SOLUCIONES PODEROSAS SIETE

SP7

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DISTRIBUCIONES PHARMASER

Eber Ruiz
Zamora
Ing. De Sistemas
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Bodega Central
Como alimentamos nuestros
Saf?
Saf
Santa
Lucia

Saf
Sincelejo

Saf
Santa
Marta

Bodega
Bodega
Bodega
Bodega

Central 01
Alterna BA
Alto Costo
Insumos

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Saf
Murill
o

Saf
Carmen de
Bolvar

Saf
Monteria

Fuentes
Fuentes De Entrada y Salida
IT: Ingreso por Traslado
ST: Salida por Traslado
DA: Devoluciones Bodega Central
EM: Entrega De Medicamentos
IN: Ingreso Normal
FI: Ajuste De Entrada
FE: Ajuste De Salida
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Cdigo SP7

AN01KE10038
Ketoconazol 2% Susp Oral Fr * 30 Ml

AN Iniciales laboratorio
01 Genero Medicamento
01 genrico
02 Comercial
03 Insumo
04 Popular
05 Cosmticos
KE Iniciales Principio Activo
10 Forma Farmacutica
01 Tableta

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02 Comprimidos
03 Capsula
10 Suspensin
38 ampolla liquida
40 ampolla en polvo
038 Consecutivo de laboratorio

LK01AL01004

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Cdigo Familia
Carbamazepina 200 mg Tab.
BU01CA01062
LF01CA01098
LP01CA01006
Grupo De Familia
N03AF010107
Carbamazepina de 200 tab.

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Como se alimentan nuestros Saf

Saf

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o
Sa En
f
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Saf

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De
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ch
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u
s
cio

Traslado Entre Saf

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Saf

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TRASLADO O IT

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Cuando se realizan despachos de la Bodega Central, Alto Costo o BQ hacia los Saf se debe
ejercer Control de lo que se recibe. El Auxiliar debe llenar las Casillas en Blanco De la
factura de IT con la cantidad que el cuenta una vez comprobado que la descripcin y el lote
correspondan con lo recibido.
De lo Contrario debe enviar un correo a la Cuenta del
Coordinador de Inventarios con la informacin completa del Error, en el formato de errores
de despacho que cada auxiliar tiene.

Traslado entre Puntos

1.El

Auxiliar debe pedir autorizacin a la Coordinadora Regional y

enviar un correo solicitando los medicamentos.

2.Una

Vez autorizado el traslado, la Coordinadora gestiona estos

medicamentos con los Saf a su cargo.

3.El Saf que enva los medicamentos debe realizar la devolucin por

Sistemas y debe llenar el formato de devolucin Junto con los

medicamentos y todos los parmetros que este exige.

4.Los

Medicamentos y el Formato de devolucin son enviados a la

Bodega Destino y la auxiliar debe confirmarle a la persona
encargada de realizar en sistemas dicho movimiento, para que
ellas acepten la devolucin y generen la salida por traslado de la
bodega Virtual que enva los medicamentos y el ingreso por
traslado para la bodega que recibe.

5.La Auxiliar de la bodega destino debe aceptar el traslado para que

el saldo del Sistema y el Fsico se mantengan iguales.
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TRASLADO DE MEDICAMENTOS

Escribimos el
numero de la
bodega a quien
vamos
a trasladar el o
los medicamentos

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Colocamos todos los productos a

trasladar y luego damos clic en el
botn guardar

Devolucin a la Bodega Central

Las devoluciones a Bodega Central se dan por varias Circunstancias:

1.Por Errores en despacho provenientes de la Bodega Central.

2.Por Baja Rotacin, Medicamentos averiados, Sobrecarga o medicamentos
prximos a vencerse.

.Cuando

es por error en despacho proveniente de Bodega Central le

corresponde al coordinador regional de Inventarios informarle al auxiliar de
Servicios farmacutico lo que debe de hacer. debe venir resaltado el error
en la factura de Ingreso por traslado. Si el error origina devolucin el
auxiliar debe de montarla por sistemas y notificarle al Coordinador para
que este hable con el auxiliar de bodega para que la acepte. El auxiliar del
Saf debe verificar que realmente descont.

.Cuando

la devolucin es por baja rotacin, medicamentos averiados,

sobrecarga o medicamentos prximos a vencerse, el auxiliar debe llenar el
formato completo y enviar los medicamentos a Bodega Central.

.Cuando

la devolucin es por medicamentos partidos el auxiliar debe

recoger los residuos y colocarlos en una bolsa de color rojo montar la
devolucin por sistemas, llenar el formato y enviarlos a bodega Central.

.Cuando es por Sobrecarga de acuerdo a los Mximos y Mnimos debe ser

autorizada por la coordinadora Regional debido a que estos medicamentos

pueden ser trasladados a otro Saf.

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Devoluciones a la Bodega Central

Cuando

Realicen devoluciones de Medicamentos Prximos a

vencer que la bodega les envi para que lograran sacarlos y no se
pudo hacer, deben hacerle llegar al Jefe de Almacn la Carta que el
previamente les envi con los medicamentos junto con la
devolucin.

Es

importante que el auxiliar que realiza la devolucin llene de

forma correcta el formato y revise bien que el lote que coloca es el
mismo que tiene el medicamento, lo mismo la cantidad para que
esta no sea rechazada por el auxiliar de Almacn. Si el lote del
medicamento que va a enviar por devolucin no corresponde con
el lote que el saldo presenta, este debe ser corregido por el
coordinador de inventarios antes que sea devuelto por el auxiliar.

Cuando

un
auxiliar
de
servicio
farmacutico
requiere
medicamentos para su uso personal debe en primera instancia
enviar un correo al rea comercial (Jacqueline Estrada) para que
ella lo autorice y el auxiliar de inmediato debe montar la
devolucin por Sistemas para que los medicamentos le sean
facturados.
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TRASLADO DE MEDICAMENTOS
Escribimos el
motivo de la
devolucin aqu

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Colocamos todos los productos a

trasladar y luego damos clic en el
botn guardar

Devoluciones a la Bodega Central

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Revisin de Formulas y Cruces de Bases de datos

En la revisiones de Formulas y cruces de bases de datos tanto de mutual
Ser como la del Fosyga con las entregas que ustedes realizan hemos
notado un incremento en la entregas a usuarios que no estn activos en
Mutual Ser.
El procedimiento indica que se debe de Consultar tanto la Base de datos
de Mutual Ser como la de Fosyga para comprobar que el afiliado si esta
activo en Mutual ser.
Para eso Sistemas genera todos los meses la base de datos para que el
auxiliar de servicios farmacuticos la cargue en cada Saf.
Dentro de los hallazgos encontrados podemos enumerar los Siguentes:

Afiliados activos en EPS diferentes a Mutual Ser tales como , Coomeva,

Salud Total, Coosalud, SaludVida, Nueva EPS, Famisanar, Colsubsidio,
Golden Group, Caf Salud, Caprecom, Comparta.

Afiliados Fallecidos que no pertenecen a Mutual Ser.

Afiliados Fallecidos que pertencen a Mutual Ser
Afiliados retirados de Mutual Ser.
no aparecen en base de datos de Mutual ser ni Fosyga.
Afiliados que
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SOLUCIONES PODEROSAS SIETE SP7

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SOLUCIONES PODEROSAS SIETE SP7

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ENTREGA DE MEDICMENTO SP7

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ANTERIOR

F9

ENTREGA DE MEDICMENTO SP7

SIGUIENTE

CLIC

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ENTREGA DE MEDICMENTO SP7

Digitamo
s la
tarjeta
profesio
nal del
medico

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DIGITAR LOS DATOS DEL MEDICO

Digitamo
s la
tarjeta
profesio
nal del
medico

Si el usuario tiene
tratamiento
chuleamos la
casilla SI de lo
contrario la casilla

NO

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ENTREGA DE MEDICAMENTOS

SIGUIENTE

CLIC
EN

ANTERIOR

ENTREGA DE MEDICAMENTOS

NOS MUESTRA
ESTE CUADRO

F9

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HACER PEDIDO A LA BODEGA CENTRAL

SIGUIENTE

Damos clic
en la opcin
de pedidos
sugerido y
nos
mostrara el
siguiente
ANTERIOR

HACER PEDIDO A LA BODEGA CENTRAL

Diligenciamos
completamente
todos los campos
despus
de verificar que
todo quedo
bien
presionamos la

tecla F9

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ANTERIOR

Damos clic
para enviar el
pedido

VERIFICR LOS PEDIDOS QUE HAN LLEGADO

ANTERIOR

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VERIFICR LOS PEDIDOS QUE HAN LLEGADO

Despus de verific
que el pedido lleg
correcto damos cli
en el botn

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LISTA DE CHEQUEO

INICIO

Es conveniente que los Puntos de entrega tengan en cuenta la siguiente lista de chequeo:

Control de los Ingresos por Traslados cada vez que reciba despachos de Bodega o
Puntos de entrega. Verificar que en Sistemas estn aceptados aquellos traslados
recibidos.

Verificar peridicamente los saldos del Sistema con la cantidad Fsica

Enviar devoluciones por vencimiento en el tiempo estipulado.

Mantener el sincronizador trabajando.

Realizar la copia de seguridad diariamente (Backup)

Estar atentos al envo a tiempo de los informes de Fin de mes que el rea de
Inventarios Solicita.

Estar pendientes de las fechas de Vencimiento de los medicamentos y colocar en la

Zona demarcada los medicamentos con fecha prxima.
Rotacin de los medicamentos. Revisar peridicamente aquellos medicamentos que no
hayan tenido rotacin
Reportar novedades del sistema a soporte@pharmaser.com.co y copia al correo de su
coordinador de Inventarios.
Informar inmediatamente cualquier novedad con el inventario va email a su
coordinador de Inventarios.

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