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Organizao e Manuteno

Objectivo Geral
Identificar e aplicar as regras de funcionamento

do arquivo, de acordo com as tcnicas de


tratamento de informao documental.

Objectivos Especficos
Arquivo conceitos fundamentais;
Arquivo como sistema de informao;
Novas tecnologias em arquivo.

Etimologicamente, o vocbulo arquivo provm do


grego archeion que seria composto de dois
elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter
cuidado, e deu origem em latim archivum.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumao de
coisas antigas.

Os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na antiga


civilizao grega.
Nos sculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da me dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia
popular e outros documentos oficias.
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Scrates
escrevera em sua defesa pessoal, peas de squilo, sfocles e
eurpedes, etc.
Esses documentos foram conservados atravs dos tempos de tal
forma que ainda hoje se encontram preservados, j no em arquivos,
mas em instituies especficas (museus).

Em Portugal os arquivos no foram


designados sempre da mesma forma:
Monarquia: carteiras ou cartrios -

locais onde se guardavam as

cartas, ttulos, escritas, bulas pontifcias e outros documentos de


vital importncia para o reino, posteriormente denominados pelo
nome de Tombos.

O Arquivo Real Portugus, fundado por D. Fernando I, ficou


conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre
nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca.

O documento um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou


uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmao
de um acontecimento, situao ou ocorrncia.
A empresa apresenta atravs de documentos os
factos relativos sua actividade.
Os documentos constituem a memria da empresa.
Habitualmente o documento escrito, este pode
tambm ter outro suporte material alm do
papel

registo

microfilme, etc.

em

disquete,

CD,

pen,

As

empresas

tm

necessidade

de

recolher

ordenadamente os documentos que contm registos de


dados e informaes de interesse, garantindo a sua
conservao e assegurando as consultas provenientes
dos seus diversos sectores.
Essa recolha, conservao e consulta so asseguradas
pelo

ARQUIVO.

Representao de um facto ou situao;

Conservao (subsiste posteriormente ao facto que lhe deu

origem).

Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma,

o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo


pblico ou privado, em funo da sua actividade e conservado para
efeitos administrativos;
Local destinado conservao e guarda de documentos

devidamente classificados e ordenados;


Unidade

de servio administrativo especializado cuja misso

consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos.


Neste sentido o arquivo funciona como a memria organizada da
instituio que serve.

Acepes da palavra Arquivo:

- Voc vai trabalhar para o arquivo


- Coloque aquela pasta no arquivo
- Prepare o arquivo para a transferncia
- Onde est o seu arquivo

- Ordenao da documentao:
mediante a recolha, registo e
classificao dos documentos;
- Despacho: fornece os
documentos solicitados com rapidez
para os diversos servios, medida
que a documentao se vai
desactualizando;

- Conservao da documentao: no s mediante a


utilizao

de

equipamento

ficheiros,

etc.),

como

adequado

tambm,

(armrios,

proporcionando

condies ambientais ideais de forma a no se


danificarem os suportes (sob a aco da humidade,
calor e frio, incidncia dos raios solares, saturao do
ar e propagao de pragas).

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS QUANTO:


forma de organizao;
frequncia de consulta;
posio dos documentos;
s instituies que produzem os

documentos
Ao grau de informatizao.

QUANTO A FORMA DE ORGANIZAO


Centralizados nas pequenas e mdias empresas, o arquivo

encontra-se normalmente centralizado num nico sector,


comum aos vrios departamentos.
Descentralizados

Nas

grandes

empresas,

cada

sector/departamento tem um arquivo prprio, havendo ou


no duplicados ou acesso informtico da parte da
administrao/gesto.
Mistos - combinao dos dois sistemas.

QUANTO FREQUENCIA DE CONSULTA


Activos so constitudos por documentos recentes

relativos a assuntos em curso;


Semi-activos dizem respeito aos documentos com

baixo ndice de consulta, ou de consulta peridica.


Inactivos ou mortos contm documentao que por

razes de ordem fiscal, jurdica ou histrica devem


ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em
casos especiais.

QUANTO POSIO DOS DOCUMENTOS


Horizontais documentos arquivados horizontalmente,

uns a seguir aos outros, em estantes ou armrios com


prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A 4
ou em arquivos semi-activos/inactivos, uma vez que so
de difcil acesso);
Verticais documentos arquivados verticalmente uns

aps os outros, fazendo-se a ordenao da esquerda


para a direita e de cima para baixo (usa-se para
dossiers, caixas de carto, livros, vdeos, etc.);

QUANTO POSIO DOS DOCUMENTOS


Suspensos - documentao colocada em pastas ou bolsas de papel

kraft, dobrado em forma de fole, suspensas pela parte superior


em classificadores que deslizam numa estrutura metlica. As
pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);
Rotativos - os documentos so presos a um sistema que roda em

torno de um eixo (vertical ou horizontal). Pode ser combinado com


o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em
armrio prprio.

QUANTO POSIO DOS DOCUMENTOS

QUANTO S INSTITUIES QUE PRODUZEM OS


DOCUMENTOS

- Arquivos pblicos

(nacionais, distritais, municipais;


notariais, de ministrios, de escolas, de entidades
administrativas variadas so indispensveis para a
proteco da propriedade e outros direitos legais dos
cidados)

- Arquivos empresariais
- Arquivos de famlia ou privados

- Arquivos eclesisticos

QUANTO AO NIVEL INFORMATIZAO


No informatizados ou tradicionais;
Parcial ou totalmente informatizados.

A informao chega empresas veiculada de formas muito


variadas: correio normal, e-mail, fax, imagens em vdeo ou
fixas, mensagens udio, etc.
H tendncia para fazer o arquivo tradicional dos documentos
em papel e arquivo electrnico da mesma documentao. As
empresas devem encontrar a melhor soluo para esta
situao.

Interna (criado e aprovado pela empresa

segundo

as

normas

internas

documentao)

Externa (no foi criado nem aprovado

pela empresa mas necessrio para o


funcionamento da mesma)

de

Interna

Actas, processos de clientes,


memorandos, oficio, sistema
de preveno da empresa
, etc

Externa

Catlogo de fornecedores, a
norma ISO 9001, ofcios,
curriculum vitae, etc

As

Unidades Arquivsticas so um
conjunto
orgnico
de
documentos,
considerando
a
estrutura
de
um
organismo.

PRINCIPAIS UNIDADES ARQUIVSTICAS


Processo
Dossier
Coleco
Srie
Sub-Srie
Fundo
Sub-Fundo/Seco

Processo: Constitudo por um conjunto de


tipos documentais referentes a uma qualquer
aco administrativa ou judicial, sujeita a
tramitao prpria normalmente regulada.

Ex: Processo judicial

Dossiers

temticos unidade arquivstica


constituda por um conjunto de documentos
compilados com o fim de informar uma deciso
pontual.

Normalmente,so pastas constitudas por cpias de artigos


de revistas,partes de livros, reprodues de dirios da
repblica ou por estudos tcnicos que no tm
correspondncia nem andamento administrativo.

Exemplos:
- Dossier de legislao comunitria sobre
ambiente(cpias de artigos do Jornal Oficial das
Comunidades Europeias com recomendaes,
resolues e directivas sobre ambiente);
-Dossier de legislao nacional sobre ambiente
(cpias de artigos do Dirio da Repblica sobre
ambiente).

Coleco:

documentos do mesmo arquivo,


organizada para efeitos de referncia ou
conjunto de tipos documentais organizados por
tipologia,
assunto
ou
outra
qualquer
caracterstica comum.

Ex: Copiador de correspondncia expedida


Documentos de despesa (facturas, balancetes)

Existem

situaes onde a constituio de


coleces desejvel:

reas funcionais da contabilidade e pessoal


- Coleces de mapas de assiduidade
- Coleces de mapas estatsticos

Srie Unidade arquivstica constituda por


um conjunto de documentos simples ou
compostos a que, originalmente, foi dada
uma ordenao sequencial,de acordo com
um sistema de recuperao da informao.
Em princpio, os documentos de cada srie
correspondem ao exerccio de uma mesma
funo ou actividade,dentro de uma mesma
rea de actuao.

As Sries resultam da juno/agrupamento

dos processos que so idnticos entre si.

- Quando possuem uma tramitao semelhante;


- Contm os mesmos tipos de documentos;
- Servem uma mesma actividade e situam-se na
mesma rea temtica.

Ex: Uma instituio de ensino superior atribui

bolsas de estudo a estudantes economicamente


carenciados
Desenvolve aces semelhantes (atribuir bolsas)
Cada bolsa constitui um processo
O conjunto dos processos de bolsa atribudos constitui
uma srie

Sub-Srie corresponde a uma parte da srie

que se
individualiza
funcionalidade.

por

razes

de

Pode corresponder apenas a uma das etapas da


tramitao de um processo, a uma tipologia
documental ou ainda a uma documentao com
exigncias de acondicionamento prprias.
Ex: Processos de bolsa atribudos e transmitidos

Fundo Conjunto orgnico de documentos

,independentemente da sua data, forma e


suporte material, produzidos ou recebidos por
uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou
por um organismo pblico ou privado, no
exerccio da sua actividade conservados a ttulo
de prova ou informao.
a mais ampla unidade arquivstica.

Fundo
Seco
Srie
Sub-srie

Processo

Coleco

Fase de Transferncia
- Modelo de Organizao do Arquivo
- Contentorizao dos Documentos
- Inventariao
- Destruio de Documentos
-Transporte e Alojamento
Ex: Transferncia de arquivo de sucursais para
empresas me

Fase de Incorporao
Ex: arquivos de servios extintos e documentao
proveniente de funes extintas em organismos e
servios da administrao central desconcentrada da
respectiva rea

Os principais Sistemas ou Tipos de classificao utilizados


em arquivos so:
Classificao Alfabtica
Classificao Numrica
Classificao Alfa-numrica
Classificao Cronolgica
Classificao Geogrfica
Classificao Ideolgica

Classificao por ordem alfabtica


O material organizado com base no nome da pessoa ou
empresa, cujo documento registado e depois ordenado
em sequncia alfabtica.
Ex: lista telefnica.

Classificao por ordem alfabtica


Vantagens
Familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica uma
das mais tradicionais;
Simplicidade no plano de classificao (no so previstas classes
nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o
material o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa;
Elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar exacto);
Possibilidade de encontrar facilmente uma posio;
Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens
simples).

Classificao por ordem alfabtica


Desvantagens
Os critrios de ordenao do material no so inequvocos ( fcil
surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que
classificam efectuam sucessivamente a procura no sigam os mesmos
critrios);
Se o material for muito a classificao tem de ser feita por pessoas
prticas neste tipo de trabalho;
Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de
homonmia (repetio dos mesmos nomes).

Classificao por ordem alfabtica

Resumindo: a classificao por nome em ordem alfabtica


aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material
quando:
Este no muito;
As probabilidades de cometer erros de sistematizao so limitadas.

Regras para classificao por ordem alfabtica


Para que a classificao por nome em ordem alfabtica
seja eficiente tem que se seguir certas regras:
1 Os nomes individuais devem ser colocados em
ordem inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.
Ex: Barbosa, Anbal
Correia, Antnio
Correia, Joo Carlos
Correia, Paulo

Regras para classificao por ordem alfabtica


2 As partculas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du,
La, O, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiscula, so consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo
3 Os nomes compostos de um substantivo e um
adjectivo, ligados ou no por hfen, no so separados.
Ex: Castelo Branco, Srgio
Vilas Boas, Heitor

Regras para classificao por ordem alfabtica


4 Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a
regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a
ordem normal.
Ex: Santa Rita, Lus
Santo Antnio, Joaquim
5 Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou no, no so considerados na ordenao
alfabtica.
Ex: FreitasJnior, Ary
Ribeiro Neto, Henriques

Regras para classificao por ordem alfabtica


Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetizao quando servirem de elemento de distino.
Ex: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6 Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e
artigos so colocados entre parnteses depois do nome
e no so considerados na alfabetizao.
Ex: Arajo, Paulo (General)
Estado de So Paulo (O)

Regras para classificao por ordem alfabtica


7- Os nomes espanhis so registados pelo penltimo
nome que corresponde ao da famlia do pai.
Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)
Hernandes Xavier, Jos
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so
registados na ordem em que se apresentam.
Ex: Al Bem Abib

Regras para classificao por ordem alfabtica


9 Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados
como uma s palavra.
Ex: SantAna, Armindo
L-se e arquiva-se Santana
10 Os nomes das empresas devem ser registados
conforme se apresentam
Ex: lvaro Costa & C
Barbosa Sousa, Ld

Regras para classificao por ordem alfabtica


11 As expresses usadas no comrcio , como
Sociedade,
Companhia,
Empresa,
devem
ser
consideradas na alfabetizao.
Ex: Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril, Ld
12 Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se
o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Ex: ANJE
CDU

Regras para classificao por ordem alfabtica


13 Quando uma empresa ou instituio for conhecida,
alm do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o
arquivista dever adoptar pela forma de entrada que
melhor entende.
Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos
14 A correspondncia recebida de seco diviso ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nome da empresa e no pelo departamento.
Ex: ANJE Diviso de Pessoal

Regras para classificao por ordem alfabtica


15 As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas
pelo nome da empresa seguindo das regies em que se
encontram.
Ex: ANA Faro
ANA Lisboa
16 Os nomes das instituies e rgos governamentais
so considerados como se apresentam.
Ex: Banco de Portugal
Universidade do Algarve

Regras para classificao por ordem alfabtica


17 Os nomes dos rgos governamentais de pases
estrangeiros devem ser precedidos do nome do pas.
Ex: Estados Unidos The Liberty Congress
Inglaterra Red Cross
18 Os numerais que fazem parte do nome, quer no
incio, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessem escritos por extenso.
Ex: Ferragem dois irmos
Insecticida mata Sete

Regras para classificao por ordem alfabtica

Quando falamos em arquivo alfabtico,


muitas pessoas desconhecem o facto de que
h

dois

critrios

para

ordenao

alfabtica (letra por letra ou palavra por


palavra), e que ambos esto correctos.

Regras para classificao por ordem numrica


Na classificao por nome em ordem numrica o
principal elemento a considerar para a classificao
um nmero e a sua ordenao feita por ordem
sequencial crescente ou decrescente.
Nesta modalidade, a consulta indirecta, pois h a
necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar
alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a
informao foi arquivada.

Regras para classificao por ordem numrica


Vantagens
Permite a classificao de um modo indefinido;
Ao contrrio da alfabtica, possibilita a deteco
imediata da falta de um processo;
Permite um menor n de arquivamentos errados,
pois torna-se mais fcil ler nmeros do que letras;
As operaes de arquivo so mais rpidas.

Regras para classificao por ordem numrica


Desvantagens
Torna-se quase impossvel detectar um documento
quando por lapso se lanar um nmero errado de
processo.

Regras para classificao por ordem geogrfica


Na classificao por nome em ordem geogrfica o material
organizado em funo do local ou provenincia da informao.
Ex: Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no
arquivo aps a capital.
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Corrientes
Del Vale, Lus

Regras para classificao por ordem geogrfica


BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Campinas
Delgado, Carlos
Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das empresas que
mantm correspondncia com vrias filiais ou agncias em vrias
zonas e ainda para empresas de transporte de cargas e
mercadorias.

Regras para classificao por assuntos (Ideolgico)


Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm
requer um planeamento prvio alm de requisitos como:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentos que representam as actividade da mesma;
Anlise minuciosa e interpretao da documentao.

Regras para classificao por ordem cronolgica


O material ordenado, com base na data de emisso,
fabricao, aquisio, prazo, recepo, etc. de baixo
para cima.
Vantagens
Uma das mais rpidas e menos dispendiosas;
No so previstas intercalaes, mas apenas
sobreposies ou acrescentos de material novo.

Regras para classificao por ordem cronolgica


Para encontrar o material classificado por esta ordem
preciso saber a data em que foi colocado ou ento
percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema
deve ser adoptado quando:
O material a classificar limitado;
Quando possvel conhecer aproximadamente a data da
classificao;
A classificao por ordem cronolgica revela-se til
quando se tem que classificar documentos de carcter
financeiro.

Regras para classificao por ordem cronolgica


Ex: determinada factura tem de ser paga a 60 dias, este
sistema permitir inserir a cpia na data de pagamento da
factura e assim controla-se se o pagamento foi efectuado
ou no.
Ex:
a) os meses do ano
b) Quinzenais
c) Sries de 10 dias
d) semanas
Dentro de cada seco o material
alfabeticamente ou numericamente.

ordenado:

Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e


armrios correspondentes, necessrio cumprir algumas
etapas.

1. Inspeco: consiste na verificao de cada


documento no que diz respeito ao seu destino, pois
este pode ser para:
- arquivar;
- solicitar informao;
- verificar a existncia de antecedentes ( ser anexado a
outro).
2. Leitura: todos os documentos devem ser lidos
cuidadosamente, para que se analise o seu contedo e
se perceba onde vai ser arquivado. (Se j existe pasta ou
se necessrio criar uma).

3. Seleco: seleccionar o material que vai ser arquivado


daquele que j no tem qualquer utilidade para a
empresa ou instituio (cpias, comunicados sem
importncia).
4. Marcar a hora e a data de entrada de um documento,
para que no haja dvidas acerca da chegada desse
documento.
5.Classificar: determinar como ser arquivado o
documento, de acordo com o mtodo e a classificao
adoptados pela organizao.

6. Ordenao: a organizao dos documentos dentro


das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha da
forma de ordenao depende da natureza dos
documentos.
Resumindo: temos de ter em conta as seguintes fases:
recolha,
separao,
recepo,
registo,
anlise,
tratamento, registo/descrio, despacho, expedio e
arquivo.

Exemplo prtico:
Gabinete de Contabilidade Correspondncia recebida na 2 feira
05/Maio/2011: Carta de um potencial cliente a questionar sobre
preos para servios de contabilidade, Factura da Edp e Extracto
bancrio referente ao ms de Abril.
Recolha (chegada dos documentos empresa)
Separao (separar os diversos documentos)
Recepo (entrega dos documentos ao responsvel)
Registo (registar os documentos na correspondncia recebida)
Anlise/Tratamento (potencial cliente estudar a empresa em si;
factura verificar os consumos; extracto bancrio fazer a
reconciliao bancria)
Registo/descrio Elaborar carta de responta ao potencial cliente
Despacho - Enviar carta de resposta
Arquivo - Arquivar cpia da carta, factura e extracto bancrio

A Actualizao do arquivo deve ser estipulada pelo responsvel do


mesmo de forma a que esteja o mais actualizado possvel.
Deve criar-se uma rotina de arquivo que deve ser cumprido, de forma
a evitar a procura e consulta de dados inexistentes.
Deve criar-se um local prprio para colocar todos os documentos que
esto para arquivar.
Por exemplo:
Departamento Recursos Humanos: todas as 6feiras se arquivam os
documentos respeitantes aos trabalhadores, nomeadamente
contratos, justificaes de falta, etc, de forma a que os processos dos
colaboradores estejam actualizados.

Os documentos de um arquivo no se colocam


directamente em cima da estante ou nos arquivadores,
metendo-se primeiro em unidades de conservao, para
que os documentos fiquem protegidos do p e luz.

O mtodo que se escolher depender de factores como:


o tipo de negcio a que a empresa se dedica;
o tipo e o tamanho dos papis que a secretria
arquiva (correspondncia, documentos legais, projectos,
grficos ou desenhos);
quantidade de material a arquivar ou a frequncia
com que se precise do mesmo.

Entre os arquivadores e unidades de conservao


convm destacar:
Arquivadores de argolas - apropriados para arquivar a
correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estatsticas.
Quando no convm furar os documentos, podem utilizar
os modelos mais largos que permitem coloc-los em
bolsas de plstico com os lados perfurados.

Caixas - devem-se evitar as metlicas ou as de plstico


porque no permitem a transpirao dos documentos.
So

os

mais

adequados

para

guardar

pequenos

fascculos, documentos informativos, revistas, catlogos,


etc.
Convm estarem sempre cheias para que, ao serem
colocadas na estante, os documentos no fiquem
dobrados.

So excelentes para proteger os documentos do p, luz


ou do manuseamento.
A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta
no ser muito cmoda.

Pastas de mola e com badanas so apropriadas para


preparar o material que o chefe deve levar consigo para
uma reunio ou viagem. Utilizam-se para arquivar
documentos
volumosos.

informativos

que

no

sejam

muito

Pastas de pendurar costumam-se arquivar em armrios


ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para
os mesmos. Utilizam-se para documentos que no sejam
muito volumosos e permitem a ordenao alfabtica ou
por assuntos.
Deve-se anotar o assunto do seu
contedo nas janelas de plstico
que apresentam na parte lateral superior.

Tubos so adequados para


documentos de tamanho considervel.
Utilizam-se para arquivar mapas e projectos.
Envelopes e bolsas - utilizam-se em menor medida, mas
so de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem
ser de papel normal ou plstico.

Ficheiros h muitos tipos de ficheiros. H os para


pr em cima da mesa com gavetas, outros constituem
um mvel transportvel munidos de rodas. Usam-se
para arquivar a documentao que preciso ter
mo, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.

Os prazos de conservao dos documentos varia


consoante os sectores de actividade e se so empresas
pblicas ou no.
Existem

legislaes

especficas

para

os

ministrios:
Ex: Direco Geral Arquivos Min. da Cultura
Ministrio das Finanas, Autarquias,
Ministrio da Educao, etc

diversos

Quando falamos de empresas a legislao obriga todos a


arquivar a correspondncia e telegramas recebidos,
documentos que provem pagamentos e os livros da sua
escriturao mercantil, devendo conserv-los por um
perodo de dez anos.
O prazo

de arquivo e conservao de livros, registos e documentos de

suporte, est previsto no Decreto-Lei n 102/2008 de 20-06-2008, no seu


artigo 52.

Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se


adaptar s variadas condies em que opera a empresa.
Logo qualquer colaborador deve estudar um plano
prprio de arquivo comeando por apreciar os seguintes
elementos:
- os tipos de material a arquivar;
- a finalidade com que efectuado o arquivo;

- a quantidade de material a arquivar;


- as aparelhagens disponveis;
- onde se efectua o arquivo;
- quando deve ser efectuado e de quanto tempo se
dispe para cada operao;
- as futuras ampliaes previstas para o trabalho de
arquivo;

Caracteristicas do Plano de Arquivo


1 facilitar tanto quanto possvel os trabalhos que se
seguem classificao;
2 - permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima
simplicidade e rapidez;
3 determinar os critrios das categorias e a ordem de
classificao dentro de cada categoria;

Caracteristicas do Plano de Arquivo


4 indicar quais so as categorias em que deve ser
dividido o material;
5 Ter em conta as exigncias futuras e um grau
adequado de flexibilidade.

Arquivos de microfilmes utilizado nas


empresas com um considervel volume de
documentos ou informao para arquivar.
Como guardar os documentos em papel caro e exige
grandes espaos, recorreu-se como alternativa
microfilmagem, tcnica que consiste em fotografar o
documento original com uma mquina que contm um
filme de formato reduzido. Uma vez revelado o negativo,
aparece uma cpia de tamanho reduzido. As imagens
reduzidas so armazenadas em rolos de filmes ou em
transparncias.

Portugal possui legislao especfica, que autoriza as


actividades de microfilmagem no pas, estabelecendo
que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
aps a microfilmagem.

O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio.


Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridade e preservao das informaes, podendo ser
mantido em arquivos de segurana.
A microfilmagem um processo
frequentemente usado em organismos oficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros, (..).

Vantagens:
RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO

evidente que localizar um documento em microfilme,


incomparavelmente mais rpido, do que em arquivos convencionais
ou quilomtricos corredores com caixas de documentos. possvel
seleccionar um documento entre milhes em apenas alguns
segundos (em alguns casos fraces de segundos), sem ser
necessrio sair da
cadeira.
REDUO DE ESPAO
A tpica reduo de espao proporcionada pelo microfilme, de
98% ou mesmo superior. Toda a documentao de um normal
arquivo de ao com 4 gavetas, poder estar contida em to
somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma nica mo.

Vantagens:
. FCIL MANUSEIO DA INFORMAO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas
ou grandes quantidades de documentos, a imensa variedade de
formatos, tamanhos e formas desses papis. O microfilme um
agente uniformizador. Esta uma das suas mais expressivas
vantagens. No importa o tamanho ou padro original, em
microfilme ele estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o
manuseamento da informao ser muito mais prtico.
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme, variam de
aplicao para aplicao e at mesmo de empresa para empresa.
Falando genericamente, o custo em alguns casos muito inferior ao
simples custo de armazenamento do papel convencional. Um
indicador seguro de que um processo de arquivo microgrfico
econmico, o facto de os bancos serem os principais utilizadores.

Vantagens:
SEGURANA
No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura,
contra sinistros naturais ou provocados, de que o microfilme. So
inmeros os exemplos de empresas e organismos que salvaram os
seus documentos de desastres, graas ao microfilme.
. INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correcto
de qualquer documento e a funo de rearquivar um microfilme,
simplesmente rebobinar uma bobina. No existem caixas, caixotes,
pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos
esto sempre na ordem correcta.

Vantagens:
. BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO
Considerando o grande aproveitamento de espao proporcionado
pelo microfilme, resultando de uma grande concentrao de
informaes, o baixo custo de manuteno uma consequncia
quase imediata.
FCIL E RPIDA REPRODUO
Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e
economicamente duplicado.
FCIL DISSEMINAO DA INFORMAO
Inmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme
pelo baixo custo e facilidade na disseminao da informao.

Vantagens:
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no
tem limites. Informaes que hoje no so localizadas, estaro
sua disposio em microfilme, em tempos
curtssimos.
FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAO "RARA" OU
"NICA"
Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje
em Portugal graas ao microfilme.
MELHORES CONDIES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies
de trabalhos a quem tem que manusear documentao em todas as
reas. Consequentemente a empresa ganhar em produtividade e
eficcia.

Vantagens:
. DURABILIDADE
O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do
microfilme praticamente ilimitada.
.MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE
Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a
implementao de programas de microfilmagem.
PRESERVAO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que
necessitaria consumir.
INTERLIGAO COM OUTRO SISTEMA
O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de
informao.

Vantagens:
. INFORMAO

PARA TODOS
Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis
apenas para uma faixa de alto poder arquivstico, esto
hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas
escolas e universidades implantaram programas
especficos de microfilmagem.

Desvantagens:
- necessidade de se contar com um microleitor (para
ampliar);
- a no aceitao de microfilmes de documentos como
prova em procedimentos legais nos quais se exige os
originais;
- sensibilidade do microfilme o que torna imprescindvel
a obteno de microfilmes de segurana.

A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro,


estabelece as condies a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham
importncia fiscal.

Arquivo

Computadorizado

armazenar

informao na memria central do computador,


ou arquivar cpias de segurana por meio de
CD.

O disco ptico um disco que armazena e conserva a


documentao depois de previamente ter feito uma
reproduo directa e total atravs de um raio laser, que se
usa tambm para a leitura. Tem uma grande capacidade
de armazenamento.
- Cds
- DVDs

Vantagens
- Permitem armazenar grandes quantidades de
informao numa pequena poro de espao (esta
vantagem ainda mais reforada no caso dos DVDs)
- A informao gravada tem uma durabilidade superior
os suportes magnticos, visto que no destruda por
interferncias electromagnticas
- Podem ser facilmente transportados para outros
computadores

Desvantagens
-O problema da velocidade de leitura dos dados
- O problema de apagar e regravar a informao
Tipos Cds / DVDs

Carasteristicas

CD-ROM
DVD-ROM

Apenas Leitura

CD-R
DVD-R

Permite apenas uma gravao,


passando a leitura

CD-RW
DVD-RW

Regravveis

O que a micro - informtica?


Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal
Computer).
Mquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais
sofisticados trabalhos, e que se aperfeioam cada vez
mais.

Qual a utilidade da micro-informtica na na


gesto da documentao?
Reduo do espao;
Facilidade no acesso aos documentos;
Maior segurana.