AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR.

JORGE AUGUSTO CORREIA

Direo de Servios da Regio do Algarve
ES/3EB Dr. Jorge A. Correia; EB 2,3 D. Paio Peres Correia; EB1/JI Horta do Carmo; EB1/JI Conceio; EB1 Cabanas

EnsinoProfissionaldeNvelSecundrio-2015/2016

Tcnico de Secretariado 11 TSec

Mdulo 15 - Arquivo

ARQUIVO ORIGEM DOS ARQUIVOS

Etimologicamente, o vocbulo arquivo

provm do grego archeion que seria
composto de dois elementos:ARKHAIOS,
antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu
origememlatimarchivum.
Arquivo,significaria,portanto,aarrumao
decoisasantigas.

ARQUIVO ORIGEM DOS ARQUIVOS

Os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na antiga
civilizaogrega.
Nos sculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon,
templo da me dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia
populareoutrosdocumentosoficias.
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Scrates
escrevera em sua defesa pessoal, peas de squilo, sfocles e
eurpedes,etc.
Esses documentos foram conservados atravs dos tempos de tal
formaqueaindahojeseencontrampreservados,jnoemarquivos,
maseminstituiesespecficas(museus).

ARQUIVO ORIGEM DOS ARQUIVOS

Em Portugal os arquivos no foram designados sempre da
mesmaforma:
Monarquia: carteiras ou cartrios - locais onde se guardavam
ascartas,ttulos,escritas,bulaspontifciaseoutrosdocumentos
de vital importncia para o reino, posteriormente denominados
pelonomedeTombos.

O Arquivo Real Portugus, fundado por D. Fernando I, ficou

conhecidoporTorredoTomboportersidoinstaladonumatorre
nasmuralhasdoforteondeviviaoreferidomonarca.

ARQUIVO- NOO

Intendede-se por Arquivo o local onde se

ordenam, conservam e consultam os
documentos de interesse para uma
organizao ou pessoa:
Registosdecontabilidade
Correspondncia
Faturas
Cheques
Extratos
Fotografias

Para alm deste conceito geral, pode assumir

outrasdefinies:
Local destinado conservao e guarda de
documentos devidamente classificados e
ordenados;
Unidade de servio administrativo especializado
cuja misso consiste em receber, classificar,
guardareemprestardocumentos.Nestesentidoo
arquivo funciona como a memria organizada da
instituioqueserve.

ARQUIVO- NOO

Um Arquivo pode ser uma pasta, um

armrio, um estante, uma gaveta, um
dossi,etc

ARQUIVO FUNES
Recolhertodosos
documentoseproceder
corretaordenao
dosmesmos

Recolha

Conservao
Cuidado

Devemsercolocados
emlocaiscom
condiesapropriadas
naturezados
mesmos

Organizaocuidada,
umavezqueoarquivo
podeserconsultado
porqualquermembro
daempresa.

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO

Os documentos podem apresentar-se em

diferentes suportes e, de acordo com as
suas caratersticas, forma e contedo,
assim podem ser classificados de duas
formas:

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

Segurana

Apesar dos arquivos informatizados

serem mais fcil acesso, os dados
informatizadospodemficardanificados.
Arquivo Tradicional, podem danificar-se
comumincndioouinundao.

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

Complexidade

OArquivoInformatizadomaiscomplexo
e,porissomenosacessvelatodos

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

Tempodeacesso

Uma das vantagens do Arquivo

informatizadoemrelaoaotradicional
facilidade e rapidez com que podemos
localizardeterminadodocumento.

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

Edioe
Comunicao

Impossibilidade/dificuldade em editar
arquivos de papel ou enviar informaes
aoutros.NoArquivoInformatizado,fcile
rapidamente se fazem alteraes em
documentos.

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

Interao

Possibilidade de Interao com outros

sistemas (e-mail, sistema de gesto de
basededados,etc)

ARQUIVOTRADICIONAL VS ARQUIVO
INFORMATIZADO VANTAGENS E
DESVANTAGENS

EspaoFsico

O Arquivo Informatizado permite a

reduo da rea fsica destinada a essa
funo.

MTODOS E TCNICAS DE
ARQUIVO
Vodeosdocumentospenderdotipode
documentoquepretendemosarquivar.
1.Identificarosdocumentos,
2.Separ-losporcategoriaouassunto.

MTODOS E TCNICAS DE
ARQUIVO
Caratersticas:

CLASSIFICAO - MTODOS

ALFABETICAMENTE
Classificao por ordem alfabtica
O material organizado com base no nome da
pessoaouempresa,cujodocumentoregistadoe
depoisordenadoemsequnciaalfabtica.
Ex: lista telefnica.

Regras para classificao por ordem alfabtica

Paraquesejaeficientetemaclassificao por nome em
ordem alfabtica queseseguircertasregras:
1 Os nomes individuais devem ser colocados em
ordeminversa,ouseja,primeirooltimonome,depoisos
restantes na ordem em que se apresentam. Quando
houvernomesiguais,prevaleceaordemdopronome.
Ex: Barbosa,Anbal
Correia,Antnio
Correia,JooCarlos
Correia,Paulo

Regras para classificao por ordem alfabtica

Aspartculasestrangeiras(D,Da,De,Del,Des,Di,Du,La,
O, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial
maiscula, so consideradas como parte integrante do
nome.
Ex: Oliveira,CarlosSantosde
VonJohnson,Erick
VonBlun,Eduardo
3 Os nomes compostos de um substantivo e um
adjectivo,ligadosounoporhfen,nososeparados.
Ex:CasteloBranco,Srgio
VilasBoas,Heitor

Regras para classificao por ordem alfabtica

Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra
anterior,considera-seoapelidointeiroseguindoaordem
normal.
Ex:SantaRita,Lus
SantoAntnio,Joaquim
5 Os nomes que exprimem grau de parentesco,
abreviados ou no, no so considerados na ordenao
alfabtica.
Ex:FreitasJnior,Ary
RibeiroNeto,Henriques

Regras para classificao por ordem alfabtica

Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetizaoquandoserviremdeelementodedistino.
Ex:AbreuFilho,Jorge
AbreuNeto,Jorge
AbreuSobrinho,Jorge
6 Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e
artigos so colocados entre parnteses depois do nome
enosoconsideradosnaalfabetizao.
Ex:Arajo,Paulo(General)
EstadodeSoPaulo(O)

Regras para classificao por ordem alfabtica

Osnomesespanhissoregistadospelopenltimonome
quecorrespondeaodafamliadopai.
Ex:CervantesYSavedra,Miguel(de)
HernandesXavier,Jos
8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so
registadosnaordememqueseapresentam.
Ex:AlBemAbib

Regras para classificao por ordem alfabtica

Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados como
umaspalavra.
Ex:SantAna,Armindo
L-seearquiva-seSantana
10 Os nomes das empresas devem ser registados
conformeseapresentam
Ex: lvaroCosta&C
BarbosaSousa,Ld

Regras para classificao por ordem alfabtica

As expresses usadas no comrcio , como Sociedade,
Companhia, Empresa, devem ser consideradas na
alfabetizao.
Ex: CompanhiaBrasileiradeAlimentos
EditoraAbril,Ld
12 Os nomes das empresas que usam siglas com ou
sempontoentreasletras,devemseralfabetadoscomose
oconjuntodeletrasqueosformamfosseumapalavra.
Ex:ANJE
CDU

Regras para classificao por ordem alfabtica

Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm
do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o
arquivista dever adoptar pela forma de entrada que
melhorentende.
Ex:C.G.D.ouCaixaGeraldeDepsitos
14 A correspondncia recebida de seco diviso ou
departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo
nomedaempresaenopelodepartamento.
Ex: ANJEDivisodePessoal

Regras para classificao por ordem alfabtica

As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo
nome da empresa seguindo das regies em que se
encontram.
Ex:ANAFaro
ANALisboa
16 Os nomes das instituies e rgos governamentais
soconsideradoscomoseapresentam.
Ex:BancodePortugal
UniversidadedoAlgarve

Regras para classificao por ordem alfabtica

Os nomes dos rgos governamentais de pases
estrangeirosdevemserprecedidosdonomedopas.
Ex: EstadosUnidosTheLibertyCongress
InglaterraRedCross
18 Os numerais que fazem parte do nome, quer no
incio, quer no fim, devem ser considerados como se
estivessemescritosporextenso.
Ex: Ferragemdoisirmos
InsecticidamataSete

CLASSIFICAO NUMRICA
Na classificao por nome em ordem numrica o
principalelemento aconsiderar paraaclassificao
um nmero e a sua ordenao feita por ordem
sequencialcrescenteoudecrescente.
Nesta modalidade, a consulta indirecta, pois h a
necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar
alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a
informaofoiarquivada.
Exemplo de ndice

EXEMPLO
EmpresaCostaBastos
01Fornecedores
011Faturas
012Contatos
013Recibos

CLASSIFICAO GEOGRFICA
Na classificao por nome em ordem geogrfica o
material organizado em funo do local ou
proveninciadainformao.
Ex: Vriospasesnomedopas,nomedacapitalenomedos
correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras
cidadesquenoacapital,deve-seorden-losalfabeticamenteno
arquivoapsacapital.
ARGENTINA
BuenosAires
MaiaCarraro,Alcides
Corrientes
DelVale,Lus

Regras para classificao por ordem geogrfica

BRASIL
Braslia
MinistriodaEducao
Campinas
Delgado,Carlos
Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das
empresas que mantm correspondncia com vrias
filiais ou agncias em vrias zonas e ainda para
empresasdetransportedecargasemercadorias.

CLASSIFICAO IDEOLGICA
Esteumdosmtodosmaisperfeitosdearquivo,porm
requerumplaneamentoprvioalmderequisitoscomo:
Amplo conhecimento da empresa, bem como dos
documentosquerepresentamasactividadedamesma;
Anliseminuciosaeinterpretaodadocumentao.

CLASSIFICAO
CRONOLGICA

O material ordenado, com base na data de emisso,

fabricao, aquisio, prazo, recepo, etc. de baixo
paracima.
Vantagens
Umadasmaisrpidasemenosdispendiosas;
No so previstas intercalaes, mas apenas
sobreposiesouacrescentosdematerialnovo.

Regras para classificao por ordem cronolgica

Para encontrar o material classificado por esta ordem
preciso saber a data em que foi colocado ou ento
percorrertodoomaterialrecolhido.Porissoestesistema
deveseradoptadoquando:
Omaterialaclassificarlimitado;
Quandopossvelconheceraproximadamenteadatada
classificao;
A classificao por ordem cronolgica revela-se til
quando se tem que classificar documentos de carcter
financeiro.

Regras para classificao por ordem cronolgica

Ex: determinadafacturatemdeserpagaa60dias,este
sistemapermitirinseriracpianadatadepagamentoda
facturaeassimcontrola-seseopagamentofoiefectuado
ouno.
Ex:
a)osmesesdoano
b)Quinzenais
c)Sriesde10dias
d)semanas
Dentro de cada seco o material ordenado:
alfabeticamenteounumericamente.

Arquivo-NovasTecnologias
Arquivosdemicrofilmesutilizadonas
empresascomumconsidervelvolumede
documentosouinformaoparaarquivar.
Como guardar os documentos em papel caro e exige
grandes espaos, recorreu-se como alternativa
microfilmagem, tcnica que consiste em fotografar o
documento original com uma mquina que contm um
filmede formatoreduzido. Uma vez revelado onegativo,
aparece uma cpia de tamanho reduzido. As imagens
reduzidas so armazenadas em rolos de filmes ou em
transparncias.

Arquivo-NovasTecnologias
Portugal possui legislao especfica, que autoriza as
actividades de microfilmagem no pas, estabelecendo
queomicrofilmereproduzosmesmosefeitoslegaisdos
documentos originais, podendo estes serem eliminados
apsamicrofilmagem.

Arquivo-NovasTecnologias
O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio.
Enquanto, que o original tem por finalidade garantir a
integridadeepreservaodasinformaes,podendoser
mantidoemarquivosdesegurana.
Amicrofilmagemumprocesso
frequentementeusadoemorganismosoficiais,
grandes empresas comerciais ou industriais, bancos,
seguros,(..).

Arquivo-NovasTecnologias
Arquivo Computadorizado armazenar a
informao na memria central do computador,
ou arquivar cpias de segurana por meio de
CD.

Arquivo-NovasTecnologias

Odiscopticoumdiscoquearmazenaeconservaa
documentaodepoisdepreviamenteterfeitouma
reproduodirectaetotalatravsdeumraiolaser,quese
usatambmparaaleitura.Temumagrandecapacidade
dearmazenamento.
-Cds
-DVDs

Arquivo-Novastecnologias

O que a micro - informtica?

Conhecido como o microcomputador, ou PC (Personal

Computer).
Mquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais
sofisticados trabalhos, e que se aperfeioam cada vez
mais.

Qual a utilidade da micro-informtica na na

gesto da documentao?
Reduo do espao;
Facilidade no acesso aos documentos;
Maior segurana.