Toma de Inventario

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Objetivo de la Presentacin:
Entregar al operativo, una visin global de su papel en los inventarios
de la tienda.

Metas planteadas :
Al trmino de la exposicin el operativo debe:
Conocer cul es su trabajo en el inventario.
Saber como debe ocupar los distintos documentos.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Qu es el inventario......?
Es el conteo fsico de todos o de una
cantidad determinada de productos de
la tienda , en la ubicacin principal y en
las secundarias, con el propsito de
determinar las existencias reales.

Para ello, se compara el conteo fsico

con los saldos del Kardex registrados
en el sistema computacional y, se
buscan las causas de las diferencias
(error documentario, de conteo u otro).

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Quienes son responsables del Inventario?

Gerente de la Tienda
Subgerente de Apertura de Tienda
Analista /encargado de existencia de turno.

Cuentan con el apoyo logstico del Subgerente

Administrativo y, la participacin de las jefaturas
responsables de las reas.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Cuntos tipos de inventario se realizan y cules son?
Se realizan 4 tipos de inventarios

1. Diario:
Todos los das de Lunes a Viernes, durante la apertura de tienda, se cuenta una
cantidad determinada de productos de acuerdo a una muestra creada por el analista
de existencias en base al siguiente criterio:Cdigos de RST, planes de prdida, Jefes
de Depto, otros.
Los cdigos a inventariar se entregan el da anterior a las reas involucradas.

2. Selectivo:
Se efecta fuera del horario de atencin de pblico y en una fecha sealada, por el
Gerente de la tienda , se cuenta una cantidad determinada de productos
seleccionados por el Departamento Control de Mermas , en base a la clasificacin
comercial con mayor importancia en el momento ( Familia , grupo , conjunto). Este
tipo de inventario slo se est realizando en las tiendas del Formato Constructor.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

3. General:
Se realiza cuando se hace la apertura de la tienda y cuando
auditora interna lo dispone, de acuerdo al comportamiento de la
tienda durante el perodo anterior; considera todos los productos.

4. De Auditora:
Se realiza para validar y testear la calidad de los kardex de todas
las tiendas del pas.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Cules son las etapas de un inventario?
Preparacin
Toma de Inventario
Cierre de Inventario

El Operativo participa en la etapa de preparacin y toma de inventario.

Qu documentos UD. usar en estas etapas ?

Hoja de Validacin de Ubicacin ( Informe generado por el sistema)
Hoja de Conteo ( Informe generado por el sistema)

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Cmo se diferencia un inventario de otro?

Porque tienen un nmero secuencial puesto por la aplicacin de Inventario y una

letra que identifica el tipo de inventario al cual corresponde.
La letra puede ser :

D = Diario
S = Selectivo
G = General
A = Auditoria

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Cmo se cuenta en los inventarios?

En los inventarios generales se cuenta con el sistema de barrido es

decir del metro a la hoja de conteo, de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo.

En los inventarios diarios , selectivos y de auditoria se cuenta a la

inversa , de la hoja de conteo al metro fsico de productos.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Con qu trabaja el operativo en la preparacin del
inventario ?
Que hace?
1. Trabaja con la Hoja de validacin de ubicacin que recibe del
Jefe/Subgerente de Area de Ventas, veamos un ejemplo:

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
....... y revisa que las ubicaciones fsicas de los productos sean
iguales a las ubicaciones registradas en el sistema, para ello:
Compara las ubicaciones de acuerdo a la siguiente pauta:

Registra todas las ubicaciones de los productos a inventariar,

distintas de la principal (cabeceras, CROSS, altillo, frente de
cajas,patio,etc.).
Gerencia Prevencin de Prdidas
 Toma de Inventario

2. Revisa que la sealetica de las ubicaciones estn

en buen estado y en un lugar visible.
3. Cuenta los productos que estn en los Altillos.
Registra las cantidades contadas en la Validacin
de ubicaciones luego, pega una hoja de conteo en
el producto contado en el altillo.
3. Entrega la Hoja Validacin con observaciones
(ubicaciones faltantes o corregidas), si las hay al
Jefe/Subgerente de rea de ventas.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Qu documento se utiliza en la toma del inventario y qu
debe hacer el operativo?
Utiliza la hoja de conteo, veamos un ejemplo:

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Y hace lo siguiente:

1. Recibe del Analista/Encargado de Existencias las Hojas de

Conteo de los productos que se deben contar ( una hoja por metro y
lineal).

2. Coloca su nombre en la hoja de conteo.

3. Cuenta los productos indicados en la hoja de conteo y registra la

cantidad en las columnas 1 a 5.
Si un cdigo de la Hoja de Conteo no tiene existencia fsica, coloque
cero (0).
4. Al terminar, entregue la hoja de conteo al Analista de Existencias con
VB del Jefe de Departamento o Subgerente del Area.
.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario
Qu tareas ayudan a tener una mejor calidad del inventario?

Ordenar los productos en la ubicacin que le corresponde.

Asegurarse que el almacenamiento secundario , este en un lugar de
exhibicin ordenado y claramente identificado.
Revisar la codificacin (flejes) de los productos , para que sea fcil su
identificacin.
Retirar los productos que. por su condicin, no es posible vender .
Completar el formulario de mermas y consumo interno registrando: cdigo,
descripcin, cantidad y ubicacin. Registrar en formulario su nombre y
entregarlo al Subgerente de rea Venta para su autorizacin.
Entregar formulario a Analista para su rebaja del Kardex.

Gerencia Prevencin de Prdidas

 Toma de Inventario

Cul es la clave del xito , para

mantener nuestro Kardex al da, en un
ambiente cambiante?

El Orden y el cuidado en el tratamiento

de los productos y la documentacin .

As tendremos ms tiempo , para la

Venta.

Gerencia Prevencin de Prdidas