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ROTINAS

ADMINISTRATIVAS

Gestora:
Valria Lins
O QUE SO
ROTINAS ADMINISTRATIVAS?
Todo escritrio, comrcio ou empresa exige um
profissional que saiba bem as diversas ROTINAS
administrativas. Exigindo assim um profissional
capaz de atender prontamente com habilidade e
competncia qualquer departamento da empresa.
Rotina administrativa formada por vrios
processos que acontecem de forma sistemtica e
que requerem conhecimento tcnico, cientfico e
domnio de tecnologias.
Conhecimento tcnico - o conhecimento adquirido
sobre determinada coisa, bem especfica. Esse
conhecimento geralmente no adquirido em nenhuma
instituio, apenas se tem com os anos de experincia.

Conhecimento cientfico - conhecimento adquirido


academicamente ou atravs do que se estudou na
escola, cursos etc.
Domnio de tecnologias est relacionado
ao uso de computadores, tablets, celulares,
smartphones, internet etc.
necessrio tambm distinguir atividades
administrativas das atividades gerenciais, pois as
atividades gerenciais constitui um processo que
originar as atividades administrativas, ou seja,
para apoio gerencial que existem as atividades
administrativas.
TCNICA NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS.
As funes bsicas de uma empresa so a
funo comercial, a funo tcnica, financeira e
pessoal.
Uma tcnica administrativa bastante usada a
construo de organogramas, que identificam
os departamentos da empresa e os nveis de
hierarquia.
Hierarquia uma ordem baseada na diviso
em nveis de poder ou importncia, de forma
que um nvel inferior sempre subordinado a
um nvel superior
G
Documentos referentes as rotinas
administrativas.
Os documentos referentes s rotinas administrativas so o
manual de rotina e regulamento interno.
Nos manuais de rotina esto descritos quais as normas
necessrias para execuo de atividades especficas.
J o regulamento ou regimento interno um documento
com um conjunto de diretrizes que definem a estrutura
organizacional e as polticas da empresa.
Outros documentos que auxiliam as atividades
administrativas so os relatrios que devem expor fatos e
ocorrncias para esclarecimento, dvidas ou informao de
problemas e outros documentos propostos para
informaes do interesse de um quadro de colaboradores
so documentos como a CI (circular interna) e o ofcio.
Modelo de relatrio
CI circular interna
Ofcio
QUALIDADE NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
A qualidade nos processos administrativos requer mtodos,
tcnicas, normas e at inovaes.
Os mtodos so utilizados para que as aes nos processos
sejam realizadas e atinjam os objetivos propostos.
J os objetivos nos processos deve ser sempre o valor
agregado e por isso, exige-se qualidade total em todos os
processos, para isso faz-se necessrio a implantao de
metodologias e ferramentas da qualidade para que as
organizaes atinjam objetivos, conquiste o cliente e se torne
competitiva mesmo em longo prazo.
Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que so
de simples aplicao, mas rendem at uma certificao ISO,
se forem implantadas com sucesso.
ISO - MUNDIAL
ISO a sigla de International Organization for
Standardization, ou OrganizaoInternacional
paraPadronizao, em portugus. A ISO
uma entidadedepadronizaoenormatizao, e
foi criada em Genebra, na Suia, em 1947.
A ISO promove a normatizao de empresas e
produtos, para manter a qualidade permanente.
Suas normas mais conhecidas so a ISO 9000, ISO
9001, esto relacionadas a um sistema de gesto da
qualidade.
Aqui no Brasil a entidade responsvel pela ISO a
ABNT ( Associao brasileira de normas tcnicas).
AS EMPRESAS E SEUS DEPARTAMENTOS

As empresas so divididas em
departamentos, nas suas rotinas dirias
os departamentos se comunicam entre
si, para solues de problemas, e entre
outros assuntos relativos a empresa.
Principais
departamentos
Departamento Jurdico
Departamento de Marketing
Departamento de Compras
Departamento de Vendas
Departamento Administrativo
Departamento Operacional
Departamento de Recursos humanos (RH)
OUTRAS ATIVIDADES
RELACIONADAS AS
ROTINAS
ADMINISTRATIVAS
Realizar entrega de materiais diversos;

Manter documentos e material organizados;

Controlar a entrega e a sada de materiais;

Controlar registro de frequncias de funcionrios (ponto);

Inteirar dos servios dos departamentos da empresa visando orientar e facilitar


a funo de dados, documentos e outras solicitaes dos superiores;

Atuar como responsvel fiscalizador pela manuteno da ordem nos ambientes;

Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, mquina de Xerox,


projetor multimdia;

Realizar e atender chamadas telefnicas;

Emitir notas fiscais e recibos

Emitir contra-cheques dos funcionrios;

Realizar depsitos dos salrios