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2014
Vicerrectora General
Abril 2015
Dentro de la
legislacin actual se
prev la conformacin
de Comits que
faciliten la
implementacin de los
nuevos ordenamientos
jurdicos en las
entidades pblicas
Necesidad de contar
con un Sistema
Integrado de Gestin
Acadmica,
Administrativa y
Ambiental, cuyo
esquema funcional
encamine y facilite la
realizacin de
actividades de gestin
de acuerdo con la
regulacin vigente.
El Vicerrector de Investigacin.
El Gerente Nacional Financiero y
Administrativo.
El Director Nacional de Planeacin y
Estadstica, quien ejercer la
Secretara Tcnica.
Comit
Directivo
SIGA-
Presentar de manera clara los procesos establecidos por la Universidad, incluyendo los
aspectos que los componen, como procedimientos, planes de mejoramiento, riesgos, etc.
Fortalecimiento
gestin por procesos
(NN, Sede y
Facultad)
Simplificacin de
procesos (63
procesos a 39
procesos)
Avance en la
actualizacin de
documentacin
(procedimientos,
formatos, guas,
instructivos)
Priorizacin de
procesos
19 buenas prcticas
Redireccionamiento
del Sistema de
Gestin UN
Apropiacin del
Sistema Integrado
de Gestin
Conformacin
Sistema Integrado
de Gestin SIGA Definicin de
lineamientos y
polticas
Ejercicios tcnicos
de coordinacin y
anlisis de
componentes de
calidad (Sedes y
Actualizacin de las
metodologas y
componentes de
Calidad
Acompaamiento y
asesora a procesos
Avance
actualizacin
normativa del SIGA
Inclusin
administracin
Sistema PQRs
Armonizacin de
normas (Acreditacin,
Fortalecimiento de
la Gestin del
Riesgo
Reactivacin del
tratamiento de
fallas en la
prestacin del
servicio
Sensibilizacin y
capacitaciones
NTCGP1000 Sistemas de Gestin
Auditoria
Actualizacin,
mantenimiento y
dependencias)
GEL, Planeacin
Gestin, MECI, GP1000,
Transparencia,
Anticorrupcin, etc)
Avance en la
Acciones
Auditorias Internas
Riesgos
Revisin por la
Direccin
Control de Documentos
Servicio no conforme
Manual de Calidad
Autoevaluacin y
autocontrol
Reactivacin
ejercicio auditoria
interna
34 procesos
auditados
97 auditorias internas
Participaron 104
auditores
69 auditores
capacitados
Auditoria Externa
de renovacin de la
certificacin
ICONTEC - 9 No
Conformidades
El Sistema de
Gestin facilita
el desarrollo
de los
objetivos de la
UN
La Direccin revisa el
Sistema de Gestin de la
Universidad, a intervalos
planificados,
para
asegurarse
de
su
conveniencia,
adecuacin,
eficacia,
eficiencia y efectividad
continuas.
Se dispone de
actividades
planificadas y
cumplidas
Se da
cumplimiento
a requisitos,
polticas y
objetivos
El Sistema de
Gestin se
ajusta a la
realidad de la
UN
Contenido
1. Gestin por Procesos
2. Retroalimentacin del Usuario PQRS
3. Medicin de la Satisfaccin del Usuario
4. Fallas en la Prestacin del Servicio
5. Gestin del Riesgo por Proceso
6. Gestin Riesgos de Corrupcin
7. Auditoras Internas
8. Acciones Correctivas de No Conformidades Menores de Auditora
Icontec 2014
9. Articulacin de Normas Sistemas de Gestin
Procesos
Misionales
GESTIN DE LA
INVESTIGACIN
Y CREACIN
ARTSTICA
Procesos
Especiales
Planeacin
Estratgica
Agenciar las
relaciones
interinstituciona
les
Divulgacin
de
Informaci
n General
Mejoramie
nto de la
Gestin
Comunicacin
Divulgacin
Produccin
Acadmica
*
Gestin
Ambiental
Divulgacin de
Informacin
Oficial
Universitaria
Formacin
GESTIN DE
GESTIN DE
PROGRAMAS
REGISTRO Y
ADMISIONES
LA ACTIVIDAD
CURRICULA
MATRICULA
ACADMICA
RES
Seguridad Social
en Salud
APOYO
VIRTUAL A
LA
EDUCACIN
GESTIN DE LA
EXTENSIN
Seguridad Social
en Pensiones
Contina
Bienestar
Planeacin, Acompaam
Ejecucion,
iento
Seguimiento
Integral
Y Evaluacin
Gestin De
Recursos Y
Servicios
Bibliotecarios
Gestin Y
Atencin
Fomento
Integral En
Socioeconmi
Salud
co
Estudiantil
Gestion De
Laboratorios
Gestin
Tic
Cultura
Gestin
Documental
Actividad
Fsica Y
Deporte
Gestion
Juridica
Adquisicin
De Bienes Y
Servicios
Procesos de
Evaluacin y
Control
Gestin
De Bienes
Tesorer
a
Evaluacin
Independient
e
Contabl
e
Coordinacin Y
Gestin De
Procesos
Administrativos
Y Financieros
Control
Disciplinario
Egresados
Gestion Del
Talento
Humano
Gestin De
Espacios
Fsicos
Servicios
Generales y
de Apoyo
Administrati
vo
Nivel
de
revisin
y
actualizacin del 35% del total
de
la
documentacin
registrada en Soft Expert, ya
sea
por
elaboracin,
actualizacin
o cancelacin
de los mismos.
Del 35% de documentacin de
procesos
gestionada,
una
mayor proporcin corresponde
al
Nivel
Nacional
coherentemente con su rol de
lder institucional de procesos.
Documentos
Elaborados , revis ados
y actualizados en
2014
442; 19%
156; 7%
1516; 65%
Documentos en
tramite en 2014
207; 9%
Documentos
Cancelados en 2014
Documentos Vigentes
s in revis ion en 2014
DOCUMENT
OS EN
TRAMITE
2014
DOCUMENT
OS
CANCELAD
OS 2014
TOTAL
DOCUMENT
OS
GESTIONA
DOS 2014
237
102
66
405
71
19
82
172
MEDELLIN
102
18
37
157
MANIZALE
S
15
22
15
15
52
SEDE
NIVEL
NACIONAL
BOGOTA
PALMIRA
DOCUMENT
OS
ELABORAD
OS,
REVISADOS
Y
ACTUALIZA
DOS 2014
Simpli
ficaci
n de
Proces
os
Medi
cin
de la
satisf
acci
n
Matri
ces
de
Ries
go
Plan
es de
trata
mien
to
Actua
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n de
Carac
teriza
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Actual
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n de
docu
mento
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planes
mejor
a
Espaci
os de
partici
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y
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Indica
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Prom
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Lider
azgo
de
proy
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ts
por
proc
eso:
reuni
ones
peri
dicas
DESEMPEO
PROCESOS
Consol
idacin
Docum
entos
Estrat
gicos
Facilit
ador
de
trabaj
o
entre
sedes
y
facult
ades
LIDERAZGO
(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)
Implem
entaci
n de
metodol
ogas
para el
desarrol
lo de
proyect
os
Implem
entaci
n
herrami
entas
de
planeac
in
Redise
os y
actualiz
acin
de
pginas
web
Comit
s por
proces
o:
reunio
nes
peridi
cas
Reestr
uctura
cin
de
Proces
os
Uso
Workfo
w para
el
control
de
corresp
ondenci
a:
Admisio
nes
Evaluac
in
Indepen
diente
Trabajo
interdis
ciplinari
o entre
macropr
ocesos
y
proceso
s
Estanda
rizacin
de
activida
des en
todos
los
niveles
BUENAS
PRCTICAS
(Fuente: Consolidado informacin Jefes Nivel Nacional Diciembre 2014 Enero 2015)
MEJORA DE
PROCESOS
Cambios en el proceso de
Rendicin de Cuentas por el
diseo
de
pgina
web:
comunidad universitaria y los
ciudadanos en general
Cambios y mejoras en el
proceso de Admisiones.
Elaboracin de plantillas:
Elaboracin de pginas
web
institucionales.
Carteleras digitales con
informacin general y
especfica
Diseos de Interfaces entre
aplicativos que mejoran la
eficiencia y controles de los
procesos.
AUTOMATIZACI
N
Actualizacin y mejora del sistema
de informacin que apoya los
procesos
misionales
como
Extensin, Investigacin y Gestin
de los Laboratorios . (HERMES)
PROPUESTA DE SELECCIN
DE PROCESOS PRIORITARIOS
% del
Total de Q
yR
SEDES DE
MAYOR
IMPACTO
41%
(Todas las
sedes)
6.5%
Orinoqua,
Palmira y
Medelln
5%
Medelln y
Manizales
1%
Manizales
0.5%
Bogot
0.5%
Palmira y
Medelln
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Definir
implementar
Sistema
Informacin
Institucional
PQRS
e
el
de
de
Disponer de un
procedimiento
estandarizado
institucionalmente
para
la
administracin de
PQRS
Informes
peridicos
consolidados
y
seguimiento
trimestral para la
toma
de
decisiones
Aplicativo recomendado:
Resultados Nivel de
Satisfaccin Promedio
2014
Calificaci
n de los
servicios
del SIUN
RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
TRATAMIENTO DE FALLAS EN LA
PRESTACIN DEL SERVICIO 2014
MACROPROCESOS
6% 23%
7%
2%
58%
3%
FALLAS MAS
REPRESENTATIVAS
RECOMENDACIONES PARA
LA MEJORA
Gestin de la Extensin
Admisiones
Gestin de Recursos y
Servicios Bibliotecarios
Gestin Editorial
MP Gestin Administrativa
y Financiera (6 procesos
Gestin Talento
Humano
Divulgacin de
Informacin General
Seguridad Social en
Salud
Seguridad Social en
Pensiones
ESTADO CONSOLIDADO RIESGOS IDENTIFICADOS EN MATRICES DE RIESGO ACTUALIZADAS POR PROCESO INSTITUCIONAL 2014-2015 (Completas e Incompletas)
71
36
25
10
14
18
Disponer
informacin
inoportuna
inexacta.
de
Inestabilidad
Sistemas
Informacin.
de
de
Dificultades
aplicacin
normativa.
Insuficiencia
Recursos
Financieros .
para
de
la
de
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
Actualizacin
administracin
asociados, al
administracin
del
procedimiento
de
del riesgo y sus formatos
igual que las guas de
y evaluacin del riesgo.
AUDITORIAS INTERNAS
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
AUDITORIAS INTERNAS
265
247
200
150
100
136
69
50
0
201120112012201220132013201420142015
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
AUDITORIAS INTERNAS
RECOMENDACIONES PARA LA
MEJORA
RESPONSA
BLES
CONVENCIONES
Lderes de Procesos
DNPAA - DNBU
Vicerrectora General
Dir. Extensin Sede
Palmira
Dir. Nal Laboratorios
Dir. Laboratorios Sedes
Procesos Misionales y
de Apoyo de Cara al
Estudiante
DNPE
Todos los Procesos
Todos los procesos
DECRETOS
NORMA
TCNICA
GUAS
189
189
calidad_nal@unal.edu.co
Ext: 18218