Simplificacin del trabajo

en la oficina
ORGANIZACIN Y METODOS
INGENIERIA INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

En la aplicacin de la simplificacin del

trabajo de oficina se siguen cuatro etapas
bsicas:

1.- Seleccionar el trabajo que va a simplificarse.

2.- Reunir todos los datos respecto a este trabajo.
3.- Idear mejoras para analizar estos hechos y usar
el
mtodo de cuestionario, y
4.- Aplicar el medio derivado mejorado.

I - Seleccionar el trabajo que va a

simplificarse.
La primera etapa, seleccionar el trabajo que va a
simplificarse, en el caso de los procedimientos, puede
designar uno que limite otro trabajo de informacin, o
en el cual los requisitos de la tarea parezcan
demasiado elevados.
El procedimiento puede seleccionarse sobre la base de
que el nmero de actividades del trabajo es
demasiado grande, de que el tiempo requerido es
excesivo, los costos demasiado altos o los resultados
finales parecen injustificados.

En cuanto a los mtodos, las tareas repetitivas son

favoritas para la simplificacin del trabajo. Por lo
general, ofrecen grandes posibilidades de ahorro. Aun
cuando pueda ser pequeo el beneficio en el
desempeo de cada tarea, hacer esta tarea una y otra
vez da como resultado ahorros acumulados de
importancia. La seleccin de tareas repetitivas no
quiere decir que las dems no ameriten estudio.
En realidad, el trabajo seleccionado y ,la extensin y
meticulosidad, del estudio dependen de varias cosas tales
como continuidad del trabajo, la cantidad de procesamiento
requerido y el costo total o nmero de personas asignadas al
trabajo, el valor conectado al papel que se maneja, y el
inters del empleado operativo, del supervisor o del analista.

Son cinco los tipos de trabajo de oficina a los

que por lo general se les debe prestar mayor
atencin:

de botella: trabajo que atrasa todo lo que se antecede y detiene

Cuellos
a todo lo que le sigue.

De ac para all: trabajo que implica mucho ajetreo, levantarse, buscar

en el archivo, comprobar en un libro de consultas y sentarse.

De larga duracin: trabajo que requiere mucho tiempo para terminarse,

por lo general se solicitan extensiones de tiempo.

Muchos preparativos y guardar: trabajo que necesita salir y arreglar

papeles especiales y facilidades, seguido por una cantidad relativamente
poca de procesamiento y luego, volver a guardar los papeles especiales y
las facilidades.

Mucha actividad, pero poco logro: trabajo que siendo ejecutado con
mucho gusto y agitacin por personas muy ocupadas, al investigar se
encuentra que en realidad es muy poco lo que se ha logrado.

Seleccin del trabajo

Cualquiera que sea el trabajo
seleccionado, debe estar definido. esto
ayuda a clasificar el objetivo y evita el
error de intentar simplificar el trabajo de
oficina sin tener antes un concepto claro
del objetivo del trabajo. La definicin del
trabajo ayuda a la simplificacin, porque
se pueden concentrar todos los esfuerzos
y dirigirse hacia este objetivo.

II - Reunir todos los hechos respecto al

trabajo

La segunda etapa, es averiguar la forma en que se

maneja en la actualidad el trabajo que se ha
seleccionado. Por ejemplo, se obtiene todos los detalles
del procedimiento actual de las fuentes disponibles, es
decir, descripciones del puesto, grficas, listas, bocetos y
muestras de formas, formularios o impresos.
Se puede obtener informacin adicional por el estudio del
sistema del cual forma parte el procedimiento o el
mtodo, por plticas con los miembros de la
administracin, y por la inspeccin en accin del
procedimiento o mtodo, de manera que se pueda
observar el tipo de trabajo y el equipo que se usa.

Son necesarios todos los hechos para idear

una mejora efectiva.
Como ayuda para este trabajo, se han ideado
muchos tipos de representaciones graficas o
diagramas y se usan ampliamente.
Cada grfica tiene un propsito o valor
particular, y no es ni necesario ni prctico
utilizar todo tipo de grficas en un estudio
en particular.

III - Idear mejoras para analizar estos

hechos
y usar el mtodo de cuestionario

La tercera etapa, es idear la mejora, lo cual se logra analizando

los hechos y utilizando el mtodo del cuestionario. Esta fase
puede describirse como un reto a cada uno de los detalles del
procedimiento o mtodo actual.
Se estudian los hechos para poner de manifiesto las violaciones
de las guas bsicas de simplificacin del trabajo, tratadas con
anterioridad. La correccin de estos puntos dbiles produce una
mejora. La creatividad y la experiencia tambin son tiles para
sugerir reas de mejoramiento.
La utilizacin del mtodo del cuestionario quiz sea la prctica
ms fructfera y las mas ampliamente adoptada. Toda actividad
de trabajo se sujeta a un cuestionario con relacin a lo que se
hace, dnde, cundo, por quin, y cmo.

Para cada uno de estos conceptos se agrega

la gran pregunta de por qu?, formulando la
primera pregunta por ejemplo, qu es lo que
se hace y por qu? y la segunda pregunta
dnde debe hacerse y por qu?
Las respuestas a estas preguntas ayudan a
relacionar lo esencial, revelan el trabajo
innecesario y proporcionan pistas para el
mejoramiento

Preguntas clave, Principios y Acciones

resultantes utilizadas al idear la mejora
de un procedimiento de oficina
Pregunta clave

Principios

Qu y por qu?

1. Promover la participacin con

conocimientos.
2. Hacer las actividades productivas sencillas

1. Promover la participacin con

conocimientos

Dnde y por qu?

Cundo y por
qu?

Quin y por qu?

Cmo y por qu?

3. Combinar actividades de trabajo y evitar

el recopiado

Accin resultante

Eliminar

Combinar
o
Cambiar

el lugar
la hora
la persona

4. Reducir la distancia recorrida

5. Proporcionar un flujo uniforme de una
etapa a
otra

1. Promover la participacin con

Simplificar

Preguntas que se sugieren para mejorar los

procedimientos y mtodos de la oficina.
Preguntas para la mejora de los procedimientos.
La informacin que se est proporcionando, puede obtenerse de alguna otra
fuente existente?
Puede la informacin producirse en un escrito?
El papel o la forma de oficina que se est empleando, es un diseo que tienda a
ayudar al progreso del trabajo?
La informacin compilada, sigue una secuencia bien adaptada para subsecuentes
actividades de procesamiento?
Mejorara el flujo de la informacin utilizando (a) un arreglo mejorado para la
oficina; (b) un sistema transportador; (c) un servicio de mensajero; (d)
computador y unidades terminales de video?
Cmo evala la calidad del trabajo de la oficina?

Preguntas que se sugieren para mejorar los

procedimientos y mtodos de la oficina.
Preguntas para la mejora de los mtodos:
El flujo de trabajo a los empleados, es a un ritmo adecuadamente
uniforme?
Qu conocimientos especiales parece que se requieren para ejecutar
satisfactoriamente la tarea?
Es necesario un escritorio, o el trabajo se podra desempear
tambin en una mesa?
Agregara comodidad al empleado una mesa especialmente diseada
y facilitara el uso de mquinas de oficina?
Tiene una altura adecuada la superficie para el trabajo?
Existe una mquina de un costo razonable para ejecutar un trabajo
muy similar al que ahora se est manejando manualmente?

Orientaciones para mejorar el trabajo de

oficina

Haga el trabajo a mquina, no a mano, si es posible. Indquese los

mejores movimientos para el operador cuando se est utilizando una
mquina.

Use ambas manos para hacer el trabajo, evitando el uso de cualquiera de

las manos como dispositivo de apoyo. Ambas manos deben iniciar y
terminar sus movimientos al mismo tiempo, movindose simultneamente
en direcciones opuestas y simtricas.

Emplee un mnimo de movimientos para terminar la rarea. Utilice solo

movimientos de la mano o, si es necesario, solo los movimientos de las
manos y ojos. Los movimientos del brazo, pierna y cuerpo no deben
emplearse con frecuencia.

Orientaciones para mejorar el trabajo de

oficina
Esfurcese

por tener empleados de oficina muy competentes para que solo

hagan trabajos de alta calidad. Por ejemplo, minimice el hecho de que al
secretaria particular solo haga trabajos de mecanografa.
Evite

escribir dos veces la misma informacin.

Tenga

los documentos fuente y los resultados finales en el mismo formato,

si es posible.
Utilice
Haga

tablas de clculos ya hechos o indicadores grficos.

solo el nmero de copias que se necesiten y usen.

IV - Aplicar el medio derivado mejorado.

Esta cuarta y ltima etapa es relativamente fcil de aplicar, siempre que el
empleado haya participado y comprendido por qu y cmo se van a utilizar los
nuevos medios.
Para lograr el mejoramiento de procedimientos y mtodos no hay un sustituto
adecuado para logar y mantener un sano entendimiento entre los miembros
administrativos y no administrativos.
El propsito de la mejora debe ser establecido con claridad, lo mismo que las
razones para su importancia en la empresa, para todos los afectados por ella.
Esto ayuda para mostrar ejemplos de lo que se ha logrado con la simplificacin el
trabajo, y para indicar que es la clave para desempear el trabajo con eficacia,
para reducir desperdicios y para obtener satisfaccin por una buena ejecucin de
trabajo y para aceptar los desafos que ofrece.
Todos los que tengan tratos con la informacin deben darse cuenta de la
importancia de mejorar la forma de desempear el trabajo administrativo. Para
alcanzar este objetivo, se puede dar entrenamiento; son comunes las reuniones
entre jefes de departamentos y supervisores. Puede hacerse por separado, por
cada grupo o combinados, dependiendo de las circunstancias individuales.

Graficas comunes para la simplificacin

del trabajo de oficina.
Como antes se mencion, estas graficas sirven para
proporcionar los hechos en un proyecto de simplificacin
del trabajo, en un forma clara y comprensiva.
Especficamente, las grficas para la simplificacin del
trabajo, sirven a los siguientes propsitos:
Ayudar a lograr la organizacin y visualizacin de los
hechos,
Ayudar en el anlisis y evaluacin de estos hechos,
Ayudar a formular un procedimiento o mtodo mejorado
Ayudar a convencer a otros del valor del medio mejorado.

Con frecuencia se suelen utilizar ms de una

grfica, y la combinacin de correcta de varias
por lo general, descubre informacin y pistas
para la simplificacin del trabajo.

En total se presentaran tres grficas para el mejoramiento de

los procedimientos:
-Grafica de proceso
-Flujo de procedimientos
-Diagrama de movimientos
Y tres grficas para el mejoramiento de mtodos:
-Grafica de la mano izquierda y de la mano derecha
-Estudio de la produccin y
-Grafica de la actividad hombre-mquina (mquina-operador).