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ESTADOS
FINANCIEROS
Controles Internos
administrativos
Controles
internos
contables
Transaccin
fuente
Resultado de su aplicacin
Al aplicar estos controles las operaciones
estn sujetas a la verificacin de las
transacciones respecto a: autorizacin,
exactitud, y registro adecuado de las
mismas.
Adems
los
controles
administrativos
aseguran
que
las
operaciones se efecten logrando un
mximo de eficiencia.
Concepto
Las condiciones de un sistema de
control interno son aquellas premisas
bajo las cuales se mantiene la fortaleza
del sistema en su totalidad. Para que un
control interno funcione debe existir, por
ejemplo, un compromiso formal entre los
miembros de la organizacin a respetar, y
hacer cumplir las polticas.
Delimitacin de
responsabilidades
Establece que un adecuado sistema de control
interno debe tener segregadas las actividades que
realiza cada grupo de empleados en la empresa y
su mbito de responsabilidad.
P.E.
Se origina como una necesidad de la
organizacin para establecer fronteras de accin
de cada individuo. Una de estas herramientas
gerenciales son los organigramas.
Organigramas
son grficos que representan la estructura y
forma de organizacin de una empresa y
en el cual se muestran las principales
relaciones entre sus componentes.
Ayudan a entender el esquema lgico que
define una entidad. Existen tres tipos:
estructurales, de posicin y funcionales.
Estructural
Muestra
la
delimitacin
de
responsabilidades desde el punto de vista
de las unidades homogneas que
componen la organizacin
ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
CONTRALORIA
TESORERIA
CONTAILIDAD
SISTEMAS
SERVICIOS
GENERALES
Organigrama de posicin
Refleja la posicin o cargo de cada una de
las personas que tienen bajo sumando las
estructuras que se definen en el
organigrama estructural.
Organigrama de posicin
CONTRALOR
GERENTE DE
TESORERIA
GERENTE DE
CONTABILIDAD
GERENTE DE
SISTEMAS
GERENTE DE
SERVICIOS
GERECIALES
TESORERIA
CONTABILIDAD
SISTEMAS
SERVICIOS
GENERALES
Establecimiento
de
niveles
de
autorizacin
establece
que
las
operaciones deben ser autorizadas por un
funcionario competente.
P.E. De esta forma, cada operacin que se
registre e el sistema contable deber
estar autorizada por algn funcionario que
tenga la delegacin de autoridad
respectiva
Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos.
Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorizacin sea implantado a travs de
un manual de autorizaciones en el cual se
deber detallar el tipo de autorizacin por
cada funcionario.
Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos.
Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorizacin sea implantado a travs de
un manual de autorizaciones en el cual se
deber detallar el tipo de autorizacin por
cada funcionario.
P.E.
Existencia de por lo menos dos firmas
diferentes para autorizar el pago de los
cheques
Segregacin de funciones
Establece un empleado o departamento
no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles de ser
llevada con por una sola persona o
unidad.
P.E.
Debe de existir independencia entre un cajero, el
empleado responsable de los libros auxiliares de
cuentas por cobrar y la persona que maneja el
registro de las operaciones
La supervisin del almacn no debe ser llevado a
cabo por el departamento de compras.
Los empleados responsables de los fondos fijos
de caja cica o pueden tener funcin o acceso al
registro de las operaciones
Conciencia de control
representa la
actitud que tiene la gerencia y los
empleados
responsables de hacer
cumplir el control interno.
Canales de comunicacin
Son los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, polticas,
normas y procedimientos. Estos canales
de comunicacin estn representados
por memorndums, manuales, circulares
y otro tipo de documentos.
Memorndum
Para: Doroteo Cataln , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores Asunto: Reunin de fin de ao
El grupo de trabajo de esta empresa llevar a cabo su reunin anual el da 15 de Diciembre de 2006. Esta reunin consistir en la discusin de ideas que permitirn la mejora del servicio ofrecido por la empresa.
Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunin.
Saludos a UD.
Atentamente
Joel Flores
Gerente General
EL CONTROL INTERNO
PUEDE LLEVARSE A CABO A TRAVES DE LA
IMPLANTACION DE DIVERSAS TECNICAS PARA EL CHEQUEO Y VERIFICACION
DE LAS OPERACIONES.
SE ESTABLECEN DISTINTAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA DAR
RESPUESTA A LAS SIGUIENTES INTERROGANTES:
1.- COMO SE GENERAN LAS TRANSACCIONES?
2.- COMO SE PROCESAN DESDE EL MOMENTO EN QUE SE GENERAN HASTA
QUE SON REGISTRADAS EN LA CONTABILIEDAD ( DIARIO, EL MAYOR GENERAL
Y AUXILIARES?
3.- COMO SE DISPONEN LOS ACTIVOS EN LA EMPRESA?
TIPOS DE CONTROL INTERNO:
1.- DE EXISTENCIA
2.- DE EXACTITUD
3.- DE AUTORIZACION
4.- DE CUSTODIA
CONTROLES DE
EXISTENCIA
LOS CONTROLES DE EXISTENCIA SON AQUELLOS
CONTROLES QUE ASEGURAN QUE LAS TRANSACCIONES
REGISTRADAS EXISTAN Y SEAN VALIDAS.
POR EJEMPLO:
TODO REGISTRO CONTABLE DEBE ESTAR SOPORTADO
POR UN DOCUMENTO ORIGINAL.
LOS INVENTARIOS SE DEBEN RECIBIR UNICAMENTE
PREVIA LA VERIFICACION DE SU PEDIDO, A TRAVES DE LA
REVISION DE LA ORDEN DE COMPRA INTERNA.
TODA COBRANZA DEBE ESTAR SOPORTADA POR EL
CORRESPONSDIENTE RECIBO DE COBRO.
CONTROLES DE EXACTITUD
ESTOS CONTROLES PERMITEN REGISTRAR LAS OPERACIONES
POR EL MONTO QUE REFLEJAN LOS DOCUMENTOS
QUE
GENERAN LA TRANSACCION.
ALGUNOS EJEMPLOS SON:
1.-REALIZACION DE DOBLE VERIFICACION MANUAL.
2.- VERIFICACION MANUAL DE LISTADOS DE VALIDACION.
3.- REVISION DE LISTADOS DE TOTALES POR LOTES DE
TRANSACCIONES.
CONTROLES DE AUTORIZACION
ESTAN ORIENTADOS A PERMITIR OPERACIONES QUE SON
VALIDAS DESDE EL PUNTO DE VISTA INTERNO.
UN CONTROL
DE AUTORIZACION LE DA VALIDEZ A LA
EXISTENCIA
DE
UNA
TRANSACCION
Y
GENERA
NORMALMENTE
LA
CONTINUACION
O
NO
DEL
PROCESAMIENTO DE LA OPERACIN.
CONTROLES DE CUSTODIA
SIRVEN
PARA ASEGURARSE
QUE LOS ACTIVOS
VALIOSOS Y MOVIBLES, ESTAN RESGUARDADOS DEL
RIESGO DE ROBO Y PERDIDAS.
EJEMPLOS:
1.- EXISTENCIA DE CAJAS FUERTES PARA CHEQUERAS EN
BLANCO O EN FORMAS CONTINUAS.
2.- EFECTIVO DEPOSITADO EN CAJAS FUERTES QUE NO
SON SUSCEPTIBLES DE MOVERSE FACILMENTE.
3.- FONDOS DE CAJA CHICA MANEJADOS POR UNA SOLA
PERSONA.
4.- SALIDA DE INVENTARIOS DEL ALMACEN REALIZADA
CON BASE EN UNA AUTORIZACION ESCRITA DE ALGUN
FUNCIONARIO COMPETENTE.
METODOS DE
DOCUMENTACION Y
EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO
1.-CUESTIONARIOS
SON LA TECNICA MAS ANTIGA PARA
DOCUMENTAR EL CONTROL INTERNO Y CONSISTE
EN LA FORMULACION DE PREGUNTAS AGRUPADAS
EN DIFERENTES FORMAS:
A) POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS.
B) POR DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.
C) POR CICLOS DEL NEGOCIO
D) GENERALES
RESPUESTA
FONDOS DE CAJA
LOS FONDOS DE CAJA SON
ARQUEADAS
EN
FORMA
PERIODICA?
EST
PROHIBIDO
A LOS
CUSTODIOS DE LOS FONDOS EL
ACCESO A COBRANZAS DE
EFECTIVO O NUMERARIO DE
OTRA FUENTE?
REF SI
.
NO
N/A
RESPUESTA
CUENTAS
POR COBRAR COMERCIALES
SE TIENE LA POLTICA DE EMITIR ESTADOS
DE CUENTA A LOS CLIENTES EN FORMA
PERIDICA?
SON RECONCILIADOS LOS SALDOS DEL
MAYOR CON LOS LISTADOS AUXILIARES DE LAS
CUENTAS POR COBRAR, Y ACLARADAS
OPORTUNAMENTE SUS DIFERENCIAS?
LOS AJUSTES A LAS CUENTAS POR COBRAR
SON APROBADOS POR ALGN FUNCIONARIO
AUTORIZADO?
EXISTEN POLTICAS ESTABLECIDAS PARA LA
FIJACION DE LMITES DE CRDITO Y STAS SON
CUMPLIDAS
POR
EL
PERSONAL
O
DEPARTEMENTO DE CRDITO?
RE
F
SI
NO
N/A
D) GENERALES
ES UN CUESTIONARIO BAJO UN ESQUEMA GENERAL QUE ESTABLECE
PREGUNTAS QUE SON GENERALES PARA:
1.- TODO EL NEGOCIO
2.- VARIAS AREAS DEL NEGOCIO
2.-NARRATIVOS
LOS NARRATIVOS SON TCNICAS QUE TIENEN EL OBJETIVO DE
DOCUMENTAR LOS CONTROLES INTERNOS, CON UN ALTO NIVEL
DE DETALLE.
CON UN NARRATIVO, LA EVALUACIN Y DOCUMENTACIN DE LOS
CONTROLES INTERNOS ES MS DETALLADO, DE TAL FORMA QUE
SE PERMITE REALIZAR COMENTARIOS A LOS ASPECTOS EN L
REFLEJADOS.
3.- FLUJOGRAMAS
ES LA TCNICA DE DOCUMENTACIN GRFICA. SIRVEN PARA
TENER UNA APRECIACIN VISUAL
ACERCA DEL
FUNCIONAMIENTO DE UN PROCEDIMIENTO GENERAL.
PODEMOS TENER LOS SIGUIENTES TIPOS DE FLUJOGRAMAS:
1.- SECUENCIALES
2.- COLUMNARES
3.-ANALTICOS
POR ESTA RAZN, UNA COMBINACIN DE CUESTIONARIOS
PARA UNA PRIMERA APROXIMACIN Y, FLUJOGRAMAS Y
NARRATIVOS QUE AMPLEN ALGN ASPECTO QUE INTERESE
AL CONTADOR PBLICO EN SU TRABAJO, ES LA MEJOR
COMBINACIN QUE PUEDE TENERSE PARA DOCUMENTAR EL
CONTROL INTERNO.
INFORME DE
CONTROL INTERNO
PROCEDIDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO EN LAS PRINCIPALS
OPERACIONS DE LA EMPRESA
Cada una de las fases
que componen un ciclo
de negocios corresponde,
por lo general a un grupo
de operaciones
homogneas y aquellas
se agrupan con base en
el objetivo de estas.
A
ENT
CU OR
SP R
PAGA
ALMACEN
NOMINA
Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los
objetivos de control interna vistos en el desarrollo de este
documento.
Integridad
Debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones
contradas
Existencia
Los activos y pasivos registrados deben corresponder a las
operaciones reales de la compaa
Exactitud
Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto
Autorizacin
Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con
la poltica de la empresa
Controles de autorizacin
Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las
polticas y normas de la misma. Encontramos controles de
autorizacin en los siguientes casos:
Controles de Integridad
Para cubrir con este objetivo de control interno es
necesario considerar la unificacin de los sistemas
de contabilidad, almacn y compras, a fin de poder
establecer el registro oportuno de las operaciones.
Las normas de control interno requieren que por lo
menos los documentos involucrados estn
prenumerados, asi tendremos un seguimiento de las
ordenes de compra emitidas y recibidas, y un control
sobre la recepcin de mercancas en el almacn.
Controles de Existencia
El propsito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo
de compras y cuentas por pagar, es permitir solo el registro de aquellas
partidas que esten relacionadas con operaciones de la entidad, lo que
evita, por ejemplo el registro de partidas de inventarios que no son
propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a
otro ente relacionado.
Controles de Exactitud
Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud
requieren una integracin de los sistemas involucrados, de forma que para
registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el
almacn un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el
departamento de contabilidad compare, el aviso de recepcin con la orden
de compra y con la factura del proveedor, para registrar correctamente el
pasivo.
REQUISICIN
Para iniciar una compra, cualquier departamento de
una empresa emite una solicitud de requisicin.
Esta emisin debe surgir por una necesidad
especifica. Una vez detectada la necesidad, el
departamento o unidad solicitante, completa una
requisicin o solicitud de los bienes a ser
comprados y la enva al departamento de compras.
CICLO DE PRODUCCION
El ciclo de produccin incluye todas las
actividades realizadas por la empresa para
producir los bienes y servicios que ofrece a sus
clientes; donde nos interesa el proceso
productivo, el cual corresponde a la
transformacin de la materia prima en
productos aptos para la venta.
El proceso de produccin es importante para
los gerentes de una empresa ya que es la base
para estructurar un sistema adecuado de
costos .
Algunoscontrolesquesepuedenaplicarsonlossiguientes:
FACTURACIN
Controlar, procesar y registrar todas
las actividades u operaciones que
tienen como objetivo mantener y
aumentar las ventas de una empresa.
Volumen de
unidades.
V
E
N
TA
S
Financiamiento
Al mayor
Pedidos
especficos.
Contad
o
Crdito
Condiciones de
entrega y precio.
Total o
parcial
A entrega futura
Entregas parciales
Derecho a devolucin
Proceso de venta:
Orden de
compra.
Prepara
-cin
de rel.
de
cobro
Elaboraci
n de
factura
Cobranza
al cliente
Efectuar
depsito
s
Preparaci
n del
despacho
Entrega
de
mercanc
a
Estadstica
s de venta.
Prep. De
la factura
Proceso de facturacin:
El proceso de facturacin generar informacin que debe ser
incorporada en los siguientes registros:
Registro auxiliar de cuentas por cobrar.
Facturas pagadas por los clientes.
Registros estadsticos de ventas.
Cuentas de mayor general.
CUENTAS
POR
COBRAR
PROCEDIMIENTOS DE NMINA
Recluta
miento
y
selecci
n
Planes
pensin y
jubilaciones
.
Ingreso
del
person
al
Entrena
miento
y
desarro
llo
Cumplimiento
de
obligaciones
gubernamental
es
Control de
asistencia
y hrs trab.
Beneficios
x
vacacione
s
Cajas
de
Ahorro
s
Prstamos
al personal
Proceso de nmina:
Depende del sistema empleado para el clculo del pago.
Para realizar este proceso se necesita la informacin referente a la
base para el clculo:
Horas. De acuerdo con las horas
(semanal, mensual u otro perodo).
Das.- el pago puede hacerse por das.
Trabajo realizado o destajo.- Por piezas.
trabajadas
acumuladas
Pago de la nmina:
Constituye un intercambio entre el trabajador y la compaa, se
requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por
el monto correcto.
Se utilizan sistemas de control de asistencia:
Tarjetas de control
Tarjetas magnticas con reloj.
Listas de asistencia.
Retiro de trabajadores:
Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su
exclusin del sistema de nmina se realice oportunamente, para
evitar acumulacin de gastos innecesarios.
El retiro del trabajador por despido, renuncia, o transferencia de
compaa genera procesos relacionados con acumulaciones de
gastos, saldos de prstamos ,nmina acumulada entre otros.
CONTROL INTERNO
El control interno dentro del ciclo de
nmina debe estar enfocado hacia:
Fomentar la eficiencia operacional.establecimiento de procedimientos
en donde se indique la forma en que
deben
efectuar
su
tarea
los
empleados.
Salvaguardar
los
activos.Operaciones en las cuales se
involucra el manejo de efectivo para
el pago de la nmina.