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INVENTARIOS
NIA 501
EXPOSITOR
L.C. EDUARDO M. ENRQUEZ G.
eduardo.enriquez@gvamundial.com.mx
VIGENCIA
Identificacin de riesgos en el proceso de
Inventarios
Presentacin
y
revelacin:
Todas
las
transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de inventarios han
sido
clasificadas
en
las
cuentas
correspondientes y se han revelado los temas
relevantes del proceso de inventarios y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las
polticas contables y el marco legal vigente.
Integridad
Existencia
Exactitud
Presentacin
y revelacin
Inventarios
Costo de Ventas
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Tipos de inventario
Se identifican los siguientes tipos de inventario:
- Materias primas y partes compradas.
- Inventarios en proceso.
- Inventarios de artculos terminados
- Partes de reemplazo, herramientas y consumibles.
- Bienes (mercancas) en trnsito
- Inventario final
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Contabilidad de costos :
Entre los diferentes tipos generales de Contabilidad
existe la llamada Contabilidad de Costos. La
Contabilidad de Costos es interna y se utiliza para
medir los costos de produccin de algn producto
o servicio, para tomar diferentes tipos decisiones
en cuanto a produccin, organizacin de la
empresa, proveedores de materias primas o
servicios para la empresa, personal, etc. La
Contabilidad de Costos tambin se usa para
generar y establecer el Costo Estndar o Estndar
de Produccin para las empresas. A continuacin
se describe lo que es un Costo Estndar.
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Contabilidad de costos :
El Costo Estndar se desarrolla con base a los
costos directos e indirectos presupuestados.
El Costo Estndar es una medida de qu tanto
debe costar producirse o entregarse una
unidad de producto o servicio.
Al cierre de cada mes, la compaa debe
ajustar el costo estndar al costo real, que es
como se va a reflejar en los estados
financieros.
14
Contabilidad de costos :
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INCOTERMS
Surge de la frase en ingles "International Commerce
Terms" que bsicamente son los trminos de compra y
venta internacional que establecen y determinan los
derechos, responsabilidades y obligaciones de las
partes que intervienen en la operacin. Es muy
importante destacar que los Incoterms regulan entre
otras, cuatro puntos crticos que soporta toda
transaccin comercial:
- La entrega de la Mercanca
- Transferencia de Riesgos
- Distribucin de Gastos
- Trmites documentales
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20
21
22
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1) Almacenamiento
2) Registro de utilizacin de materia prima,
costos directos e indirectos (Gastos de
personal, servicios pblicos, etc)
3) Costeo de los productos
4) Salida de productos
5) Ajustes al inventario y al costo de ventas
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25
26
27
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
1) Almacn
Que las compras no sean ingresadas
fsicamente en el almacn
28
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
29
Riesgos y Controles
Control
Riesgo
4) Salidas de productos
Retiros de productos sin autorizacin
30
Inventarios fsicos
Inventarios fsicos
31
Inventarios fsicos
32
Objetivos
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
Responsabilidad
- La administracin de la compaa tiene la
responsabilidad de establecer procedimientos para
realizar un inventario fsico preciso y efectuar y
registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando
menos una vez al ao para que sirva como base en la
preparacin de los estados financieros y, si es
aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del
sistema de inventarios perpetuos de la entidad, el que
le sea aplicable.
-
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47
personal
48
49
final
- Ajustes
al
Kardex
autorizados
funcionario de nivel adecuado.
del
por
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
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63
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66
67
68
69
70
Buenas Prcticas
71
Buenas Prcticas
72
Buenas Prcticas
Compaa La Valentina, S. A. de C. V.
Buenas prcticas para una adecuada preparacin y
ejecucin de la toma fsica de los inventarios
Responsable
___________________
73
Buenas Prcticas
1. Aplicabilidad
Este papel de trabajo deber ser completado y
revisado en su totalidad por el funcionario
responsable de liderar la toma fsica del inventario y
por los colaboradores asignados para dicha labor
segn corresponda.
74
Buenas Prcticas
2. Evidencia de Revisin
Como evidencia de revisin, este papel de trabajo
debe ser firmado por quien lo elabor y revis.
Nombre
Elabor
Revis
Revis
Fecha
Firma
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Buenas Prcticas
3. Procedimientos
Diligenciar el siguiente papel de trabajo identificando
la implementacin de cada una de las actividades y
controles que la compaa ha establecido de acuerdo
a la Poltica y procedimientos de Inventarios, de tal
forma que se minimicen las desviaciones en los
resultados del inventario y se cuenten con
adecuados elementos de seguridad.
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Buenas Prcticas
3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Comunique a todas las reas de la Compaa
la fecha proyectada para la elaboracin de los
inventarios, de tal forma que no se afecte la
operacin de la compaa.
Solicite confirmacin por escrito de los
funcionarios que solicita la Poltica y el
procedimiento deben participar en dicho
inventario
(Gerente
de
Produccin,
Contabilidad, colabores de reas etc). En caso
de no ser posible su participacin, se deber
informar oportunamente a la Comisin de
Inventarios.
Si
No
Comentarios
77
Buenas Prcticas
3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Comunicar oficialmente a los clientes con
apoyo del rea Comercial, las fechas de
inventario y por tanto programar la entrega de
productos antes del mismo.
En caso de no ser posible retirar la mercanca
de los clientes que ya fue facturada, deber
aislarla de los productos a inventariar, as
como deber estar plenamente identificada y
adjuntar una copia de su factura.
Si
No
Comentarios
78
Buenas Prcticas
3.Verificacin
Actividad
Previo al inventario
De ser necesario programe jornadas de aseo y
ordenamiento de la bodega, garantizando que
a la fecha del inventario todos los productos se
encuentren en su correspondiente localizacin
y estn plenamente identificados con el cdigo
que les corresponde.
Identifique los productos obsoletos y/o
daados, proceda a separarlos de los
productos a inventariar, sin olvidar dejarlos
plenamente identificados.
Si
No
Comentarios
79
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Verifique que aquellos productos de mayor
valor,
se
encuentran
adecuadamente
custodiados.
Programe la capacitacin a los funcionarios
tanto administrativos como operativos que
participaran en el conteo y asegrese que
todos confirmen su asistencia.
En caso que un funcionario no pueda participar
en la capacitacin o en el inventario, su Jefe
Inmediato ser quien presente dicha situacin
de manera formal, explicando las razones de
su ausencia.
Si
No
Comentarios
80
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Previo al inventario
Elabore un instructivo preciso y no muy
extenso sobre la forma de realizar el conteo de
acuerdo a las caractersticas de peso, tamao
y medidas de los productos a inventariar, de tal
forma que los participantes se familiaricen con
los productos. Igualmente incluya ejemplos
sobre el correcto diligenciamiento de las
tarjetas de inventario, la instruccin de realizar
el conteo de forma ordenada, la funcin de los
lderes de los grupos de conteo y la
identificacin de las rutas de evacuacin, entre
otros.
Si
No
Comentarios
81
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Previo al inventario
En caso que la operacin no pueda pararse al
100%, no olvide seguir los procedimientos
establecidos para el movimiento de mercanca.
Dicho procedimiento deber informarse en la
capacitacin a los participantes.
Durante la capacitacin registre en planilla la
asistencia de los participantes
Asegrese de contar con los elementos de
seguridad (botas, batas, guantes, arnez etc.)
suficientes para todos los participantes en el
inventario. Si es necesario solicite apoyo al
rea de seguridad industrial
Si
No
Comentarios
82
Actividad
Previo al inventario
Verifique que las rutas de evacuacin estn
correctamente sealizadas, as como el
funcionamiento de la red anti incendios.
Durante la capacitacin registre en planilla la
asistencia de los participantes
Organice los grupos de conteo tanto para el
primero como segundo conteo de acuerdo a
las localizaciones, verificando que un mismo
funcionario no cuente lo mismo dos veces y
que cada grupo este conformado por un
funcionario administrativo y un operativo.
Si
No
Comentarios
83
Actividad
Previo al inventario
Asigne los lderes de conteo para cada grupo,
as como los miembros de la mesa de conteo
(estos no pueden ser funcionarios de la
operacin que esta siendo objeto del
inventario).
Genere las tarjetas de inventario sin los saldos
del sistema e informe a la Comisin de
inventario el nmero de tarjetas a generar,
estando cada tarjeta pre numerada.
Genere las tarjetas de inventarios utilizadas
para la mercanca obsoleta o de lenta rotacin.
Si
No
Comentarios
84
Actividad
Previo al inventario
Realice el corte de documentos en el sistema
antes de iniciar el inventario y entregue dichos
soportes a los organismos de control.
Verifique que se cuentan con todos los
elementos de trabajo necesarios para el
inventario (esferos, calculadoras , etiquetas de
conteo, etc)
Si
No
Comentarios
85
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Durante el inventario
Verifique la asistencia de todos los
participantes convocados. En caso que alguien
no asista informe a su Jefe Inmediato, para
tomar las medidas disciplinarias que se
consideren.
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Asigne los grupos de conteo a cada lder,
segn previa programacin.
Si
No
Comentarios
86
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Durante el inventario
Entregue al lder de los grupos de conteo las
etiquetas para identificar el primer o segundo
conteo segn corresponda, as como las
tarjetas para el registro del inventario
Entregue los elementos de seguridad a los
participantes en el inventario (guantes,
tapabocas, batas, botas aceradas, etc.).
Verifique que los lderes de conteo acompaen
a los grupos asignados durante el inventario.
Identifique la mercanca que se encuentra en
trnsito e informe a la Mesa de Control.
Si
No
Comentarios
87
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Durante el inventario
Valide que no se acepten planillas con
tachaduras o enmendaduras por la mesa de
control
La investigacin de las diferencias generadas
luego de cruzados los resultados del inventario
con los saldos del sistema, debern ser
realizados por funcionarios dos funcionarios
administrativos y un operativo.
Si
No
Comentarios
88
Buenas Prcticas
Verificacin
Actividad
Finalizado el Inventario
Para las diferencias generadas informe la
razn de las mismas, anexe documentacin
soporte
y
solicite
la
correspondiente
autorizacin para su ajuste.
Establezca acuerdos sobre la entrega de
informes finales del inventario a todas las
reas que requieran dichos resultados.
Si
No
Comentarios
89
OBJETIVOS
Procedimientos sustantivos en
el proceso de Inventarios
OBJETIVOS
Procedimientos sustantivos en el proceso
de Inventarios
90
(Proyecto Claridad)
91
OBJETIVOS
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INVENTARIOS
En este ciclo, identificamos las siguientes
transacciones:
- Almacenamiento de productos
- Registro de utilizacin de materia prima, costos
directos e indirectos (Gastos de personal, servicios
pblicos, etc)
- Costeo de los productos
- Salida de productos
- Ajustes al inventario y al costo de ventas
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INVENTARIOS
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS EN EL
PROCESO DE INVENTARIOS
94
95
COMPLEJIDAD
96
COMPLEJIDAD
97
COMPLEJIDAD
98
COMPLEJIDAD
99
COMPLEJIDAD
100
101
102
COMPLEJIDAD
La diferencia en el nfasis en la auditora de activos y
pasivos es consecuencia directa de la responsabilidad
legal de los contadores pblicos.
Si los inversionistas , acreedores y otros usuarios de la
informacin financiera determinan despus de la emisin
de los estados financieros auditados que el patrimonio
de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente,
es muy probable que se demande a la firma de auditora
y/o al contador pblico independiente.
103
COMPLEJIDAD
104
COMPLEJIDAD
105
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
INVENTARIOS
Sobreestimacin
de inventarios
Confirmaciones de inventarios en
poder de terceros
Suficiencia de la estimacin de
inventarios obsoletos, daados o de
lento movimiento
Subestimacin del
costo de ventas
106
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
INVENTARIOS
Revisin de las entradas y salidas de
inventarios
Valuacin de costo neto de realizacin
(valor de mercado)
Sobreestimacin
de inventarios
X
COSTO DE VENTAS
Revisin analtica del Costo de Ventas
vs los Ingresos Operativos
(tendencias
Subestimacin del
costo de ventas
107
COMPLEJIDAD
Riesgo en los estados financieros
COSTO DE VENTAS
Sobreestimacin
de inventarios
Subestimacin del
costo de ventas
108
109
Identificacin de riesgos
en el Proceso de
Compras
110
111
Cumplimiento
con
las
leyes
normas
112
113
114
integridad Existencia
115
Exactitud Presentacin
y revelacin
Disponible (Pagos)
Inventarios
Impuestos
Gastos (costos) de
administracin
Gastos de venta
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
Control
1
126
Control
1
127
Control
1
128
Control
1
4) Contabilizacin de la factura de
compra de bienes y/o servicios
Que la compra no se registre en las
cuentas correspondientes
129
Control
1
5) Pago de la factura
Pagos por mercanca no recibida
Aplicacin de anticipos
130
Control
1
131
Buenas prcticas en el
proceso de inventarios
132
133
NO
134
N/A
NO
135
N/A
NO
136
N/A
NO
137
N/A
NO
138
N/A
NO
139
N/A
NO
140
N/A
NO
141
N/A
NO
142
N/A
NO
143
N/A
NO
144
N/A
NO
145
N/A
NO
146
N/A
NO
147
N/A
NO
148
N/A
NO
149
N/A
NO
150
N/A
NO
151
N/A
152
153
Gracias!