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EL ARCHIVO.
Mireya Bonilla Osuna
Comunicacin y Atencin al Cliente
1 Curso de Grado Superior.
Administracin y Finanzas.
1. ARCHIVO DE LA INFORMACIN
EN SOPORTE PAPEL.
1.1 Clasificacin y ordenacin de
documentos.
Los fines de la clasificacin pueden
concretarse en los siguientes:
Acceder a la documentacin con facilidad y
rapidez.
Tener un control de toda la documentacin
que entra y sale de la empresa.
Cumplir con las exigencias legales de
conservacin de determinados documentos
durante un plazo determinado.
CLASIFICACIN ALFABTICA.
Es el mtodo ms utilizado. Los documentos se clasifican segn
el orden determinado por las letras del alfabeto.
Ventajas:
Es un mtodo muy sencillo tanto respecto a su comprensin
como a su mensaje.
Permite aadir documentos con facilidad.
La localizacin es fcil; no se precisan ndices.
Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a
personas o a empresas.
Inconvenientes:
Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras,
iniciales, artculos o abreviaturas.
Si un expediente incluye muchos documentos, por lo que se hace
necesario establecer normas muy precisas para evitar errores.
Si se extrae un documento y no se anota, su falta puede pasar
inadvertida.
CLASIFICACIN NUMRICA
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un nmero
correlativo y progresivo de la serie de nmeros naturales.
Ventajas:
Se puede clasificar n nmero ilimitado de documentos.
La bsqueda es rpida.
Es un sistema muy exacto.
Inconvenientes:
Como la numeracin es correlativa, si se extrae un
documento, se reconoce fcilmente.
Es totalmente necesario un ndice-gua para la localizacin de
los documentos.
Para intercalar nuevos documentos, a veces se hace
necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar
el esquema principal.
CLASIFICACIN TEMTICA
La pauta de agrupacin de documentos se basa en el tema o asunto
sobre el que versan los mismo.
Ventajas:
Fcilmente comprensible.
Su utilizacin es sencilla.
Se busca directamente; no son necesarios ndices auxiliares.
Se pueden intercalar subdivisiones muy fcilmente identificando
subtemas.
Inconvenientes:
No es aconsejable cuando los temas son conocidos por la persona que
busca un documento.
Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema.
Un mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos.
Puede ser necesario un indice-gua para la localizacin de los
documento.
CLASIFICACIN CRONOLGICA.
Clasificar los documentos por fechas, segn se van recibiendo
y/o generando.
Ventajas:
Fcil de organizar.
Fcil de utilizar.
Permite ir introduciendo nuevos documento sin alterar el orden.
Se busca directamente.
Inconvenientes:
No es aconsejable para archivos grandes.
Es necesario conocer la fecha de un determinado documento.
Puede resultar necesario mucho tiempo para localizar
documentos especficos.
Cuando se extrae algn documento es necesario hacer una
marca para dejar constancia.
3.1 ARCHIVO:
La palabra archivo puede tener dos significados:
Conjunto de documentos de una empresa debidamente
ordenados y clasificados de manera til y eficaz, para
localizarlos lo ms rpido posible.
Lugar donde se conserva todos estos documentos.
Objetivos:
De naturaleza legal. Las empresas deben guardar
durante un tiempo determinado documentos porque as
lo establece la ley.
De carcter tcnico. La utilidad prctica del archivo
puede concretarse en los siguientes puntos:
Un archivo es un centro activo de informacin necesario
para toda todas las empresa.
Proporciona un servicio imprescindible a muy bajo coste.
Sirve para conservar los documentos en perfecto estado.
1.5 ORGANIZACIN Y
CLASIFICACIN DE UN ARCHIVO
DE OFICINA.
2. ARCHIVO DE LA INFORMACIN
EN SOPORTE INFORMTICO.
2.1 Las bases de datos para el tratamiento de la
informacin.
Economa de espacio en el almacenamiento de la
informacin.
Ahorro de tiempo en el acceso a la misma.
Facilita las tareas de ordenacin, actualizacin, bsqueda y
borrado de los datos.
Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de
sistemas en red.
Hace posible el intercambio de informacin entre
diferentes sistemas informticos, evitando errores.
Proporciona las herramientas adecuadas para la realizacin
de consultas y elaboracin de informes personalizados.
2.2 PROCEDIMIENTOS DE
PROTECCIN DE DATOS.
RECOMENDACIONES:
3. ORGANIZACIN EN CARPETAS
DEL CORREO ELECTRNICO Y
OTROS SISTEMAS DE
COMUNICACIN TELEMTICA.