UNIDAD VII

DOCUMENTOS DEL SECTOR PBLICO Y SU RELACIN CON

LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
 PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

SISTEMA
SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA
NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
INVERSIN
PRESUPUESTO TESORERIA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD PLANIFICACIN
PBLICA

LEY GENERAL LEY GENERAL LEY GENERAL LEY GENERAL LEY DEL SISTEMA LEY DEL SISTEMA
DEL SISTEMA DEL SISTEMA DEL SISTEMA DEL SISTEMA NACIONAL DE NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE INVERSIN PLANEAMIENTO
PRESUPUESTO TESORERIA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD PBLICA ESTRATGICO
LEY N 28411 LEY N 28693 D.LEY N 22056 LEY N 28708 LEY N 27293 D. LEG. N 1088

DIRECCIN DIRECCIN CENTRO

DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
NACIONAL DE NACIONAL DE NACIONAL DE
PRESUPUESTO INVERSIN PLANEAMIENTO
TESORERA ABASTECIMIENTO CONTABILIDAD
PBLICO PBLICA ESTRATEGICO

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL

LEY N 27785
CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS Y/O LOGISTICA

En una entidad publica, el sistema de abastecimientos

comprende las normas y procesos tcnicos orientados a la
adquisicin de bienes y servicios. Esta a cargo de la oficina
de Logstica o de Abastecimientos. Comprende no solo la
adquisicin, sino a la programacin, almacenamiento y
distribucin de bienes.

Los documentos fuente que emite este sistema y que son

base para el proceso de contabilizacin son:
Orden de compra - gua de internamiento
Orden de servicio
Pedido comprobante de salida(pecosa)
Nota de entrada al almacn
 PROCESOS DEL SISTEMA
El proceso tcnico de abastecimientos se da a
travs de 4 fases claramente definidas, que
son:

PROGRAMACIN

Es la fase donde se planifican las adquisiciones y

contrataciones de bienes, servicios y obras por parte de las
entidades del estado.
Comprende las siguientes etapas:

determinacin de las necesidades de bienes y servicios que

requiere la entidad en funcin de cantidad y costo. Consta en
el documento denominado cuadro de necesidad .
formulacin del presupuesto correspondiente.
Formulacin del plan anual de adquisiciones y contrataciones
donde la cantidad y caractersticas de los bienes, servicios y
obras a adquirir o contratar, su fuente de financiamiento y se
identifica el Proceso de Seleccin a seguir. Los procesos de
seleccin son:
Licitacin publica: para contratacin de obras y adquisiciones
de bienes y suministros.
Concurso publico: para la contratacin de servicios de toda
naturaleza.
Adjudicacin directa: para las adquisiciones y contrataciones
de obras.
Adjudicacin de menor cuanta: para las adquisiciones y
contrataciones cuyo monto sea inferior a la dcima parte del
limite mnimo establecido para la Licitacin o Concurso Publico.
 ADQUISICIN

Es la fase en la que la entidad publica convoca a los

proveedores para que hagan llegar a la entidad sus
propuestas, implementando los procesos de seleccin que
correspondan, seleccionando a la oferta y otorgando la
buena pro. Se complementa con la elaboracin de la Orden
de Compra o de Servicio o la firma del contrato segn sea
el caso. El proceso de adquisicin concluye con la recepcin
de los bienes o servicios y el pago respectivo.
 ALMACENAMIENTO
Se inicia con la recepcin de los bienes en el almacn de la
entidad. Comprende los siguientes pasos:
Recepcin: se realiza teniendo a la vista l Orden de Compra y
el Comprobante de pago correspondiente(factura, boleta de venta,
etc.). Implica el examen externo, conteo y pesaje de los bienes
que se reciben.
Verificacin y control: consiste en retirar los bienes de los
embalajes, revisando y verificndole contenido en forma
cuantitativa y cualitativa. La conformidad consta en la Orden de
Compra.
Internamiento: consiste en agrupar los bienes segn sus
caractersticas y su ubicacin en zonas apropiadas del almacn.
 Registro y control: se procede a su registro en las tarjetas de
control visible, se enva la copia de la Orden de Compra a la
oficina correspondiente para su anotacin en la Tarjeta de
Existencia Valorada de Almacn.
Custodia: tiene por finalidad mantener las caractersticas
fsicas y la cantidad d los bienes ingresados al almacn.
Comprende la proteccin de materiales, del local del almacn y
del personal.
DISTRIBUCIN

Comprende el proceso para entregar los bienes a las diversas instancias

de la entidad para su consumo o uso. Comprende los siguientes pasos:

formulacin del pedido: consta en el Pedido Comprobante de Salida

y es formulado por la oficina solicitante.
Autorizacin de despacho: es la autorizacin para entregar los bienes
a la oficina solicitante. Consta en el Pedido Comprobante de Salida.
Acondicionamiento de materiales: es el acondicionamiento de los
bienes para su entrega a la oficina solicitante. Esta a cargo de los
trabajadores del almacn..
Control de materiales: comprende las medidas para dar seguridad y
vigilancia de los bienes a ser entregados.
Entrega de los bienes: el responsable del almacn hace entrega fsica
de los bienes al funcionario que se indica en el Pedido Comprobante de
Salida, firman tanto el que entrega como el que recibe los bienes.
 Adquisicin de bienes:

Elaboracin de orden de compra gua de internamiento.

05/01/14 En la oficina de abastecimientos de acuerdo al cuadro comparativo de cotizaciones N 147,

se aprueba la O/C N 142 para adquisicin de tiles de oficina, segn detalle:

Modalidad de compra : Menor Cuanta

Proveedor : Editorial e Imprenta CRYS S.A.- RUC 20100457512
Fuente de Financiamiento : 00 Recursos ordinarios
Cadena de Gasto : 5.3.11.49 Materiales de Escritorio
Cadena Funcional: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.
mporte : s/. 345.00

Detalle de los bienes a comprar:

cuadernos Patria, cuadriculados de 100 hojas a s/. 3.50 c/u
05 millares de papel Bond A4, de 80 grs. Marca Arpesa a s/. 25.00 c/millar
02 cajas de lapiceros marca Faber Castell, azul a s/.22.50 c/caja

En la oficina de abastecimientos se elabora la orden de compra tal como se muestra a continuacin:

 Almacenamiento de bienes recibidos por donacin,
transferencias, productos terminado, etc.

Aquellos bienes que se reciben en el Almacn, cuyo origen es

distinta a las adquisiciones, se sustentan con el formulario Nota
de Entrada al Almacn. Es elaborada en abastecimientos, y la
original es enviada a Contabilidad para su registro.

Recepcin de una Donacin:

20/01/14 segn oficio N 025-2007-CN de la empresa comercial

Los Patmos SRL, se recibe en calidad de donacin una
Fotocopiadora marca Minolta, serie N 1445-AD, modelo N- 2520,
con un valor referencial de s/. 2,500.00, la cual ser utilizada en las
actividades administrativas de la entidad.
Esta donacin se sustentar en la Nota de entrada al Almacn N
004.
 Adquisicin de servicios : Elaboracin de Orden de Servicio

09/01/014 en la oficina de abastecimiento se aprueba la contratacin de

una abogada por concepto de asesora jurdica externa por el mes de enero
2013, formulndose la orden de servicio N 134, segn detalle:

Modalidad de compra : Menor Cuanta

Proveedor : Henry Galindo
Fuente de Financiamiento : 09 Recursos directamente recaudados
Cadena de Gasto : 5.3.11.33 Materiales de Escritorio
Cadena Funcional: 03.003.0006.100267 Gestin Administrativa.
Importe : s/. 1,350.00 (incluido la retencin del 10% por concepto del
impuesto a la renta de cuarta categora)

Para que la orden de servicio que se ha elaborado tenga validez, deber

contar con las firmas y sellos de los funcionarios competentes.
 Al termino de la presentacin del servicio, el jefe de Almacn, en el recuerdo
inferior derecho denominado recib conforme , deber consignar la fecha, y
colocar su sello y firma