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Curso de Extens

LOGSTICA EMPRESARIAL

Curso de Auditor Interno


de SGI
5 Parte 26/09/2015
Prof. Ricardo Clio

ESTUDO DA NORMA NBR ISO


19011:2012
AUDITORIA

Objetivos do Curso
Parte Terica:
Entender o processo
de auditoria interna
na organizao.
Conhecer a
composio da
norma NBR ISO
19011:2012.
Compreender e
manejar os princpios
das normas
NBR ISO
19011:2012.

Parte Prtica:
Elaborar um plano de
auditoria interna.
Praticar um simulado de
auditoria interna em sistema
de Gesto Integrado - SGI.

Auditoria Viso Geral


Definies:
Norma NBR ISO 19011 - diretrizes para auditorias de
sistemas de gesto da qualidade e/ou ambiental.
Fornece orientaes sobre:
definies e princpios de auditoria;
gesto de programas de auditoria;
conduo de auditorias de SGQ e SGA;
competncia dos auditores de SGQ e SGA.

Auditoria viso geral 3.0


Definies:
sistemtico, documentado e
independente para obter evidncias de
auditoria e avali-las objetivamente para determinar
a extenso na qual os critrios de auditoria so
atendidos.
Processo

Auditado - organizao sendo auditada.


Auditor - pessoa com a competncia para conduzir
uma auditoria.

Auditoria viso Geral 3.0

Equipe de Auditoria - um ou mais auditores que realizam uma


auditoria apoiados, se necessrio por um especialista.
Competncia - demonstra atributos pessoais e capacidade de aplicar
os conhecimentos e habilidades. se mudam
Cliente da Auditoria - organizao ou pessoa que solicita uma
auditoria. a auditoria requerida pode ser iniciativa do auditado, ou
outra organizao que e tenha direitos contratual ou regulamentar
para solicitar a auditoria, tais como, organismo de certificao,
rgo regulador ou cliente.
Programa de Auditoria - conjunto de uma ou mais auditorias
planejadas para um determinado perodo de tempo ou referncias a
propsitos especficos. O programa de auditoria - inclui todas as
atividades necessrias para planejar, organizar e conduzir as
auditorias.
Plano de Auditoria a descrio das atividades e ajustes de
auditoria.

Auditoria viso Geral 3.0

Constataes de Auditoria resultados das avaliaes das evidncias


de auditoria coletadas sob um critrio de auditoria.Podem indicar
conformidade ou no-conformidade, com relao ao critrio de auditoria
ou oportunidade de melhoria.

Concluso de Auditoria resultado de uma auditoria apresentado pela


equipe de auditoria. Aps as consideraes dos objetivos da qualidade e
de todos os registros de auditoria.
Critrio de Auditoria conjunto de polticas, procedimentos ou requisitos
usados como uma referncia na qual a evidncia de auditoria
comparada.
Evidncia de Auditoria registros, apresentao de fatos ou outras
informaes, pertinentes aos critrios de auditoria (3.2) e verificveis.

Auditoria viso Geral 3.0

Especialista pessoa que prov conhecimento ou experincia


especficos para a equipe de auditoria (3.9)
NOTA 1 Conhecimento ou experincia especficos so relativos ao
processo ou atividade auditada ou idioma ou cultura para a
organizao.
NOTA 2 Um especialista no atua como um auditor (3.8) na equipe de
auditoria. [ABNT NBR ISO 9000:2005, definio 3.9.11]

Observador pessoa que acompanha a equipe de auditoria (3.9), mais


no audita. NOTA 1 Um observador no faz parte da equipe de
auditoria (3.9) e no influencia ou interfere com a realizao da
auditoria (3.1). NOTA 2 Um observador pode ser do auditado (3.7), de
um organismo regulatrio ou outra parte interessada que testemunhe a
auditoria (3.1).
Guia pessoa indicada pelo auditado (3.7) para apoiar a equipe de
auditoria (3.9).

Auditoria viso Geral 3.0


Escopo de Auditoria abrangncia e limites de uma auditoria (3.1) NOTA
O escopo de auditoria geralmente inclui uma descrio das localizaes
fsicas, unidades organizacionais, atividades e processos, bem como o
perodo de tempo coberto. [ABNT NBR ISO 9000:2005, definio 3.9.13].
Competncia capacidade para aplicar conhecimentos e habilidades para
atingir resultados pretendidos. NOTA Capacidade implica na aplicao
apropriada do comportamento pessoal durante o processo de auditoria .
Conformidade atendimento a um requisito [ABNT NBR ISO 9000:2005,
definio 3.6.1]
No-conformidade no atendimento a um requisito. [ABNT NBR ISO
9000:2005, definio 3.6.2]
Sistema de Gesto sistema para estabelecer poltica e objetivos, e para
atingir estes objetivos. NOTA: Um sistema de gesto de uma organizao
pode incluir diferentes sistemas de gesto, tais como um sistema de
gesto da qualidade, um sistema de gesto financeira ou um sistema de
gesto ambiental. [ABNT NBR ISO 9000:2005, definio 3.2.2].

Principais tipos de auditoria:


Primeira parte (auditoria interna) - realizada
internamentepodem
pela prpria
Auditorias
organizao. O auditor interno audita a prpria organizao.
ser:

Segunda parte (externa) - realizada por uma organizao interessada em


outra organizao.
Terceira parte (extrnseca) realizada por um organismo independente e
certificador,com vista certificao. Um auditor independente audita a
organizao. Auditorias que se baseiam em princpios severos:
tornam

as auditorias mais eficazes e confiveis;


fornecem informaes para melhoria certificao.
Aderncia a estes princpios um pr-requisito para:
fornecer

concluses de auditoria que sejam relevantes e suficientes;


permitem aos auditores trabalhar independentemente, e chegar a
concluses similares em circunstncias similares.

Principais tipos de auditoria:


Auditorias podem
Certificao
ser:

Processo
Produto
Contrato de cliente
Pr-auditoria
Acompanhamento
Conformidade
Auditoria combinada / conjunta.

Princpios de auditoria

4.0

conduta tica
apresentao justa;
devido cuidado profissional.
Princpios relacionados a
auditoria:
Independncia
Abordagem baseada em evidncia.

Princpios de auditoria
4.0
Princpios
a auditores
Confiana: f,relacionado
garantia, confiabilidade
e confiana.
o fundamento
do
profissionalismo
inclui:
Integridade: honestidade, pureza e franqueza.
Confidencialidade: f e confiana de que a informao revelada no
ser usada de maneira imprpria ou revelada.
Discrio: prudncia, previso e sabedoria.
praticar o cuidado necessrio considerando a importncia da tarefa e a
confiana colocada nos auditores pelo auditado;
ter a competncia necessria para atividades de auditoria atravs de
constataes de auditoria, concluses e relatrios.
obstculos significativos encontrados;
opinies divergentes no resolvidas entre o auditado e a equipe de
auditoria.

Princpios de auditoria Devido cuidado profission


Obrigao
de relatar comjusta
veracidade e exatido;
Apresentao
atividades de auditoria atravs de constataes de auditoria, concluses
e relatrios.

Independncia, os auditores devem:


ser independentes das atividades sendo auditadas;
ser livres de tendncias e conflitos de interesse;
manter como objetivo, mente aberta durante o processo de auditoria;
assegurar que as constataes e concluses de auditoria esto
baseadas somente nas evidncias de auditoria.

Princpios de auditoria
4.0
Abordagem baseada em evidncias
Mtodo racional para permitir concluses de auditoria confiveis e
reprodutveis em um processo sistemtico de auditoria.
evidncias de auditorias so verificveis;
baseadas nas amostras de informaes disponveis;
sendo a auditoria realizada em um perodo de tempo e com recursos
finitos;
uso apropriado de amostragem, contribui para a confiana que pode ser
colocada nas concluses da auditoria.

Funes do auditor
Auditor de terceira parte: cumpre o cdigo de conduta,no pode fazer
consultoria.
Auditor de primeira e segunda parte: interface com a gerncia,facilitador,
interface com cliente e auditores externos, um consultor.

Responsabilidade do Lder da Equipe de Auditoria :


Presidir a reunio inaugural;
Servir como ligao entre os membros da equipe e
os funcionrios da empresa, para garantir que haja o
entrosamento entre os membros da equipe e os
funcionrios da empresa;
Solicitar durante a realizao da auditoria, o
acompanhamento de cada membro da equipe sobre o
status do trabalho j realizado;
Revisar o roteiro com cada membro da equipe para
garantir que todas as etapas sejam realizadas
adequadamente;

Responsabilidade do Lder da Equipe de Auditoria :

Documentar e fundamentar os motivos, caso haja


necessidade de mudana de necessidade no escopo da
auditoria;
Entender o contexto e o significado de cada
descoberta relatada pela equipe;
Fornecer o acompanhamento peridico aos
funcionrio da empresa sobre os status da avaliao e
as descobertas da equipe;
Preparar o relatrio, listando todas as descobertas,
como resumido pela equipe;

Responsabilidade do Lder da Equipe de Auditoria :

Certificar - se de que todas as descobertas e o


relatrio sejam revisados por cada membro da equipe;
Revisar todas as descobertas com os funcionrios da
empresa antes da reunio de encerramento para
garantir a preciso de todas as descobertas;
Liderar a apresentao na reunio de encerramento;

Responsabilidade Ps - Auditoria :
Emitir o relatrio definitivo;
Analisar os planos de ao corretivos;
Revisar
corretivos;

periodicamente

os

planos

de

ao

Responsabilidade dos Membros da Equipe de


Auditoria :
Realizar as atribuies designadas pelo lder da equipe
durante a auditoria;
Servir de suporte para outros membros da equipe
durante a auditoria;
Relatar o progresso ao lder da equipe durante a
realizao da auditoria;
Manter os funcionrios da empresa informados sobre
as descobertas medida em que forem encontradas;
Resumir todas as suas descobertas e relat-las ao
lder da equipe antes da reunio de encerramento;

Responsabilidade dos Membros da Equipe de


Auditoria :
Certifica-se de que todas as descobertas registradas
nos seus documentos de trabalho ou notas de rea
sejam apresentadas no esquema de relatrio e que
reflitam precisamente os fatos;
Ajudar no preparo do relatrio final, relatar noconformidades crticas imediatamente;
relatar
obstculos
maiores
habilidade de comunicao eficaz.

encontrados,

ter

Prestar informaes para determinar a classificao


da auditoria da empresa, contribuir durante a reunio
final
quando questes forem
levantadas: sobre as suas
Responsabilidades
Ps - Auditoria
descobertas;
Participar da anlise dos planos de ao corretivos;

5.4 Implementando o programa de auditoria


a pessoa
que gerencia o programa de auditoria deve implementar
5.4.1 Geral
o programa atravs dos seguintes meios:

-comunicao s partes pertinentes do programa de auditoria e as


informe periodicamente do seu progresso;
-definio dos objetivos, escopo e critrios para cada auditoria
individual;
-coordenar e programar as auditorias e outras atividades
pertinentes ao programa de auditoria;
-assegurar a seleo de equipes de auditoria com a necessria
competncia;
-fornecer os recursos necessrios para as equipes de auditoria;
-assegurar a realizao de auditorias de acordo com o programa
de auditoria e dentro do perodo de tempo acordado;
-assegurar que as atividades de auditoria so registradas e estes
registros so adequadamente gerenciados e mantidos.

5.4.2 Definindo os objetivos, escopo e critrios


para
uma
auditoria
individual
Cada
auditoria
individual
deve ser
baseada nos objetivos, escopos e critrios
de auditoria documentados. Os objetivos de auditoria definem o que deve
ser acompanhado por uma auditoria individual e pode ainda incluir o
seguinte:
-determinao da abrangncia de conformidade do sistema de gesto a ser
auditado, ou parte dele, com os critrios de auditoria;
-determinao da abrangncia de conformidade das atividades, processos e
produtos com os requisitos e procedimentos do sistema de gesto;
-avaliao da capacidade do sistema de gesto para assegurar a
conformidade com requisitos legais e contratuais e outros requisitos com os
quais a organizao esteja comprometida;
avaliao da eficcia do sistema de gesto para atender aos seus objetivos
especificados;
-identificao de reas para potencial de melhoria do sistema de gesto.

5.4.2 Definindo os objetivos, escopo e critrios


A auditoria deve ser consistente com o programa e os objetivos da auditoria,
uma auditoria
individual
taispara
como localizao
fsica, unidades
organizacionais, atividades e
processos a serem auditados e perodo de tempo coberto pela auditoria.
Critrios de auditoria so referncia contra a qual a conformidade
determinada e pode incluir polticas, procedimentos, normas, requisitos
legais, requisitos de sistema de gesto, requisitos contratuais, cdigos de
conduta setoriais ou outros arranjos planejados aplicveis.
Quaisquer mudanas nos objetivos de auditoria, no escopo ou nos critrios
o programa de auditoria deve ser modificado, se necessrio.
Quando dois ou mais sistemas de gesto de diferentes disciplinas so
auditados juntos (uma auditoria combinada), importante que os objetivos,
escopo e critrios da auditoria sejam consistentes com os objetivos dos
programas de auditoria pertinentes.

-Os5.4.3
mtodos
para realizar de forma
uma auditoria,
depende dos objetivos,
Selecionando
oseficaz
mtodos
da auditoria
escopo e critrios definidos da auditoria.
-Quando duas ou mais organizaes auditoras realizam uma auditoria conjunta
do mesmo auditado, convm que as pessoas que gerenciam os diferentes
programas de auditoria, concordem com o mtodo de auditoria e considerem as
implicaes dos recursos e planejamento de auditoria. Se uma organizao
auditada opera dois ou mais sistemas de gesto de diferentes disciplinas,
auditorias combinadas podem ser includas no programa da auditoria.

5.4.4 Selecionando os membros da equipe auditora


- a necessidade de assegurar a independncia dos membros da equipe de
auditoria das atividades a serem auditadas e evitar qualquer conflito de
interesse;
-capacidade dos membros da equipe de auditoria para interagir de forma eficaz
com os representantes do auditado e para trabalharem em conjunto;
- o idioma da auditoria, e as caractersticas culturais e sociais do auditado.

5.4.4 Selecionando os membros da equipe da


-a competncia global da equipe de auditoria necessria para atingir os objetivos
auditoria
de auditoria,
levando em considerao o critrio e escopo de auditoria;
-complexidade da auditoria e se ela uma auditoria combinada ou conjunta;
-os mtodos da auditoria que foram selecionados;
-requisitos legais e contratuais e outros requisitos com os quais a organizao
esteja comprometida;
Para assegurar uma competncia global da equipe de auditoria, convm que os
seguintes passos sejam realizados:
-identificao do conhecimento e habilidades necessrios para atingir os
objetivos da auditoria;
-seleo dos membros da equipe de auditoria de tal modo que a equipe de
auditora tenha todo o conhecimento e habilidades necessrios.

Caso toda a competncia necessria no seja coberta pelos auditores da equipe


de auditoria, especialistas com competncias individuais podem ser includos na
equipe, operam sob a orientao de um auditor, porm no podem atuar como
auditores.

6 Executando uma auditoria


6.2 Iniciando a auditoria
Quando
uma auditoria iniciada, a responsabilidade para
6.2.1 Geral
conduzir a auditoria do auditor lder da equipe designado (ver
5.4.5), at que auditoria esteja concluda (ver 6.6). Para iniciar
uma auditoria convm que os passos da figura 2 sejam
considerados; entretanto, a sequencia pode variar dependendo
do auditado, do processos e das circunstncias especificas da
auditoria.

6.2.3 Determinando a viabilidade da auditoria


Convm que a viabilidade da auditoria seja determinada para
fornecer confiana razovel de que os objetivos da auditoria
podem ser atingidos. Convm que a determinao da viabilidade
leve em considerao a disponibilidade dos seguintes fatores:
-informaes suficientes e apropriadas para o planejamento e
realizao da auditoria;
-cooperao adequada do auditado;
-tempo e recursos adequados para a realizao da auditoria.
Quando a auditoria no vivel, convm que seja proposta uma
alternativa ao cliente da auditoria, em acordo com o auditado.

6.3 Preparando as atividades da auditoria


6.3.1 Realizando
a anlise
documental
na
Convm
que a documentao
pertinentecrtica
do sistema
de gesto do auditado
seja
analisada criticamente
preparao
para apara:
auditoria
-obter informaes para preparar as atividades da auditoria e os
documentos de trabalho aplicveis (ver 6.3.4), por exemplo, sobre
processos, funes;
-estabelecer uma viso da abrangncia da documentao do sistema para
detectar possveis lacunas.

Convm que a documentao inclua, quando aplicvel, registros e


documentos do sistema de gesto, bem como relatrios de auditorias
anteriores. Convm que a anlise crtica documental leve em conta o
tamanho, natureza e complexidade da organizao e do sistema de gesto
do auditado, bem como o escopo e objetivos da auditoria.

6.3.2
Preparando
o
plano
de
auditoria
Na preparao do plano da auditoria, convm que o auditor
lder esteja consciente dos seguintes pontos:
-as tcnicas apropriadas de amostragem;
-a composio da equipe auditora e sua competncia coletiva;
-os riscos para a organizao gerados pela auditoria.

Convm
que o plano de auditoria
incluade
ou auditoria
referencie o seguinte:
6.3.2 Preparando
o plano
a) os objetivos da auditoria;
b) o escopo da auditoria, incluindo identificao das unidades
organizacionais e funcionais, bem como os processos a serem
auditados;
c) os critrios de auditoria e quaisquer documentos de referncia;
d) as localizaes, datas, tempos estimados e durao das atividades
da auditoria a serem realizadas, incluindo as reunies com a direo do
auditado;
e) os mtodos de auditoria a serem usados, incluindo a abrangncia na
qual a amostragem da auditoria necessria para obter suficiente
evidencia da auditoria e propsito do plano de amostragem, se
aplicvel;
f) os papis e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria,
bem como dos guias e observadores;
g) a alocao de recursos apropriados para reas crticas da auditoria.

Convm que o plano de auditoria tambm inclua o seguinte, se apropriado:


-identificao do representante do auditado na auditoria;
- o idioma de trabalho e do relatrio da auditoria, se ele for diferente do
idioma do auditor ou do auditado ou ambos;
-os tpicos do relatrio de auditoria;
-preparativos de logstica e de comunicao, incluindo preparativos
especficos para os locais a serem auditados;
-quaisquer medidas especficas a serem tomadas para considerar o efeito
da incerteza em atingir os objetivos da auditoria;
-assuntos relacionados confidencialidade e segurana da informao;
-quaisquer aes de acompanhamento de auditorias anteriores;
-quaisquer atividades de acompanhamento para a auditoria planejada;
-coordenao com outras atividades de auditoria, no caso de auditoria
conjunta.
O plano de auditoria pode ser analisado criticamente e aceito pelo cliente da
auditoria e convm que seja apresentado para o auditado. Convm que
quaisquer objees pelo auditado sobre o plano da auditoria sejam
solucionadas entre o lder da equipe da auditoria, o auditado e o cliente da
auditoria.

6.3.4 Preparando documentos de trabalho


Convm que os membros da equipe de auditoria coletem e analisem
criticamente as informaes pertinentes s suas tarefas de auditoria e
preparem documentos de trabalho, se necessrio, para referncia e
registro de evidencia da auditoria. Tais documentos de trabalho podem
incluir o seguinte:
-listas de verificao;
-planos de amostragem de auditoria;
-formulrios para registro de informao, tais como evidncias de suporte,
constataes da auditoria e registros de reunies.

O propsito de uma reunio de abertura para:

6.4 Conduzindo as atividades de auditoria

a) confirmar o acordo de todas as partes ( por exemplo, auditado, equipe


6.4.2quanto
Conduzindo
a reunio de abertura
auditora)
ao plano de auditoria;
b) apresentar a equipe auditora,
c) assegurar que todas as atividades planejadas da auditoria podem ser
realizadas.
A reunio de abertura deve ser realizada com a direo do auditado e se
possvel com os responsveis pelas funes ou processos a serem auditados.

Convm que a reunio seja presidida pelo lder da equipe de auditoria e que os
seguintes pontos sejam considerados, se apropriado:

-apresentao dos participantes, incluindo observadores e guias e um resumo


de suas funes;
-confirmao dos objetivos, escopo e critrios da auditoria;
-confirmao do plano de auditoria e outros ajustes pertinentes com o auditado,
tais como o dia e hora da reunio de encerramento, e quaisquer reunies
intermediarias entre a equipe auditora e a direo do auditado, bem como
quaisquer mudanas de ltima hora;
-apresentao dos mtodos a serem usados para realizar auditoria, incluindo a
informao ao auditado de que a evidencia da auditoria ser baseada na
amostragem da informao disponvel;
-confirmao dos canais formais de comunicao entre a equipe da auditoria e o
auditado;
-confirmao do idioma a ser usado durante a auditoria;
-confirmao de que, durante a auditoria, o auditado ser mantido informado do
progresso da auditoria;

-confirmao de que os recursos e instalaes necessrios equipe da


auditoria esto disponveis;
-confirmao de assuntos relativos confidencialidade e segurana da
informao;
-confirmao de procedimentos pertinentes de sade, segurana no
trabalho, emergncia e segurana fsica para a equipe da auditoria;
-informao sobre o mtodo de relatar as constataes de auditoria
incluindo as classificaes, se existirem;
-informaes sobre condies nas quais a auditoria pode ser encerrada;
- informaes sobre a reunio de encerramento;
-informaes sobre como tratar as possveis constataes encontradas
durante a auditoria;
-informaes sobre qualquer sistema para retroalimentao do auditado
sobre as constataes ou concluses da auditoria, incluindo reclamaes
ou apelaes.

6.4.3 Executando
a criticamente
anlise crtica
Documentao
analisada
para: da

documentao durante a realizao da auditoria

-determinar conformidade do sistema, tanto quanto


documentado, com os critrios da auditoria;
-obter informaes para apoiar as atividades da auditoria.
Durante a auditoria, pode ser necessrio fazer acordos formais
para comunicao com a equipe da auditoria, como tambm
com o auditado, o cliente da auditoria e, potencialmente, com
entidades externas (por exemplo, rgos regulatrios)
especialmente onde requisitos legais exijam relatrios
mandatrios de no conformidades.

Durante
a auditoria, pode durante
ser necessrio
fazer acordos formais
6.4.4 Comunicao
a auditoria
para comunicao com a equipe da auditoria, como tambm
com o auditado, o cliente da auditoria e, potencialmente, com
entidades externas (por exemplo, rgos regulatrios)
especialmente onde requisitos legais exijam relatrios
mandatrios de no conformidades.
A equipe de auditoria deve se comunicar periodicamente para
trocar informaes, avaliar o progresso da auditoria, e
redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria,
conforme necessrio. O lder da equipe de auditoria
periodicamente comunica o progresso da auditoria e quaisquer
questes ao auditado e ao cliente da auditoria, como
apropriado.

Guias e observadores podem acompanhar a equipe de auditoria


6.4.5 Atribuindo
papisoueinterfiram
responsabilidades
dos
contanto
que no influenciem
na realizao da
guias suas
e observadores
auditoria,
responsabilidades incluem o seguinte:
a) apoiar os auditores na identificao de pessoas para participar
das entrevistas e confirmar os horrios;
b) providenciar acesso a locais especficos do auditado;
c) assegurar que regras relativas a segurana no local e
procedimentos de segurana, sejam conhecidos e respeitados
pelos membros da equipe auditora e observadores.
O papel do guia pode tambm incluir o seguinte:
- testemunhar a auditoria em nome do auditado;
- fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informaes.

As informaes pertinentes aos objetivos, escopo e critrios da


auditoria,
incluindo informaes
relativas
s interfaces entre
6.4.6 Coletando
e verificando
informaes
funes, atividades e processos,devem ser coletadas por meio
de amostragem apropriada e verificadas.Somente informao
que sejam verificveis devem ser aceitas como evidncias de
auditoria.

6.4.7 Gerando constataes de auditoria


As evidncias de auditoria devem ser avaliadas de acordo com
os critrios de auditoria a fim de determinar as constataes da

Coleta de informaes para definir as concluses


Fontes de informao

Anlise crtica
Coletar atravs de
amostragem
apropriada
Evidncia de Auditoria

Concluses de
auditoria

Avaliar contra critrio


de auditoria
Constatao de
Auditoria
40

A equipe da auditoria deve se comunicar antes da reunio de encerramento,


para:
6.4.8 Preparando as concluses da auditoria
a) analisar criticamente as constataes da auditoria e quaisquer outras
informaes apropriadas coletadas durante a auditoria, de acordo com os
seus objetivos;
b) acordar quanto s concluses da auditoria, levando em conta a incerteza
inerente ao processo de auditoria;
c) preparar recomendaes, se especificado pelo plano de auditoria;
d) discutir sobre a auditoria de acompanhamento, se aplicvel.

6.4.9 Conduzindo a reunio de encerramento


Realizada pelo lder da equipe da auditoria, para apresentar as constataes
e concluses da auditoria e alertar o auditado sobre situaes encontradas
durante a auditoria, que podem diminuir a confiana colocada nas
concluses da auditoria. A reunio pode ser formal ou informal

Se apropriado, convm que os seguintes pontos sejam explicados ao


auditado
reunio de encerramento:
6.4.9naConduzindo
a reunio de encerramento
-advertir que a evidncia da auditoria coletada foi baseada na amostragem
das informaes disponveis;
-o mtodo de relato;
-o processo de manuseio das constataes da auditoria e possveis
consequncias;
-apresentao das concluses e constataes da auditoria de tal modo que
elas sejam conhecidas e entendidas pela direo do auditado;
-quaisquer atividades relativas ps-auditoria (por exemplo, implementao
de aes corretivas, tratamento de reclamaes de auditoria, processo de
apelao)
Convm que quaisquer opinies divergentes relativas s concluses ou
constataes da auditoria entre a equipe da auditoria e o auditado sejam
discutidas e, se possvel, resolvidas. Se especificado pelos objetivos da
auditoria, podem ser apresentadas recomendaes para melhorias. Convm
que seja enfatizado que as recomendaes no so obrigatrias.

6.5 Preparando e distribuindo o relatrio de


O lder de equipe da auditoria relata os resultados da auditoria de acordo com
auditoria
os procedimentos do programa de auditoria atravs de relatrio de auditoria
Preparando
o relatrio
de auditoria
que6.5.1
fornea
um registro completo,
preciso, conciso
e claro da auditoria, e que
inclua ou se refira ao seguinte:
a) os objetivos da auditoria;
b) o escopo da auditoria, particularmente a identificao das unidades
organizacionais e funcionais ou os processos auditados;
c) identificao do cliente da auditoria;
d) identificao da equipe da auditoria e dos participantes do auditado na
auditoria;
e) as datas e locais onde as atividades da auditoria foram realizadas;
f) os critrios da auditoria;
g) as constataes da auditoria e as evidncias relacionadas;
h) as concluses da auditoria;
i) uma declarao sobre o grau no qual os critrios de auditoria foram
atendidos.

O relatrio da auditoria tambm pode incluir ou pode se referir ao seguinte, se


apropriado:
-o plano de auditoria incluindo a programao;
-um resumo do processo de auditoria incluindo obstculos encontrados que
possam diminuir a confiabilidade das concluses da auditoria;
-a confirmao de que os objetivos da auditoria foram atendidos dentro do
escopo da auditoria e de acordo com o plano de auditoria;
-quaisquer reas dentro do escopo da auditoria no cobertas;
-um resumo cobrindo as concluses da auditoria e as principais constataes
da auditoria que os suportam;
-quaisquer opinies divergentes e no resolvidas entre a equipe da auditoria e
o auditado;
-oportunidades para melhoria, se especificado do plano de auditoria;
-boas prticas identificadas;
-o plano de ao de acompanhamento negociado, se existir;
-uma declarao da natureza confidencial dos contedos;
-quaisquer implicaes para o programa da auditoria ou auditorias
subseqentes.

6.5.2 Distribuindo
o auditoria
relatrio
daemitido
auditoria
Convm
que o relatrio da
seja
dentro de um
perodo de tempo acordado. Se ele estiver atrasado, convm que
as razes sejam comunicadas ao auditado e a pessoa que
gerencia o programa de auditoria. Convm que o relatrio da
auditoria seja datado, analisado criticamente e aprovado conforme
apropriado, de acordo com os procedimentos do programa de
auditoria. Convm que o relatrio de auditoria seja, ento,
distribudo s pessoas conforme definido nos procedimentos de
auditoria ou no plano de auditoria.

A auditoria est concluda quando todas as atividades


6.6 Concluindo
a auditoria
planejadas
da auditoria
forem realizadas, ou de outra
forma acordadas com o cliente da auditoria (por
exemplo, pode haver uma situao no esperada que
impea a auditoria de ser concluda de acordo com o
plano).

As concluses da auditoria podem, dependendo dos


6.7 Conduzindo aes de acompanhamento da
objetivos da auditoria, indicar a necessidade para as
auditoria ou aes corretivas, preventivas ou de
correes
melhoria. Se apropriado, convm que o auditado
mantenha a pessoa que gerencia o programa de
auditoria e a equipe auditora informada da situao
dessas aes. Convm que sejam verificadas a
completeza e a eficcia das aes. Esta verificao pode

Conduzindo o acompanhamento
concluses de auditoria podem requerer aes
corretivas, preventivas ou de melhoria;
o auditado decide e executa essas aes dentro do prazo
combinado, essas aes no so parte da auditoria;
o auditado deve manter o cliente informado da situao
dessas aes.
membros da equipe de auditoria devem verificar a
eficcia das aes tomadas. Esta verificao pode ser
parte de uma auditoria subseqente;
manter independncia em atividades de auditoria
subsequentes.

47

Conduzindo o acompanhamento (cont.)


(
o auditado recebe o registro de no-conformidade;
o auditado prepara um plano de ao corretiva;
o auditado submete o plano de auditoria
organizao auditora;
a organizao auditora avalia e aprova o plano;
o auditado implementa o plano de ao corretiva
aprovado.
o auditor verifica a implementao do plano e sua
eficcia.
48

7.2.5 Lderes de equipe de auditoria

Convm que um lder de equipe de auditoria tenha adquirido


experincia adicional em auditoria para desenvolver o
conhecimento e habilidades descritos em 7.2.3. Convm que essa
experincia adicional tenha sido adquirida pelo trabalho sob a
direo e orientao de um lder da equipe auditora diferente.

7.3 Estabelecendo critrios para avaliao do


auditor
Convm que o critrio seja qualitativo (tais como ter
demonstrado comportamento pessoal, conhecimento ou
desempenho de habilidades, seja em treinamento ou em local
de trabalho) e quantitativo (tais como anos de experincia de
trabalho e educao, nmero de auditorias realizadas, horas
de treinamento de auditoria).

DICAS DE AUDITORIA
RESPONSABILIDADES DO AUDITOR
-

apoiar o lder da equipe;


estar preparado;
participar das reunies de abertura e fechamento;
executar tarefas designadas;
seguir o programa e o escopo da auditoria.

documentar e dar suporte a todas as constataes;


manter o auditado informado;
preservar todos os documentos;
manter a confidencialidade;
ser objetivo e tico;
verificar aes corretivas se necessrio.

50

DICAS DE AUDITORIA
BENEFCIOS DA LISTA DE VERIFICAO:
. manter claros o escopo e objetivos da auditoria;
. providenciar evidncias do planejamento da auditoria;
. manter o ritmo e continuidade da auditoria;
. reduzir as tendncias do auditor;
. providenciar espao para as notas de auditoria;
. identificar a evidncia esperada.

DESVANTAGENS DA LISTA DE VERIFICAO:


.

tendem a perder valor quando so apenas do tipo lista de checagem ou


tick list, ou quando so questionrios.

listas de verificao podem direcionar a uma rgida aderncia a


perguntas planejadas.
51

DICAS DE AUDITORIA
ENTREVISTA
-

pessoal que verifica, gerencia e executa atividades;


ter certeza de que as pessoas so responsveis pelas atividades auditadas;
ouvir cuidadosamente as respostas.

OBSERVAR:
-

identificao, condies, processos, equipamentos, atividades, ambiente e pessoas.

TCNICAS PARA OBTER EVIDNCIAS DE AUDITORIA:


Analisar criticamente documentos que descrevam:
-

atividades, planos, especificaes, critrios, controles, inspees e


testes.
analisar de forma crtica documentos e registros da qualidade para
evidenciar conformidade com a documentao preparada.

52

DICAS DE AUDITORIA
AMOSTRAGEM DA AUDITORIA
-

deve representar a atividade auditada;


o auditor deve determinar o tamanho;
o tamanho da amostra deve ser baseado no tamanho da organizao, escopo da
auditoria, resultados de auditorias anteriores e da natureza do processo que est
sendo auditado;
amostragem sem no-conformidade no sinnimo de ausncia de noconformidade no sistema.
DEFINIO DA NO-CONFORMIDADE
no atendimento a um requisito especificado:

que no est sendo feito, que est sendo feito parcialmente, que est sendo feito de
maneira incorreta.
requisitos especificados: condies do contrato do cliente, norma de gesto,sistema
de gesto da qualidade, requisitos estaturios e legais.
53

DICAS DE AUDITORIA
COMUNICAO DURANTE A AUDITORIA

dependendo da complexidade e do escopo, o auditor deve comunicar-se:


periodicamente com a equipe auditora;
relatar o progresso e assuntos importantes ao auditor ou aao cliente;
sem surpresas, o cliente e o auditado devem analisam criticamente e aprovar
qualquer mudana no escopo ou objetivos ao longo do progresso da auditoria local.
COMUNICAO E HABILIDADES INTERPESSOAIS

deixe o auditado a vontade;


faa perguntas curtas e oua;
procure uma atitude correta, observe o tom de voz, linguagem corporal e expresses
faciais;
sorria e mantenha o contato do tipo olhos nos olhos;
evite interromper a auditoria com comentrios concordando ou discordando.

54

DICAS DE AUDITORIA
COMUNICAO E HABILIDADES INTERPESSOAIS(CONT.)
-

demonstre interesse;
procure agir com tato e educao;
demomstre pacincia e entendimento;
sempre falar por favor e obrigado;
nunca diga que voce est entendendo;
pergunte sempre a pessoa certa.

TCNICAS DE QUESTIONAMENTO
Questes abertas: usar porque, quem,oque,onde,quando, como, para obter
respostas alm de um sim ou no.
Questes expansivas: perguntar mais sobre o tema em questo.
Questo opinativa:solicitar opinio sobre o tema em questo
No verbal: usar linguagem corporal, ex:levantar as sobrancelhas .

55

DICAS DE AUDITORIA
TCNICAS DE QUESTIONAMENTO(CONT.)

Questes repetitivas: repetir a resposta em forma de pergunta.

- Questes hipotticas: e se, suponha que ... e etc.


- Questes fechadas: para obter sim ou no como reposta, geralmente
usada para confirmao. no deve ser usada em demasia.
- Silncio: usar para obter mais informaes.

56

DICAS DE AUDITORIA
COMO FAZER ANOTAES
BUSCANDO REGISTRAR AS EVIDNCIAS DE AUDITORIA:

declaraes admissveis;
nmero do documento e da reviso;
identificao de departamento, ttulo dos auditados
nomes somente quando necessrio.
COMO UTILIZAR AS ANOTAES
ANOTAES SO UTILIZADAS COMO REFERNCIA PARA:

investigao imediata;
investigao posterior;
uso por um outro auditor;
para auditorias subsequentes;
as anotaes devem ser legveis e facilmente recuperveis;
representar amostragem, o que foi relatado e observado.

57

DICAS DE AUDITORIA
NO CONFORMIDADE FASES DA AUDITORIA
Fase 1 auditoria de documentao: sistema documentado, ou processo
definido no est em conformidade com os requisitos da norma de sistema de
gesto da qualidade.
Fase 2 - auditoria de implementao: prtica no alinhadas com a inteno.
Fase 3 auditoria de eficcia: prtica no atinge os resultados planejados.
NO CONFORMIDADE CLASSIFICAO
CONSIDERAR A GRAVIDADE:
-

o que pode sair de errado, se a no conformidade no for corrigida?;


qual a probabilidade de ocasionar outra no-conformidade?
provvel que o sistema identifique antes que o cliente seja afetado?
OBS: caso no se tenha certeza de que h uma no-conformidade ela no existe.
precisa ser evidenciada: no descumprimento de um requisito.
58

DICAS DE AUDITORIA
no conformidade classificao
-

Menor:

Falha de atender um requisito que (baseado no julgamento ou experincia)


provavelmente no resultar em uma falha do sgi;
Um simples lapso ou incidente isolado;
Risco mnimo do produto ou servio apresentar no-conformidade aos
requisitos;
Ex: - um desenho com modificaao no aprovada, uma modificao sem
alaterao de revises, falta de anlise crtica de uma compra, um regsitro de
treinamento no disponvel, um relatrio de no conformidade pouco
cosnsistente com o tratamento necessrio.
Maior:
Ausncia ou coplapso total do sistema em atender um requisito;
No conformidades menores sistemticas na mesma clusula;
Uma no-conformidade que resultaria no provvel envio de produto ou servio
no-conforme ou no inspecionado;
Uma condio que possa resultar em falha ou reduo na capacidade de uso
pretendido do produto ou servio;
No-conformidade onde a experincia e julgamento indicam que provavelmente
resultar em uma falha do sgi ou poder reduzir a sua capacidade de assegurar
processos e produtos ou servios controlados.
59

DICAS DE AUDITORIA
QUE FAZER PARA ESTABELECER OS FATOS
-

obter ajuda por parte do auditado;


verificar as constataes;
registrar todas as evidncias, observaoe exata (o que, onde);
estabelecer porque ou no uma no-conformidade;
obter a concordncia com os fatos;
usar terminologia do auditado.

JULGAMENTO NO PROCESSO DE AUDITORIA


-

o auditado deve ter o benefcio de qualquer dvida onde houver evidncia de


auditoria insuficiente;
o foco da auditoria est em buscar conformidade e eficcia e no em constatar
no-conformidades;
analisar criticamente e regularmente o progresso e as constataes da auditoria;
evitar a formao de boatos e rumores;
procurar gerar concordncia e harmonia.

60

DICAS DE AUDITORIA
COMO AGIR EM SITUAES DIFCEIS DE A AUDITORIA:
-

permanecer sempre focado no objetivo da auditoria;


ser paciente, mas firme ao lidar com situaes difceis;
caso o auditado for uma pessoa difcil entrevistar outra pessoa;
caso a pessoa a ser entrevistada no esteja disponvel, controlar o tempo
seguindo para a prxima pessoa;
pedir ao auditado que coloque as ligaes em espera durante a entrevista;
no discutir, debater ou tomar partido;
comunicar o certificador imediatamente caso no consiga lidar com a situao.

OPES PARA RECOMENDAO DE CERTIFICAO AUDITORIA DE 3 PARTE


1- recomendar a certificao sem restries.
2 recomendar a certificao condicionada a submisso de um plano de ao e
acompanhamento:
- verificao na prxima visita de manuteno;
- avaliao da evidncia de modo remoto;
- visita especial para verificar a ao corretiva.
3 caso seja incapaz de recomendar a certificao neste momento:
- reavaliao parcial ou completa.

61

7.2.3
Conhecimentos
habilidades
Os
auditores
devem possuir o e
conhecimento
e habilidades necessrios
para
atender
aos resultados pretendidos das auditorias que eles iro
7.2.3.1
/7.3.2
realizar, e possuir conhecimentos e habilidades genricas, conhecimentos
e habilidades de disciplinas e setores especficos. Os lderes da equipe
auditora devem ter conhecimento e habilidades adicionais de liderana da
equipe auditora.

7.2.3.5
Conhecimento
e habilidades
Os
auditores
que participem como
um membro da para
equipe auditora em
auditoria
de sistemas
de gesto que
disciplinas, devem
auditoria
de sistemas
deconsidere
gestomltiplas
considerando
ter a competncia necessria para auditar pelo menos uma das disciplinas
disciplinas
domltiplas
sistema de gesto
e tenham um entendimento da interao e sinergia
entre os diferentes sistemas de gesto. Os lderes da equipe auditora que
realizam auditorias de sistemas de gesto contendo mltiplas disciplinas,
devem entender os requisitos de cada uma das normas do sistema de
gesto.

7.2.4 Atingindo a competncia do auditor

Os conhecimentos e habilidades do auditor podem ser adquiridos


usando uma combinao dos seguintes itens:
-experincia e treinamento/educao formal que contribua para o
desenvolvimento do conhecimento e habilidades no setor e na
disciplina do sistema de gesto que o auditor pretende auditar;
-programas de treinamento que cubram habilidades e
conhecimentos genricos do auditor;
-experincia em uma posio tcnica, profissional ou gerencial
pertinente que envolva o exerccio de julgamento, tomada de
deciso, soluo de problemas e comunicao com gerentes,
profissionais, pares, clientes e outras partes interessadas;
-experincia de auditoria adquirida sob a superviso de um auditor
na mesma disciplina.

Requisito de competncia dos auditores

COMPETNCIA
Conhecimentos
Conhecimentos
especficos de
especficos de meio
qualidade e habilidades ambiente e
habilidades
Conhecimento
genrico e
habilidades
EDUCAO

EXPERINCIA PROFISSIONAL

Atributos pessoais

TREINAMENTO DE AUDITOR

EXPERINCIA EM AUDITORIAS

O Competncia do Auditor
tico pessoais:
Atributos
Mente aberta
Diplomtico
Observador
Perceptivo
Tenaz
Decisivo e Autoconfiante

7.2

Convm que os auditores possuam as qualidades necessrias para habilit7.2.2 Comportamento pessoal
los a agir de acordo com os princpios de auditoria, incluindo os seguintes:
-tico, isto , justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto;
-Mente aberta, isto , disposto a considerar ideias ou pontos de vista
alternativos;
-Diplomtico, isto , com tato para lidar com as pessoas;
-Observador, isto , estar atento circunvizinhana e s atividades fsicas;
-Perceptivo, isto , estar consciente e ser capaz de entender situaes;
-Verstil, isto , ser capaz de prontamente se adaptar a diferentes situaes;
-Tenaz, isto , persistente, focado em alcanar objetivos;
-Decisivo, isto , ser capaz de chegar a concluses em tempo hbil,
baseado em razes lgicas e anlise;
-Autoconfiante, isto , ser capaz de agir e atuar independentemente,
enquanto interage de forma eficaz com outros;
-Agir com firmeza, isto , ser capaz de atuar de forma tica e responsvel,
mesmo quando essas aes possam no ser sempre populares e possam
algumas vezes resultar em desacordo ou confronto;

Competncia do Auditor,
conhecimentos Gerais e
Habilidades

Aplicar princpios, procedimentos e tcnicas;


Planejar e organizar o trabalho
Conduzir auditorias no tempo programado
Coletar informaes atravs de entrevistas,
ouvindo,observando e analisando documentos criticamente.

Entender tcnicas de amostragem


Confirmar a evidncia para as constataes de
auditoria;
Preparar relatrios de auditoria;
Manter confidencialidade e segurana.

Competncia do Auditor,
conhecimentos Gerais e
Habilidades
Situaes Organizacionais
:
Tamanho, estrutura,
funes e inter-relaes
Processos de negcio e
terminologia
Costumes culturais e
locais
Leis regulamentos e
outros requisitos:
locais, regional e
nacional, tratados e
convenes
internacionais.

Sistema de gesto e
documentos de
referncia:
Interao entre os
componentes do sistema;
Normas procedimentos e
outros documentos
aplicveis.

Competncia do Auditor,
conhecimentos Gerais e
Habilidades

Situaes Organizacionais :
Balano das foras e fraquezas dos membros
individuais da equipe auditora;
Desenvolver um trabalho harmonioso de
relacionamento entre os membros da equipe
auditora;

Como se capacitar para Auditor


Curso formal e
experincia:
Cursar o Treinamento
em Auditor Lder , com
carga horria de 40
horas e obter
aprovao na avaliao
contnua e na prova
escrita ao final do
curso.
Participar de 20 dias de
auditora na funo de
observador.
Participar de 15 dias de
auditoria como auditor
lder treine

Anlise de formao
acadmica e experincia
profissional:
O tempo de experincia
em auditoria pode ser
reduzido de acordo com a
formao profissional e
experincia profissional.
Para capacitao em
Auditor Interno, cumprir o
curso de formao de
auditor interno no mnimo
carga horria de 16 h.

FIM

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