y BANCOS
Reglas de valuacin
Las existencias en moneda extranjera, debern
valuarse al tipo de cambio oficial vigente en la
fecha de cierre del periodo contable de la
entidad, reflejando en los resultados de
operacin, la utilidad o prdida respectiva.
Reglas de presentacin e informacin
El efectivo, por su disponibilidad, debe
mostrarse
bajo un solo rubro en el balance
general, como la primera partida del activo
circulante.
A.A.F.K
4

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
APLICABLES AL REGISTRO Y VALUACIN
DE LAS PARTIDAS DE EFECTIVO EN CAJA
Y BANCOS
Los cheques girados con anterioridad a la fecha
de cierre de operaciones que estn pendientes
de entrega a los beneficiarios, no deben
presentarse
disminuyendo
el
rengln
de
efectivo.
Cualquier restriccin a la disponibilidad del
efectivo, debe revelarse en el balance general, o
por medio de una nota a los estados financieros.

A.A.F.K

DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO,

TANTO EN EL MANEJO COMO EN SU
CONTABILIZACIN
- Falta de separacin de funciones entre Caja y
Contabilidad.
- Falta de unidad de caja.
- Falta de pliza de fianza para los empleados que
manejan efectivo.
- No se registran los ingresos en forma inmediata, ni se
depositan intactos en el banco a la brevedad posible.
- No se acostumbra como medida de seguridad pagar
con cheques sino en efectivo; es decir, no se utiliza
fondo fijo para los gastos menudos y cheques para
todos los dems.
- No se prctica arqueos de caja en forma sorpresiva,
dejndose constancia escrita de los mismos, etc.
A.A.F.K

RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO
Ingresos:
a) Cobros directamente en la caja debern estar
respaldados por copias de notas de venta o
recibos prenumerados.
b) Ingresos recabados por cobradores en base a una
relacin
que
originalmente
formula
el
departamento de cobranzas, el cobrador entregar
directamente a la caja, el efectivo recibido,
obteniendo firma del cajero de haberlo recibido.
c) Cobros efectuados por agentes viajeros. Debern
establecerse sistemas para que stos enven
peridicamente los cobros, o de ser posible, lo
depositen en la cuenta bancaria de la empresa.
d) La suma de los ingresos. Deber depositarse
diariamente en la cuenta bancaria de la compaa.
A.A.F.K

RECOMENDACIONES GENERALES DE
CONTROL INTERNO
Egresos:
a) Todos los egresos debern hacerse por medio
de cheque.
b) Los cheques debern ser nominativos.
c) La firma en los cheques deber ser
mancomunada de dos o ms funcionarios
independientes.
d) Todos
los
comprobantes
debidamente
cancelados se anexarn al cheque antes de su
firma, para que sean revisados antes de la
autorizacin.
e) Al expedir los cheques y al registrarlos, se
debe respetar la secuencia numrica.
A.A.F.K

RECOMENDACIONES GENERALES
DE CONTROL INTERNO
Fondos Fijos:
a) Debe establecerse con un importe suficiente
para las necesidades de la compaa.
b) Se utilizar solamente para cubrir pagos
menores.
c) Se debe fijar el importe mximo de los pagos.
d) Se establecer la oportunidad para los
reembolsos del mismo.
e) Los comprobantes y vales deben autorizarse
previamente a su pago.
f) La custodia del fondo fijo deber recaer en
persona distinta al cajero.
A.A.F.K

RECOMENDACIONES GENERALES
DE CONTROL INTERNO
Otros:
-

El personal que maneja el efectivo, debe

estar debidamente afianzado.
Auditora interna practicar arqueos
sorpresa en forma peridica.
Las conciliaciones bancarias debern
realizarse por personal independiente al
cajero.

A.A.F.K

10

OBJETIVOS PARA EL EXAMEN DEL

RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
Probar
la
autenticidad
y
la
existencia,
propiedad de la empresa, transacciones:
1.
2.
3.
4.
5.

6.

Grado de control interno.

Autenticidad y veracidad de los saldos.
Propiedad de la empresa.
No est sujeto a restricciones.
Moneda
extranjera,
correctamente
valuados.
Presentacin en el balance.
A.A.F.K

11

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS

Arqueos del efectivo

Inspeccin fsica del efectivo

1. Efectuar los arqueos de los diversos fondos
en forma simultnea.
2. Deber estar presente en todo momento el
custodio del efectivo.
3. Los papeles de trabajo debern indicar la
forma en que se integra el efectivo a contar,
tomado de los registros de contabilidad y
recibos o notas que controlan los ingresos
del efectivo.
4. Tambin contendrn los papeles de trabajo
las caractersticas del efectivo contado
(incluyendo vales y comprobantes)
A.A.F.K

12

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
5. Se obtendr del custodio un acta debidamente
firmado en donde se responsabilice del
resultado del arqueo
6. Cualquier diferencia deber anotarse en la
cdula respectiva.
7. Comprobar el depsito posterior del efectivo
contado.
8. Respecto al arqueo del fondo fijo, se tomar
nota de la fecha del ltimo reembolso, con el
fin de observar si los comprobantes sujetos al
arqueo, fueron pagados en fecha posterior.
9. El arqueo tendr ms efectividad, si se
practica por sorpresa.
A.A.F.K

13

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
Confirmacin
Con el fin de comprobar los saldos del efectivo
depositado
en
los
bancos,
el
procedimiento
recomendable, es solicitar directamente a las
instituciones de crdito los saldos que mantienen en
su cuenta de la empresas auditada. Al respecto, se
utiliza una forma aprobada por la Asociacin de
Banqueros en donde se solicitan todas las
operaciones y cuentas que mantiene con la empresa
(prstamos, descuentos, avales, etc.)

A.A.F.K

14

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
Conciliaciones
An cuando la formulacin de conciliaciones con
los bancos es una rutina del departamento de
contabilidad, el auditor no debe conformarse con
revisar las partidas de conciliacin y su destino
final, sino que en forma selectiva, desarrollar l
mismo la conciliacin de las cuentas de mayor
movimiento; y, al respecto, es recomendable
utilizar la llamada conciliacin de movimientos
saldos.
A.A.F.K

15

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
Anlisis selectivo del movimiento de ingresos y
egresos
Se determinar el alcance de la prueba basndose en
el grado de efectividad del control interno
establecido, aplicndose de preferencia el muestreo
estadstico y examinndose toda la documentacin,
todo tipo de operacin, de autorizacin, etc. De cada
una de las partidas a revisar.
Este procedimiento ayuda a confirmar la opinin
inicial en el control interno de la empresa y a
obtener evidencia de la correccin de las operaciones
realizadas por medio del movimiento del efectivo y
del registro en los libros auxiliares y principales.
A.A.F.K

16

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
APLICABLES AL EXAMEN DEL
RUBRO EFECTIVO EN CAJA Y
BANCOS
Otros procedimientos adicionales
1.

En la revisin de hechos posteriores, poner

atencin a aquellas operaciones que puedan
afectar al saldo de caja y bancos a la fecha del
balance.

2.

Comparar la lista de firmas autorizadas que

detall el banco, al enviar confirmacin, con los
funcionarios que presten actualmente sus
servicios a la empresa.

A.A.F.K

17

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
APLICABLES A LA PRESENTACIN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
Dado que el activo circulante
balance, se presenta en base a
disponibilidad, el efectivo en caja
bancos ser la primera partida
mismo.

A.A.F.K

en
su
y
del

18

CAJA BANCOS
MOF

ANTES

POLTICAS

NORMAS

LABORES DEL CAJERO

DIRECTIVAS SOBRE RECAUDACIN

DEPSITO INTEGRO DE LA COBRANZA

LINEA DE AUTORIDAD
SEPARACIN DE FUNCIONES
ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD

DINERO EN EFECTIVO Y/O CHEQUE

DEPSITO DEL EFECTIVO
ENDOSO INMEDIATO DE CHEQUES

REGISTRO INMEDIATO
REPORTE OPORTUNO

A.A.F.K

19

CAJA BANCOS

CONSTANCIA DE INGRESO A CAJA

NMERO DE COPIAS DESTINO Y USO

REGISTRO DE LA COBRANZA

CONTENIDO DEL REGISTRO

USO DE FORMATOS

DOCUMENTO

DURANTE
REGISTRO

A.A.F.K

20

CAJA BANCOS

DESPUES

REVISIN
INSPECCIN
VERIFICACIN

LIQUIDACIN DE COBRANZA

BOLETA DE DEPSITO

CONCILIACIONES BANCARIAS

CONTEO DEL DINERO

A.A.F.K

21

PROCEDIMIENTOS
CAJA EN EFECTIVOS Y BANCOS
1. PROPSITO

A. Establecer si todas las disponibilidades efectivamente

existen.
B. Establecer si todas las disponibilidades que debieran
existir, existen.

2. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO SOBRE CAJA:

A. Recepcin de las Cobranzas.
Etapas de un
Procedimiento
Completo
De Cobranzas

B. Registro de las cobranzas.

- En los Registros de
Cobranzas de Caja
- En las cuentas de los
clientes.

C. Depsito.
D. Conciliacin Bancaria
A.A.F.K

22

Formas de
Ocultar
Cobranzas

Medidas para
lograr un
Control Interno
adecuado
sobre
las Cobranzas

Mediante omisin de asientos.

Manipulacin de los Registros.

Manipulacin de documentos

Evasin de los procedimientos de control.

Limitar el acceso a las cobranzas al menor

nmero posible de empleados.

Dificultar en lo posible el empleo de dinero de la

empresa por los empleados.

Imponer registros de control lo antes posible y

mantenerlos al da.

Prevenir las oportunidades de ocultamiento.

Medidas de control inherentes.

A.A.F.K

23

Etapas de un
Procedimiento
Completo
De desembolso
Por medio de
cheques.

Ocultamiento
de
irregularidades
en los pagos

A. Preparacin del cheque

B. Revisin y firma de l cheque
C. Registro del pago
D. Conciliacin
Bancaria.

de

la

Cta.

Mediante manipulacin de los Registros.

Manipulacin de los documentos.

Evasin de los procedimientos de

control.

A.A.F.K

24

- Utilizar cheques o fondo

fijo a fin de hacer
responsable al pagador.

A. Dificultar los pagos para

fines personales tomando
una o ms de las
siguientes medidas.

Medidas para
Lograr un
Control Interno
Adecuado
Sobre los
pagos.

- Limitar
los
importes
totales disponibles.
- Mantener control sobre
los cheques en blanco.
- Aplicar procedimientos de
revisin que incluya firma
de cheques y preparacin
de conciliacin bancaria.

B. Dificultar el ocultamiento
de
pagos
irregulares
mediante la separacin de
tareas.

A.A.F.K

25

PUNTOS DE ATENCION
1.

ARQUEO DE CAJA

2.

OPORTUNIDAD DEL ARQUEO

3.

PRESENCIA DEL CAJERO DURANTE EL ARQUEO.

4.

HORA DE TRABAJO PARA EL ARQUEO.

5.

COBRANZAS NO DEPOSITADAS.

6.

COMPARACIN DEL ARQUEO CON EL SALDO DEL

MAYOR GENERAL.

7.

CONCILIACIN BANCARIA.

8.

CONFIRMACIN BANCARIA.

A.A.F.K

26

PUNTOS DE ATENCION
9.

EXTRACTO BANCARIO DE CORTE.

10. CONCORDANCIA DE LOS SALDOS DE CAJA Y BANCOS

CON EL MAYOR GENERAL.
11. VERIFICACIN
12. SORPRESA.
13. OTRAS PRCTICAS.

A.A.F.K

27

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CAJA
A.-

General

A-1.- Estn las funciones de Tesorera y de Caja

delimitadas de manera tal que en estas reas no se
originen medios de anotacin, ni se mantengan libros
generales de contabilidad, mayores de cuentas a
cobrar, etc., excepto los registros necesarios de los
detalles de Caja?
A-2.- Estn autorizadas por la Gerencia General las cuentas
bancarias en uso y los signatarios de las mismas?
A-3.- Les est prohibido a los autorizados para firmar
cheques que deleguen sta autorizacin en otros?
A-4.- Se notifica a los bancos inmediatamente cuando el
firmante autorizado se retira de la empresa?
A.A.F.K

28

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CAJA
A.- General
A-5.- Si esta situacin no se ha producido, se ha previsto
la misma para notificar al banco si sucediera?
A-6.- Estn todas las cuentas bancarias a nombre de la
Empresa anotadas en cuentas de control en el
mayor general o en el mayor auxiliar?
A-7.- Estn controladas las transferencias de una cuenta
de banco a otra, es decir, los cargos y crditos se
pasan a travs de una cuenta del mayor?

A.A.F.K

29

B.- EXAMEN DE LOS CHEQUES

B-1.- Estn controlados los cheques no emitidos de tal modo
que se evite que personas no autorizadas para
prepararlos tengan acceso a los mismos?
B-2.- Est prohibido firmar o refrendar cheques en blanco?
B-3.- De no ser as, se satisfacen los funcionarios
subsiguientemente mediante la inspeccin de los
cheques y de los documentos que justifican el
desembolso para ver que se han usado para los fines
pertinentes?
B-4.- Est prohibida la prctica de girar cheques al portador?
B-5.- De no ser as, se satisfacen los funcionarios de que
tales cheques han sido cambiados para reembolsar el
fondo fijo o usados para fines apropiados?
A.A.F.K

30

B.- EXAMEN DE LOS CHEQUES

B-6.- Si los cheques estn prenumerados, se mutilan los
que se echan a perder para evitar su uso subsiguiente
y se conservan para poder contabilizar las series
numricas?
B-7.- Si se usa una mquina de firmar cheques?
(1)

(2)

Estn las placas con las firmas cuando no se

usan, bajo la custodia de las personas a quienes
corresponden las firmas que estn en las
placas?
Se toma una lectura despus de cada uso de la
maquina por esa persona o un delegado suyo
para cerciorarse de que se han contabilizado
debidamente todos los cheques firmados?
A.A.F.K

31

C.- DEPSITOS
C-1.-

Se preparan papeletas de depsitos por duplicado,

se sellan por el banco y se guardan en los archivos?

C-2.-

De ser as, las compara alguna persona distinta del

cajero con los libros de ingresos de caja, por lo
menos a base de pruebas?

A.A.F.K

32

D.- CONCILIACIN DE SALDOS BANCARIOS

D-1.- Se concilian mensualmente las cuentas bancarias
por la empresa?
D-2.- Se preparan y supervisan las conciliaciones por un
empleado que no prepara o firma cheques, ni maneja
efectivo?
D-3.- Se entregan en sobre cerrado los estados de cuenta
del banco directamente a los empleados que
efectan las conciliaciones?
D-4.- Revisa un funcionario, que no sea responsable de
recibir
o
desembolsar
efectivo,
todas
las
conciliaciones e indaga sobre las partidas de
conciliacin no usuales?

A.A.F.K

33

E.- SUBSTANCIACIN DE LA CONCILIACIN

E-1.E-2.-

Se entregan directamente a persona distinta del

cajero los depsitos o cobros que el banco
devuelve cargndolos en cuenta?
Se anotan las operaciones de caja en todos los
casos en la fecha en que los cheques o efectivo:
(1)
Se recibieron?
(2)
Se desembolsaron?

A.A.F.K

34

F.- EFECTIVO EN CAJA

F-1.
F-2.
F-3.
F-4.
F-5.
F-6.
F-7.

Se mantienen los fondos de caja chica sobre la base

de un fondo fijo?
Son los custodios de los fondos fijos independientes
del cajero u otros empleados que manejan remesas
de clientes u otros ingresos?
Se ha establecido la responsabilidad primaria por
cada fondo sobre una sola persona?
Se limitan los fondos fijos a cantidades razonables
segn la necesidades de la empresa?
Estn los pagos individuales de caja chica limitados a
una cantidad mxima?
De ser as, cul es esta cantidad?
Estn los vales de caja chica firmados por la persona
que recibe el efectivo?
A.A.F.K

35

F.- EFECTIVO EN CAJA

F-8.
F-9.
F-10.
F-11.
F-12.

F-13.

Se hacen los cheques de reembolso de fondo fijo a la

orden del custodio?
Estn los adelantos a empleados, hechos del fondo fijo,
autorizados por un funcionario no relacionado con las
funciones de caja?
Se hacen estos adelantos nicamente para asuntos
regulares del negocio?
Se presentan a la persona que firma los cheques los vales
de caja chica para su inspeccin, para el giro del cheque
de reembolso?
Se utiliza el sello Pagado en los vales de caja chica que
justifican los desembolsos por, o bajo la supervisin de, la
persona que firma el cheque de reembolso para impedir su
uso irregular como justificacin de pagos ficticios o
duplicados?
Se hacen conteos peridicos independientes o pruebas de
auditora interna del fondo fijo?
A.A.F.K

36