Gerencia de Projetos Conceitos

Conceitos
Gerencia de Projetos
a arte da realizao
Gesto Pblica - PES - Dimas

Gonalves - PUC Campinas

Gerncia de Projetos
Caractersticas dos projetos;
Competncia e profissionalizao da gesto
de
projetos;
reas do conhecimento do PMI;
Ciclo de vida em projetos;
Ambiente e organizao dos projetos;
Processos dos projetos;
Fases dos processos;
Planejamento do projeto e suas ferramentas;
Execuo e controle de projetos.
PMI Project Management

Institute
1999 - primeira organizao no mundo a ter
seu
programa de certificao reconhecido com a
ISO
9001.
PMI no Brasil
RS, PR, SP, RJ, MG, DF, etc
PMBOK o Evangelho
do gerenciamento de projetos:
relao completa das regras
caminhos a serem seguidos pelos GPs
Projeto
Projeto um processo nico,
consistente com um conjunto ordenado
e controlado de atividades com data de
incio e trmino, conduzidos para
atingir um objetivo com requisitos
especificados, incluindo restries de
tempo, custo e recursos.
PROJETO um empreendimento
TEMPORRIO, conduzido para criar um
produto ou servio NICO.
Project Management Institute (PMI)
Caractersticas dos Projetos
Propsito nico
Temporrio
Incio e trmino bem definidos
Termina quando os objetivos so alcanados (ou
quando no podem mais...)
No sinnimo de curta durao
Equipe (como equipe) raramente sobrevive ao
projeto
Utiliza recursos (envolve todos os nveis da
organizao)
Elaborao progressiva
Possui um patrocinador ou cliente
Envolve incertezas
Equilbrio ideal na Gesto de

Projetos
DESEMPENHO DESEJADO
QUALIDADE
P
CUSTOS
LIMITE DO ORAMENTO
TEMPO
DATA DETERMINADA
Trabalho nas organizaes

PES - Projetos

PES - Projetos
Projetos so utilizados como meio de
atingir o
Plano Estratgico
Projetos so originados por:
Demandas de mercado
Necessidade organizacional
Solicitao de cliente
Avano tecnolgico
Exigncia legal
10
O que Gerenciar*
Projetos?
Identificar necessidades
Estabelecer objetivos claros e alcanveis
Balancear conflitos:
Qualidade, Prazo, Escopo e Custo
Adaptar especificaes, planos e
abordagens s diferentes expectativas e
preocupaes
* Gerencia = conjunto de aes identificadas em uma
determinada rea com fins determinados atendendo
um conjunto maior
11
reas da Gerncia de
Projetos
reas
Ncleo
dos Projetos
reas
Facilitadoras

12
Habilidades e Conhecimento
Gerenciar um
projeto
Relacionamento
Inter-pessoais
Organizao e
Controle
Conhecimento
tcnico Prod/Serv
Guia
PMBO
K

Conhecimento
do ambiente
13
Programas
um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada,

visando benefcios que, isoladamente no se obteriam.
incluem elementos de operaes continuadas
gerente de programa - responsvel tanto pelo
desenvolvimento das verses de um produto individual
(projetos) quanto por sua coordenao, ao longo do tempo,
das
diversas verses do produto (servios continuados)
Ex: PAC - Pacote de Acelerao do Crescimento

Estmulo ao Desenvolvimento
Desonerao de produtos
Incentivo ao Setor de Infra-Estrutura
Desenvolvimento Tecnolgico
Pacote ou Programa???
14
Sub-projetos
Os projetos so muitas vezes divididos em
componentes
mais gerenciveis ou subprojetos.
freqentemente so contratados de
outra empresa ou
unidade funcional dentro da mesma
organizao.

RODOANEL
MARIO COVAS
GSP
15
HIERARQUIA

16
Stakeholders
So indivduos e/ou organizaes
diretamente envolvidos no projeto.
Ou aqueles cujos interesses podem
ser afetados, de forma positiva ou
negativa, no decorrer do projeto ou
aps sua concluso.

17
Stakeholders
Gerente do projeto
indivduo responsvel pela gerncia do projeto.
Cliente
indivduo ou organizao que far uso do produto do
projeto, podem existir mltiplas camadas de clientes.
Organizao executora
empresa cujos funcionrios esto mais diretamente
envolvidos na execuo do projeto.
Patrocinador (Sponsor)
indivduo ou grupo, dentro da organizao executora, que
prov os recursos financeiros, em dinheiro ou espcie, para
o projeto. ( Exs. :Governo Federal, BNDES, Cx.
Econ.Federal)

18
Processos

19
Grupos de processos de um
projeto

20
Ciclo de vida dos processos

nos projetos
Nvel de atividades
Execuo
Planejamento
Encerramento
Inicio
Controle
tempo
21
reas da Gerncia de
Projetos
Somente como
lembrana...
reas
Facilitadoras
reas
Ncleo
dos Projetos

22
Gerncias facilitadoras
Gerncia de RH
Planejamento organizacional
Recrutamento, seleo e alocao de pessoal
Treinamento e desenvolvimento de equipes
Gerncia de comunicao
Informao todos os setores envolvidos
Andamento do projeto para os stakeholders

23
Gerncias facilitadoras
Gerncia de Aquisies
Planejamento de aquisies
Seleo de fornecedores
Administrao de contratos
Gerncia de risco
Avalia os pontos fracos do processo
Boicote branco, rejeio, problemas com fornecedores,
perda de RH, mudanas institucionais etc
Estudo e estrutura alternativas para os riscos

(Plano B)
24
reas da Gerncia de
Projetos
Somente como
lembrana...
reas
Facilitadoras
reas
Ncleo
dos Projetos

25
Escopo

26
Ncleos do projeto
ESCOPO
um dos mais importantes e difceis

aspectos da gerncia de um projeto
O escopo refere-se a todo o trabalho envolvido

na criao dos produtos e o processo utilizado
na sua criao.
A Gerncia do Escopo envolve as atividades de
definio e controle do que deve estar ou no
includo em um projeto.
o que vai ser realmente feito

27
Processos da gerncia do
Escopo
Planejamento do escopo: declarao de
escopo e plano de gerncia do escopo
Detalhamento do escopo: wbs
(Planejamento)
Verificao do escopo: aceite formal do
escopo do projeto ou da fase (Controle)
Controle de Mudanas do escopo:
controle de
mudanas do escopo (Controle)
28
Declarao do escopo
Documento utilizado para desenvolver um
entendimento comum do escopo entre as
partes envolvidas
Contm:
Justificativa do projeto
Metas do projeto (qualitativas e
quantitativas)
Lista de critrios quantificveis que permitam
identificar se o projeto alcanou sucesso.
29
Declarao do escopo
Tambm...
Descreve como o escopo do projeto
ser
gerenciado e como as mudanas sero
integradas ao projeto
Estabilidade esperada do escopo
Como as mudanas sero identificadas,
classificadas, avaliadas e aprovadas
30
Declarao do escopo
E ainda...
Quebrar (divide) o trabalho a ser realizado no
projeto em
tarefas gerenciveis
Objetivos:
Melhorar a preciso das estimativas de custo, tempo e
recursos.
Definir um baseline para medir e controlar o
desempenho.
Facilitar a atribuio de responsabilidades.
Decomposio hierrquica
Estrutura Analtica do Projeto (EAP) / Work BreakDown
Structure (WBS) software.
31
Gerenciamento de escopo
Mudanas no escopo => Anlise de Impacto

Submeter avaliao do cliente (Comit para
aprovao)
Caso a mudana seja aprovada, o planejamento do
projeto deve ser alterado
Best Practices:
Observar uma pequena mudana do escopo no incio do
projeto.
Enviar ao cliente o formulrio Pedido de Alterao em
Baseline, oferecendo inclu-la sem custo adicional.
Vantagens:
Estimular o mecanismo de controle de mudanas
Alertar ao cliente que as mudanas sero analisadas
(comunicao)
32
Tempo

33
Gerncia do Tempo
Objetivos
Assegurar que o projeto ser executado no
tempo previsto.
Tempo previsto estimativa razovel do
esforo necessrio para atingir os objetivos.
Experincias anteriores
Mtodos cientficos
Acurcia difcil de ser avaliada o trabalho
ocupa todo o tempo disponvel.

34
Processo de gerncia do
tempo
o tempo passa independente do que
acontea no projeto
Definio de atividades (Planejamento)

Seqncia de atividades (Planejamento)
Estimativa de durao (Planejamento)
Elaborao do cronograma
(Planejamento)
Controle do cronograma (Controle)
35
Ferramentas de planejamento
de aes e tempo
Diagrama de rede
2
Setas: indicam atividades

Bolas: objetivos especficos,
Mini-metas(2,3,4,5,7 e6)
1= objetivo pretendido
8= objetivo alcanado
Sucesso> 1=8

36
de aes e tempo
Diagrama de rede
2
A1
E1
C1
A
2
B
1
C2
A3
4
D1
F
1
G1
Setas: indicam atividades ou

sub-projetos, aes deliberada
Objetivando resultados, que po
sua vez desencardiam outras
aes at finalizar o projeto.

37
de aes e tempo
Calculo da folga livre e
tempo total
2
A1
E1
C1
A
2
B
1
Definir para cada taref

tempo necessrio para
concluso. A sua somat
permite encontrar o tem
total do projeto.
C2
A3
4
D1
G1
F
1
15 semanas
38
de aes e tempo
Definir os ns e os caminhos
crticos
2
A1
E1
C1
A
2
B
1
C2
A3
4
D1
G1
F
1
15 semanas
39
Processos de riscos
Ns
Determinadas atividades que demandam
novas atividades e ofertem outras
Momento de deciso
Caminhos crticos
Processos complicados muita interface
poltica, envolvimento decisivo do
stakeholders ( das partes envolvidas e/ou
interessadas nos resultados do projeto)
Razes de negcio (negociao interna e
externa)
40
Cuidados
Ns e caminhos crticos exigem muita
ateno do gerente do projeto (no
planejamento) e grande habilidade de
negociao (no controle). Costumam
drenar muito tempo e recursos para a
sua soluo. Dessa forma pensar antes
diminuir as condies de erros.
O brasileiro, em geral, gasta mais
tempo e recursos corrigindo projetos
(erros) do que executando.
41
Ajustando o cronograma ao
calendrio
Cuidados...
Feriados;
Final de semana prolongados;
Feriados locais e internacionais ( cidade ou
pas de origem dos fornecedores);
Festas regionais ( Carnaval no NE, Feiras
de exposies locais e/ou regionais, Festa
do Crio de Nazar, Micaretas, Lavagem
das escadarias do Sr. do Bom Fim,
procisso dos navegantes etc)
42
Ajustando os recursos ao
cronograma
Considerar as expectativas e restries
do cliente resultados/recursos/tempo;
Otimizao de recursos evitando a
ociosidade
RH ( aumentar ou diminuir a equipe)
Equipamentos
Espao
Fornecedores
Informaes
Motivao e comprometimento
43
Qualidade

44
Gerncia da Qualidade

45
Processos de gerncia da
qualidade
Planejamento da
Qualidade (Planejamento)
Garantia da Qualidade
(Execuo)
Controle da Qualidade
(Controle)
46
Qualidade
Consultar o Stakeholders e /ou as
partes envolvidas sobre o conceito
de qualidade exigida
Geralmente envolvem:
Uso de recursos
Custos
Benefcios
Tempo
47
Qualidade
GE
Q = f ( FG + RA+ DQep)
FG - ferramentas de gesto
RA - recursos alocados
DQep - definio do conceito de
qualidade esperada e pretendida
GE grau de envolvimento
(diretamente proporcional)
48
Ferramentas de Gesto
Ferramentas de gesto:
Anlise do problema (vrias
metodologias)
Planejamento/escopo (Pert Chart Expert
PCE / Work Breakdown Structure WBS)
TI
Acompanhamento e Controles (MS
Project, PCE e WBS)
Informaes
49
Custos

50
Gerncia de Custos
A Gerncia de Custos envolve os
processos
necessrios para que o projeto seja
finalizado de acordo com o
oramento
aprovado.
51
Processos de Gerncia de
custos
Planejamento de recursos
(Planejamento)
Estimativas de custo
(Planejamento)
Elaborao do oramento
(Planejamento)
Controle dos custos (Controle)
52
Planejamento dos recursos

Determinar os recursos (gastos),
caractersticas
e quantidades necessrias para a
realizao das atividades do projeto.
Equipe (homens-hora necessrios para
realizar o projeto)
Material
Equipamento
53
Conceitos
Custos Diretos: So custos atribudos
diretamente a um determinado projeto.
Equipe, material, equipamentos,
mobilirio, viagens,
estadias, consultoria, treinamento
Custos Indiretos: So custos
relacionados a
infra-estrutura administrativa. Os gerentes de
projeto exercem pouco controle sobre eles.
Espao, telefone, fax,eletricidade, papel,
xerox, etc...
54
Conceitos
Oramento ao Trmino (OAT)
o oramento do projeto
Custo Orado do Trabalho Agendado
(COTA)
o custo aprovado do projeto
Custo Orado do Trabalho Realizado
(COTR)
o percentual do oramento igual ao
percentual do trabalho realmente concludo
Custo Real do Trabalho Realizado (CRTR)
o total dos custos diretos e indiretos j
gastos no projeto
55
Anlise do Valor do Trabalho

Realizado
CUSTO
Custo
CONTRATADO
CUSTO ALVO - COTA
RESERVA
GERENCIAL
ORAMENTO
AO TRMINO
OAT
CUSTO REAL - CRTR
TRABALHO REALIZADO COTR

tempo
56
Gerenciamento do custo
Custo orado do trabalho realizado ( COTR)
Para tarefas planejadas e no iniciadas ele igual a
zero.
Para tarefas completadas ele igual ao custo
planejado.
Para tarefas em andamento ele igual ao percentual
do
valor planejado referente ao trabalho j realizado.
Exemplo:
Uma determinada tarefa tem o custo de R$ 1.600,00.
At o
momento foram completados 60% da tarefa. Assim, j se
tem
R$ 960,00 de custo j realizado.
57
Varincias
Variao de Custo (VC)
Permite comparar o custo real das atividades
completadas ou em andamento com os seus respectivos
valores de planejamento
VC = COTR CRTR
VC < 0 a atividade ultrapassou o oramento
Variao do Prazo (VP)
Representa, em dinheiro, o atraso ou avano no
andamento do projeto
VP = COTR COTA
VP < 0 o projeto estar atrasado em termos de prazo
58
ndices de performance
ndice de Desempenho de Prazo (IDP)
IDP= COTR
COTA
IDP > 1 Indica que o projeto est adiantado
IDP < 1 Indica que o projeto est atrasado
ndice de Desempenho de Custo (IDC)
IDC= COTR
CRTR
IDC >1 Indica que o projeto est custando abaixo
do oramento
IDC < 1 Indica que o projeto est gastando mais
que o foi previsto
59
reas da Gerncia de
Projetos
Ufa,
vamos
relembrar .
..
reas
Facilitadoras
reas
Ncleo
dos Projetos

60
Riscos

61
Gerncia de risco
Risco o potencial de realizao de
conseqncias negativas e no
desejadas de um evento
Possibilidade de sofrer perda, que
descreve um impacto que pode ser:
Reduo da qualidade do produto final;
Aumento de custos;
Atraso na entrega; e
Falha do projeto.(do escopo)
62
Processo da gerncia de
riscos
COMUNICAO

63
Comunicao e Risco
Grau de Risco
GR =
T
I
f (qualidade da comunicao)
(inversamente proporcional)
64
Lista de risco - processo

No.
Descrio do risco
Falha de qualidade dos produtos/servios contratados
Desistncia de fornecedores
Burocracia do agente financiador
Afastamento de um dos gerentes por problemas de

sade
Elevao do stress da equipe provocando falhas nos

processos
Diretoria responsvel atrasa nas tomadas de decises
Mudana do prazo nova exigncia do stakeholders

( mercado)
Treinamento insuficiente ocasionando falhas nos

processos
Boicote branco
10
Perda de colaborador
durante o processo
Gonalves - importante
PUC Campinas
65
Ocorrncia Conseqncia
Para cada risco definido deve-se
encontrar a probabilidade (Grau) da
ocorrncia e as suas conseqncias
plano de contingncias
Risco
Grau de
ocorrncia
Grau de
conseqncia
1. Desistncia de Mdia
fornecedor
Baixa
2. Boicote branco
Baixa
Alta
3. TI
Mdia
Muito alta

66
Plano de contigncias
Define aes assumindo que os
esforos no foram suficientes e/ou
no surtiram efeito para eliminar
( diminuir) o risco e que ele
tornou-se realidade.
Plano B ( dependendo do grau de
ocorrncia e conseqncias adota-se
medidas de proteo e/ou teste de
ocorrncia )
67
Comunicao

68
Gerncia de Comunicaes
A falha de comunicao com
freqncia a
maior ameaa ao sucesso de projetos;
Gerentes e equipes de projeto
devem se
preocupar em melhorar as suas
habilidades
de comunicao.
69
Tipos de comunicao
Geral: pessoa a pessoa, intra-equipe e organizacional interna.
Dois gerentes discutindo uma interface crtica
Gerncia: comunicao interna ao projeto, entre os
diferentes nveis hierrquicos da equipe.
Colaborador reportando riscos ao gerente
Grupo: Comunicao no interior de pequenos grupos do
projeto.
O grupo de colaboradores rene-se semanalmente para
discutir
aspectos da tecnologia
Externa: comunicao formal e informal entre o projeto e
seus fornecedores, clientes, usurios e gerncia snior.
Gerente do projeto reporta as estratgias para mitigar
riscos ao
gerente usurio.
70
Ferramentas de
comunicao
Internet e extranet
E-mail, Out looK MS, Skipe, MSN...
Documentos
CI, Memorando, Ofcio, Comunicado,
Despacho etc
Instrumentos
PC, Video-cmera, telefone, fax ...
Telegrama, quadro de avisos, caixa de sugestes, correio
elegante, sinais de fumaa, tambor, linguagem das mos,
piscar de olhos, gestos etc
71
Matriz para disseminao das

informaes
Documento
Respons
vel pela
elabora
o
Meio de
Destinatri Data
distribui os
Periodicida
o
de
1. Boletim
Geral de
Andamento do
Projeto
Gerente
Boletim
de controle eletrnico
Site
Todos os
envolvidos
no projeto
Sempre no
1. dia til
de cada ms
2. Planilha de
Acompanhame
nto dos custos
Gerente de Document
custos
o
interno
Somente
aos
Gerentes do
Projeto
Sempre no
10. dia til
de cada ms
3.
4.
5.
6.

72
Comunicao Relatrio de
Desempenho
Coleta e disseminao de relatrios de desempenho
com o
objetivo de manter os envolvidos no projeto informados
de
como os recursos esto sendo utilizados afim de
alcanar os
objetivos do projeto.
Descreve:
- Situao do projeto em termos de escopo, custo,
cronograma;
- qualidade e riscos;
- atividades concludas;
- previso do futuro do projeto com base na situao
atual e tendncias identificadas.
73
Encerramento
o processo que envolve a gerao, coleta
e disseminao das informaes necessrias
para formalizar a aceitao pelo cliente e/ou
patrocinador do resultado de uma fase ou do
projeto como um todo.
Relatrio final

74
Documentao final do
projeto
1. Descrio do Projeto
2. Proposta do Projeto
3. Contrato original e revisado, documentos de
aceitao pelo cliente
4. Plano do Projeto (original e revises)
5. Relatrio Final do Projeto
6. Produtos Entregues
7. Relatrios de Auditoria
8. Relatrios de Lies Aprendidas avaliao
qualitativa
9. Relatrios de Desempenho, Atas de Reunio e
10.Requisies de Mudana.
75
Detalhamento
Proposta de Projeto ( Project
Charter)
1.Titulo
2.Diretrizes
3.Resultados Esperados
4.Definies Bsicas (Escopo, Prazo, Recurso)
5.Estratgia
6.Indicadores de Qualidade
7.Plano de Comunicao
8.Aprovao
76
Detalhamento
Termo de Abertura
Documento que formalmente reconhece a existncia
de
um projeto e fornece orientaes sobre os seus
objetivos e sobre o seu gerenciamento.
Deve conter:
1. Ttulo do projeto e a data da autorizao
2. Nome do gerente de projeto, quem o nomeou, e
informaes para contato
3. Resumo do escopo do projeto (produto, servio,
objetivos)
4. Estratgia para a conduo do projeto
5. Assinaturas
77
Detalhamento
Plano de Projeto
1.MS Project, WBS e/ou PERT
2.Estratgia para a conduo do projeto
3.Cronograma (Gantt)
4.Recursos necessrios e perfil
5.Custos envolvidos (oramento e fluxo de
caixa)
6.Matriz de papis e responsabilidades
7.Comentrios e informaes adicionais
8.Assinaturas
78
Detalhamento
Documento de alterao de atividades BASELINE
1. Identificao do projeto, gerente e data
2. Identificao da pessoa responsvel pela
solicitao
3. Descrio da solicitao
4. Justificativa para a mudana
5. Impactos no projeto, cronograma e custo
6. Data limite para aprovao
7. Parecer (aprovado/rejeitado), data
8. Assinatura do responsvel pela aprovao
79
Detalhamento
RELATRIO FINAL DO PROJETO
1.Folha de Rosto
2.Sumrio
3.Objetivos e Descrio do Projeto
4.Resultado Final e principais razes para o
sucesso ou falha
5.Avaliao das Ferramentas e Tcnicas
utilizadas
6.Grfico de Gantt Final
7.Anexos contendo todos os produtos entregues
80
Gran finale
MS Project
http://office.microsoft.com/pt-br/project/HA1016563
81
E tem mais...
Cursos pela internet para uso do MS P

82
Como tambm...
Work Breakdown Structure (WBS)

83
WBS Chart Pro

84
PERT Chart EXPERT

85
Downloads livres
PERT Chart Expert / WBS
http://www.criticaltools.com/download.h

86
Exerccio
Desenvolver um Plano de Projeto segundo
o
PMI composto pelos seguintes documentos:
Termo de Abertura
Plano de Projeto
Plano de Gerncia de Escopo
Plano de Qualidade (Parmetros)
Lista de Risco
Plano de Comunicao
87

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Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

PMI Project Management

Caractersticas dos Projetos

Equilbrio ideal na Gesto de

Trabalho nas organizaes

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

um grupo de projetos gerenciados de forma coordenada,

Ex: PAC - Pacote de Acelerao do Crescimento

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Ciclo de vida dos processos

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Estudo e estrutura alternativas para os riscos

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

um dos mais importantes e difceis

O escopo refere-se a todo o trabalho envolvido

o que vai ser realmente feito

Mudanas no escopo => Anlise de Impacto

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Definio de atividades (Planejamento)

Setas: indicam atividades

Gesto Pblica - PES - Dimas

Setas: indicam atividades ou

Gesto Pblica - PES - Dimas

Definir para cada taref

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Planejamento dos recursos

Anlise do Valor do Trabalho

CUSTO ALVO - COTA

CUSTO REAL - CRTR

TRABALHO REALIZADO COTR

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Lista de risco - processo

Falha de qualidade dos produtos/servios contratados

Burocracia do agente financiador

Afastamento de um dos gerentes por problemas de

Elevao do stress da equipe provocando falhas nos

Diretoria responsvel atrasa nas tomadas de decises

Mudana do prazo nova exigncia do stakeholders

Treinamento insuficiente ocasionando falhas nos

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Matriz para disseminao das

Gesto Pblica - PES - Dimas

Gesto Pblica - PES - Dimas

Cursos pela internet para uso do MS P