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DMS

(Document Management System)

Administrao de Documentos
DMS

Atividades suportadas no DMS

- Criar Document Info Record N.o do SAP

- Rede de Status para aprovao por Tipo de Documento

- Associao a vrios tipos Documentos Externos (.doc, .pdf,...)

- Hierarquia Simples e Lista Tcnica de Documentos

- Arquivar o Documento administrao de cpia


e original pelo SAP (conceitos de Arquivamento e COFRE)
DMS
Atividades suportadas no DMS

- Associar Documento a um Dado Mestre no SAP


(Cadastro de Material, Lista Tcnica, ...)
DMS - Exemplo
Video Clip

Numerao Externa e Interna de Documentos


ex. numerao externa: PTI-26-9501 (P-tipo de documento, TI-rea,
nmero)

Tipos de Documentos:
P Procedimento, Processo, Plano de Ao e/ou de Emergncia
I Instruo
F Formulrio ou Ficha
Q Questionrio
L Lista
M Manual ou Matriz
T Tabela
A APT (Anlise Prevencionista da Tarefa)
D Desenhos

Nveis de Reviso (verses) para Arquivos


ex: 00, 01, 02, .... 99
DMS - Exemplo
Exemplo Rede de Status:
NV Novo Documento (rea),
AV Aprovar (rea)
RE Recusado (recusa depois da criao) -> volta para o criador
PU Publicao (depois da aprovao) (s a Claudia)
RV Reviso
OB Obsoletar (s a Claudia)

Obs: No vai ter aprovao por tipo de Documento mas sim por
Escrit/Lab(rea) - montar uma matriz de usuarios por rea.
DMS
Funes da forma e da cor na rede de status,
- Forma:
Redondo - indica um status que o document info record
j teve ou um status corrente.
Quadrado indica um status que o document info record
ainda no teve.
- Cor:
Amarelo indica o status corrente.
Vermelho indica um status que no pode vir a seguir ao
corrente.
Verde indica um status que pode ser colocado a seguir ao
corrente
DMS - Exemplo
Definio das reas responsveis pelos documentos (design office
or laboratory)

ST Segurana do Trabalho
RH Recursos Humanos
TI Tecnologia de Informao
CO Compras
VD Vendas
PR Produo
CQ Controle de Qualidade Laboratrio
MN Manuteno
PS Projetos
GI Sistema Gesto Integrada

Controle de Modificaes (Change Managment) - data de validade


(prever o uso)

Hierarquia de Simples de Documentos (Documento Superior)


DMS
Aplicativos a serem usados na estao de trabalho
Excel (XLS)
Word (DOC)
Cad (DWG)
Fotos (JPG)
Power-Point (PPT)
Acrobat (PDF)
(.) verificar outras necessidades

Link simples com o Documento na Rede


(Limitao da opo de Link simples: necessrio que todas as Plantas
tenham acesso rede para visualizar o documento via SAP)

ou

Arquivamento com Administrao do Documento pelo SAP


(com gerao de N.o para o Documento e gravao em Diretrio administrado pelo SAP)
DMS integrao
Visualizao
-Document Info Visualizao
-Document Info e
DMS Record e
Record Impresso
Impresso

-Nota de Avaria
PM -Nota de Avaria
-Solicitao PM
-Solicitao PM

MM -Mestre de Materiais
-Mestre de Materiais

PP -Lista Tcnica
-Lista Tcnica

PS -Elemento PEP
-Elemento PEP

Outros: QM SD
DMS

Pesquisa de Documentos por status, por tipo de documento, ....

Hierarquia de Simples de Documentos e Lista Tcnica de Documentos

Sistema de Classificao - Exemplo de caracteristicas de classificao


do Documento:
- controle de quadros com a Politica de Qualidade.
- Nveis de obrigatoriedade para leitura
- Prazo para reviso de documentos devido a uma no
conformidade
DMS

Perfis de Autorizao (controlado por Basis):


- Criar e associar documentos no SAP
- Modificar
- Exibir

Tempo de Projeto (Levantamento Processos, Parametrizao,


Construo de Manuais, Treinamento): 15 dias

Carga de Dados pr-requisito: todos os Documentos j existem em


formato digital.
Carga manual (!!) ou via LSMW (estimar tempo adicional +/- 3 dias)
DMS Adicionais

Parametrizao adicional em - SM/PM:

Criar uma Estrutura de Localizaes em SM/PM para administrar


Biblioteca 2 dias
(parametrizar um tipo de Estrutura de localizaes)
DMS Desenvolvimentos

Desenvolvimentos adicionais , ABAP e WorkFlow:

Tamanho de determinados tipos de Arquivos limitao no


arquivamento com construo de uma User-Exit 3 dias

WF de esquema de aprovao por rea(Escrit/Lab) e integrao com


o Outlook(*) 7 dias
Obs:Tipo de mensagem na mudana de status -> Workflow usando os
usurios Criador, Aprovador e Escritrio

WF de distribuio de cpias e aviso de novos originais para as


reas e integrao com Outlook(*) 7 dias

(*)Se a integrao com Outlook for com envio de Notificaes SAP ->
mais 5 dias