GESTO DO TEMPO

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 OBJECTIVOS GERAIS
Esta aco de formao visa colocar
disposio dos participantes os princpios
chave para um melhor desempenho pessoal
e profissional. Ficaro aptos a identificar as
principais fontes de desperdcio do tempo e
a dominar as tcnicas que introduzem
maior eficcia na gesto do tempo e das
prioridades
2
 COMPREENSO DO TEMPO
O tempo considerado o recurso mais escasso e
valioso face da Terra.

Com efeito, na era da economia global das 24 horas,

o tempo, mais do que nunca na histria da
Humanidade, dinheiro.

O vencedor sempre o mais rpido e quem realiza os

objectivos no prazo mais curto possvel. A vida
cronometrada ao milsimo de segundo!...
3
 COMPREENSO DO TEMPO
Ao analisarmos o uso do tempo podemos
compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no
local de trabalho ou fora dele.

As atitudes das pessoas em relao ao tempo so

complexas e variveis.

Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no

trabalho e em casa, tem que ver quais os hbitos
comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.
4
 COMPREENSO DO TEMPO
As nossas atitudes em relao ao tempo esto
sempre a mudar.
muitas dessas mudanas devem-se ao
aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso
trabalho, viagens e comunicaes
a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de
informao quase instantnea
viajar a grandes distncias tornou-se mais rpido e
acessvel
5
 COMPREENSO DO TEMPO
o aumento das opes disponveis possibilita-nos
fazer mais coisas num dia, mas tambm aumenta a
presso do nosso tempo

Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o

tempo de modo eficiente e produtivo.

De facto, todos temos bastante conscincia do uso

do tempo.

6
 COMPREENSO DO TEMPO

Departamentos e pessoas so responsveis pelo

seu uso de tempo; os objectivos so definidos com
clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so
multas.

Mas ateno! Muitas horas de trabalho contnuo

diminuem a eficincia e a produtividade!

7
 USO DO TEMPO
Poucos admitimos, porm, que grande parte do
nosso dia (de trabalho) foi intil...

...a nica maneira de gerir melhor o tempo analisar

a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir
de um modo mais eficaz

Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

8
 USO DO TEMPO
Avaliao Do Seu Dia

H sempre exigncias no seu tempo. fcil gastar

muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando
tarefas mais produtivas e de maior prioridade.

Como divide o seu dia?...

D prioridade ao seu trabalho de modo a debruar-

-se sobre os assuntos mais urgentes?...

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 USO DO TEMPO
... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas
mais agradveis?...

... Distrai-se com as chamadas telefnicas ou tem

um sistema de as resolver?...

... Desperdia muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que no tenham para si

uma relao tempo-eficincia!
10
 USO DO TEMPO
Custos Do Tempo

Calcule exactamente o custo do seu tempo e

compreenda depois quanto tempo no est a ser
usado eficientemente.

Utilize a frmula apresentada de seguida para

descobrir quanto custa por hora e por minuto , o
seu tempo no trabalho...

11
 USO DO TEMPO
... e use esses clculos para analisar o custo relativo
de algumas actividades tpicas do seu dia-a-dia, tais
como preparar uma reunio em vez de pedir
secretria que o faa!...

1,5 Salrio anual

= Custo por hora
Horas de trabalho por ano

12
 USO DO TEMPO
Custos por hora
= Custo por minuto
60 (minutos)

Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,

multiplique o seu salrio anual por 1,5 para incluir
despesas gerais e divida pelo nmero de horas de
trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as
de trabalho por ano); divida por 60.

13
 USO DO TEMPO
Dirio Do Tempo

Registar diariamente quanto tempo passa com

determinadas actividades fundamental para
conseguir gerir o seu tempo eficientemente.

Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo

que desperdia a conversar, e o pouco tempo que
est, realmente, a trabalhar e a planear.

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 USO DO TEMPO
O seu dirio do tempo d-lhe um ponto de partida
para avaliar as reas a melhorar.

O tempo que dever mant-lo depender da

natureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

15
 USO DO TEMPO

Elabore um dirio do seu tempo, dividindo o dia em

partes de 30 minutos e registando com exactido como

passou o seu tempo.

Isto ajud-lo- a perceber quanto tempo gasta com as

tarefas teis e com as desnecessrias.

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 USO DO TEMPO
Reviso Do Dirio Do Tempo

Para analisar o seu dirio do tempo, distribua todas

as partes de 30 minutos que registou, em categorias,
de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a
quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,
tais como reunies, entrevistas, leitura, resposta a
correio, ajuda a colegas, telefonemas.

17
 USO DO TEMPO
Calcule, ento, a percentagem de tempo gasto com
cada tarefa.

Isto dar-lhe- a perceber como poder distribuir

melhor o seu tempo.

Com o seu dirio do tempo pode avaliar a eficincia

do seu trabalho!

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 USO DO TEMPO
Diviso de Tarefas

Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas

tarefas e divida-as em grupos:

tarefas de rotina
projectos em decurso
tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

depois, descubra a percentagem de tempo passada

com cada grupo.
19
 USO DO TEMPO
Distribuio Ideal Do Distribuio Real Do
Tempo Tempo

Tarefas de rotina:
15 % 60 %

Projectos em decurso:
25 % 25 %

Planeamento:
60 % 15 %

20
 USO DO TEMPO
Modelos

Depois de ter verificado a distribuio do seu tempo,

veja se a diviso vai de encontro s expectativas do
seu dia de trabalho.

Observe a distribuio destas tarefas pelo seu dia de

trabalho e, se necessrio, proceda a uma
reorganizao do seu dirio do tempo.

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 USO DO TEMPO
Actualize o seu dirio do tempo a memria pode
falhar!

Questes a Pr a Si Prprio:

Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

H assuntos que se repetem no dirio?
As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que
estava planeado / pensado?
Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
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 USO DO TEMPO
Avaliao da Eficincia

Quo perto est o seu modelo de trabalho da

distribuio ideal 60:25:15?

Ser que rene capacidades de gerir o tempo?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma

situao hipottica. Dispe de 15 minutos!!!

23
 Planeamento para o Sucesso
A gesto do tempo o cerne do planeamento da
sua vida e da sua gesto do stress.

O seu alcance maior do que o das listas tenho

que fazer: ... e diz respeito ao que pretende da vida e
a como planeia atingi-lo.

Para muitas pessoas, o primeiro desafio O que

que eu pretendo da vida?...
24
 Planeamento para o Sucesso
uma profunda mas importante questo, se desejar
sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a
reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si
mesmo objectivos especficos.

Estabelea Prioridades

25
 Planeamento para o Sucesso
Estabelea Prioridades
Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgncia,
o que significa que, muitas vezes, as coisas fceis e
rpidas so atingidas em detrimento das tarefas
maiores e mais difceis que realmente alteram as
nossas vidas...

A prioridade deve, ento, ser determinada tanto

pela urgncia como pela importncia, assim como
pela durao da execuo de uma tarefa.
26
 Planeamento para o Sucesso
Faa uma Lista

Mantenha sempre uma lista dos afazeres e

certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma
das tarefas, usando um sistema simples:

elevada
mdia
baixa

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 Planeamento para o Sucesso
Lista dos Afazeres exemplo

Preparar a reunio de sexta-feira tarde

Tarefa

Mdia
Prioridade

Amanh s 09:00 horas

Incio

Sexta-feira de manh
Fim do prazo

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 Planeamento para o Sucesso
Lista dos Afazeres exemplo

Enviar o relatrio para o cliente por correio

Tarefa

Elevada
Prioridade

Imediatamente
Incio

Amanh de manh
Fim do prazo

29
 Planeamento para o Sucesso
Lista dos Afazeres exemplo

Verificar o economato
Tarefa

Baixa
Prioridade

ltima semana do ms
Incio

Fim do ms
Fim do prazo

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 Planeamento para o Sucesso
A sua lista ajud-lo- a concentrar-se nas reas mais
importantes do seu trabalho.

Se no atribuir prioridades aos seus objectivos e

tarefas, ter tendncia, como j vimos, a fazer as coisas
de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais
rapidamente!...

As tarefas que levam mais tempo e do mais trabalho

ficaro adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

31
 Planeamento para o Sucesso
Comprometa-se com um incio

Aps ter atribudo prioridades, fixe a altura em que

vai comear.

Muitas pessoas concentram-se em prazos; se esse

o seu caso, ir deixar as coisas at ao ltimo
minuto!...

32
 Planeamento para o Sucesso
Os prazos actuam como mans que o iro arrastar...

se o prazo termina na 6. feira,

passar toda a semana a pensar:
No preciso de me preocupar at 6.
feira; vou comear amanh!

... E, de repente, 6. feira e j no tem tempo!!!

33
 Planeamento para o Sucesso
Urgncia e importncia

Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas

prendem-se s actividades que ficam na zona M1
(muita importncia e muita urgncia) e P1 (pouca
importncia e muita urgncia)...

... raramente encontrando tempo para as M2 (muita

importncia mas pouca urgncia)!...

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 Planeamento para o Sucesso
Muita M1 M2
Pagar as contas Evoluo na carreira
Marcar bilhetes p/ teatro Evoluo pessoal
IMPORTNCIA

Ida ao hospital Visitar os amigos

Ir s compras Exerccio fsico

P1 P2
Atender o telefone Gesto de pessoal
Pnico de reaces Sociabilizao
repentinas
Interrupes
Pouca

Muita Pouca
URGNCIA 35
 Planeamento para o Sucesso
Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como s
alteraes na vida.

Pergunte a si mesmo: Qual a

percentagem de tempo que gasta nas
actividades M1 e P1, juntas?

Para evoluir e poder desfrutar de uma vida

realmente preenchida, qual seria a percentagem do
seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
36
 Planeamento para o Sucesso
Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo
M2?
Estas so as que, raramente,
contribuiro para alterar a sua vida...
Como conseguir o equilbrio?...

Muitas pessoas no planeiam falhar falham no

planeamento!!!

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 EXERCCIO I
O Dilema do Cozinheiro

Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B

A partir da receita apresentada, estabelecer o

caminho ideal a ser seguido para obter um prato de
qualidade superior e... muito saboroso!?...

38
 O Dilema do Cozinheiro

Equipa A

Esta equipa tem como objectivo estabelecer os

limites do tempo mnimo necessrio para execuo
das diversas tarefas, de modo a ter a refeio pronta
s 12:00h.

Tm 20 minutos para preparar a soluo e

apresent-la ao formador.

39
 O Dilema do Cozinheiro

Equipa B

Esta equipa tem como tarefa classificar os esforos

da Equipa A; ter que estabelecer os critrios de
avaliao e, obviamente, dever ter a capacidade de
oferecer uma soluo perfeita para o problema do
tempo.

Tm 20 minutos para realizar esta actividade.

40
 Evite Adiamentos
A prorrogao a arte de se convencer que pode
deixar para amanh o que deveria fazer hoje.

O exemplo clssico de prorrogao estar sentado

secretria, a olhar para um trabalho que tem que ser
feito...

...e pensar: A ltima coisa que me apetece fazer

agora isto!

41
 Evite Adiamentos

... ento, faz outra coisa qualquer, passando o

problema a estar no regressar secretria!...

Identifique as reas em que faz adiantamentos e

actue de imediato, para reduzir opnico e o stress

42
 Evite a Prorrogao

Exija a si mesmo e INICIE J o que lhe

desagrada

Quando se confrontar com um prazo limite,

fixe, com base nele, o INCIO do trabalho e
mantenha-o

43
 Evite a Prorrogao
Reparta os grandes projectos em sectores
menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez

Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e

comece por fazer as coisas de maior
produtividade (tarefas mais agradveis e
urgentes / tarefas de maior prioridade)

44
 Evite a Prorrogao
A prorrogao o ladro do tempo.

Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente

quando se confronta com o seguinte:

Pessoas difceis / telefonemas

Contactos pblicos
Trabalho arriscado / fora do comum
Tarefas fastidiosas
Grandes projectos
45
 Planifique o seu tempo
Aps ter fixado os seus objectivos e prioridades, um
bom planeamento ajud-lo- a atingi-los

O planeamento deve ser criativo porque est a

planear no futuro e no desconhecido...

e deve, tambm, ser flexvel para podermos

adaptarmo-nos s possveis alteraes...

46
 Planifique o seu tempo
Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos,
ter que resolver dois aspectos:

Quanto tempo est ao seu dispor?

Com que antecedncia pode planear?

47
 Planifique o seu tempo
Para que possa atingir os seus objectivos dever
planear...

a longo prazo
a mdio prazo
a curto prazo

48
 Planifique o seu tempo
Curto prazo

O curto prazo, para a maioria de ns, formado

pelos dias imediatamente a seguir; o aqui e o

agora, assim como o culminar de todos os outros

planeamentos.

49
 Planeamento a Curto Prazo
Obtenha o mximo de cada dia

Trabalhe segundo os seus prprios nveis de energia. Se

tem melhor desempenho de manh, no as desperdice com
tarefas de pouca prioridade;

Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao

para os imponderveis;

Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no

incio de cada dia;
50
 Planeamento a Curto Prazo
Obtenha o mximo de cada dia

Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a

estas tarefas e fixe um comeo;

Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um

perodo destinado ao telefone;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual

ajud-lo- a planear de modo mais eficiente;

51
 Planeamento a Curto Prazo
Obtenha o mximo de cada dia

Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo

perodos regulares para leituras;

Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

No se torne escravo do seu plano dirio!

Ele apenas um guia e pode ter que ser alterado ao
longo do dia!
52
 Planifique o seu tempo
Mdio prazo

O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e

por isso que importante ter uma ideia do seu

tempo efectivo para planeamento.

53
 Planifique o seu tempo
Planeamento a Mdio e Longo Prazo

Identifique os seus objectivos a longo prazo, o

que lhe dar um sentido de fim em vista, e uma
direco (para prosseguir).

Reparta os grandes objectivos por sectores e

utilize a sua imaginao para avaliar todas as
possibilidades e alternativas

54
 Planeamento a Mdio e Longo Prazo

Use um grfico de planeamento mensal e/ou

anual.

Reveja o seu desempenho regularmente e

modifique os seus planos em conformidade.

Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no

tente responsabilizar-se em demasia.

55
 A Gesto do Tempo
Existem trs perspectivas diferentes relativamente
gesto do tempo:

Aumentar a quantidade de tempo disponvel

Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel

Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo

disponvel

56
 A Gesto do Tempo
Aumentar a quantidade de tempo disponvel

Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as

suas horas de trabalho at onde for possvel. Isso

poderia trazer como consequncia uma grave

depresso, esgotamento e falta de eficincia.

57
 A Gesto do Tempo
Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel

Esta perspectiva est virada para o trabalho e para

os mtodos. Requer uma mente orientada de forma
mecnica. No existe absolutamente nenhum limite
para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia
converter-se o chefe num perito em eficincia e em
gestor de mtodos, em vez de melhorar a sua tomada
de deciso, relacionamento interpessoal e qualidades
de chefia.
58
 A Gesto do Tempo
Realizar somente as tarefas importantes durante
o tempo disponvel

Esta perspectiva sugere que se estabelea uma

escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um
compromisso exclusivo com as questes essenciais e
conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes
massivos da natureza operativa, os quais devero ser
delegados para outras pessoas. Exige uma estratgia
orientada para a aco. Requer preparao, treino, e,
em geral, um clima organizativo adequado.
59
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

O essencial leva pouco tempo; o acessrio leva

muito tempo.

Devemos concentrar-nos no essencial.

80% dos resultados obtm-se com 20% de esforo.

esforo

60
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho

Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e

levar mais tempo do que se for executado de modo

contnuo.

Evitar interrupes.
interrupes

61
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei de Parkinson

O tempo investido num trabalho varia em funo do

tempo disponvel (e no do necessrio).

Pensar em funo do tempo necessrio e no em

funo do tempo disponvel.

disponvel

62
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Alm

de Certo Limite

Para alm de um certo limite horrio, a produtividade

do tempo investido decresce e torna-se negativa.

Princpio do equilbrio:
equilbrio saiba parar para fazer outra
coisa.

63
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Alternncia

H um tempo para tudo e um tempo para cada

coisa.

Princpio da oportunidade:
oportunidade no faa mais do que
uma coisa de cada vez, e faa-a bem!

64
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei dos Ritmos Biolgicos

Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos

biolgicos.

Depende do nosso ritmo a distribuio que fazemos

do tempo ao longo do dia.

65
Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo

O tempo tem uma dimenso objectiva e outra

dimenso subjectiva que funo do interesse pela

actividade exercida.

Ter em considerao a dimenso subjectiva do

tempo.

66
Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir,

a funo a desempenhar na empresa e os resultados
a alcanar, de forma a adequar o tempo actividade
a realizar.

Ter uma boa agenda, onde so escritas todas as

tarefas a realizar e os compromissos, de modo a
libertar memria para assuntos da vida (pessoal).

67
Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Saber gerir os outros, para controlar as interrupes

e minimiz-las. Se trabalha num gabinete, feche a
porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-
space, a soluo poder passar, se possvel, por
mudar-se para outra sala. Caso contrrio, coloque um
sinal na sua secretria a indicar que no quer ser
incomodado.

68
Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Se recebe muitos telefonemas, pea para que sejam

reencaminhados para um colega; saiba dizer no
com amabilidade.

Saiba delegar tarefas. Alm de ficar com muito mais

tempo e de se preocupar menos com as questes
operacionais, aumenta as competncias das pessoas
que o rodeiam.
69
Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o

acessrio, entre o urgente e o importante.

As reunies devero ser curtas, eficazes e bem

preparadas.

imprescindvel muita auto-disciplina.

70
 No se Esquea...
... de Exerccio Fsico

O exerccio fsico muito importante para libertar

a adrenalina acumulada ao longo do dia.
Como actualmente a maior parte do trabalho
realizado de natureza sedentria, passamos a
maior parte do tempo na mesma posio
(sentada).
Inscreva-se num ginsio, corra ao final do dia ou
pratique um desporto que lhe d prazer.
71
 No se Esquea...
... de uma Alimentao saudvel

Pense naquilo que come, e a que horas o faz.

O ideal comear o dia com fruta fresca, cereais

ou po, e acab-lo com uma refeio leve.

Comida muito pesada noite pode provocar-lhe

insnias, fadiga ou irritabilidade.

72
 No se Esquea...
... de prevenir o Stress

Se tiver uma gesto do tempo muito rgida e inflexvel,

isso poder transformar-se numa fonte de stress.
Adapte-se s mudanas com naturalidade.
Reserve tempo para programar as prximas horas de
forma produtiva.
Planear as actividade bom a nvel psicolgico, pois
permite-lhe comandar o tempo.
No vire as costas s situaes que parecem no estar
sob o seu controlo

Planear positivo e ajuda a reduzir o stress!

73