UNIVERSIDAD DE COLIMA

Bachillerato Técnico No. 1

Programa Académico 2009
L.A.E Óscar Armando Cuevas López

ADMINISTRACIÓN II
( Áreas funcionales )

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 I N D I C E

 MERCADOTECNIA
 PRODUCCIÓN
 ABASTECIMIENTOS
 RECURSOS HUMANOS
 FINANZAS

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 ABASTECIMIENTOS
 DEFINICIÓN DE ABASTECIMIENTOS

 IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE ABASTECIMIENTOS

 CONTRIBUCIONES HACIA LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

 ACTIVIDADES QUE CAEN DENTRO DEL CAMPO DE ABASTECIMIENTOS

 OBJETIVOS

 POLÍTICAS

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Definición de abastecimientos

“ Adquirir los servicios y bienes materiales que son

indispensables para el desarrollo de toda organización “

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Importancia de abastecimientos

A) El abastecimiento se reconoce como una de las funciones

comerciales.
B) Sus responsables cuentan con la autoridad necesaria y
competente.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Contribuciones hacia la dirección de la empresa

A) Propone sugerencias positivas en cuanto a materiales nuevos

o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.
B) Contribuye a la eficacia de todos los departamentos de una
manera permanente, constante y actualizada.
C) Reduce los costos de operación de la empresa, produciendo
por sus propios medios, bienes y servicios que sean
suministrados externamente.
D) Abastece los materiales y servicios a los mejores precios,
calidad, entrega y condiciones de pago.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Actividades que caen dentro del campo de abastecimientos

A) Necesidades de abastecimiento.

B) Compras.

C) Control de inventarios.

D) Control y evaluación de la efectividad del departamento.

E) Relaciones internas y externas.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Necesidades de abastecimiento

A) Abastecimiento en la empresa industrial.

C) Abastecimiento en la empresa comercial.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Necesidades de abastecimiento
Abastecimiento en la empresa industrial

La importancia que el departamento de abastecimiento tiene

es proveer materias primas a los departamentos
correspondientes.
* La empresa industrial tiene la función de transformar materia
prima en producto terminado.
* Provee de materias primas con un alto grado de ventajas en
cuanto a tiempo, precio, calidad.
* Con el propósito de que nuestro producto resulte con las
mejores condiciones para la imagen de la empresa.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Necesidades de abastecimiento
Abastecimiento en la empresa comercial

La importancia que el departamento de abastecimientos tiene

es conocer la rotación de los productos.
* La función de la empresa comercial es revender los
productos terminados.
* Tiene que conocer la rotación a fin de descontinuar los
productos obsoletos.
* O de incrementar los artículos de mayor rotación.
* O aumentar sus líneas de ventas con otros productos.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Compras

A) Definición.
B) Clasificación de las compras.
C) Requisición de compra.
D) Formato de requisición.
E) Búsqueda y selección de proveedores.
F) Formato de cotización.
G) Orden de compra.
H) Formato de orden de compra
I) Seguimiento del pedido.
J) Ejemplo de secuencia de un abastecimiento.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Definición

“ Acto mercantil por el cual una persona u organización

adquiere bienes y/o servicios a cambio de una suma de
dinero “

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Clasificación de las compras

A) Locales :
Son aquellas compras que se realizan en la localidad donde
se encuentra establecida la empresa.
B) Nacionales :
Son aquellas compras que se realizan en cualquier lugar de la
república, exceptuando la localidad en donde se encuentra
ubicada la empresa.
C) Extranjeras :
Son las que se efectúan con proveedores extranjeros, es
decir se realizan fuera del país.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Requisición de compra

“ Es un documento de control mediante el cual un

departamento o persona de la misma empresa, solicita al
departamento de abastecimientos le provea un producto o
servicio “
* Al momento de requerir cierto material.
* El jefe responsable que firma la requisición, tiene pleno
conocimiento de la necesidad que se ha presentado.
* El jefe de compras tiene la obligación, al recibir la
requisición, hacer una investigación previa de la necesidad.
* Se puede establecer el método mecánico de compra
( máximos y mínimos ).
* La requisición debe estar diseñada de acuerdo a las
necesidades de cada organización.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Formato de requisición de compra

COMPAÑÍA INDUSTRIAL " X "

REQUISICIÓN DE ABASTECIMIENTO

DEPARTAMENTO SOLICITANTE FECHA NO.

CANTIDAD UNIDAD CLAVE D E S C R I P C I Ó N

OBSERVACIONES PARTIDA PRESUPUESTAL

HECHO POR Vo. Bo. JEFE DEPTO. RECIBIDO

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Búsqueda y selección de proveedores

“ Este paso consiste en encontrar una buena localización e

identificación de proveedores, que puedan suministrar los
bienes y servicios en la calidad, cantidad, oportunidad y
precio adecuado “
* Considerar las fuentes donde se pueden localizar a los
proveedores.
* Directorio telefónico, cámaras o asociaciones, periódicos,
revistas especializadas etc.
* Corresponde al departamento de compras la adecuada
selección de proveedores.
* Considerando las cotizaciones que presentan.
* La cotización debe contener : calidad, cantidad, precio,
plazos de entrega y formas de pago.

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Compras
Formato de cotización

ELECTRICA MEXICANA, S.A.

E. Caruso 1179-90
México, D.F.
Requisición de Precios No.
Fecha :
Empresa :
Domicilio :
Ciudad :
Favor de cotizarnos al más bajo precio posible, los siguientes artículos al contado, pago contra
documentos de embarque.
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN

OBSERVACIONES

ELECTRICA MEXICANA, S.A.

JEFE DE COMPRAS

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Orden de compra

“ Es el documento en el cual se registra el artículo a pedir con

las condiciones convenidas con los proveedores “
* Detallar la redacción de la orden de compra para evitar
problemas futuros con proveedores.
* El original de la orden de compra deberá contener en el
reverso una serie de condiciones.
* Condiciones : artículos de importación, calidad, cantidad,
entregas, pagos, patentes entre otros aspectos.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Formato de orden de compra

COMPAÑÍA INDUSTRIAL "X" ORDEN DE COMPRA

Av. Jardín Nuevo No. 3285
Col. Ampliación Jardín, México, D.F.
Tels. 5-10-25-90 y 5-10-14-12 Folio No.
A: SU COTIZACIÓN No.
DE FECHA:
FECHA ENTREGA:
LUGAR :
VÍA DE EMBARQUE :
CONDICIONES DE PAGO :
CANTIDAD UNIDAD CLAVE DESCRIPCIÓN PRECIO IMPORTE

OBSERVACIONES

PREVIA ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES QUE APARECEN AL REVERSO, SIRVANSE

ENVIARNOS LA MERCANCÍA SOLICITADA.

ACEPTO ATENTAMENTE

PROVEEDOR GTE. ABASTECIMIENTO

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Seguimiento del pedido

Es también función del departamento de compras, el control

que se lleva sobre el pedido, desde el momento de su
colocación hasta la llegada del material a la planta, cierre y
archivo completo del mismo, con todos los documentos
correspondientes.
* El lapso de entrega del pedido puede comprender desde
unas horas hasta varios meses.
* Según lo estipulado en la fecha de entrega.
* Al negociar y colocar un pedido empieza una cadena de
eventos sobre los cuales hay que mantener un control.
* Para conocer el estado del pedido en cualquier momento.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Ejemplo de secuencia de un abastecimiento

1.- Al existir necesidad de algún artículo en el departamento solicitante,

se analiza si la solicitud se justifica, o no, de acuerdo a los
argumentos que la apoyen.
2.- Si se justifica la solicitud, se procede a consultar si existe
presupuesto, de no existirlo se solicita éste con la autorización del
jefe que corresponda.
3.- Al existir presupuesto o al ser autorizado éste por el jefe del
departamento que corresponda, se elabora la requisición de compra
en original y copias que se turnan al departamento de
abastecimientos.
4.- En el departamento de abastecimientos se recibe la requisición,
asignándole número progresivo de folio y sellándose de recibido. se
da copia al solicitante.
5.- El departamento de compras consulta si hay o no existencia en el
almacén.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Ejemplo de secuencia de un abastecimiento

6.- Si no hay existencia del artículo requisitado, se procede a trabajar la

compra investigando si para ésta existe o no proveedor local o
nacional.
7.- Si no hay proveedor local o nacional se procede a seleccionar
proveedor extranjero y a efectuar los trámites de importación.
8.- Si existen proveedores locales o nacionales se inicia el proceso de
compra mediante cotizaciones.
9.- Las cotizaciones son presentadas para su aceptación al jefe del
departamento de compras quien aprueba la cotización óptima, de no
existir aprobación ordena se repita el proceso de cotizar.
10.- Una vez aprobada la cotización óptima se elabora el pedido al
proveedor seleccionado. si el monto del pedido está dentro del límite
que puede autorizar el jefe del departamento, lo firma de autorizado.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Compras
Ejemplo de secuencia de un abastecimiento

11.- Si el monto del pedido es superior a lo que puede autorizar el jefe del
departamento de compras, se le da el curso correspondiente para su
autorización por parte del gerente general.
12.- El pedido fincado se distribuye : original-proveedor, copia-compras,
copia-almacén, copia–contabilidad, copia-solicitante.
13.- El proveedor, al surtir el pedido entregará al almacén el artículo con
remisión o factura con copias para el cliente y para él.
14.- En el almacén al recibir el articulo se procede a verificar, de acuerdo
a su copia de pedido.
15.- Si está de acuerdo a la verificación e inspección, se elabora informe
de recepción. si no reúnen los requisitos de cantidad y de calidad
pedidos, no se recibe y se devuelve al proveedor.
16.- El informe de recepción se distribuye : original-compras, copia-
contabilidad, copia-proveedor.
17.- Contabilidad turnará la autorización a tesorería para tramitar el pago
y liquidar
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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Control de inventarios

A) Introducción.

B) Ventajas del control de inventarios.

C) Mecánica del control de inventarios.

D) Punto de reorden.

E) Gráfica.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Control de inventarios
Introducción

Otra de las actividades del departamento de abastecimientos

es llevar un control estricto de las existencias de materiales o
servicios necesarios para el buen funcionamiento de la
empresa logrando así nunca tener que parar la producción o
ninguna otra actividad por falta de materia prima.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Control de inventarios
Ventajas del control de inventarios

A) Impedir las pérdidas verificando todos los materiales a su

llegada al almacén ( cantidad y calidad ).
B) Disminuir excesos en las compras que representen una
congelación de recursos financieros.
C) Reducir el número de las variedades de productos a comprar.
D) Eliminar los retrasos en la fabricación suministrando los
materiales pedidos en tiempo, forma y cantidad necesaria.
E) Proporcionar una base para llevar la contabilidad de los
materiales recibidos, entregados y que en un momento dado
pueda determinar a cuanto asciende el activo en el renglón de
materiales

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Control de inventarios
Mecánica del control de inventarios

1.- Al recibir la mercancía, deberá ser revisada por las personas

asignadas para ello con el objeto de certificar el perfecto
estado que debe guardar la misma, como una garantía para
ambas partes.
2.- En caso de que la mercancía, por su importancia acepte un
pequeñísimo margen de error, este deberá ser revisado por el
departamento de control de calidad.
3.- Elaborar informe de recepción detallando lo siguiente : fecha
de recibido, recibido por, número de factura, condiciones de
recepción, aceptado, rechazado.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Control de inventarios
Punto de reorden

“ Es aquel que indica en que momento debe hacerse una

nueva compra “
* Para lograrlo se traza una gráfica.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS
Control de inventarios; Punto de reorden
Gráfica

LÍNEA DE MÁXIMOS
1,200
1,100
1,000
U LÍNEA DE CONSUMO
900
N
800
I
700
D PUNTO DE REORDEN
600
A
500
D
E 400
300 LÍNEA DE MÍNIMOS
S
200
100 C O L C H O N

1 2 3 4 5 6 7 8 9
10 TIEMPO
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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Control y evaluación de la efectividad del departamento

Es conveniente controlar el funcionamiento del departamento

con el propósito de evitar en lo posible las anormalidades que
nos ocasionan gastos innecesarios.

* Establecer un programa de control.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Relaciones internas y externas

A) Internas :
a) Mercadotecnia.
b) Producción.
c) Abastecimientos.
d) Finanzas.

* Tiene relación con todas las áreas y departamentos de la

empresa

B) Externas :
a) Proveedores

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Objetivos

A) Abastecer a la empresa de bienes y servicios para el

desarrollo de sus operaciones, en forma continua y oportuna.
B) Abastecer a la empresa al costo final más bajo posible.
C) Identificarse con los procesos de fabricación de la empresa
para conocer en detalle sus materiales y características de
operación.
D) Mantener debidamente ubicada la función de abastecimientos
dentro de la empresa, para dar y recibir información adecuada
y oportuna para su buen desarrollo.
E) Mantener actualizada la función de abastecimientos de la
empresa, con el mercado general de compra.

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ADMINISTRACIÓN II ABASTECIMIENTOS

Políticas

A) Es necesario llegar a un compromiso de compra

estableciendo un convenio definido sobre el precio específico.
B) No debe establecerse ningún contacto para las compras de
mercancía o servicios sin conocimiento de este departamento.
C) Mantener los registros adecuados para cumplir bien la función
de abastecimientos.
D) Elaborar el programa de compras de acuerdo a los
pronósticos de ventas y programas de producción.
E) Conocer los factores que influyen sobre el costo de
fabricación en lo que respecta a materiales
F) Procurar tener para cada artículo diferente un mínimo y un
máximo de proveedores.

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