Formas y

Formularios:
Carlos Daz

Las formas y formularios:

contienen datos y espacios en blanco para
registrar informacin variable, el cual tendr
diferente utilizacin segn el rea funcional
a la cual pertenezca. Puede considerarse
tambin como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar informacin para
simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos. En ellos se
imprime informacin constante y que tiene
una serie de espacios para asentar
informacin variable.

Partes del formulario:

Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos inciales del formulario,
como identificacin del organismo, ttulo o
denominacin de la forma y otros. Representa la
introduccin respecto a la accin que se va a
desarrollar en el cuerpo del formulario.

Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que
generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo
con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin
de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la
distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.

Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario,
firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin
registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta
el cdigo de registro.

Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan,
son aquellos medios para alcanzar un fin.
Objetivos especficos:
Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento
de datos, imprimir uniformidad en los
procedimientos, sintetizar y relacionar
informacin y por ltimo, dar valor legal a
determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a
las transacciones y los empleados trabajan
guindose por los formularios, adems cualquier
acto administrativo se refleja en un formulario.

Uso de los formularios:

Se utilizan para garantizar la uniformidad
de informacin, dar precisin y para
eliminar la necesidad de copiar a mano.

Caractersticas de los
formularios:
-Sencillez en su diseo.
-Cada formulario debe estar diseado para
un procedimiento especfico.
-El orden en el cual se solicita la informacin
debe ser realizado en la misma secuencia en
la cual se generan los datos.

-Las copias deben ser hechas y

distribuidas nicamente para aquellos
departamentos que manejan que
manejan la informacin que contienen
los mismos.
-Todo formulario debe estar codificado
bajo algn esquema, de tal forma que
se pueda lograr una identificacin o
asociacin del formato a una funcin o
rea especfica y se indique la ltima
fecha de revisin.

De acuerdo a su presentacin pueden

ser:
Formularios simples: documentos que estn
representados por una sola forma y que no
poseen copias anexas.
Formularios compuestos: poseen ms de
una hoja, son elaborados bajo un formato
predefinido y se almacenan en archivos
especiales.
Dentro de este rengln, podemos distinguir
los siguientes tipos:
-De bloques
-Talonarios

De acuerdo a su uso pueden ser:

Formularios para originar una accin: inician
el proceso o procedimiento de un grupo de
tareas con cierto objetivo.
Formularios para registrar una accin:
guardan informacin que pueden ser
requeridas posteriormente.
Formularios para informar resultados:
muestran cifras o anlisis de procesos.

GRACIAS POR SU
ATENCIN