Manuales Administrativos

Unidad VI

Concepto de Manual
Un manual es un documento elaborado
sistemticamente que indicar las
actividades a ser cumplidas por los
miembros de un organismo y la forma en
que las mismas debers ser realizadas, ya
sea conjunta o separadamente.
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Objetivos de los manuales

Instruir al personal, acerca de aspectos tales
como: objetivos, funciones, relaciones,
polticas, procedimientos, normas, etc.
Precisar las funciones y relaciones de cada
unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y
detectar omisiones.
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Objetivos de los manuales

Coadyuvar a la ejecucin correcta de las
labores asignadas al personal, y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integracin y
orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas
funciones operacionales.
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Objetivos de los manuales

Proporcionar informacin bsica para la
planeacin e implantacin de reformas
administrativas.

Ventajas de los manuales

Es una fuente permanente de informacin
sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos
los objetivos, las polticas, los
procedimientos, las funciones, normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las
operaciones.
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Ventajas de los manuales

Aseguran continuidad y coherencia en los

procedimientos y normas a travs del

tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin
de personal.
Incrementan la coordinacin en la
realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva.
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Limitaciones
Su deficiente elaboracin provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
El costo de produccin y actualizacin
puede ser alto.
Si no se les actualiza peridicamente
pierden efectividad.
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Limitaciones
Incluye slo los aspectos formales de la
organizacin, dejando de lado los
informales, cuya vigencia e importancia es
notoria para la misma.
Muy sintticas carecen de utilidad, muy
detallados los convierten en complicados.

Importancia de los manuales

Los manuales son importantes para las
pequeas como para las medianas empresas,
ya que lo utilizan como medio para
satisfacer distintas necesidades. Son un
instrumento de control interno sobre la
actuacin de cada uno de los empleados.
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Clasificacin de los manuales

Por su contenido
Por funcin especfica
Por su mbito de aplicacin

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Clasificacin de los manuales

Por su contenido: Se refieren al contenido
del manual para cubrir una variedad de
materias. Dentro de este tipo tenemos los
siguientes manuales:
Manual de Organizacin
Manual de Historia
Manual de Polticas
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Manual de Contenido Mltiple

Manual Tcnico
Manual de Procedimientos
Manual de Adiestramiento o instructivo

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Por su funcin especfica: Esta clasificacin

se refiere a una funcin operacional
especfica a tratar.
Manual de Produccin
Manual de Ventas
Manual de Contabilidad
Manual de Personal
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 Manual de Compras
Manual de Finanzas
Manual de Crdito y Cobranza

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Por su mbito de aplicacin:

GENERAL: Se refiere a todo el organismo en
su conjunto.
Manual General de Organizacin
Manual General de Procedimientos
Manual General de Polticas

ESPECFICO: Se refiere al contenido de

informacin de una unidad orgnica

Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin

Manual Especfico de Auditora Interna
Manual Especfico de Polticas para el Personal
Manual Especfico de Procedimientos de
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Tesorera

Manuales de Historia de la
Empresa
Muchos patrones sienten que es importante
darle a los empleados informacin con
respecto a la historia de la compaa, sus
comienzos, sus logros, administracin y
posicin actuales. Esto le da al empleado
una vista introspectiva de la tradicin y
pensamiento que apoya a la empresa con la
que est asociado.
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Manuales de Historia de la
Empresa
Probablemente contribuye a una mejor
comprensin, aumenta la moral y ayuda al
empleado a sentir que pertenece, que forma
parte de la compaa.
La informacin histrica por lo comn se
incluye como parte de la presentacin a un
manual de polticas o de organizacin, o de
un manual de personal.
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Manuales de Organizacin
Exponen con detalle la estructura de la
empresa y sealan los puestos y la relacin
que existe entre ellos para el logro de sus
objetivos. Explican jerarqua, los grados de
autoridad y responsabilidad; las funciones y
actividades de los rganos de la empresa.
Generalmente contienen grficas de
organizacin, descripciones de trabajo, etc.
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Manuales de Polticas
Tambin llamados de normas. Pone por
escrito las polticas de una empresa.
Una poltica es una gua bsica para la accin;
prescribe los lmites generales dentro de los
cuales han de realizarse las actividades.
Muchas veces incluyen una declaracin de
objetivos de la empresa y otros slogans
que expresan una poltica, por ejemplo:
Ms calidad por menos dinero
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Manual de Polticas
Ahorran muchas consultas.
Por supuesto puede haber manuales de
polticas comerciales, de produccin, de
finanzas, de personal, etc., o uno sobre
polticas generales.

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Manuales de Procedimientos
Tambin llamados manuales de operacin, de
prcticas, estndar, de instruccin sobre el
trabajo, de rutinas de trabajo, de trmites y
mtodos de trabajo.
Presenta sistemas y tcnicas especficas a
seguir para lograr el trabajo de todo el
personal.
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