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TIEMPO
M.A. Nahaquin Catalina Rodrguez Mino
Eficiencia y Eficacia
EFECTIVIDA
D
PLANEACIN
Es la capacidad de observacin y anticipacin frente
a desafos y oportunidades que se generan de las
condiciones externas o internas de la organizacin
URGENTE VS IMPORTANTE
Importante significa que se necesita hacer, pero urgente
significa que se tiene que hacer
MATRIZ DE COVEY
Cmo decidir?
URGENTE
IMPORTANTE
NO IMPORTANTE
HAZLO
(Ahora)
DELEGA
(Quin puede hacerlo por
ti?)
NO URGENTE
DECIDE
(Programa)
ELIMINA
PRIORIDADES
Mtodo COSTO BENEFICIO
Analizar lo positivo y negativo de cada situacin.
Comparacin de pares
Comparar una situacin o actividad con otra para poder
elegir.
DESPERDICIADORES DE
TIEMPO
EXTERNOS
Situacin
Solucin
Excesivo flujo de
papeles
Agenda
(Citas,
actividades por
hacer)
Telfono
Chat, Facebook,
You Tube
Mirar la
televisin
Situacin
Visitantes
Reuniones
Fallas de
comunicacin
Informacin (Falta
o exceso)
Solucin
No permitas que
algunos de ellos
tomen asiento,
aprende a decir
no
Es realmente
necesaria?, Es
necesaria mi
presencia?, Ir al
grano
Realizar
actividades que
no impliquen uso
de Internet o
Telfono
Deshacerse de la
informacin intil/
Conseguir la
informacin
faltante
DESPERDICIADORES DE
TIEMPO
INTERNOS
Situacin
Solucin
Falta de
prioridades
Falta de
planes
Objetivos no
claros
Dejar cosas
para despus
Intentar hacer
muchas cosas
a la vez
Falta de
autodisciplina
Falta de
habilidad o
conocimientos
Reflexin
Decisin
Disciplina
Motivacin
No rendirse
hasta
desarrollar
nuevos
hbitos
PLANEACIN DE
ACTIVIDADES
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es
necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
ELEMENTOS DE LA
PLANEACIN
ORGANIZACIN DE
ACTIVIDADES
Sirve para establecer prioridades a las actividades
planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras:
Prioridad AImprescindible de hacerse: actividades
decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora
debido a rdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo lmite significativo, u
oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad BDebe hacerse: actividades de valor
medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
Prioridad CDeseable de hacer: categora de menor
valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en
periodos de poca presin.
HERRAMIENTAS PARA LA
PLANEACIN
Agenda (Ejecutiva, calendario)
Priorizacin (Matriz de Covey) Lista de
pendientes
Eficacia (Principio de Pareto 80 20)
80% de los resultados obtenidos utilizando el
20% del tiempo
HORARIO
Marcar horarios especficos para la conclusin de
actividades dndole auge a las tareas
prioritarias.
Planificar actividades desde el da anterior las
actividades del da siguiente.
Es necesario verificar con anticipacin la lista de
actividades de fechas siguientes para tener el
conocimiento de que se debe concretar.
Es necesario tener el conocimiento de cuales
actividades se tendrn que generar para as
evitar demoras de tiempo.
LA POSTERGACION DE
TAREAS
Postergar tareas desagradables, especialmente
aquellas en las que las personas tienen que
enfrentar situaciones sensibles o emocionales.
Evitar tareas difciles o extensas que no encajan de
manera natural con nuestro esquema cotidiano.
Evitar actividades desconocidas, especialmente
aquellas en las que el resultado es desconocido o
en las que no sabemos qu hacer si surge un error.
HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO
Tiempo de respuesta
Tiempo discrecional
Ciclo de Productividad
Lapso de tiempo en el que somos ms productivos o
producimos ms.
Ley de Parkinson
Delegar
Delegar es el acto de transferir autoridad,
responsabilidad y rendicin de cuentas de una
persona o grupo a otra
SOLUCIN DE PROBLEMAS
El fracaso para encontrar una respuesta
eficaz
Desensibilizacin
sistemtica
Es la aproximacin sucesiva del sujeto a
situaciones que le producen una
exacerbacindisfuncionalde conductas
(emocionales,cognitivasocomportamentale
s)
Joshep Wolpe, 1958
Sensibilizacin encubierta
Se llama encubierta porque el tratamiento
bsico se realiza en la mente. Se basa en la teora
de que las conductas que se convierten en
hbitos arraigados son aprendidas debido a que
son reforzadas consistentemente por una gran
cantidad de placer.
Para eliminar el hbito se asocia la conducta
placentera habitual con algn estmulo imaginario
muy desagradable. De esta manera, el antiguo
hbito deja de evocar imgenes placenteras, y
empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo,
imgenes desagradables de nusea, dolor fsico u
otras experiencias desagradables.
Visualizacin
Consiste en imaginar aquello que se
relaciona con nuestro objetivo o aquello que
creemos que puede servir a la realizacin del
mismo, desde un estado de relajacin, a fin
de alcanzar los resultados que deseamos.
Se trata de crear, en nuestras mentes, la
realidad que queremos para nosotros o para
otros, mediante pensamientos e imgenes
que, despues, sern traducidos en actitudes
y nuevos estados personales de salud.