EMPRESA PILOS S.A.

UN ARCHIVO
ORGANIZADO
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A.,
quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La
ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa.
Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de
manera correcta, debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de
archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la
informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la
informacin.
El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues
la empresa ser auditada y todos los empleados esperan
encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la
camiseta para lograr mejoras frente a
las diferentes
problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el

archivo
Arnulfo?
Debe organizar los archivos segn su orden
cronolgico ya sea fecha importancia o
alfabticamente y con esto logra un archivo
patrimonial, de esta manera los archivos
pueden ser tcticamente organizados de tal
manera que sean fcil de encontrar, se
pueden organizar por consulta y poco
frecuentes.

2. Cules son las causas que originaron esta

situacin?
La falta de conocimiento del personal administrativo
sobre la gestin y el sistema documental, ya que los
archivos o documentos varan segn su importancia
de igual manera hay que aplicar la tabla de
retencin documental para una buena organizacin.

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como

gestionarlo?
Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se
gestiona y se controla de una manera excelente la empresa
origina productividad ya que el ciclo vital del documento es la
fase de vida que cumple dicho archivo esto con el fin de
gestionar la excelencia de la empresa por medio de los
documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por
medio de la tabla de retencin documental para un sistema de
gestin eficiente.

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos

electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?
Se deben organizar magnticamente de igual manera que los
archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran
cronolgicamente o por tipo de consulta o poco frecuentes.

5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la

informacin?
Se debe aplicar la tabla de retencin documental en
archivos para un fcil acceso a la informacin por medio de
numeros de serie y sub series que la TRD presenta.

los
los

6. Desde el punto de vista archivstico

Cul

es

la

importancia

del

uso

de

las

TRD?

La importancia del uso tabla de retencin documental es la de

llevar un control eficiente de los archivos con el fin de
sistematizar los documentos de una empresa para las
consultas o lo importante del ciclo de vida de dicho
documento. Tambin para el fcil acceso de la informacin
que la tabla de retencin documental sostiene.

7. Segn su criterio
cul

es

el

gran

reto

de

Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los documentos y su

historia patrimonial.

8. Cree usted que la gestin documental es la base para

el
desempeo
de
la
empresa?
Claro que si, ya que la documentacin es el proceso
administrativo que sostiene a las empresas.