Compras - proveedores

Contenido:
Introduccin al proceso de aprovisionamiento
Compra de artculos
Compra de servicios
Solucin de problemas en la compra

Compras - proveedores: Objetivo

En esta unidad, har lo siguiente:

Dominar los pasos bsicos del proceso de aprovisionamiento para la

compra de artculos o servicios

Comprender las consecuencias que tiene cada paso en el inventario y

en la contabilidad
Solucionar los problemas que surjan de una entrega de proveedor o

facturacin

Compras - proveedores: Situacin de ejemplo

Adquiere las mercancas de almacn de proveedores externos.

Generalmente, se utiliza el documento de pedido para solicitar mercancas.

No obstante, en algunos casos, puede realizar el pedido por telfono y su
proveedor entrega los artculos de forma inmediata. En este caso, el proceso
diseado en el sistema debe ser tan corto y rpido como sea posible.
Si las mercancas suministradas no cumplen con el estndar de calidad,

puede devolverlas al proveedor. Esto puede ocurrir antes o despus de recibir

la factura.
Adquiere servicios, como servicios de diseo web y paisajismo, de

proveedores mediante pedidos. Otros servicios como la electricidad o el

alquiler se adquieren sin pedidos.

Compra de artculos: Cuadro sinptico

Compras - proveedores
Tema 1: Compra de artculos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Solucin de problemas en la compra

Compra de artculos: Resumen del proceso

Configuracin del sistema

Datos maestros

Gestin de almacenes
Compras

Logstica
de salida

Logstica
de entrada

Marketing y

Produccin

Servicio
ventas

Control financiero

Pedido

Pedido de
entrada de
mercancas

Factura de
proveedores

Pago
efectuado

Pedido

Actualmente hay 10 impresoras en stock.

Se realiza un pedido por 5 impresoras ms al proveedor
Cinco aparecen en los informes de inventario como se solicitaron
15 estarn disponibles
Aunque solamente 10 estarn fsicamente en stock

Datos maestros clave en la compra: Proveedor

Una o varias
cuentas asociadas
para proveedores
Transacciones
posibles
Todas las

transacciones
de compra
Proveedores

Direcciones del pedido

Empresa/Almacn

Pedido
Ficha Logstica

Direccin de entrega

Direccin de pago

Proveedor

Datos maestros clave en la compra: Artculos

Campos maestros del artculo tiles en la compra

Proveedor por defecto
Nmero de catlogo del fabricante
Unidad de medida de compras
Campos obligatorios para artculos importados
Informacin fiscal

Documentos preliminares de documentos de

compra y de venta

Documento

Proveedor / Cliente

Y1000

Grabar
como
documento
Artculo Descr. Cantidad Precio
preliminar
A03 Impresora 20
249,90
B10 Cartucho
4,50

Documento

Documento - documentos preliminares

40

Proveedor / Cliente

Artculo Descr. Cantidad Precio

A03 Impresora
B10 Cartucho
4,50

20
40

Proveedor / Cliente

Y1000

249,90

Aadir

Y1000

Artculo Descr. Cantidad Precio

A03 Impresora
B10 Cartucho

20
40

249,90
4,50

Salida de documentos
Documento
Fichero Enviar Correo
electrnico

Proveedor / Cliente

Fichero Enviar
Fax
A03
B10

Fichero Presentacin
preliminar

Presentacin preliminar

Y1000

Impresora
Cartucho

20
40

249,90
4,50

Fichero Imprimir

Impresin

Fichero Exportar
Fichero (PDF, Texto, XML, MS
Word, MS Excel o Imagen)

Y1000

Y1000

Y1000

A03 20 piezas 49,90

B10 40 piezas 4,50

A03 20 piezas 49,90

B10 40 piezas 4,50

A03 20 piezas 49,90

B10 40 piezas 4,50

Total
...

Total
...

Total
...

1178

1178

1178

Pedido de entrada de mercancas

Actualmente hay 10 impresoras en stock

Se realiz un pedido por 5 impresoras ms al proveedor
El proveedor entrega 5
Despus de recibir las mercancas, hay 15 en stock

Dos opciones para crear un documento de

seguimiento: Copiar a/Copiar de

Copiar a
Abra el documento grabado para

copiar
Todos los artculos copiados a un

documento nuevo
No hay opciones disponibles

acerca de cmo se copian los

artculos
Sin embargo, puede eliminar

artculos y ajustar cantidades

despus de copiar

Copiar de
Introduzca un interlocutor comercial

en un documento nuevo
Elija uno o varios documentos de la

lista
El asistente de creacin de

documentos le permite:
personalizar las lneas y

cantidades copiadas
seleccionar el tipo de cambio que

se utilizar

Efectos del pedido de entrada de mercancas

1
4

Factura de proveedores

Recibe una factura del proveedor por 5 impresoras

Introdujo una factura de proveedor para reflejar la factura del proveedor
La factura de proveedores es la base del pago para el proveedor

Efectos de la factura de proveedores

4
1

La cantidad aumenta solamente si no

se hace referencia a una entrada de
mercancas anterior.

Contabilizaciones del proceso de compras de

artculos de stock
Categora de artculo:
Artculo de inventario
Artculo de venta
Artculo de compra
Activos fijos

Cuenta de Cuenta de
existencias asignacin
100
100

Cuenta de
asignacin
100

Proveedor
100

Flujo de documentos en el proceso de compras

Almacn
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)

Gestin de pagos

Le debemos al proveedor el importe de 5 impresoras

Se introdujo una factura de proveedores por el importe que

an no se factur
Crea un pago segn los trminos de pago
El asiento:
reduce el efectivo (crdito)
disminuye el importe que se debe al proveedor

Informes de compras

Anlisis de compras
Lista de partidas abiertas
Antigedad pasivo proveedor
Arrastrar y vincular

Modificaciones de stock en compras

Informe modelo: status de almacn

Compras/proveedores

Transaccin

En stock - Comprometido+ Solicitado = Disponible

Pedido
Pedido entrada mercancas

Factura proveedores para

pedido entrada mercancas
Pedido entrada mercancas
sin referencia al pedido

Factura de proveedores
con referencia
al pedido

Factura reserva prov. sin

ref. a pedido
Pedido entrada mercancas
con referencia a factura
reserva proveedores
Devoluciones mercancas
Abono de proveedores

+
-

+ Indica un aumento en la cantidad

- Indica una disminucin en la cantidad

Compra de artculos: Resumen del tema

Puntos clave del tema de compra de artculos:

Los cuatro pasos principales del proceso de aprovisionamiento de artculos son:
Pedido
Pedido de entrada de mercancas
Factura de proveedores
Pago efectuado
Datos maestros clave utilizados en la compra: proveedor y artculos
Cada documento de compra afecta el inventario y/o la contabilidad de forma diferente

Ejercicios de compra de artculos

Compra de servicios: Cuadro sinptico

Compras - proveedores
Tema 1: Compra de artculos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Solucin de problemas en la compra

Compra de servicios - Resumen

Pedido

Factura de
proveedores

Pago efectuado

Artculo/Tipo de servicio

Documento
Servicio
Servicio

Cliente
Nombre

Descripcin

En compras (y ventas) puede

definir los documentos como
Tipo de artculo o Tipo de
servicio.

C00001
C00001
Smith
Smith

Cuenta de mayor Precio

Documento
Artculo
Artculo

Cliente
Nombre

N de artculo Descripcin

C00001
C00001
Smith
Smith
Cantidad Precio

Crear una factura de servicio

Datos maestros
del proveedor

Factura de
proveedor
Nombre del proveedor
Nmero de factura
Fecha de factura
Descripcin
Importe a pagar

Factura de
proveedores
Nmero de proveedor
Nmero de factura
Fecha de factura
Descripcin
Cuenta de mayor
Total a pagar

Introduzca datos

Nmero de proveedor
Nombre del proveedor
Direccin
Condiciones de pago
Mtodo de pago

Datos estndar
Verifique los nmeros de
factura duplicados

Contabilizaciones en el proceso de compras de

artculos fuera de stock
Categora de artculo:
Artculo de inventario
Artculo de venta
Artculo de compra
Activos fijos

Cuenta de gastos
Cuenta de gastos en la UE
Cuenta de gastos extranjero Proveedor
100

100

Ejercicios de compra de servicios

Compra de servicios: Resumen del tema

Puntos clave de este tema:

Los documentos que se utilizan principalmente en la compra de

servicios son:
Pedido
Factura de proveedores
Pago efectuado
Los servicios pueden estar representados por una descripcin en un

documento de tipo de servicio o estar representados como un artculo

en un documento de tipo de artculo.
Para servicios como el alquiler o utilidades, generalmente se crea una

factura de proveedores sin una orden.

Solucin de problemas en la compra:

Cuadro sinptico
Compras - proveedores
Tema 1: Compra de artculos
Tema 2: Compra de servicios
Tema 3: Solucin de problemas en la compra

Entregas parciales y exceso de suministro

Pedido de entrada de mercancas

Pedido

rcial
a
p
a
g
ntre
3) 1ra e

Proveedor Y1000

4)
2

#
1
2
3

10
15
2

1) Exceso de suministro
Pedido de entrada de mercancas

nt
re
ga
pa
rc
ia

2) Aadir artculos

#
1
2
3

l
Pedido de entrada de mercancas

Pedido de entrada de mercancas

Proveedor Y1000

#
1
2
3

da
e

Proveedor Y1000

Proveedor Y1000

Proveedor Y1000

20

#
1
2
3
4

#
1
2
3
1

Devoluciones de mercancas

Cuenta de
existencias
100

Cuenta de
asignacin
100

Se solicitaron y se entregaron 20 escneres

2 escneres se daaron durante el

transporte
Use la devolucin de mercancas para
devolver los escneres al proveedor

Cuenta de
existencias
100

Almacn
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)

Cuenta de
asignacin
100

Abono de proveedores para compras

Cuenta de Cuenta costes

existencias de asignacin
100
100

Asignacin

Proveedor

100

100

Se solicitaron, se entregaron y

facturaron 50 cajas de CD
5 cajas estaban defectuosas
Use el abono para devolver artculos
por crdito cuando exista una factura
de proveedores

Almacn
(Cantidad)

Libro mayor
(Valor)

Cuenta de existencias Proveedor

100

100

Creacin de un abono con o sin referencia

Copiar desde la factura

Abono
relacionado a
una nica
factura
especfica

Importe total,
abono
Anular el importe
de factura y
reducir el importe
a pagar al
proveedor

Factura
pendiente

No copiar desde la factura

Factura
cerrada

Abono general
relacionado a
varias facturas
Abono
relacionado
a una factura
especfica

Importe parcial,
abono
Reducir el
importe de
factura y el
importe a pagar
al proveedor

Importe total,
abono
Reducir el importe a
pagar al proveedor

Importe parcial,
abono
Reducir el importe
a pagar al
proveedor

Investigacin de status de pago de factura

Saldo del proveedor

2.500
4.000
2.060
8.560

8.560

Solucin de problemas en la compra: Resumen del

tema

Puntos clave de este tema:

Un pedido de entrada de mercancas puede gestionar exceso de

suministros o entregas incompletas.

Un documento de devolucin de mercancas se usa para devolver

artculos que todava no se han facturado.

Un abono se puede crear con referencia a una factura pendiente.
Si la factura est paga, el abono se debe crear sin referencia.

Ejercicios para la solucin de problemas en la

compra

Compras - proveedores: Resumen de la unidad

Ahora podr:
Comprar artculos y servicios en SAP Business One
Indicar las consecuencias que tiene cada paso en el inventario y en la

contabilidad.
Solucionar los problemas que surjan de una entrega de proveedor o

facturacin.