ANLISIS Y DISEO DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

Concepto.
Alcance de la Tcnica.
Ventajas de su utilizacin.
Aplicacin de la Tcnica.
Sistemas de graficacin de cursogramas.
Caractersticas.
Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficacin
ms usuales.
Tendencias modernas para la mejora de procesos.
Metodologa de anlisis.
Manual de procedimeintos.
Elaboracin y presentacin.

INTRODUCCION
Dos conceptos de organizacin:
Organizacin como funcin o proceso.
Organizacin como el resultado de esa funcin o
proceso:
Organizacin como estructura formal.
Organizacin como estructura y sistemas administrativos.

Organizacin
administrativos

como

estructura

sistemas

Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos
relacionados entre s que sirven de base para el cumplimiento de una
funcin o actividad, acompaados con frecuencia de polticas.
2

CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesin cronolgica y secuencial
de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las
tareas que se llevan a cabo en una organizacin.
Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
generalmente secuencialmente vinculadas y su mtodo o
forma de ejecucin.
Procedimiento: que es un conjunto de operaciones
relacionadas entre s y ejecutadas en base a determinado
mtodo.

Estructura y
Procedimientos

Estructura y procedimientos administrativos son elementos

estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos

a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos transitan, a travs de

las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
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Estructura y
Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman una
actividad

actividades

afines

constituyen

una

funcin.
Un grupo de funciones afines y la gente involucrada
en su cumplimiento conforman un rgano.
Los rganos y sus relaciones formales constituyen la
estructura formal. Las estructura junto con los sistemas
administrativos componen la organizacin formal.

ALCANCE DE LA TCNICA y
VENTAJAS
Alcance:

En el campo de los procedimientos, el alcance es muy amplio, logrando

entre otras cosas: flujos de operaciones giles y constantes, evitar
exceso de burocracia, promover una eficaz delegacin, lograr unificacin.

Ventajas:

maximizacin de la eficiencia de los circuitos administrativos, para

una buena toma de decisiones.

sencillez,
claridad,
exactitud,
uniformidad
y
flexibilidad,
comunicaciones giles y precisas de los sistemas de informacin..

APLICACIN DE LA
TCNICA
Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:

Lectura extensa: complica interpretacin,
Relacin entre la informacin: dificil visin del
procedimiento en su conjunto,
Narracin subjetiva: dificulta ver omisin de informacin,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboracin sotware.
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APLICACIN DE LA
TCNICA
Diagrama
de
Procedimientos:
Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.
Definicin: es la representacin grfica de los
procesos y procedimientos de trabajo.
Pueden aplicarse para procedimientos industriales y
administrativos.
Los
procedimientos
administrativos procesan informacin, representada
en documentos o soportes de informacin.

APLICACIN DE LA
TCNICA
Ventajas
del
Procedimientos:

Diagrama

de

Aplica a cada actividad administrativa un

nombre el cual se repetir: elimina
ambigedad,
Facilita apreciacin en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretacin.

APLICACIN DE LA
TCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:
Relevar informacin o sistematizar informacin
relevada actual o vigente,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Disear propuestas de cambio propuesto,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos histricos.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN
DE CURSOGRAMAS
No existe universalidad de criterios
respecto a los sistemas de graficacin y
existe gran diversidad de lenguajes.
Todos los sistemas tienen: smbolos y un
conjunto de reglas. El smbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los
hechos
que
suceden
en
los
procedimientos.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de

Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo
industrial.

Cinco operaciones:
Operacin
Transporte o traslado
Inspeccin o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Ventajas:
Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas,
Frecuencia relativa de cada operacin,
Cantidad de pasos del trmite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.

Desventajas:
No muestra los documentos utilizados
No muestra los puestos de trabajo donde se realizan las
operaciones.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Smbolos
OPERACIN
Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin
de algn elemento en el proceso
TRANSPORTE o TRASLADO
Simboliza el movimiento de un punto a otro.
CONTROL o INSPECCIN
Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio
determinado
DEMORA o ESPERA
Simboliza las detenciones transitorias del proceso
durante las cuales no se realiza operacin alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO
Simboliza el archivo de portadores de informacin o el
almacenamiento de objetos.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Reglas de diagramacin:
Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los cdigos se
relacionan mediante lneas.

Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si

desviaciones.

Describir cada paso: breve en columna descripcin.

Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.

Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de lneas rectas.

Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles, demoras y

archivos, y tambin tiempos y distancias establecidas.

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar para la

descripcin y anlisis de problemas de procesamiento de
informacin.

Resalta la importancia de la informacin dentro de los procesos

administrativos.

Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:

Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;

Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;

Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o no;

Computar: obtener un nuevo conocimiento;

Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro

momento.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador
COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia

del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas

Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir

COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida

ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
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determinado criterio de clasificacin.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Smbolos referidos a los portadores de informacin

FORMULARIO
Todo portador de informacin sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecnica o
elctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrnico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.
(

CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en18
otra hoja.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose en
el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la

informacin.

El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a

derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni
diagonales.
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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe
formar un codo.
1

Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos

graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin.
Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior
del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del smbolo siguiente.

Nombre,
apellido
domicilio

Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro

del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del
smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin
sin portador.
20

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."

TODO

F 32/0/1

Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario
y las copias que circulan por la lnea del flujo.

F 23
RECIBO

Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el

ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

01

Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la

parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
Si se desconoce la cantidad de copias (n).

01

Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.

0: CAJA
21
1: CONTADURA

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.

Cul es el monto?

Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determina

la seleccin.
Cuando de un control ms de dos opciones.

Precio Total
Precio unitario x
cantidad

Rutina 3
Deudores

alfabtico

Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin.

Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es
necesario los pasos comprendidos.
Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin
A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.

22

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

El Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales

(IRAM) desarroll normas que regulan la representacin
grfica de los procedimientos administrativos

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SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

Smbolos
OPERACIN
Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de
informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detencin transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos
de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos
portadores de informacin.
DESTRUCCIN
Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no 24
el elemento portador de la misma.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

Smbolos

ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de accin.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE
INFORMACIN
Elemento portador de informacin que se traslada a trves
de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin.
La flecha indica el sentido de la circulacin.

TOMA DE INFORMACIN
Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
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CONECTOR
Nexo entre procedimientos o procesos.

SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

Reglas de diagramacin:

Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a

derecha.
Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una unidad
funcional.
Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas continuas,
el sentido con una flecha. Punto de encuentro de lneas puentes.
Entrada de lneas por parte superior o lateral del smbolo, salida por
parte inferior o lateral.
Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.
Generacin de informacin impresa: emisin de documentos e
informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de formulario.
Etc.
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Metodologa de Anlisis
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn, el/los
responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos utilizados.
Preguntas:
Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu se
hace?, qu sucedera si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?, por

qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia adecuadas?,....

Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese

lugar?,....

Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en ese

momento?, es correcto el orden en que se efecta?,...

Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de esa

manera?,....

27

Metodologa de Anlisis
Ese sistema de preguntas permite describir el
procedimiento, realizar su diagnstico y ver
las posibilidades de mejorarlo.
Alternativas del anlisis:
Eliminar el trabajo innecesario
Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
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Metodologa de Anlisis
Algunas deficiencias:
Nmero excesivo de etapas,
desandar lo andado,
falta de unificacin,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotacin,
elevada cantidad de documentos.
Dovey
29

Manual de Procedimientos

Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar

en forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos
y puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.

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Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de los
procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos
principales y procedimientos accesorios.

Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento,
nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha
de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en
orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe
ejecutarla, cmo, cuando y dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del
portador y las instrucciones del mtodo de llenado.
CURSOGRAMA.

31

Tendencias modernas para la

mejora de procesos
Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:
Los manuales son un instrumento de anlisis y tambin el
producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo.
No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma
evolucion hacia medios informticos, permitiendo actualizacin
permanente, y consultas interactivas del usuario.
La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de
mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad,
las normas ISO 9000 y la Reingeniera.

32

Procesos

Tendencia modernas para la mejora de procesos

CONCEPTO
1.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas

o que interactan, las cuales transforman entradas
en salidas (ISO 9000:2000).

2.

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas

o que interactan, que tienen el propsito de
agregar valor a los inputs (elementos de entrada),
transformndolos en un grupo de outputs (elementos
de salida; resultados) valiosos para un cliente.
33

Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos

Las organizaciones tradicionales se gestionan por

funciones
Las concepciones administrativas modernas indican que
la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcin
del enfoque basado en procesos

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ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO

9001:2000
Identificar los procesos
Determinar su secuencia e interaccin
Comprensin y cumplimiento de requisitos
Consideracin de procesos en trminos de
agregado de valor
Obtencin de resultados de desempeo y
eficacia
Mejora continua en base a mediciones objetivas

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CLASIFICACIN DE LOS
PROCESOS
Clasificacin
Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales:
constituyen la razn de ser de la organizacin, asociados a los
objetivos estratgicos. Generan valor para el cliente. Varan por
tipo de industria.
Ej: Ventas, Produccin.
Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que
sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son
los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
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Orientacin a procesos
Gerencia General
Direccin

Gerencia
Produccin

Comercial

Proceso Comercial

Adm. y Fin.

Departamentos
Compras

Fabricacin

Ensamblado

Envasado

Calidad

Ventas

Mking

Proceso de Produccin

Interior

Contabilidad

Finanzas

Bogot

Seccin

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

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Mapa de Procesos
Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: Qu se hace?
Procedimiento: Cmo se hace?
Proceso 1

Sub-proceso 1.1

Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1
Tarea 1.1.1.2
rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n

Sub-proceso 1.n
38

GESTIN POR PROCESOS

Toda
la
organizacin
tiene
identificados,
clasificados
e
interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los procesos que
se ejecutan .
La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos para
lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE

Optimizacin de los procesos

Simplificacin de los procesos

Mejora continua de los procesos

39

LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...
Un proceso sistemtico y continuo para
conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinin de los clientes y con
el mnimo costo de recursos.

40

MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS
1.

PAUTAS A SEGUIR:
IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas

2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos

estndar de diagramacin que permitan emplear
un lenguaje comn y realizar comparaciones;
3. ANALIZAR EL PROCESO
4. MEJORAR EL PROCESO

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DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:
Identificar y comunicar las caractersticas de los
procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medicin de los procesos.
Llevar a cabo auditoras.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa,
observando la totalidad de las actividades del proceso desde la ptica del
cliente, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de
las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE:

Ver un proceso o parte de l

Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Otros.

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Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin
empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y
documentar procesos de negocios, en forma lgica,
estructurada, y secuencial.
Utilidades:
Graficacin automtica de procesos (Flow Charts).
Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin
ampliada.
Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin.
Simulacin automtica de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos,
que permite describir los mismos en un formato , uniforme y
fcilmente actualizable
Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base)
dentro de otro proceso (proceso padre).
Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php
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