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EVENTOS

So ferramentas cada vez mais


importantes para os objetivos da
comunicao empresarial, do ponto de
vista institucional e de gerao de
negcios.

Por meio deles, as corporaes podem


apresentar suas propostas diretamente
a um pblico qualificado, com a
garantia de retorno das aes de
comunicao e marketing.

TIPOS DE EVENTOS
Brunch Seu horrio entre s 10 e as
15 horas. Em geral, no se serve bebidas
alcolicas, no entanto, possvel servir
Bloody Marys e/ou screewdriver (coquetel
de suco de laranja e vodka). Serve como
evento de apoio para visitas empresariais,
inauguraes de salas e placas e
convenes.

TIPOS DE EVENTOS
Happy hour Ocorre no final da tarde.
So servidos usque e outras bebidas
alcolicas, acompanhadas de pats e
salgados finos. Apia eventos como
visitas empresariais e convenes.

TIPOS DE EVENTOS
Coquetel O horrio mais comum
noite, aps s 20 horas. Normalmente
este evento apia inauguraes de
espaos, vernissages (preview, abertura
de mostras ou exposies), abertura de
simpsios e abertura de congressos.

TIPOS DE EVENTOS
Conferncia Exposio feita por
autoridade em determinado assunto para
grande nmero de pessoas. mais formal
que a palestra e exige a presena de um
presidente de mesa para conduo dos
trabalhos, afinal so feitas perguntas
identificadas.

TIPOS DE EVENTOS
Palestra Mtodo de discusso mais
antigo e tradicional. Pressupe uma
preleo acompanhada de intenso
perodo de perguntas e debates com a
platia, buscando concluses.

TIPOS DE EVENTOS
Concurso Disputa entre diversos
concorrentes de um prmio, um emprego,
etc. Provas pblicas de matrias
cientficas, literrias, artsticas, etc,
prestadas pelos candidatos a
determinados empregos ou concesses.

TIPOS DE EVENTOS
Gincana Disputa entre equipes.

TIPOS DE EVENTOS
Feira, Salo Eventos geralmente de
carter comercial. A diferena entre eles
est no local a ser realizado. Uma feira
pode ser um evento tanto aberto quanto
fechado, enquanto que o salo costuma
ser um evento fechado. A forma como so
expostos os trabalhos em ambos os
eventos tambm um pouco diferente.
Nas feiras h barracas, quiosques ou
estandes.

TIPOS DE EVENTOS
Mostra, Exposio Podem ser
utilizadas como atrao assessria, mas
tambm podem ser o evento principal. A
mostra constitui uma forma clara e rpida
de apresentar fatos relativos a
companhia.

TIPOS DE EVENTOS
Workshop Tambm promove o
aprendizado, mas o termo (loja de
trabalho) indica a proposta de idias e
como concretiz-las. mais voltado para
o experimental.

TIPOS DE EVENTOS
Entrevistas coletivas e individuais No
preparo de qualquer entrevista, deve-se
com antecedncia definir/saber com o
entrevistador a pauta de perguntas. Em
entrevistas individuais, algumas
assessorias solicitam antecipadamente ao
reprter o roteiro da entrevista.

TIPOS DE EVENTOS
Debate Discusso exclusiva entre dois
oradores devidamente comprometidos a
defender um ponto de vista em torno de
determinado assunto, participando a
audincia somente com aplausos ou
protestos no formais.

TIPOS DE EVENTOS
Mesa redonda Difere do debate pelo
fato de ter mais participantes.

TIPOS DE EVENTOS
Frum Reunio baseada na busca da
participao intensa da platia,
preferencialmente numerosa. A idia
sensibilizar a opinio pblica sobre
determinados problemas sociais.

TIPOS DE EVENTOS
Conveno Pode ser de vendas,
lanamento de produto/servio,
congraamento e comemoraes.
Reunio de profissionais da mesma rea.

TIPOS DE EVENTOS
Seminrio uma seqncia
concentrada de atividades com o fim
especfico de desenvolver capacidades,
conhecimento e aprendizagem por meio
do trabalho de treinadores especializados.

TIPOS DE EVENTOS
Simpsio uma reunio de
especialistas de alto renome, sob a
direo de um moderador para
apresentao de tema de grande
interesse e geralmente de carter
cientfico, a uma audincia selecionada.

TIPOS DE EVENTOS
Congresso Restrito a ambientes
associativos com discusses de assuntos
de interesse especfico de um segmento
profissional.

TIPOS DE EVENTOS
Painel Reunio essencialmente
questionadora em que resumido para
um grande grupo o teor de apresentaes
feitas por pequeno grupo.

TIPOS DE EVENTOS
Show Reunio de pblico diverso para
assistir a artistas.

TIPOS DE EVENTOS
Festival (show) Reunio de vrios
artistas para um pblico diverso.
Festival (hobbie) Reunio de
aficionados em determinado hobbie para
exibies.
Festival (arte) Reunio de artistas de
cinema/msica/artes
plsticas/televiso/etc. para mostras e
disputas.

Organizao
de eventos
Sugestes prticas

PR-EVENTO

Elaborao do contedo (assunto/tema/etc.).


Recursos.
Contratao de palestrantes/artistas/etc.
Local e estrutura (locao/adaptao/etc.).
Segurana e licenas (Polcia Civil/Polcia Militar/Bombeiros/etc.).
Marketing e divulgao:

Peas/anncios
Mdias
Telemarketing
E-mail marketing
Site de apoio (hot site)
Convites

Assessoria de Imprensa.
Gerenciamento de convites e inscries.
Captao de cotas de patrocnio e apoio de empresas.
Equipe/profissionais (banco de dados).
Transmisso (TV, rdio, internet).

EVENTO

Equipe.
Estrutura do local (acessos, sadas, banheiros, etc.).
Sala/camarim dos palestrantes/artistas/etc.
Recursos para problemas de ltima hora.
Gerenciamento de materiais.
Gerenciamento de chegada.
Gerenciamento de coxia.
Gerenciamento de segurana.
Assessoria de Imprensa.
Site de apoio (hot site).
Transmisso (TV, rdio, internet).

PS-EVENTO

Assessoria de Imprensa
Pesquisa de satisfao
Marketing (e-mail marketing)
Site de apoio (hot site)

PLANEJAMENTO GERAL
O qu?
Para qu? Qual o resultado final
desejado?
Para quem?
Onde? Como? Quando?
Quem faz o qu?
Que recursos?
Concorrncia?

O qu? Para qu?

PLANEJAMENTO
Definio do que se pretende fazer e de quais
so os resultados finais a alcanar (metas).
Definir roteiro com descrio das etapas.
Responsveis por etapa.
Cronograma, com tempos bem definidos.
Fluxo dos convidados (entrada, passagem,
sada,..alternativas de segurana) e grficos de
disposio de elementos.

Para quem?

CONVITES

Definio do universo de convidados (geral ou segmentado).

SMS
E-mail
Whatsapp
Impresso
Carta personalizada para contatos formais
Pblico em geral

Mensagem do convite (no esquecer as informaes


essenciais: data, hora, local).
Prazos de envio.
Anncios em mdias de massa.
Sites ou hot sites
Indicar acessibilidades ao local (carro, nibus,
estacionamentos)

Para quem?

IMPRENSA
Lista segmentada de jornalistas.
Convite (antecipado) com press-release (curto, incisivo).
Informao para as agendas e recall dos convites com
72 horas de antecedncia.
Pasta de imprensa (press-kit na chegada) resumos,
informaes ou documentao acessrias, imagens,
etc.)
Lugares reservados para jornalistas (cuidar para
receberem o melhor som).
Prever momento para fotgrafos (cuidar do
enquadramento para fotografias).
Garantir contato com os artistas/palestrantes/etc aps o
evento, mas sem constranger artistas/palestrantes/etc,
convidados vip ou os prprios jornalistas.

Quem faz o qu?

EQUIPE
Quem faz o qu?
Quem coordena.
Reunir competncias diversas: relaes pblicas,
operao som/luz/computador, comunicao...
Roteiro bastante detalhado.
Mecanismo de inter-comunicao (do gesto/olhar,
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...)
Reunies:

De arranque e planeamento
De monitorizao da preparao
De vspera (ensaios/testes)
De pr-execuo (uma hora antes do incio da operao)
De avaliao

Onde? Como? Quando?

RECEPO/ACOLHIMENTO
Prever uma zona de acolhimento.
As boas-vindas so o primeiro passo para transformar
um evento num acontecimento super...
Colocar indicaes bvias no trajeto at a
sala/salo/pista de dana/etc.
Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicvel), de
materiais informativos gerais, de identificador.
Registrar as presenas (pedir contatos para Banco de
Dados, por exemplo, e-mail).
Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera comear.

Onde? Como? Quando?

SALA/LOCAL
Disposio da sala (sentados/de p, plateia, semicrculo,
crculo).
Canais de circulao (pblico e convidados): meio, lados,
orientados pelas portas, porta de acesso especial para
convidados.
Clculo da capacidade para gesto de entradas (lotao).
Cadeiras (conforto, rudo, distncia).
Clima do evento
Temperatura (calor ou frio mata um evento).
Arejamento.

Iluminao (natural/artificial).

Garantir destaque para centro do evento.


Projeo (suficientemente legvel da ltima fila)
Operador ou apoio tcnico sempre presente.
Apresentaes previamente instaladas e testadas.

Onde? Como? Quando?

SEGURANA
Verificao de extintores mais prximos.
Sadas de emergncia desimpedidas.
Contatos de Bombeiros e polcia em local
acessvel.
Garantir vigilncia do circuito de trnsito
com ateno a qualquer elemento
estranho.
Protocolo de ao para indisposies,
desmaios, etc.

Onde? Como? Quando?

HIGIENE
Verificar existncia de WC prximos, bem
indicados e limpos.
Garantir a higiene (antes, durante e
depois)
No falhar pormenores: papel higinico,
sabonete, toalhas de papel, lixo.
Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, lotao.

Onde? Como? Quando?

ENSAIOS E TESTES
Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 minutos antes.
O som deve ser testado um minuto antes de
comear, ligando os microfones.

Os movimentos mais complexos devem


ser ensaiados (trajetos, etc).

Onde? Como? Quando?

COMPOSIO DA MESA
Precedncias:
6

1
Mesa

Plateia

Onde? Como? Quando?

COMPOSIO DA MESA
No centro da mesa fica o convidado mais
importante.
O anfitrio pode ficar direita do n 1 ou no
ltimo lugar.
Para usar da palavra, comea o anfitrio e vai
por ordem ascendente de importncia.
Depois do convidado principal (ltimo a falar), mais
ningum intervm.

Um apresentador declara aberta a sesso, d


as entradas a cada orador e d por encerrada a
sesso.

Onde? Como? Quando?

NO CURSO DO EVENTO

Cumprimento do roteiro.
Ateno ao ritmo e tempo.
Comunicao entre a equipe.
Importncia essencial dos fatores de
conforto e de comunicabilidade: som, luz,
ar, leitura dos materiais projetados, etc.

Onde? Como? Quando?

CENRIOS DE CONTINGNCIA
Pouca participao >> chamar figurantes...
Excesso de participantes >> retirar cadeiras para dar
lugar em p, abrir portas para criar clareiras de audio
fora de portas...
Falha de conferencistas >> o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sesso.
Falha de som e de audiovisuais >> microfones
suplentes, verificao de ligao de cabos, pilhas
adicionais, porttil, alternativo
Falha de eletricidade >> sadas de emergncia, luz de
emergncia...

Recursos?

MATERIAIS DE APOIO

Plateia: cadeiras reservas.


Palco: mesa e cadeiras reservas.
Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som.
Computador porttil.
Bandeiras.
Cenrio de fundo.
Plantas e flores.
Placas comemorativas.
Bastidores e mesa de apoio para a organizao.
guas e copos para conferencistas.
Identificadores de dupla face para conferencistas.

Recursos?

SOM
Microfones com/sem fios (pilha/carga); direccionais ou
de espectro largo; on-off bem conhecido,...
Ps e suportes capacidade de ajustamento.
Amplificador e colunas (PA).
Efeito de abafamento sala com pblico abafa o som;
necessrio compensar.
Feed-back retro-alimentao: o som das colunas est
entrando nos microfones???
Rudos parasitas.
Microfonia.
Operador sempre presente para monitorar o som (junto
a mesa de som).

Recursos?

DECORAO
Do espao:
Sbria ou carregada?
Com referncias imagem corporativa
(cartaz, logotipo..)?
Sem nada que distraia?

Mesa:
Plantas (base da mesa)?
Flores (em cima da mesa... que no tapem,
nem incomodem)?

Recursos?

TRADUO SIMULTNEA
Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de traduo.
Indicao dos canais por lngua.
Disponibilizao de textos (quando
existem) para facilitao do trabalho dos
tradutores.
Avisar conferencistas para falarem +
lento.

Concorrncia?

CONCORRNCIA
Verificao prvia de:
Datas incompatveis ou inconvenientes.
Outros eventos agendados na mesma rea
temtica.
Outros eventos de grande impacto miditico
Greves

BOM EVENTO PRA VOC!

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