PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI

BERBASIS KOMPETENSI DAN

BEBAN KERJA

KANTOR REGIONAL II BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang
Nomor 43 Tahun 1999;

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi

Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di

Lingkungan Lembaga Pemerintah;
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan
Formasi Pegawai Negeri Sipil.

TAR BELAKANG
eraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri, dan Menteri
Keuangan
Nomor : 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011
800-632 Tahun 201 1
141/PMK.01/201 1
Tanggal : 24 Agustus 201 1
asal 3 ayat (1) "Dalam masa penundaan dilakukan penghitungan umlah
kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang tepat berdasarkan nalisis jabatan
dan beban kerja."

asal 6 "Instansi Pusat dan Daerah selain menghitung jumlah ebutuhan

PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 lima) tahun ke
depan."

Berdasarkan Pasal 17 ayat (2) UndangUndang Nomor 8 Tahun 1974 tentang PokokPokok Kepegawaian sebagaimana telah
diubah dengan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 1999 ditentukan bahwa pengangkatan
Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan
dilaksanakan
berdasarkan
prinsip
profesionalisme sesuai dengan kompetensi,
prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang
ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat
obyektif lainnya tanpa membedakan jenis
kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.

FAKTOR-FAKTOR YANG
DIPERTIMBANGKAN
Penghitungan Kebutuhan PNS

KANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN

PEGAWAI
TUGA
S
POKO
K
DAN
FUNG
SI

A
ANALISIS
JABATAN

NAMA JABATAN

INFORMASI
JABATAN

IKHTISAR JABATAN
URAIAN TUGAS SYARAT
JABATAN, DLL.

PETA JABATAN
KEBUTUHAN

KEBUTUHAN
PEGAWAI

AANALISIS
BEBAN KERJA

PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN

PERENCANAAN
PEGAWAI
REKRUTMEN &
SELEKSI

HASIL ANJAB
PETA JABATAN
URAIAN JABATAN
SYARAT JABATAN

PERENCANAAN
KARIER
PENGANGKATAN
DALAM
JABATAN
P
E
NI
REMUNERA
L
SI AI
A DI
N K
KI L

Analisis beban kerja

(Analisis kebutuhan pegawai)

Standar kualifikasi
Kriteria seleksi

Pola karier

Standar kompetensi
kerja/jabatan
Penilaian kompetensi

Standar kinerja
Kriteria kinerja
Evaluasi jabatan
(Bobot&peringka
t jabatan)

Analisis kebutuhan diklat

 Pangkat dan Golongan

Pendidikan
Kursus/Pelatihan
Penjenjangan
Teknis

Pengalaman Kerja
Pengetahuan
Keterampilan
Bakat Kerja
Temperamen Kerja
Minat Kerja
Upaya Fisik
Kondisi Fisik

PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan

Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur
unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan

jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan
secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

CONTOH PETA JABATAN

Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban Kerja

Kekuatan Pegawai

Pegawai

iv/d = - lll/d = 4
IV/c = 1 lll/c = 6
IV/b = 1 lll/b = 2
IV/a = 1

Ill/a = 5

ll/d = ll/b = 1

l/d = l/c = l/b = -

ll/a = -

l/a = -

ll/c = 2

23 Orang Terdiri Dari

J FT =
II = 1
=3
JFU = 11
Es. Ill
Es. IV = 7

Rekapitulasi
Kekuatan

Beban Kerja
Renja dan Lakip Unit Organisasi
Direktur Perencanaan Kepegawaian dan

Kasubdit.

Perencanaan

Kasie Peny.

Formasi Pegawai A
Susiiowati, SH.
Ill/d-Sl

Kasie Perenc.

Kasie Perenc.
Pengemb.

Pengemb.

Formasi

Pegawai A

Pegawai B

Kasie Peny. Perenc. Gaji

Kasie Perenc. Pengemb.

JABATAN
Operator

-S2

lll/c - S2
JABATAN
Kasie Peiayanan

Operator

Perenc.

lll/c-SI
JML
1

Komputer

Pegawai C
Janri Ha pes an, S.Si, M.Si

Formasi

Peny.

Kesejahteraan Pegawai
Hariyani, S.Sos

III/
C

JML

Kasie Peny. Perenc.

Kasie

Pegawai
Marleny Manatar, SE, M.Si

Pegawai B

Formasi

r Fungsional l
ah

IV/b -SI

Perenc.

Perencanaan

Kompensasi Pegawai
Drs. Sukamto

IV/a-Sl

Kasie Peny. Perenc.

Nomenklatu
dengan Jum

Kasubdit.

Pengembangan Pegawai
Badi Muiyono, S.Sos

IV/b - S2

Penyusun

Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Kompensasi Pegawai. Monitoring

Bimbingan Teknis Penyusunan Formasi PNS Pusat dan Daerah.

TriprijoSudairmanto, SH. MM

Pengolah Data

Rekomendasi Perencanaan Pengembangan Pegawai.

dan Evaluasi Perencanaan Pegawai.

Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai

JABATAN

Penambahan CPNS Pusat dan Daerah.

IV/c-52

Es.

Pertimbangan Teknis Kepala BKN Kepada Menpan dan RB tentang

Formasi
Ida Ayu Rai Sri Dewi, SH. M.Si

Kasie Peny. Perenc.

Tunjangan Pegawai
Anton i us Suyono, S.Sos

JML
1

lll/c-SI

Komputer
Formasi Pegawai C

Direktorat

KELOMPOK JFT
Analis Kepegawaian

JABATAN
Adi Suharto
Pengolah Data
Formasi
lll/b -SLTA
Penyusun
Formasi

JML
1

JABATAN
JML
Muniroh, S.Sos
Sekretaris
1

Caraka

Pengad. Data
lll/c-SI

JML
2

1
1

*) Keadaan Mei 2011

METODE
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan
untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan
perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang
menjadi sasaran.

METO DE WAWANCARA

Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan

tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN

ANALISIS BEBAN KERJA BKN
Pegawai Negeri Sipil adalah sbgmana di-maksud dlm
Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 ttg Pokok-pokok
Kepegawaian sbgmana telah diubah dgn Undang-undang
Nomor 43 tahun 1999.
Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai
Negeri Sipil dlm suatu satuan organisasi.
Tugas adalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh
Pegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian atau
komponen dari suatu jabatan.

PENGERTIAN DALAM PEDOMAN

ANALISIS BEBAN KERJA BKN (2)

Uraian Tugas adalah suatu paparan atau

bentangan atas semua tugas jabatan yang
dilakukan pemegang jabatan.
Beban Kerja (BK) adalah sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBAN

KERJA
1.

Beban Kerja

2.

Hari Kerja Efektif

3.

Jam Kerja Formal

4.

Waktu Luang

5.

Jam Kerja Efektif

6.

Standar Waktu Penyelesaian

7.

Standar Efektifitas Jabatan

BEBAN KERJA
Langkah pertama yang dilakukan dalam
analisis beban kerja adalah identifikasi
beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun.
Identifikasi beban kerja dilakukan dengan
menggunakan beberapa pendekatan
terhadap tugas, yaitu:
1.

Pendekatan Hasil Kerja

2. Pendekatan

Objek Kerja

3. Pendekatan

Proses Kerja

HARI KERJA EFEKTIF

Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 tahun

1995, ditetapkan bahwa hari kerja formal
adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja.
Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah
sebagai berikut:
Untuk 5 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 235 hari
Untuk 6 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 287 hari

JAM KERJA FORMAL

Penetapan Jam Kerja Formal dapat mengacu

pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun
1995 yang menyatakan bahwa Jam Kerja
Formal Pegawai Negeri Sipil adalah 37,5 jam
untuk setiap minggunya.

WAKTU LUANG

Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar

30% dari Jam Kerja Formal.
Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari
Jam Kerja Formal per Minggu, yang
kemudian diperoleh besaran Waktu Luang
sebanyak 1 1,25 jam (1 1 jam 15 menit).

JAM KERJA EFEKTIF (5 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari

kerja:

= 5 jam 15 menit = 315 menit Dibulatkan

menjadi 300 menit per hari

JAM KERJA EFEKTIF (6 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari

kerja:
(37J5 1U5) _ 26,35 6 6
= 4 jam 22 menit = 262 menit Dibulatkan
menjadi 250 menit per hari

STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat
diperoleh dari dokumen standard operating
procedure (SOP), kontrak kerja, perintah
kerja dan atau pedoman kerja sejenis.
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga
dapat diolah dari rata-rata waktu dari seluruh
pegawai yang menghasilkan produk atau
melaksanakan tahapan proses yang sama.

PROSEDUR PELAKSANAAN

INVENTARISASI
PEMANGKU JAB.
Nama Jabatan
Pangkat /
Golongan Ruang
Jumlah Pemangku
Jabatan

PENGUMPULAN &
ANALISIS DATA

PENYAJIAN HASIL
ANALISIS

ANALISIS TINGKAT
UNIT KERJA

Uraian/tahapan
tugas
Satuan beban
kerja Jumlah Beban
Kerja
Standar Waktu
Penyelesaian
Volume Kerja
Jabatan
Esensi Tugas

Nama Jabatan
Unit Kerja

* Unit Kerja
* Volume Kerja Unit

Volume Kerja
Jabatan
Kriteria
Beban Kerja
Jabatan
Interpretasi
terhadap Kriteria
Beban Kerja Jabatan

* Jumlah Pegawai
yang Ada
* Jumlah Pegawai
yang Dibutuhkan
* Tingkat Efisiensi
Unit

PEMANFAATAN HASIL ANALISIS

Terhadap Perencanaan Pegawai
1.

Perhitungan Formasi

2.

Kebutuhan akan Pemutakhiran Spesifikasi Jabatan

Terhadap Distribusi Pegawai

Optimalisasi Peta Kekuatan Pegawai
2. Sinkronisasi Spesifikasi Jabatan dengan
Kualifikasi/Kompetensi Pegawai
1.

Terhadap Pengembangan Pegawai

1.

Sebagai salah satu dasar untuk menentukan

Tunjangan Jabatan

2.

Sebagai salah satu dasar dalam penentuan kebutuhan

diklat (Training Need Analysis)

KRITERIA BEBAN KERJA JABATAN

Beban Rendah (Underload)

^ 0 - 0,999
Beban Sesuai (Inload)
^ I - 1,280
Beban Tinggi (Overload)
-> Lebih besar dari 1,280

KATEGORI TINGKAT EFISIENSI UNIT

Sangat Kurang

: 0 - 0,256 :

Kurang Efisien

0,257 - 0,512 :

Cukup Efisien

0,513 - 0,768 ,

Efisien :

769 - 1,024 ,

Sangat Efisien:

025 - 1,280

RUMUS PERHITUNGAN

. JmlBebanKerja
StdWaktuPenyelesaian
J -zc VolumeKerjaUnit
72000
TEU J--Jum lahPegawai Unit

FORMULIR - 1
FORMULIR 1 - INVENTARISASI PEMANGKU JABATAN
Unit Kerja :_
No.

(1)

Nama Jabatan

Jumlah
Pemangk
u
Jabatan

(2)

(3)

T O T AL:

FORMULIR - 2
FORMULIR 2 - PERHITUNGAN BEBAN KERJA
Nama Jabatan :

No.

(1)

Rincian/Butir Kegiatan

(2)

Satuan
Beban Kerja
(SBK)

(3)

Jumlah
Beban
Kerja
(JBK)

(4)

Standar Waktu
Penyelesaian
(SWP) dalam Menit

(5)

Jumlah Total Volume/ Isi Kerja Jabatan

Volume/ Isi
Kerja
Jabatan
(VKJ)

(6)

0.000

Esensi
Tugas
(ET)

(7)

FORMULIR - 3
FORM ULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN
1. Nama Jabatan :

2.

Unit Kerja :

3.

Volume/Isi Kerja Jabatan :

4.

Kriteria Beban Kerja Jabatan :

5.

Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan :

a. Perencanaan Pegawai

b. Distribusi Pegawai

c. Pengembangan Pegawai

FORMULIR - 4
FORMULIR 4 - DAFTAR REKAPITULASI VOLUME KERJA JABATAN
Kerja
Unit
Jumlah Pegawai
No.

_(1
L

Nama Jabatan

_(2
1_

VOLUME KERJA UNIT

TINGKAT EFISIENSI UNIT
KATEGORI EFISIENSI UNIT

Volume/ Isi
Kerja
Jabatan
(VKJ)

J3
_

Kriteria

_
4]
_

TOTAL

Yang Ada

J51
_

Dibutuhkan

_r
n_

FORMULIR - 5
FORMULIR 5 - REKAPITULASI VOLUME KERJA UNIT
Nama Instansi

Jumlah Pegawai
No.

Unit Kerja

Volume/ Isi
Kerja Unit
(VKU)

Tingkat
Efisiensi Unit
(TEU)
Yang Ada

Dibutuhkan

Kategori
Efisiensi Unit

FORMULIR - 6
FORMULIR 6 - TABEL GAP ANALYSIS BEBAN KERJA DAN KOMPETENSI
UNIT KERJA :
No

Jabatan

Standar *)
Beban Kerja

Kompetensi

Existing
Beban Kerja**)

Kompetensi***)

Keterangan

ALTERNATIF UNTUK GAP ANALYSIS

Overload

Underload

Perencanaan
Pegawai

Dari segi perencanaan ada beberapa

kemungkinan: 1) jabatan dipecah; 2) uraian
tugas dalam jabatan tersebut dikurangi
(diberikan pada jabatan yang lain yang
sejenis) sehingga efektif dikerjakan oleh
satu orang pegawai. Jika uraian tugas
dalam jabatan telah sesuai/cukup untuk
satu orang pegawaian maka dalam
penyusunan kebutuhan pegawai/formasi
muncul satu formasi jabatan

Dari segi perencanaan ada beberapa

kemungkinan yang dapat dilakukan: 1)
jabatan digabung/dihapus; 2) uraian tugas
dalam jabatan tersebut diperluas
(enrichment) sehingga efektif dikerjakan
oleh satu orang pegawai. Jika uraian tugas
dalam jabatan telah sesuai/cukup untuk
satu orang pegawaian maka dalam
penyusunan kebutuhan pegawai/formasi
muncul satu formasi jabatan.

Distribusi Pegawai

Dari segi kebijakan distribusi ada beberapa

kemungkinan yang dapat dilakukan: 1)
penambahan pemangku jabatan sesuai
dengan hasil perhitungan; 2) distribusi
uraian tugas dari yang overload ke yang
masih inload.

Dari segi kebijakan distribusi yang

dilakukan ada beberapa kemungkinan: 1)
apakah dari sisi kemampuan pemangku
jabatan, sebaiknya ybs didistribusi ke
jabatan lain lain yang inload, atau; 2)
pemangku jabatan sesuai dengan
kemampuannya tetap pada jabatan
tersebut dan dilakukan penambahanuraian
tugas sehingga inload dan efektif untuk
dikerjakan oleh satu orang pegawai.

Pengembangan
Pegawai

Dari segi pengembangan, pemberian

tunjangan harus diberikan lebih besar
sesuai dengan besarnya persentase
kelebihan beban kerja dibanding dengan
yang inload.

Dari segi kebijakan pengembangan (misal:

kesejahteraan) ada beberapa
kemungkinan yang dapat dilakukan a.l.
tunjangan diberikan lebih kecil sesuai
persentasi dengan yang inload.