Lecciones Aprendidas

Lo que queda cuando concluyen los

proyectos

Ing. Jorge A. Osinski, PMP, MBA

Temario

Definiciones

Pre-requisitos para implementar Lecciones Aprendidas

Cundo hacer Lecciones Aprendidas?

Grupos de Inters (stakeholders) involucrados

Proceso

Autoevaluacin del PM
Lecciones aprendidas con stakeholders

Relacin con procesos del PMBoK

Conclusiones

Suplemento: Algunas causas de problemas en Proyectos

Proyecto
Definicin (PMI)
Emprendimiento de duracin acotada que tiene por objeto crear
un producto, servicio o resultado nico.

Caractersticas

Elaboracin progresiva
Consumen recursos
Son planificados, gestionados y controlados
Satisfacen necesidades y afectan intereses de terceros

Proyecto
Definicin Operativa
A los efectos de Lecciones Aprendidas un proyecto es:
Estructura de tareas, con distinto grado de interrelacin, que fueron
ejecutadas, estn en ejecucin o van a ser ejecutadas por personas
con habilidades y conocimiento, con la ayuda de procesos, insumos y
herramientas que tiene por objetivo la creacin de algo nico,
inexistente hasta ese momento, y que satisface necesidades de otras
personas u organizaciones.

Proyecto
Resultados de un Proyecto
1) Producto, servicio u otra respuesta esperada por el Cliente
2) Informacin sobre el desarrollo del proyecto

Actividades realizadas

Resultados de las actividades

Recursos aplicados y Consumo de recursos

Eventos no planificados ni esperados

Contexto

Decisiones tomadas

Lecciones Aprendidas (LA)

Definicin (PMI)
Lo que se aprende en el proceso de realizacin del proyecto.
Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier
momento. Tambin considerado un registro del proyecto, que
se debe incluir en la base de conocimientos de lecciones
aprendidas.

Objetivos

Aumentar la predictibilidad de los resultados de los

proyectos
Retener las mejores prcticas y transformarlas en Activos
Organizacionales
Disponer de material de capacitacin y difusin

Lecciones Aprendidas (LA)

Definicin Operativa
Son el vnculo entre el Proyecto (que se extingue) y los
Recursos Organizacionales (de carcter permanente) que se
logra mediante:

Modificacin de documentos: Procesos, Instructivos y

Guias de Mejores Prcticas (tanto de Proyectos como de la
Organizacin)

Creacin o modificacin de Registros sobre interaccin y

performance de los distintos Grupos de Inters (o
stakeholders)

Creacin o actualizacin de Medios para Educar a

nuevos PMs y otros participantes en proyectos

Lecciones Aprendidas
Un toque de realidad

PMBoK hace referencia a LA en mltiples instancias:

Como input a los procesos de Planeamiento

Como output de los procesos de Ejecucin y Cierre
Asimismo, recomienda usar una Base de Conocimiento de
Lecciones aprendidas como repositorio de LAs

En la prctica:

An cuando exista una Base de Conocimiento de Lecciones

Aprendidas, es difcil que se la consulte en el momento del
Planeamiento
Resulta ms efectivo incorporar las LA a documentos de carcter
ms mandatorio como procesos, instrucciones y guias y...
Se refuerce lo aprendido a travs de material de educacin
(especialmente en formato Casos de Estudio) y a travs de
Comunidades de Profesionales (Communities of Practice)

Pre-Requisitos

Para maximizar la efectividad de LAs

1) Cultura Organizacional (creada y sustentada por la Direccin)
con valores adecuados:

Aceptacin de los costos involucrados

Aceptacin que no todo lo que se encuentre va a ser
agradable
Clima de ausencia de temor a castigos por exponer errores o
defectos
Estmulo a la bsqueda de la excelencia y creacin de
mecanismos de difusin de mejores prcticas

2) Mecanismos de captura de informacin incorporados a los

procesos de Gestin de Proyectos
3) Integridad de las personas

Pre-Requisitos
Informacin Relevante

Diferencias entre lo planeado y la realidad del proyecto

Duracin, costos, calidad

Eventos no considerados en el plan de riesgos

Acciones del plan de contingencia que no fueron efectivas
Supuestos que no se cumplieron
Ambigedad de las Especificaciones
Expectativas insatisfechas del Cliente
Cambios de alcance no controlados o mal gestionados
Problemas con RRHH
Problemas con proveedores
Stakeholders cuyos intereses o influencia no fueron considerados
Cambios en reportes o defectos de comunicacin con
stakeholders

Cundo hacer LAs?

1)Al poco tiempo de eventos relevantes (incidentes o
xitos inesperados), debido a que:

No siempre se logra capturar toda la informacin

No siempre la informacin captada es exacta
El contexto cambia con el tiempo (y a veces no se tiene
conciencia de eso)

2)Al concluir una fase del proyecto, porque:

Los stakeholders cambian

Esperar la terminacin del proyecto puede llevar
demasiado tiempo

3)Al concluir el proyecto

Grupos de Inters o Stakeholders

Involucrados
directamente en
el Proyecto
Sponsor
PM
Equipo de
Trabajo

Destinatarios del
Proyecto
Cliente
Usuarios

Entorno
Familias
Comunidad
ONGs / Grupos de
Inters Especfico
Competidores

Gerentes de
RRHH

Sindicatos

Deptos. Internos

Proveedores no
seleccionados

Proveedores
Sociedad
Directos
No
necesariamente se har partcipes a todos los stakeholders
en el
proceso de LAs, pero puede ser necesario analizar su impacto sobre el
Estado
proyecto y disear respuestas

LAs como Proceso: Secuencia

Captacin de Informacin
1) Autoevaluacin del PM
2) PM Cliente
3) PM Sponsor
4) PM Equipo del Proyecto / PM Proveedores / PM otros
stakeholders
Elaboracin del feedback y acciones
1) PM Equipo del Proyecto (generacin de propuestas)
2) PM Sponsor (propuestas validadas)
3) PM Direccin (presentacin general y aprobacin de propuestas)
4) PM Cliente / PM Proveedores / PM otros stakeholders
(propuestas y acciones comprometidas)
5) Modificacin de Activos Organizacionales
6) Difusin (Educacin & Comunidades de Profesionales)

LAs como Proceso

Consideraciones sobre la naturaleza de los Stakeholders

Los distintos stakeholders ven slo fragmentos de la
totalidad del proyecto (se ubican en distintas posiciones con
respecto a la lnea de visibilidad).
El proceso de LA busca maximizar la efectividad de los
stakeholers, en su capacidad de contribuir al xito en
futuros proyectos.
El PM es, posiblemente, el nico stakeholder que tiene la
posibilidad de entender los puntos de vista de los restantes
stakeholders.

Cmo implementar LAs?

Preguntas clsicas para definir el alcance de las LA

Qu se hizo bien?
Qu se hizo mal?
Qu habra que hacer distinto?

Preguntas incentivadoras del cambio

Qu aprendimos de esto?
Cmo lo haramos, si lo tuviramos que hacer de nuevo?
Qu opciones tenemos?
Qu seales debemos captar?
Cmo evitaramos cometer los mismos errores?

Autoevaluacin del PM
Por qu hacer una autoevaluacin?

Determinar lo que se hizo bien, mal o habra que hacer

distinto
Entender qu seales del contexto se captaron, cules se
ignoraron y cules habra que buscar activamente
Entender qu decisiones fueron correctas y cules deberan
haber sido distintas
Entender las causas de las diferencias entre lo planeado y la
realidad
Elaborar posibles cursos de accin
Reflexionar sobre lo que pas para:

Conocerse mejor a s mismo

Conocer mejor a nuestros interlocutores

Autoevaluacin del PM
Objetivos
Esclarecer lo que sucedi y determinar lo que se debera
hacer al respecto, de presentarse una situacin similar

Tener una visin personal, como punto de partida, para

comparar con la apreciacin que los dems stakeholders
tengan sobre la misma situacin
Al incorporar a otros stakeholders:

Poder expandir el entendimiento de la misma realidad al

escuchar lo que los dems tengan que decir

Tener informacin para compartir con los dems y poder

colaborar en la creacin de opciones de mejora

LAs con stakeholders

Captacin de Informacin

Objetivo
Entender la visin de los stakeholders del proyecto sobre la misma
realidad

Entender cules fueron los aspectos ms relevantes del proyecto

para cada stakeholder
Disponer de un punto de partida para elaborar propuestas de
cambio

Es esperable que:

Cada stakeholder tenga una visin sesgada del Proyecto (pero

Perception is reality)
Es habitual que el PM se sorprenda al encontrar que:

No todo lo que cree que se hizo bien es percibido como tal o es

apreciado

No todo lo que cree que se hizo mal es visto como mal hecho o
considerado relevante

LAs con stakeholders

Implementacin

Actividades del PM
1) Comunicar objetivos y metodologa
2) Distribuir una encuesta o cuestionario (si fuera necesario)
3) Reunirse con el Stakeholder para captar su visin

Escuchar
No defenderse
No culpar a otros
Aclarar cuando sea constructivo
Proveer datos y contestar lo que se pueda evidenciar
Registrar todo

4) Crear respuestas a las inquietudes del stakeholder

Validar / conseguir aprobaciones cuando sea necesario

5) Reunirse con el stakeholder y comunicar respuestas elaboradas

Documentar acuerdos

6) Implementar / hacer seguimiento de cambios

Procesos de Gestin de Proyectos

(PMI)

Valor de la Estructura de Procesos

del PMBoK para LAs
PMBoK contiene procesos alineados con las reas de
conocimiento necesarias para gestionar un proyecto y que
distinguen entre la parte ideal y la parte real del mismo.
Las LA toman las salidas de los procesos de Ejecucin, Control
y Cierre y, tras su anlisis, crean modificaciones en los
procesos de Inicio y Planeamiento que se usarn en proyectos
futuros.

Principales Procesos Destinatarios

de los cambios producidos por LA

Planeamiento de Riesgos

Control y Aseguramiento de Calidad

Estimacin de Duraciones y RRHH

Seleccin de RRHH

Seleccin de Proveedores

Gestin de Comunicaciones

Conclusiones

La correcta implementacin de Lecciones Aprendidas

habilita al progresivo mejoramiento de la calidad de los
proyectos.
El involucramiento de los Stakeholders genera un clima de
mayor confianza y alineacin de intereses.
El despliegue de las LAs a travs de Comunidades de
Profesionales acelera el crecimiento de los indivduos que
termina beneficiando tanto a la Empresa como a la
sociedad.

Suplemento
Algunas causas de problemas en
Proyectos

Diferencia ente las expectativas del Cliente y las especificaciones que

las documentan
Cambios de alcance mal implementados o no aprobados
Estimaciones incorrectas (duraciones, costos) por desconocimiento de
los procesos y capacidades

Presiones para competir que llevan a estimaciones poco realistas

Supuestos sin correlato en los procesos de planificacin de Riesgos

Falta de homogeneidad de necesidades y criterios del Cliente. Falta de

entendimiento de la estructura de decisin real del Cliente

Mala segmentacin de fases o tareas

Condiciones de entrada y salida de tareas mal especificadas

Mala comunicacin entre los integrantes del equipo. Objetivos de los

indivduos no alineados con el proyecto
Poca reserva del proyecto para lograr costos menores