Manejo de formas en las

organizaciones

Manejo de formas en las

organizaciones
Es la herramienta o medio de comunicacin
escrito normalmente impreso a travs de un
instrumento de reproduccin grfica, que
por lo general contiene informacin fija
escrita y espacio para informacin variable.
En el momento en que una forma se completa
pasa a ser un documento.
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Objeto de su utilizacin
Representan el vehculo de transmisin de
datos e informacin organizacional ms
sencillo, claro y funcional, toda vez que
permiten ordenar, sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en
trminos escritos. Adems,
normativamente, cumplen con la finalidad
de constituirse en documento fuente para
efectos legales yo de consulta.
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Fuentes de informacin
Preparadas para su uso interno (control para
pedidos de papelera).
Diseadas para la presentacin de
resultados (informe a rganos de gobierno).
Producto de un consultor externo (forma
para un procedimiento).
De uso comercial comn (forma para
solicitud de empleo)
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 Elaboradas por una autoridad normativa ara uso

interno y reporte de acciones (declaraciones de
impuestos).
Requeridas por una instancia externa para su uso
exclusivo (encuesta de alguna cmara o
confederacin).
Propuestas por un fabricante de papel o diseador
profesional (formas continuas para captura de
informacin)
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Requerimientos para su uso

INTERNOS
El instrumento jurdico que las crea.
La desagregacin de funciones derivadas de
su base legal.
La determinacin de objetivos y programas.
Los sistemas que se desarrollan para apoyar
las funciones.
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 La traduccin en procedimientos, y por

ende, en operaciones de las actividades.
La definicin de estrategias.
El proceso de toma de decisiones.
EXTERNAS
Por cambios en las condiciones del entorno.
Por decisiones tendientes a la globalizacin.
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 Por pactos o convenios nacionales e

internacionales.
En atencin a demandas de clientes,
usuarios o proveedores.

Diseo
Preparacin de una forma considerando su
objetivo, tipo de informacin que
contendr, origen, mtodo de llenado,
procedimiento en el que se utilizar,
nmero de copias, usuario (s) y resultados
esperados.
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Elementos funcionales

Identificacin
Orden de los componentes
Condiciones para su llenado
Clases de formas

De lnea
De columnas
De casillas
Combinado
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 Visualizacin

Unidad
Divisin modular
Claridad
Agrupacin y jerarquizacin
Saturacin
Movimiento
Ritmo
Imagen residual
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Seleccin de Producto y
Presentacin
Hojas extras
Juegos engomados
Juegos individuales con papel carbn
intercalado
Formas continuas.

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Elementos materiales
Papel
Tintas y carbones
De presentacin

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Alternativas para su elaboracin

Offset
Mimegrafo
Tipografa
Fotograbado
Rotograbado
A mquina
Computadora
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Utilizacin
Uso normal
Cambios (Existen diversos mtodo de
implantacin de formas en caso de cambios
radicales)

Mtodo instantneo
Prueba piloto
En paralelo
Por aproximaciones sucesivas
Combinacin de mtodos
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