Microsoft Office Excel

Avanzado 2013

ERRORES EN EXCEL
Cuando introducimos en las celdas valores requeridos para
ejecutar
una
formula
podemos
equivocarnos
y
como
resultadoobtenemos un error. Excel clasifica los errores de
acuerdo a la naturaleza de laequivocacines decir si fue por que
digitamos mal o pro q utilizamos una formula equivocada

1. Error ###### : Este error es frecuente, y sucede por dos

razones:
El valor que se introduce o el q se calcula en una celda es mas
grande q el ancho de la Columna.
Se introduce una Fecha negativa
2. Error #NOMBRE?: Aparece cuando se digita mal el nombre de
una formula o cuando la formula no existe
hay que tener en cuenta laversinque utilizas si esta en Ingles o
Espaol por este motivotambinpuede suceder este error que se
escribe el nombre en ingles utilizando unaversin en Espaol

3. Error #REF!: Este error es de referencia, cuando Excel busca

una celda que se ha utilizado y no es valida
Este error se presenta en los casos que luego de haber aplicado,
eliminamos una de las referencias que es utilizada
4. ERROR DIV/0! :Excel muestra este error cuando se Divide por 0
o cuando se divide por una celda vaca

5. ERROR #VALOR! :Este error aparece cuando le damos a la

formula un argumento diferente al q espera

6.
ERROR
#NUM!:se
produce
cuando
valoresnumricosno validos en una formula.

se

escriben

Se utiliza un argumento inaceptable donde la formula necesita un

argumentonumrico.Solucin:asegreseq
el
argumento
utilizado escrito en la formula seanumrico

Se escribe una formula q devuelve unnumerodemasiado grande

o demasiado pequeo para q Excel lo represente.Solucin:
cambie la formula para que elresultadoeste comprendido entres
-1x10e307 y 1x10e307
7. ERROR #NULO!:Cuando se especifica unainterseccin de
dosreasq no formaninterseccin.

Utilizaun operando de rango incorrecto Solucin:utilice un

operador de rango correcto para celdas contiguas q es los dos
puntos (:)

los rangos no se interceptan Solucin:Para hacer referencia a

dosreasq
no
formaninterseccinusar
eloperadordeuninejemplo utilice punto y coma (;)

8. ERROR #N/A:Cuando el valor no estadisponiblepara una formula

Causa ysolucin

faltan datos y en su lugar se coloca #N/A. solucin:escribir

datos donde se ha colocado #N/A

se da un valor inadecuado para el valor buscado BUSCARV;

BUSCARH.Solucin:verifique el valor buscado sea el correcto

Si.Error
Devuelve un valor que se especifica si una frmula se evala como un
error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula. Utilice la
funcin SIERROR para interceptar y controlar errores en una frmula.

=SI.ERROR(VALOR, VALOR_SI_ERROR)
Valor: El argumento en el que se busca un error.
Valor_si_error: El valor que se devuelve si la frmula se
evala como un error. Se evalan los tipos siguientes de
error: #N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,
#NOMBRE? o #NULO!

IMPORTACION DE DATOS

Puede utilizar Microsoft Office Excel para crear y editar

conexiones a orgenes de datos externos almacenados en un
libro o en un archivo de conexin. En el cuadro de dilogo
Conexiones del libro, puede administrar fcilmente estas
conexiones, incluida su creacin, modificacin y eliminacin.
Seguridad: Las conexiones a datos externos pueden estar
deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al
abrir un libro, deber habilitar las conexiones de datos en la
barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una
ubicacin de confianza.

Crear, editar y administrar conexiones a datos

externos
Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos
ubicaciones
diferentes.
Pueden
estar
almacenados
directamente en el libro o en un origen de datos externo, como
un archivo de texto o una base de datos. El origen de datos
externos se conecta al libro a travs de una conexin de datos,
que es un conjunto de informacin que describe cmo
localizar, iniciar una sesin, crear una consulta y tener acceso
al origen de datos externo.
Cuando se conecta a un origen de datos externos, tambin
puede realizar una operacin de actualizacin para recuperar
los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, ver
la versin ms reciente de los datos, incluidos los cambios
realizados desde la ltima actualizacin.

Crear, editar y administrar conexiones a datos

externos
La informacin de conexin se puede almacenar en el libro o
en un archivo de conexin, como un archivo de conexin de
datos de Office (.odc) o un archivo de conexin de datos
universal (.udcx). Los archivos de conexin son especialmente
tiles para compartir conexiones de forma coherente y
adems facilitan la administracin del origen de datos.
Si utiliza un archivo de conexin para conectarse a un origen
de datos, Excel copia la informacin de conexin del archivo
de conexin en el libro de Excel. Cada vez que realice alguna
modificacin en el cuadro de dilogo Propiedades de conexin,
estar editando la informacin de la conexin de datos
almacenada en el libro actual de Excel, y no la del archivo de
conexin original que puede haberse utilizado para crear la
conexin y que aparece en la propiedad Archivo de conexin

Importacin desde Texto

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con
Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede
importarlo como un rango de datos externos. Son dos los formatos
de archivo de texto que se usan habitualmente:
1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de
tabulacin (el cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente
cada campo de texto.
2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los
que el carcter de coma (,) separa normalmente cada campo de
texto.

Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los

archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser
necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de
exportacin se realizar de la manera deseada
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un
libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en
Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de ttulo de
Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre
del
archivo
(por ejemplo,
I. Haga
clicdeentexto
la pestaa
Archivo.txt
y, o
a .csv).
continuacin, haga clic en
Abrir.
Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
II. En la lista, seleccione Archivos de texto.
III. Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en
l.

Importar un archivo de texto

conectndose a l
Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de
clculo existente como un rango de datos externos
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos del archivo de texto.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en Desde
texto.
C. Busque el archivo de texto que desee
importar y haga doble clic en l.
D. Elija el tipo de archivo que describa
los datos con mayor precisin:

a. Delimitados: Le indica que los datos de cada columna estn

siendo separados por un carcter especial (coma, punto y
coma, tabulacin, etc.)
b. De ancho fijo: No existen separadores entre una columna y otra,
simplemente cada columna mide un valor determinado y cada
valor de la columna no es ms grande que el anterior.

Establezca los separadores de columnas:

Delimita
do

Establecer el formato de los datos.

De ancho
fijo

IMPORTACIN DESDE LA WEB

En el amplio mundo del internet existen una serie de paginas o sitios
web que han sido diseadas para poder visualizar informacin desde
cualquier lugar bajo un esquema de diseado que se ha basado en
Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web esta hecho con
Tablas.
Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer
datos directamente desde internet, a travs de un navegador especial
que forma parte de las herramientas del mismo; este navegador web
tiene la particularidad de visualizar todas las tablas existentes en un
sitio web a partir de check boxes que determinan el inicio de una tabla
en el sitio web.

portar datos desde un sitio web

A. Haga clic en la celda en la que desea colocar
los datos.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos
externos, haga clic en Desde Web.
C. Automticamente se abrir el navegador de
Microsoft Excel, en donde en la parte superior
deber colocar la direccin del sitio desde el
cual extraer la informacin

mportacin desde Access

Microsoft Access es parte de la suite de herramientas de Office en la
administracin de datos, diseado para la administracin de bases
de datos empresariales o personales. Al ser parte de las
herramientas de Office, es normal suponer que Excel cuente con un
enlace directo para extraer datos desde una base de datos de
Access
Importar
datos desde una base de datos
de Access
A. Haga clic en la celda en la que desea
colocar los datos.
B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos
externos, haga clic en Desde Access.
C. Busque la base de datos que desea que
desee importar y haga doble clic en l.

Seleccione la Tabla de registros con la que desee trabajar y

clic en Aceptar

En la ventana que aparece seleccione Cmo desea ver

los datos? Y el lugar donde los desea ubicar.
Posteriormente clic en Aceptar.

Microsoft Query
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos
de orgenes externos a otros programas de Microsoft Office,
especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para
recuperar datos de las bases de datos de los archivos
corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel
los datos que desee analizar. Tambin puede actualizar los
informes y resmenes de Excel automticamente de la base
de datos de origen inicial siempre que la base de datos se
actualice con informacin nueva.

Microsoft Query
Una vez establecido un origen de datos para una base de
datos determinada, lo podr utilizar siempre que desee crear
una consulta para seleccionar y recuperar los datos de esa
base de datos, sin tener que volver a escribir toda la
informacin de conexin. Query utiliza el origen de datos para
conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos
que estn disponibles. Despus de crear la consulta y devolver
los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al
libro de Excel la informacin de la consulta y de los datos de
modo que pueda volverse a conectar con la base de datos
cuando desee actualizar los datos.

Qu es una combinacin?
Una combinacin es una conexin entre dos tablas donde las
dos tablas estn combinadas segn un campo que tienen en
comn, creando una nueva tabla virtual (que se puede
guardar como una tabla real). Por ejemplo, con las dos tablas
siguientes:

Microsoft Query

Tabla de Ventas
Factura
15689
15690
15691
15692

Monto C$
4500
8900
1500
12400

Vendedor
VT8965
VT3625
VT0645
VT8965

Tabla de Empleados
Cod Empleado
FI1495
CO3256
VT8965
VT3625

Nombre
Marcela Mora
Casimiro Colon
Rubn Raudez
Zaida Zeledn

Cargo
Gerente
Financiero
Contador
Vendedor
Vendedor

Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en comn
seanFactura
iguales. Monto C$
Vendedor
Nombre
Cargo
15689
15690
15692

4500

VT8965

Rubn
Raudez
8900
VT3625
Zaida
Zeledn
12400
VT8965
Rubn
los registros de la Raudez
primera

Vendedor
Vendedor
Vendedor

Incluir todos
Tabla y solo los registros
de la segunda tabla en donde los campos en comn sean iguales.
Factura
15689

Monto C$
4500

Vendedor
VT8965

15690

8900

VT3625

15691
15692

1500
12400

VT0645
VT8965

Nombre
Rubn
Raudez
Zaida
Zeledn
Rubn
Raudez
segunda

Cargo
Vendedor
Vendedor
Vendedor

Incluir todos los registros de la

Tabla y solo los registros
de la primera tabla en donde los campos en comn sean iguales.
Factura
15689

Monto C$
4500

Vendedor
VT8965

15690

8900

VT3625

15692

12400

VT8965

FI1495

CO3256

Nombre
Rubn
Raudez
Zaida
Zeledn
Rubn
Raudez
Marcela Mora
Casimiro
Colon

Cargo
Vendedor
Vendedor
Vendedor
Gerente
Financiero
Contador

CASO: LA GRANJA
La Granja ha adquirido nuevos sistemas automatizados que le
ha permitido mejorar el manejo de su informacin, sin
embargo los nuevos usuarios sienten que no es suficiente,
puesto no pueden combinar las diferentes tablas de
informacin.
Ayude a los dueos de la granja, extrayendo un reporte de
ventas de productos, en donde se visualice:
La Categora del producto. (Grupos)
Precio de venta de los productos. (Productos)
Cantidad de productos vendidos. (Ventas. Kilos)
Nombre del producto. (Productos)
Vendedor. (Vendedor).
Las ventas de Antonio, Carmen y Federico.
Productos: Mandarina

Con los datos anteriores aplique lo siguiente:

Aplique formato condicional para cada Vendedor de
productos.
Usando matrices, calcule el monto total en $ de las
ventas de productos.
Aplique un filtro, el cual ayude a visualizar nicamente
las ventas mayores a $5,000.