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Les sminaires du cabinet Masnaoui Mazars

L ELABORATION ET LE SUIVI

DES MANUELS DE PROCEDURES

13-14-15 Juin 2001

Sminaire anim par :


Monsieur Nabil BAYAHYA - Directeur de mission, Masnaoui Mazars Consulting Systems
MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 1
SOMMAIRE GENERAL
SOMMAIRE

Partie 1. Prsentation du manuel de procdures


Rappel de la loi 9/88 article 4
Dfinition du manuel de procdures
Objectifs du manuel de procdures
Nomenclature du manuel de procdures propose le cabinet Masnaoui Mazars
Partie 2. Mthodologie d approche
1. Relev de l existant
Reconstitution des circuits d information
Tests de comprhension
Rapport prliminaire la direction sur les points de procdures amliorer

2. Contenu du manuel de procdures


Informations gnrales
Fiches de fonctions et de postes
Procdures oprationnelles
Procdures fonctionnelles
Etats de sortie

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MASNAOUI 2
SOMMAIRE

3. Description du Manuel de procdures


Module Ventes - Clients
Module Achats - Fournisseurs
Module Immobilisations
Module Paie
Module Stocks
Module Trsorerie
Cycle de clture comptable

4. Les annexes du manuel de procdures


Le plan comptable
l organigramme des services comptables
les principaux schmas d criture

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1. Prsentation du manuel de procdures

Contexte et rappel de la loi

Dfinitions

Objectifs

Nomenclature propose

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Pourquoi un manuel de procdures ?

Une obligation lgale;

Contexte
Une ncessit oprationnelle que nous verrons travers les
objectifs un peu plus loin.
Dfinition

Objectifs

Nomenclature

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A quelle occasion est on amen concevoir et mettre
en uvre des procdures ?

Suite des volutions majeures


Rorganisation de la structure,
Contexte (re) informatisation,
Dconcentration des activits,
Intgration de nouveaux mtiers.
Dfinition
Ou la recherche d amlioration constante
Plan daction qualit totale,
Objectifs Evolution des rgles de gestion
Evolution des outils informatiques.

Nomenclature

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Rappel des Obligations lgales

Le manuel dorganisation comptable est rendu obligatoire


par la loi N 9-88 relative aux obligations comptables des
commerants.
Article 4 de la loi n 9-88 : Les personnes assujetties la
prsente loi dont le chiffre daffaires annuel est suprieur sept
Contexte millions et demi de dirhams (7.500.000 DH) doivent tablir un
manuel qui a pour objet de dcrire lorganisation comptable de
leur entreprise.
Dfinition
Le code gnral de normalisation comptable a dict la
mme disposition
Objectifs Cette disposition est applicable lensemble des entreprises du
secteur public et tendue lensemble des assujettis la loi
comptable par avis du Conseil National de la Comptabilit
Nomenclature
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Lanalyse de cette disposition de la loi comptable et du
C.G.N.C permet de dgager certaines observations :

Personnes assujetties
Toute personne physique ou morale ayant la qualit de
commerant au sens du code de commerce .
Date dentre en vigueur
Toutes les personnes assujetties doivent disposer dun manuel
Contexte
dorganisation comptable partir du 1/1/94.
force lgale de cette disposition
Le manuel dorganisation et de procdures comptables est un
Dfinition document obligatoire, au mme titre que les autres supports et
livres lgaux requis des personnes assujetties.

Objectifs Linapplication de cette disposition implique que ladministration


fiscale peut rejeter les comptabilits qui ne sont pas tenues dans les
formes prescrites par la prsente loi et les tableaux y annexs .
Articles 23 de la loi 9-88.
Nomenclature

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Dfinitions des notions de base


Ci-aprs nous dfinissons Quatre notions cls de notre
Contexte dmarche :

Dfinition Contrle interne,


Procdures,
Rgle de gestion,
Objectifs Manuel de procdures.

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

CONTRLE INTERNE est lensemble des scurits


contribuant la matrise de lentreprise.

Il a pour but, dun ct, dassurer la protection, la sauvegarde
Contexte du patrimoine et la qualit de linformation, de lautre,
lapplication des instructions de la direction et de favoriser
lamlioration des performances.

Dfinition Il se manifeste par lorganisation, les mthodes et procdures


de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la
prennit de celle-ci.
Objectifs

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

Exemple :
Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Toutes les commandes sont traites rapidement (Pas de
Contexte livraison pouvant gnrer ultrieurement des litiges).
Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent
tre tablies avec soin avant daccepter la commande).
Dfinition Le client est solvable : la commande reue ne doit pas
impliquer un dpassement du crdit maximum qui lui est
allou.
Objectifs Les factures sont toutes correctement et rapidement tablies et
enregistres.

Nomenclature

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Notions de base - Contrle interne

Exemple (suite ) :

Les rgles de contrle interne lies au cycle de ventes

Les quantits livres ont t correctement saisies et


Contexte correspondent aux quantits commandes et aux quantits
factures.
Les prix sont correctement appliqus et les diffrents rabais ou
Dfinition remises accords en fonction des accords passs avec les
clients.
La facture est arithmtiquement correcte.
Objectifs La relance des clients est systmatique et les provisions sont
constates.
Le suivi des encaissements est assur.

Nomenclature

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Notions de base - Procdures

UNE PROCEDURE : Une procdure est un document qui


dcrit un processus spcifique et prcise les responsabilits
et les moyens requis pour obtenir le rsultat prvu.

qui ?
Contexte

RESPONSABILIT
Dfinition
O ? Quand ?

Objectifs
MOYEN PROCESSUS RSULTAT

Quoi ?
Nomenclature Pourquoi ?
Comment ?
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Notions de base - Rgle de gestion

Stratgie
UNE RGLE DE GESTION est
la dclinaison logique de la
politique dans un domaine de
gestion. C est le niveau le plus
fin de la volont managriale
Politique
Contexte
LA POLITIQUE est une faon
d organiser des actions Rgles de gestion Rgles de gestion
homognes au sein d un mtier
Dfinition pour concrtiser la stratgie

Structure Procdures Informatique


Objectifs

Action quotidienne
Nomenclature

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Notions de base

UN MANUEL DE PROCDURES est un outil de mise en


uvre et de matrise de la gestion

Cest un outil simple et uniformis de vision densemble de
Contexte lentreprise et de cohrence des processus d activits.
Il permet de dcrire simplement les actions raliser et les
acteurs impliqus.
Dfinition Il facilite le contrle des dysfonctionnements et leur rsolution

Objectifs

Nomenclature

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Un Manuel de Procdures vise quatre objectifs
principaux:

Objectif 1 : Un moyen de renforcement du contrle interne


Objectif 2 : Un moyen de capitalisation pour l entreprise
Objectif 3 : Un moyen d amlioration des performances
Contexte Objectif 4 : Un moyen de transparence de l activit

Dfinition
Ces objectifs sont explicits ci-aprs ...

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 1: Un moyen de renforcement du contrle interne

Le manuel de procdures doit tenir compte des Principes du


contrle interne :

Une bonne organisation implique des responsabilits bien dfinies,


des objectifs dtermins, des procdures crites, des moyens de
contrle efficaces et une sparation des fonctions de dcision, de
dtention des valeurs et des biens, denregistrement de linformation
Contexte et de contrle.
Les procdures en place doivent prvoir les tapes successives de la
circulation des biens, des services, des hommes, des documents et
informations.
Dfinition
Elles doivent permettre un auto-contrle, cest--dire que le systme
de lui-mme, signale toute anomalie. Les anomalies sont dceles
par les divers recoupements, par le contrle rciproque des tches ou
Objectifs sont vites par la mise en uvre de moyens techniques appropries.
Le contrle interne doit permettre dobtenir une information fiable,
utile, claire et vritable.

Nomenclature

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Objectif 2 : un moyen de capitalisation pour lentreprise

Uniformiser et prenniser les modes de fonctionnement,

Ne pas perdre le savoir faire acquis avec le temps, Cette


perte peut tre due plusieurs raisons et notamment :
Contexte
dparts en retraite,
licenciements,
reconversion,
Dfinition
absence momentane de projets.
Former le personnel :
Objectifs le manuel des procdures peut servir d un guide pdagogique
dans le cadre d un plan de formation.

Nomenclature

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Objectif 3 : Un moyen damlioration des performances


Le manuel de procdure offre un cadre d amlioration
continu des mthodes de travail,

Contexte Optimisation en terme de cot et de temps ;


Acclration de l information ;
Intgration des tches ;
Notions fiabilisation de l information
de base

Objectifs

Nomenclature

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Objectif 4 : un moyen de transparence de l activit

Le manuel de procdures permet de fournir aux


partenaires externes (administrations, actionnaires,
march financier, auditeurs et commissaires aux comptes)
un moyen leur permettant de :
Contexte
se familiariser rapidement avec le systme dinformation de
lentreprise,
Dfinition et davoir une visibilit suffisante sur la fiabilit du systme
comptable et sa conformit aux lois et rgles en vigueur

Objectifs

Nomenclature

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Nomenclature du manuel de procdures

La loi comptable a dict la notion de Manuel


dorganisation comptable sans donner plus de dtails.

Aucune prcision rglementaire, ni de recommandations
Contexte des instances comptables nationales (Conseil National de
la Comptabilit, Ordre des Experts Comptables) nexiste
pour apporter plus de prcisions concernant :
Dfinition Le contenu du manuel dorganisation comptable,
La forme de prsentation,
La mthodologie de son laboration.
Objectifs

Nanmoins un projet est en cours d laboration l ordre


des experts comptables
Nomenclature

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Nomenclature propose

Llaboration du manuel des procdures


comptables dcoule dune analyse de
lorganisation selon une approche systmique
fonde sur le dcoupage de lactivit en un
Contexte ensemble de sous systmes homognes,
reprsentant des cycles dactivits
interdpendants et hirarchiss, et qui
Dfinition
constituent lossature du manuel de procdures.

Chaque cycle dactivit englobe un ensemble de


Objectifs procdures dcrites en fonction des spcificits
de lorganisation. Les procdures identifies
sont dcrites selon le modle suivant:
Nomenclature

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Prsentation de la procdure

Il sagit dans cette partie prliminaire de dlimiter lobjet de


la procdure, den identifier les tapes dcrire, et de
rappeler les principaux intervenants concerns par la
Contexte procdure.

Diagramme de traitement et de circulation


des documents
Dfinition

Chacune des procdures comptables dcrites dans le manuel


devrait faire lobjet dune prsentation sous forme
Objectifs schmatique avec mise en vidence des intervenants et des
diffrents traitements effectus. Le diagramme de
circulation a lavantage de permettre une comprhension
rapide de la procdure et de mettre en relief les diffrents
intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
Nomenclature

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Diagramme de traitement et de circulation
des documents
Chacune des procdures comptables dcrites dans le
manuel devrait faire lobjet dune prsentation sous forme
schmatique avec mise en vidence des intervenants et
Contexte des diffrents traitements effectus. Le diagramme de
circulation a lavantage de permettre une comprhension
rapide de la procdure et de mettre en relief les diffrents
intervenants et leurs pouvoirs respectifs.
Dfinition
Droulement administratif de la procdure
Cette partie consiste dcrire en dtail et de manire
narrative le droulement administratif de la procdure. La
Objectifs procdure est dcoupe en un certain nombre dtapes o
sont prsents distinctement: lobjectif de ltape, le
responsable et le droulement de la procdure.

Nomenclature

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Principaux contrles cls de la procdure

Toute procdure contenue dans le manuel de


procdures comptables devrait contenir des moyens
Contexte de contrle (recoupements, rapprochements,... etc.).
Ces contrles cls sont synthtiss sous forme de
tableau indiquant:

Dfinition Le contrle effectu;


Lauteur du contrle;
Les supports du contrle;
Objectifs La priodicit du contrle;
Et, lobjectif recherch de ce contrle.

Nomenclature

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Dispositif comptable appliqu la
procdure

Le dispositif comptable appliqu a pour objectif de
Contexte permettre de traduire dans les comptes de la socit
de manire fiable, les vnements gnrateurs dune
criture comptable. Pour ce faire, trois lments
essentiels sont prsents ce niveau:
Dfinition
Les principes comptables appliqus par la socit
compte tenu des particularits de son activit;
Objectifs Les schmas dcritures comptables
correspondants;
Les mthodes dvaluation appliques.

Nomenclature

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2. Mthodologie d approche

1. Relev de l existant

Relev de
l existant 2. Contenu du manuel
des procdures

Contenu 3. Descriptions des procdures


comptables
Description des
procdures
comptables 4. Les annexes du manuel
des procdures

Les annexes

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1. Relev de l existant

Relev de
A. Reconstitution des circuits d information
l existant

Contenu B. Test de comprhension

Description des
C. Rapport prliminaire la direction sur
procdures les points de procdures amliorer
comptables

Les annexes

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1.A. Reconstitution des circuits d information

Relev de
1. Conduite des entretiens
l existant

Contenu 2. Mthode narrative

Description des
procdures 3. l ordinogramme
comptables

4. L algorithme
Les annexes

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1.A.1 Conduite des entretiens
La description des systmes d une organisation s effectue surtout par
des entretiens sur le terrain avec les chefs de service et les employs qui
Relev de
effectuent les oprations.
l existant

Pour mener bien cette dmarche il est ncessaire de :

Contenu
Transiter par la hirarchie pour obtenir une description des
grandes lignes de la procdure et pour se faire faire dsigner et
Description des prsenter les principaux intervenants;
procdures
comptables Prsenter la dmarche chaque interlocuteur (l objectif de
l entretien et l information exactement recherche)

Les annexes

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Questionner les excutants eux mmes:

Relev de Obtenir une description du travail quils excutent


l existant personnellement;
Ne pas poser de questions sur le travail des autres intervenants;
Ne hsiter orienter le dbat, poser des questions, demander des
explications
Contenu
Prendre des notes au fur et mesure de l entretien;
Eviter de prononcer des apprciations ou de donner des
Description des conseils pendant l interview;
procdures Reformuler priodiquement le dclarations de la personne
comptables
interroge,
Prendre des photocopie de documents rels.

Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.2 Mthode narrative



Elle rsulte de la mise au clair des notes prises pendant les entretiens aprs
Relev de reconstitution d un ordre de description logique et suppression des prises de
l existant notes elliptiques .
Ce mode de reprsentation est simple raliser, d une lecture facile et permet
une bonne productivit. Il rend mal compte de procdures complexes (grand
Contenu nombre de documents et d intervenants). Il n est retenir quen prsence de
systmes simples.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.3 L ordinogramme

Cest la description, en grande partie graphique, d un ensemble d opration.
Relev de Cette description s opre au moyen :
l existant
d une description narrative et chronologique des oprations
constituant la procdure;
d une reprsentation simplifie des documents crs ou utiliss,
Contenu
de lignes de flux retraant le cheminement des documents.

Description des
procdures Ce type de prsentation le mrite de clart, par contre l ordinogramme est mal
comptables adapt aux situations prsentant des alternatives nombreuses.

Les annexes

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ocdure Personnel Service ventes Service expdition

s commandes clients
nt reues au service Commande
ents client


ablissement de B.C M.MECHKOUR
numrots en 3 Etablissement
emplaires. des B.C

Relev de BC

l existant s bons de commande


nt valoriss
M. LOUKILI Valorisation des BC

responsable des
mmandes clients M. ALLALI Approbation des BC
prouve les BC
Un exemplaire des BC est:
Adress au client
Contenu Class en attente
Adress au service M. LOUKILI Distribution des BC
expdition

Description des BC BC BC

procdures Clients
comptables
ablissement M. ALLALI Etablissement rsum
bdomadaire d'un BC
sum des commandes

Rsum
BC
Les annexes

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1. A. Reconstitution des circuits d information

1.A.3 L algorithme

Cest une reprsentation ordonne d un processus mettant en vidence les
Relev de diffrents embranchements logiques de la rsolution d un problme.
l existant
Exemple d algorithme
Appel tlphonique
Brouillon de commande
Contenu Commande > 50 DH
Oui Non
Description des Demande accord
procdures directeur production
comptables OK?
Non Oui
Refus signifi
Les annexes par tlphone Etablissement d un bon de commande

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1. Relev de l existant

1. B. Test de comprhension

Relev de
l existant

1. Relev des documents utiliss


Contenu

2. Suivi dune opration


Description des
procdures
comptables

Les annexes

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1. B. Test de comprhension

1.B.2 Relev des documents utiliss



les tests de comprhension permettent de nous assurer que la procdure qui nous
Relev de a t dcrite existe effectivement et quon n a pas commis d erreur dans
l existant l interprtation des informations qui nous a t communiques. Ces tests portent
sur l ensemble de la procdure qui a t dcrite et sont effectus immdiatement
aprs la description.
Contenu Cette dmarche consiste, dans un premier temps, collecter tous les documents
rels utilises ( il ne faut pas se contenter d imprims vierges).

Description des Oprer au classement des documents utiliss de manire reconstituer le


procdures droulement de la procdure dans un ordre logique.
comptables Les forces et faiblesses dtectes doivent tre indiques facilitant ainsi
l laboration du diagramme synthtique des forces et faiblesses.

Les annexes

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1. B. Test de comprhension

1.B.2 Suivi d une opration



Cette dmarche consiste slectionner un nombre limit de transactions, en
Relev de fonction des diffrentes natures de transactions, et suivre leur cheminement
l existant dans le systme afin de s assurer de la ralit du systme dcrit. Il s agit de tests
de conformit.

Contenu
Quelques tests (3 ou 4, pour chaque procdure ) suffisent pour se protger contre
les risques de description non conforme la ralit.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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1. Relev de l existant

1.C. Rapport prliminaire la direction des points de


procdures amliorer
Relev de
l existant

1. Objectifs du rapport
Contenu

2. Forme du rapport
Description des
procdures
comptables
3. Contenu du rapport

Les annexes

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1.C.1. Les objectifs du rapport prliminaire la direction
l analyse fine de l architecture et du fonctionnement des systmes
d une entreprise conduit apprcier les forces et les faiblesses de son
Relev de
organisation.
l existant

L objectif du rapport prliminaire la direction sur les points de


procdure amliorer est de dgager les risques dcoulant de ces
Contenu faiblesses ayant trait soit aux procdures adoptes en elles mmes soit
l application de ces procdures et de proposer des recommandations
quant aux actions mettre en uvre pour remdier ces dfaillances.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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Les faiblesses d une procdure sont apprcies par rapport aux critres
suivants:
la gestion rationnelle des biens, conformment aux instructions de
la direction,
Relev de la protection de l intgrit des biens et des ressources,
l existant la protection contre les erreurs.

Parmi les faiblesses qui rendent inoprantes les qualits intrinsque des
Contenu procdures nous citerons:
une dfinition ou comprhension insuffisante de l a procdure,
une comptence insuffisante du personnel
Description des cumuls de fonctions rduisants, sur des points essentiels, l impact des
procdures contrle inclus dans la procdure.
comptables

Les annexes

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MAZARS
MASNAOUI 41
1.C.2 La forme du rapport prliminaire la direction
le rapport sur les points de procdures amliorer peut tre prsent
la direction sous une forme soit matricielle soit narrative.
Relev de
l existant
La forme narrative consiste rdiger selon un plan structur:
faiblesses constates,
Contenu exemples,
recommandations,
plan d action.
Description des
procdures
La forme matricielle : le rapport est gnralement prsent comme
comptables
suit : soulev Risque Recommandation Intervenants Timing
Point

Les annexes

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MASNAOUI 42
1.C.3. Le contenu du rapport la direction
Le rapport la direction sur les points de procdures amliorer doit
contenir:
Relev de
l existant
Les forces et faiblesses des procdures existantes

Contenu Les risques potentiels identifis (risques conomiques, risques


systme) hirarchiss en fonction de leur importance relative,

Description des Les recommandations et les propositions prescrites,


procdures
comptables
Le plan d action propos pour mette en uvre les nouvelles
dispositions et les mesures d accompagnement ncessaires.
Les annexes

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MAZARS
MASNAOUI 43
Le manuel de procdures gnrales et le manuel de
procdures comptables

Le manuel de procdures gnrale et le manuel de


procdures comptables sont deux notions ne pas
confondre.
Relev de Le manuel de procdures gnrales dcrit l ensemble de
l existant l organisation de l entit : oprationnelle, fonctionnelle
etc
Le manuel de procdures comptables dcrit
Contenu l organisation comptable.

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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MAZARS
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Option minimale Option intermdiaire Option gnrale
Organisation comptable Organisation comptable Organisation gnrale
Organisation comptable

Principes comptables Principes comptables Principes comptables


Relev de
l existant
Plan comptable Plan comptable Plan comptable
Schma d'criture Schma d'criture
Procdures fonctionnelles Procdures fonctionnelles
Contenu Procdures oprationnelles

Description des
procdures
comptables

Les annexes

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1. Contenu du manuel de procdures

A. Gnralits

Relev de
l existant
B. Fiches de fonction et de poste

Contenu C. Procdures oprationnelle

Description des
procdures D. Procdures fonctionnelles
comptables

E. Etats de sortie
Les annexes

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Le manuel de procdures comprend cinq modules :

Informations gnrales sur lentreprise


Gnralits Lorganisation gnrale de lentreprise
Dfinition des missions
A. Fiches des fonctions Dfinition des attributions
et de postes Dimensionnement des entits
Dfinition des profils
Relev de
l existant Procdures relatives aux processus
B. Procdures oprationnels
Oprationnelles Contrles comptables lis aux processus
oprationnels
Contenu
Procdures relatives aux processus supports
C. Procdures Contrles comptables lis aux processus
Description des supports
Fonctionnelles
procdures
comptables

Formulaires
Les annexes D. Etats de sortie Supports comptables
Fiches de saisie
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Le schma gnral est applicable la fois au manuel de
procdures gnrales et au manuel de procdures
comptables.

Toute fois, dans le manuel de procdures comptables, les


procdures oprationnelles ne sont dcrites que pour
certains aspects qui impliquent des contrles comptables.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 48
A. Fiches des fonctions et de postes

Le corollaire de la sparation des tches est la dfinition


des fonctions et des attributions de chaque poste. Cette
2.A dfinition doit tre dtaille par oprations lmentaires et
A. Fiches la plus prcise possible.
de fonctions
et de postes
Les fiches de fonctions permettent de prciser la mission
B. Procdures associe lentit en question, la dfinition de
Oprationnelles positionnement hirarchique et des critres de
performances.
C. Procdures
Fonctionnelles
Les fiches de postes dclinent les missions et attributions
prcises pour les acteurs au sein des entits dune part,
D. Etats de sortie dautre part elles dfinissent les comptences requises .

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 49
A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

A. MISSION :
Ralisation de la mission comptable de la socit.
2.A Supervision et coordination de lactivit de lensemble du
dpartement.
A. Fiches Contrle de la tenue quotidienne des oprations comptables de
de fonctions la socit
et de postes
Etablissement et contrle des tats de synthse priodiques.

B. Procdures
Oprationnelles B. ORGANISATION ET POSITIONNEMENT
HIERARCHIQUE :

C. Procdures DG
Fonctionnelles Positionnement hirarchique :
Relations fonctionnelles DAF
Ce dpartement entretien des
D. Etats de sortie
relations avec l'ensemble des entits Dpt. Comptable

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 50
A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE FONCTION - Chef comptable

D. CRITERES DE PERFORMANCES :
2.A
A. Fiches Tenue de la comptabilit conformment aux rgles et lois en
de fonctions
vigueur.
et de postes

Etablissement des tats de synthse dans les dlais lgaux, et


B. Procdures
Oprationnelles
conformment la norme comptable en vigueur.

Respect de toutes les obligations comptables et fiscales en


C. Procdures vigueur.
Fonctionnelles

Etablissement des situations comptables priodiques dans les


D. Etats de sortie
dlais fixs pour le reporting.

MASNAOUI
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A. Fiches des fonctions et de postes
Exemple : FICHE DE POSTE D UN CHEF COMPTABLE

MISSIONS PROFIL TYPE


Supervision et contrle des Exprience : 5 ans
2.A travaux de l'quipe comptable.
Prparation des situations
Bac +4

comptables priodiques.
A. Fiches
Prparation des tats de synthse
de fonctions
annuels.
et de postes
Gestion fiscale de la socit

ATTRIBUTIONS
B. Procdures
Oprationnelles
Contrle de la comptabilisation au jour le jour des oprations
comptables ainsi que de la justification de l'ensemble des critures.
Contrle de l'tablissement correct des dclarations sociales et fiscales
C. Procdures et du respect des dlais de dpt.
Fonctionnelles Supervision et contrle de l'tablissement des analyses de comptes, des
tats de rapprochement bancaires, des rapprochements priodiques avec
le suivi des autres services,
D. Etats de sortie Assistance de l'quipe comptable et supervision des oprations de
clture.
Prparation des tats de synthse priodiques et annuels.

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B. Procdures oprationnelles

Elles englobent la description des procdures relatives aux


mtiers oprationnels ; dlaboration et de saisie de
2.B linformation de base.
A. Fiches
de fonctions
et de postes Pour chaque procdure oprationnelle, il est indispensable
de dfinir les contrles comptables lis aux procdures de
B. Procdures gestion.
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 53
C. Procdures fonctionnelles

Les procdures doivent tre labores sur la base d un


dcoupage de lactivit fonctionnelle en un ensemble de
2.C sous systmes homognes, reprsentant des cycles dactivit
A. Fiches interdpendants et hirarchiss.
de fonctions
et de postes

B. Procdures
Oprationnelles

C. Procdures
Fonctionnelles

D. Etats de sortie

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 54
C. Procdures fonctionnelles

FINANCEMENT
2.C
A. Fiches
de fonctions TRESORERIE INVESTISSEMEN
et de postes T

B. Procdures
Oprationnelles
CYCLES
C. Procdures Autres :
Fonctionnelles logistique APPROVISION-
Courrier NEMENT
.

D. Etats de sortie
RESSOURCES
HUMAINES

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 55
D. Etats de sortie

les outputs du systme comptable ( Facture, Bon de


livraison ).
2.D
A. Fiches Les formulaires de saisie (fiche prospect, fiche
de fonctions
et de postes d enregistrement des immobilisation )

B. Procdures Etats de gestion (Etat de suivi des impays)


Oprationnelles

Il est prfrable de les numrer aprs chaque procdure,


C. Procdures
Fonctionnelles en indiquant leur nature, la priodicit, les dlais de
production et les metteurs et destinataires des documents.
Il serait intressant dans certains cas, de joindre au manuel
D. Etats de sortie
une copie de ces documents.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 56
Comment laborer un manuel de
procdures en gnral ?

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 57
Mthodologie d approche
du manuel de procdures
Cadrage

Modlisation des
processus d activit

Analyse et optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 58
CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE DES
PROCEDURES ...

est un investissement en ressources humaines et


financires non ngligeables qui suscite de nombreuses
interrogations :
Quel produit fini ? Quelles priorits ?
Quelles mthodes les plus appropries doit t-on utiliser pour
analyser et concevoir les procdures ?
Qui doit concevoir et mettre en place pour optimiser les
rsultats attendus ?
Comment impliquer les utilisateurs ?
De quelles ressources peut-on disposer pour concevoir et
mettre en place ?
Quelle charge de travail faut-il prvoir et dans quel dlai ?
Comment grer le contrle ultrieur de la bonne application
des nouvelles procdures et la maintenance future ?

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 59
La dmarche d laboration du manuel de procdures
passe par quatre tapes principales

llaboration dun manuel


Cadrage dorganisation et de
procdures requiert le
respect des rgles suivantes :

Modlisation des Adoption dune dmarche


processus d activit progressive et itrative dans
llaboration du manuel.

Analyse et optimisation Choix du mode de


des processus prsentation du manuel le
plus appropri par rapport
la situation de lentreprise.
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 60
CADRAGE

Doit-on travailler sur l ensemble des processus ou cibler


les zones sensibles prioritairement amliorer ?

Cadrage Quels objectifs sont prioritairement recherchs :


qualit ?
Temps de rponse ?
Modlisation
des processus
Productivit administrative ?
Fiabilit du contrle interne ?
Analyse et
Cot ?
optimisation
des processus Quel produit fini concevoir :
un outil de formation ?
Rdaction
des procdures Un manuel central des rgles de gestion ? ...

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 61
La modlisation des processus d activit :
La mthode Processus Filires
Processus-Filires se dfinit comme une mthode originale de
modlisation de l activit d une entreprise fonde sur une
approche par mtier.
Grce cette approche mtier, la rflexion est d emble
Cadrage focalise sur la chane des traitements internes de l entreprise
initis par les faits gnrateurs, c est dire des sollicitations
externes l entreprise. Cette chane de traitements ou phases
Modlisation constitue un processus.
des processus A chaque processus correspond un ensemble de cas de figures
ou occurrences que l on nomme filires.
Analyse et Ainsi on obtient un modle processus-filires qui dcrit sur une
optimisation feuille de format A4 pour un processus dcoup en phases
des processus l ensemble des cas particuliers que l entreprise doit tre en
mesure de traiter pour parvenir la bonne fin de sa production.
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 62
La formalisation des processus d activit doit se baser
sur un dcoupage par mtier

Exemple : Crdit, Mobilisation des ressources

METIER D METIER B
Cadrage

METIER F
Modlisation Mtier F
des process
METIER A
METIER C Mobilisation
Analyse et
optimisation Crdit des ressources
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 63
EXEMPLE 1 : Une cooprative octroyant des prts

PILOTAGE PROCESSUS OPERATIONNELS FONCTIONNELS


ELABORATION DU BUDGET CRDIT RESSOURCES

DOMAINE
PILOTAGE OPERATIONNEL

Cadrage DOMAINE DOMAINE


COMMERCIAL MOBILISATION GESTION DES
DOMAINE DES RESSOURCES
RESSOURCES HUMAINES
PROJETS
Modlisation
des process DOMAINE
DOMAINE
PRTS LOGISTIQUE
Analyse et
optimisation
des processus DOMAINE TRESORERIE

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 64
La modlisation des processus d activit rpond de
multiples proccupations

Pour structurer l laboration des procdures


Pour mettre en place l assistant comptable
Cadrage
Pour entamer une dmarche participative de reconception
de la chane de contrle
Modlisation Pour sous-tendre la nomenclature de calcul des prix de
des process
revient
Pour structurer une dmarche de type schma directeur
Analyse et
optimisation
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 65
Analyse des processus

Les processus de l entreprise doivent tre analyss selon


les critres :
Critre 1 : Contrle interne et efficacit
Cadrage Critre 2 : Pilotage du processus
Filires

Processus
Modlisation des
processus

Analyse et
optimisation
des processus

Cas figure A
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 66
Analyse des processus
Critre 1 : Contrle interne

Quelles sont les techniques de contrle mises en place pour


garantir que le traitement des oprations soit ralis dans
des conditions optimales de :
Cadrage sauvegarde et protection du patrimoine ?
fiabilit des informations ?
dtection des sources d'inefficacit et d'infficience ?
dtection en temps opportuns des erreurs, omissions et autres
Modlisation des
processus anomalies ?
mesures des performances et matrise de la gestion ?

Analyse et
Quel est le systme actuel de dlgation des pouvoirs ?
optimisation
des processus
Quel est le mode actuel de remonte des informations ?
Y-a-il des lourdeurs, redondances ou superpositions des
Rdaction pouvoirs ?
des procdures
Quels sont les dlais de dcision par type ?

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 67
Analyse des processus
Critre 2 : Pilotage du processus

Comment ont t tablies les rgles de gestion et les


responsabilits pour la gestion du processus ?
En particulier, quelles sont les rgles et comment sont assignes
Cadrage
les responsabilits de surveillance unitaire des processus
interfonctionnels / interdivisionnaires (quipe de surveillance,
propritaire de processus, etc.).
Modlisation des
Quels sont les objectifs d efficacit et de performances par
processus processus ?
les objectifs d'efficacit ;
Analyse et
les indicateurs de processus ;
optimisation les indicateurs et les objectifs en entre ;
des processus
le systme de matrise (standards de rfrence et informations en
retour) ;
Rdaction Pour les processus interfonctionnels, comment contrle-t-on l'intgration
des procdures organisationnelle entre les diffrents segments fonctionnels ?

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 68
Optimisation des processus

Les caractristiques communes frquemment observes dans


les processus optimiss sont les suivantes :
Cadrage

Le regroupement de plusieurs postes en un seul ;


Modlisation
Les tapes du processus suivent un ordre naturel et
des processus logique;
Les processus ont des versions multiples;
Analyse et
optimisation
Le travail est ralis l o cest le plus logique;
des processus
Les vrifications et les contrles sont rduits;
Un fonctionnement hybride centralis et dcentralis
Rdaction
des procdures prvaut

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 69
Les qualits d une procdure devraient tre :



Son utilit,
Sa facilit de comprhension,
Relev de Sa facilit de mise jour,
l existant
Son aspect concret,

Contenu
Quel est le contenu d une procdure ?
Comment rdiger une procdure ?
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 70
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme
standard garant de la cohrence de l ensemble :

Expos succinct du contenu de la procdure et


OBJET DE LA
PROCEDURE ET
numration des intervenants internes et externes
avec une description sommaire de leurs attributions.
INTERVENANTS.
Relev de
l existant
VUE ADMINISTRATIVE Prsentation synthtique et schmatique de la
. FLOW CHART procdure
Contenu

Description des Formalisation narrative de l'enchanement des


phases, des dlais et du circuit des documents, et
procdures VUE ADMINISTRATIVE
dfinition des responsabilits , rgles de gestion et
comptables DESCRIPTION DES modes opratoires.
PHASES

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 71
Chaque procdure est dcrite selon un formalisme
standard garant de la cohrence de l ensemble :

Dfinition sur la matrice mtier des


VUE METIER diffrents processus de la filire
correspondant la procdure dcrire.
Description du systme et des
Relev de traitements d'information contenus dans
l existant VUE SYSTEME la procdure et de leurs incidences
comptables.

Contenu Dfinition du dispositif comptable appliqu dans


la procdure par la description :
VUE COMPTABLE des schmas comptables et de la nomenclature
Description des des comptes.
des principes comptables et des mthodes
procdures d'valuation appliques.
comptables des rgles de prsentation.

Description synthtique des contrles


Les annexes VUE CONTROLE cls , de leurs modalits, supports et
priodicit.
MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 72
Etapes de rdaction d une procdure

1. Dabord valuer la pertinence de rdiger ou non une


procdure

Cadrage
Il faut analyser la pertinence de rdiger la procdure partir de
la probabilit d une erreur et de ses consquences,

Modlisation globale
des mtiers 2. Etablir les points essentiels dune procdure :

Analyse et
optimisation
Rgles de gestion
des processus Rgles de contrle interne,
Seuils de prise de dcision
Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 73
Etapes de rdaction d une procdure

3. Btir le cheminement de la procdure sous forme de


logigramme ou flowchart
Les points essentiels sont classs par ordre chronologique
Cadrage Identifier les tapes critiques dans la procdure,
Le cheminement des tapes prend la forme d un rseau qui
indique les liens et les rtroactions entre les tapes
Modlisation globale
des mtiers 4. Rdiger le projet de procdure :
Le logigramme ne se suffit pas toujours lui mme,
Analyse et Il faut chaque tape, lorsque cela est ncessaire d ajouter le
optimisation complment indispensable d information dans l espace rserv.
des processus
Il faut utiliser des mots simples dans des phrases courtes
Le logigramme et la description narrative doivent rendre le sujet
Rdaction
des procdures clair et tre rassurants pou ceux qui devront l utiliser.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 74
Etapes de rdaction d une procdure

5. Vendre le projet de procdure


Une procdure sans client est une procdure inutile
Il faut donc obtenir l adhsion de ceux qui sont concerns par la
Cadrage mise en uvre de la procdure,
Si l adhsion des utilisateurs n est pas obtenue, il faut en
comprendre les raisons et voir si des amnagements sont possibles
Modlisation globale 6. Rdiger la procdure
des mtiers
Une fois le projet vendu, il faut rdiger la procdure sous sa
forme dfinitive,
Analyse et
optimisation Il faut respecter la prsentation type prvue par l entreprise
des processus
7. Vrifier la lisibilit de la procdure
C est l tape ultime pour s assurer que la terminologie et le
Rdaction
des procdures
style utiliss pour rdiger la procdure sont adapts au niveau des
utilisateurs.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 75
Etapes de rdaction d une procdure

8. Approuver la procdure

Dans une approche participative, l approbation de la


Cadrage
procdure sera dlgue au niveau du chef de service devant
mettre en uvre la procdure.
Dans une approche centralise, l approbation de la procdure
Modlisation globale
des mtiers relvera du directeur couvrant les services concerns,
Dans les deux cas de figures : celui qui approuve la procdure
Analyse et
doit s assurer qu elle rpond adquatement aux besoins de son
optimisation client.
des processus

Rdaction
des procdures

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 76

Relev de
l existant Mise en place du manuel de procdures

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 77
La ncessit d un plan de mise en oeuvre

La mise en place du manuel de procdures doit s appuyer

sur un plan de mise en uvre

Relev de Le plan de mise en oeuvre a pour objectif de rendre


l existant oprationnel le manuel de procdures labor.

Contenu Le plan de mise en oeuvre requiert les pralables suivants :


Dtermination exhaustive des actions entreprendre et des
entits charges de leur mise en place.
Description des
procdures Elaboration des modalits de ralisation et dfinition des
comptables moyens ncessaires .
Dfinition approprie de la chronologie de mise en place du
manuel de procdures.
Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 78
Le succs du plan de mise en oeuvre passe par le respect
des rgles suivantes :

Dfinition prcise et concise des actions raliser .


Relev de
Animation et supervision suffisantes des actions de mise
l existant
en oeuvre par le consultant.
Participation active et efficace des oprationnels et respect
Contenu des dlais.
Evaluation en continu de l'avancement des travaux.
Description des Mise en place des moyens logistiques et matriels
procdures
ncessaires .
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 79
La population concerne par le plan de mise en oeuvre
comprend tout le personnel de l entreprise. Sans une telle
implication le risque de rejet du manuel de procdures
reste important !
Relev de
l existant

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 80
Description des procdures comptables

VENTES -


CLIENTS

Relev de TRESORERIE ACHATS -


l existant FOURNISSEURS

Contenu
CYCLES
Description des
Immobilisations
procdures STOCKS
comptables

Les annexes
PAIE
PAIE

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MAZARS
MASNAOUI 81
Cycle Ventes - Clients

1. Les services intervenants:

Administration des ventes : Traitement et suivi de l excution de la


commande clients;
Relev de
l existant Expdition : Contrle des autorisations de livraison avant l expdition
des marchandises;

Contenu Facturation : Etablissement des factures partir d informations


communiques par les autres services;
Description des
procdures Comptes clients : Enregistrement des factures.
comptables
Recouvrement : recouvrement des crances clients

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 82
1. Les principales phases du cycle

Relev de Traitement et excution des commandes
l existant

Facturation
Contenu

Description des Enregistrement comptable


procdures
comptables

Suivi des comptes clients


Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 83
Le service administration des ventes re
bons de commande des clients et les en
Relev de chronologiquement,
l existant Le service administration des ventes eff
Traitement et excution de la un contrle des conditions de command
commande de laccepter;
Contenu service administration des ventes vrifi
solvabilit du client;
service administration des ventes tab
Description des ordre de livraison transmis au service Ex
procdures le service Expdition sassure de la liv
comptables des commandes et de ltablissement d
livraison.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 84
Le service des ventes tablit la fin de
journe un bordereau journalier des ven
Relev de
l existant Le service des ventes prpare les factu
les dite;
Facturation

Contenu Le service commercial transmet la Dir


commerciale et la Direction Gnrale
factures pour visa accompagnes d'une
Description des des ventes.
procdures
comptables Le service des ventes transmet aux clie
factures signes.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 85
Le service des ventes transfert les donn
mensuelles sur les ventes de son systm
Relev de le systme comptable, et ce, par le biais
l existant interface permettant une intgration au

Enregistrement comptable Le service des ventes envoie en parall


service comptable les pices justificativ
Contenu ventes du mois (factures et la synthse
quantits livres par client ainsi que le l
des factures).
Description des
procdures Le service comptable rapproche les diff
comptables documents avec les donnes intgres
le systme comptable.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 86
Le service comptable sassure que les
sont intgralement comptabilises et qu
Relev de sont imputes au bon compte individuel
l existant
le service recouvrement sassure de
Suivi des comptes clients lencaissement des crances et procde
Contenu relance systmatique des arrirs,

le service recouvrement dite la balan


Description des antriorit de soldes chus et dtermine
procdures provision pour dprciation des compte
comptables constater aprs approbation du chef d
dpartement comptable et financier.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 87
Cycle Achats - Fournisseurs

1. Les services intervenants

Services initiateurs de la commandes : Emettent des demande d achats dans des


limites strictement dfinies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les
envoyer directement aux fournisseurs
Relev de
l existant Service achats : Etablit des bons de commandes sur la base soit des demandes
d achat, soit des besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et
surveille les dlais de livraison.

Service rception : S assure de la conformit de la livraison avec la commande


Contenu (quantit et qualit)

Service stocks : Reoit la marchandise du service rception et procde aux


Description des enregistrements permettant un suivi quantitatif.
procdures
comptables Service comptable : enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves.

Service trsorerie: rgle les factures en s assurant de leur approbation par les
personnes comptentes (approbation sur la factures, la date et le moyen de
Les annexes paiement)

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 88
1. Les principales phases du cycle

Relev de Dclenchement des commandes
l existant

Acceptation et traitement des livraisons


Contenu

Description des Enregistrement des dettes


procdures
comptables

Paiement des factures


Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 89
Demande d achat tablie par le service utilisateur et
transmise au service achats
Relev de Bon de commande systmatiquement tabli sur des
l existant exemplaires prnumrots partir de la demande d achat
par le service Achats
Dclenchement de la Les fonctions de commandes doivent tre distinctes de
commande celles de rception , de stockage, d expdition, de tenue
Contenu d inventaire permanent, de l enregistrement comptable
et du rglement des factures
les personnes autorises mettre des bons de commande
Description des sont dsignes par crit et un montant maximum autoris
procdures est dfini
les quantits commander sont dterminer en fonction des
comptables
besoins de l entreprise

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 90
Un bon d entre prnumrot est tabli pour chaque

Acceptation et traitement
des livraisons
rception
Contrle des rceptions par un rapprochement entre BC
et livraison en quantits et qualits matrialis par un bon
Relev de de rception
l existant

Rception des factures, contrle de concordances entre


Contenu Enregistrement des dettes BC, BR et facture, contrle de la facture contrle du
respect des mentions lgales
Comptabilisation des factures
Description des
procdures
comptables Tenir un chancier des rglements
Prparer le moyen de paiement, signature par les personnes
Paiement des factures
comptentes et transmission via le bureau d ordre du
Les annexes moyen de paiement au fournisseur.
Comptabilisation du rglement.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 91
Immobilisations

1. Les services intervenants


Les services utilisateurs : expriment leurs besoins annuels en biens d quipement,

Relev de Service Investissements : centralise les besoins des diffrents services en


l existant matire d investissements et tablit un budget annuel d quipement.

La Direction Gnrale et la Conseil d Administration : valide le budget


d quipement;
Contenu

Commission d ouverture des plis: procde l ouverture des plis et la signature


Description des des offres des fournisseurs
procdures
comptables Service comptable : comptabilise les factures fournisseurs et procde au suivi des
immobilisations.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 92
2. Les principales phases du cycle
Expression du besoin

Relev de Consultation et choix des fournisseurs


l existant

Lancement des commandes passation de marchs

Contenu
Rception de l immobilisation

Description des Contrle des factures


procdures
comptables Comptabilisation de l acquisition

Suivi de l immobilisation, calcul des amortissements


Les annexes
Sortie des immobilisations
MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 93
Tous les dpartement (direction) centralisent les besoins de
leurs services en matire d investissement.
Le dpartement des investissements centralise les besoins
Expression du besoin des diffrents dpartement et tablit le budget annuel
d quipement.
La direction gnrale et le conseil d administration valide
Relev de le budget d investissement.
l existant

Le dpartement des investissement tablit une demande de


Contenu
prix (ou un appel d offre) transmise aux fournisseurs.
La commission d ouverture des plis procde l ouverture
Consultation et choix des des plis des offres des fournisseurs et les signe
Description des le dpartement des investissements tablit un tableau
fournisseurs
procdures comparatif des prix et et procde l adjudication de la
comptables commande (ou du march) au fournisseur prsentant
le meilleur rapport qualit prix.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 94
Le dpartement des investissement tablit un bon de
commande sur des exemplaires prnumrots sur la base
de l adjudication et et le transmet avec le dossier d achat

Lancement de la commande
Passation du march
( Demande d achat, Fiche de disponibilit budgtaire,
Offres signes,Tableau comparatif) la direction pour
signature.
Relev de Le dpartement des investissements transmet le bon de
l existant commande sign au fournisseur

Contenu Le responsable du magasin s occupe de la rception de


l immobilisation rapproche le bon de commande avec le
matriel ou le bien reu et le bon de livraison et tablit un
Description des Rception de l immobilisation bon de rception prnumrot dat sign en quatre
procdures exemplaires dont il garde un, un est transmis au dpartement
comptables des investissements et les deux derniers sont transmis la
comptabilit.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 95
Le dpartement des investissements reoit les factures des
Relev de fournisseurs appose aux doubles la mention Duplicata
l existant et attribut un numro d ordre chronologique pour chaque
facture
Le dpartement des investissements vrifie l
notamment en ce qui concernela corresponda
Contenu facture, bon de livraison, bon de rception, et
Contrle des factures
commande(quantit, qualit et prix); le respe
mentions lgales (rfrences fournisseur, rf
Description des client, identifiant fiscal, rfrences facture)
procdures Lexactitude des calculs arithmtiques (multip
comptables additions, TVA, etc.).
Le dpartement des investissements matria
contrles par un visa sur la facture.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 96
Le dpartement des investissements envoie au

comptable les factures accompagnes du bon de


du rapport de rception et du bon de contestatio

Relev de Le service comptable sassure du suivi de la num


chronologique attribu par le dpartement des
l existant investissements et demande les factures manqu
cas de rupture de la squence.

Le service comptable contrle lexhaustivit de


Contenu Comptabilisation de documents et rclame les documents manquants
l acquisition
Le service comptable sassure par ailleurs, que
Description des ayant un caractre de rparation sont correctem
procdures entre charges et immobilisations et ce en collabo
avec les service concerns.
comptables
Le service comptable rapproche ces documents
un bordereau de comptabilisation et comptabilis
Les annexes facture.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 97
Le dpartement des investissements tient le fic
des immobilisations et assure le suivi de la local

matriel. Le fichier des immobilisations doit men


La description;
Le numro didentification;
La localisation;
Relev de
Le cot dacquisition;
l existant La date de mise en service;
La mthode et le taux damortissement.

La section patrimoine doit veiller la mise jou


Contenu Suivi des fichier en cas de nouvelle acquisition, sortie ou d
immobilisations du matriel.

Description des Le service comptable calcule et comptabilise rg


procdures les amortissements.
comptables
Le service comptable sassure que les amortiss
correctement pratiqus sur tous les lments du
immobilisations et le montant rcapitulatif des
Les annexes amortissements ainsi pratiqus est gal au mont
bilan de la socit.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 98
EXPRESSION DU BESOIN:
Les services utilisateurs expriment un besoin de
dment justifi, transmis la direction techniqu
validation et la direction gnrale pour approba

AUTORISATION DE LIQUIDATION:
Relev de Le responsable du magasin regroupe provisoire
l existant immobilisations reformer
La commission dtude des dossiers de rforme
un mode de liquidation et une valuation du ma
rformer.
Contenu La direction aprs tude du rapport de la comm
Sortie des
donne son accord et autorise la mise en vente d
immobilisations
MISE EN VENTE:
Description des La direction technique procde lenlvement e
procdures en vente des immobilisations
comptables Le service comptable reoit les factures et proc
comptabilisation des sorties des immobilisation
Le dpartement des investissements procde
jour du fichier des immobilisations.
Les annexes Le service comptable sassure que les biens aya
lobjet de vente, destruction ou mise au rebut n
plus figurer au bilan de la socit
MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 99
Paie

1. Les services intervenants


Dpartement des ressources humaines
service comptable
Relev de
l existant direction gnrale

Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 100
2. Les principales phases du cycle

Relev de Etablissement de la paie
l existant

Etablissement des dclarations sociales et fiscales


Contenu

Description des Enregistrement comptable


procdures
comptables

Suivi et analyse des comptes


Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 101
Le Dpartement des ressources humaines reoit les
informations des diffrentes entits de la socit
aux lments variables de la paie (absentisme, he

supplmentaires, prime d'emplissage,).


Le Dpartement des ressources humaines contrle
cohrence des lments reus et rapproche entre le
diffrents documents (fiches de pointage, absentis
Relev de
Le Dpartement des ressources humaines saisit les
l existant lments variables de la paie.
Le Dpartement des ressources humaines dite les
de contrle des lments variables saisis et les vali
Le Dpartement des ressources humaines dite les
Contenu Etablissement de paie par catgorie ainsi que les journaux centrali
de la paie les tats de virements par banque, les tats des d
montaires et les bulletins de paie.
Description des Le Dpartement des ressources humaines contrle
procdures concordance de ces diffrents documents, dite le
comptables de paie consolid qui clture l'opration de la paie,
et le transmet au dpartement financier et comptab
les diffrents tats dits.
Le chef du dpartement financier et comptable con
Les annexes la concordance des diffrents tats avec le journal c
le vise.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 102
Le Dpartement des ressources humaines tablit le
dclarations sociales conformment aux rglement

contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe


Assurance AT).

Relev de Le Dpartement des ressources humaines transmet


dclarations au service comptable pour validation a
l existant
journaux de paie et paiement dans les dlais.

Etablissement Le service comptable tablit la dclaration de l'IGR


des dclarations l'impt d au vu du journal de paie consolid.
Contenu sociales et fiscales
Le Dpartement des ressources humaines, la fin d
prpare l'tat 9421 au titre du personnel titulaire, c
Description des et saisonnier et l'envoie au service comptable.
procdures
comptables Le service comptable vrifie la cohrence de l'tat
les donnes comptables et le dpose ensuite l'adm
fiscale.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 103
Le Dpartement des ressources humaines, suite
l'tablissement du journal de paie consolid, trans
donnes mensuelles sur la paie du systme de ges
ressources humaines vers le systme comptable, e
biais d'une interface informatique permettant une
Relev de automatique de ces donnes.
l existant Le Dpartement des ressources humaines envoie e
au service comptable le journal de paie consolid,
de virement par banque, les ordres de virement des
Enregistrement
au profit des tablissements de crdit et la liste no
comptable et
Contenu paiement
des dcomptes montaires.
Le service comptable rapproche les diffrents docu
les donnes intgres dans le systme comptable,
Description des ordres de virements et les dcomptes montaires a
procdures dpartement financier et comptable et ensuite la
Gnrale pour visa.
comptables Le service comptable envoie les ordres de viremen
banques et une mise disposition au titre des dc
montaires l'attention des diffrents responsabl
Les annexes paiement des salaires aux agents.

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MAZARS
MASNAOUI 104

Relev de
l existant Le dpartement des ressources humaines tablit
chaque mois un tat dtaill sur les mouvements d
du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analys
Suivi et analyse des comptes de bilan qu'il transmet au service com
Contenu des comptes
Le service comptable vrifie le bien fond des anal
comptes reues et leur concordance avec les comp
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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MAZARS
MASNAOUI 105
Stocks

1. Les services intervenants



Relev de
l existant Service Comptable
Service audit interne
Contenu
Direction Approvisionnement.
Magasins
Description des
procdures
comptables

Les annexes

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MAZARS
MASNAOUI 106
2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant
Suivi des entres

Contenu
Suivi des stocks dans le magasin
Description des
procdures
comptables Suivi des sortie

Les annexes

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MAZARS
MASNAOUI 107
Rception par le magasin des nouvelles entres, et v
des quantits reues par rapprochement avec le bon d
commande, le march ou lettre de commande.
Suivi des entres
Stockage et tablissement du bon de rception transm
service demandeur pour contrle qualitatif du matrie
rceptionn.
Relev de
l existant
Suivi du niveau de stocks
Suivi de ltat des stocks et mission dun tat des a
mouvements et ou endommags, transmis la direc
Contenu technique pour tude et vrification, puis adresse
comptabilit pour constatation des provisions ventu
dprciation des stocks.
Description des Suivi des stocks Etablissement dun tat mensuel des stocks transmi
procdures dans le magasin interne pour rapprochement, dune part, avec la bala
comptables des stocks, tablie par le service comptable, et dau
les existants rels par sondage.
Etablissement dun tat mensuel des matriels reu
laudit interne pour vrification du respect de la pro
Les annexes dentre

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MASNAOUI 108

Relev de
Rception par le magasin dun bon de sortie
l existant
Livraison des articles demands et mise jour des fic
En cas de non disponibilit partielle ou totale des arti
Suivi des sorties
demands , le magasinier tablit une demande dach
achats pour entamer la procdure dapprovisionn
Contenu

Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 109
Trsorerie

1. Les services intervenants



Relev de Direction ;
l existant
Dpartement financier et comptable
Dpartement des ressources humaines ;
Contenu Service commercial ;
Dpartement des achats.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 110
2. Les principales phases du cycle

Relev de
l existant Procdure des rglements

Contenu Procdure des encaissements

Description des
procdures Procdure de suivi des caisses de dpenses
comptables

Les annexes Procdure de suivi des banques

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 111
Le dpartement achats, prpare le dossier de rglement (
des factures, bordereau de paiement, bon de livraison, bo

et bon de commande), vrifie la concordance des documen


la dduction des acomptes et avoirs et le transmet au ser
Le service comptable vrifie lexhaustivit et la concorda
Relev de documents, rclame ventuellement les pices manquante
l existant l'enregistrement comptable de la charge et classe les dos
par chance.
Le service comptable l'chance du rglement, et aprs
Procdure des du responsable du service trsorerie pour le choix de la do
Contenu rglements et du mode de paiement, prpare le moyen de paiement e
paiement et transmet le dossier au chef du dpartement fi
comptable qui le valide et le transmet aux personnes com
signature;
Description des Les signataires vrifient la concordance des lments du
procdures signe le moyen de paiement et retourne les dossiers de r
comptables service comptable.
Le service comptable comptabilise le rglement transmet
de la lettre de paiement la section trsorerie pour prise
considration des rglements effectus et envoi l'original
Les annexes de paiement au bureau d'ordre pour transmission aux fou

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 112
Le service comptable reoit du service commercial priod
les factures du mois prcdent accompagnes dun listing
des factures.
Relev de
l existant Le responsable du recouvrement (service comptable) soc
du recouvrement de ces factures.

Procdure des Le responsable du recouvrement (service comptable) con


Contenu encaissements trsorerie pour le choix de la domiciliation bancaire et pro
des moyens de paiement (chques et traites). En cas de r
traite, il tablit une note de dbit pour les intrts desco
au client.
Description des
procdures Le responsable du recouvrement (service comptable) tran
comptables bordereaux de remise deffets ou de chques lencaisse
la section ressources pour la constatation comptable du r
et transmet une copie la section trsorerie pour informa

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 113
Le service demandeur, en cas de survenance dun besoin
peut se faire par la caisse de dpenses, tablit une note i
mentionne le montant demand, signe par son responsab
hirarchique et la transmet au rgisseur.
Relev de
l existant Le caissier valide la demande par vrification de la dispon
des fonds et de la possibilit dachat par rgie.
Procdure de
suivi des Le caissier dbloque le montant demand contre un reu
Contenu caisses et par le demandeur, et garde le reu en tant que pice va
dans lattente de la rception des justificatifs de la dpens

Description des Le service demandeur ralise la dpense, tablit un borde


procdures paiement auquel sont jointes les justifications du montant
comptables et le transmet au caissier .

Le caissier enregistre la sortie des fonds la rception de


justificatives quil classe dans son suivi.
Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 114
Le service trsorerie reoit quotidiennement les extraits
procde leur traitement par :
Lidentification des mouvements de la journe

Le rapprochement des extraits bancaires avec la situati


trsorerie de la socit et identification des mouvemen
non constats par la socit et inversement.
Relev de
l existant Le service trsorerie met jour sa situation de trsorerie
la banque les pices justificatives complmentaires au tit
mouvements non justifis.
Procdure de
suivi des Le service trsorerie dite en fin de journe une situation
Contenu banques mise jour et la transmet au chef du dpartement financi
pour information.
Description des Le service comptable transmet la section trsorerie une
procdures les valeurs reues pour leur prise en compte dans la situa
comptables trsorerie.

Le dpartement des ressources humaines transmet au se


ltat des virements des salaires par banque pour la rali
Les annexes opration et le consulte ventuellement pour le choix de l
des rglements des organismes sociaux.

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MASNAOUI 115
Clture comptable

1. Les services intervenants


Direction;
Relev de Dpartement financier et comptable ;
l existant
Dpartement achats;
Dpartement des ressources ;
Contenu Service logistique ;
Service commercial.
Description des
procdures
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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MASNAOUI 116
2. Les principales phases du cycle
Etablissement d un planning d arrt
Relev de
l existant

Exploitation des inventaires


Contenu

Travaux d amortissements et de provisions


Description des
procdures
comptables
Ecritures de clture

Les annexes
Edition des tats de synthse

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 117
Le dpartement financier et comptable identifie les contra
lgales (comptables et fiscales) et internes.

Relev de Le dpartement financier et comptable dtermine les diff


l existant ncessaires la ralisation des objectifs darrt ou de cl

Le dpartement financier et comptable procde lordonn


Etablissement tches compte tenu des contraintes de dlai.
d un planning
Contenu d arrt Le dpartement financier et comptable affecte les tches
ordonnances aux ressources disponibles.
Description des Le dpartement financier et comptable procde la mat
procdures du planning darrt ou de clture.
comptables
Le dpartement financier et comptable assure le suivi pr
davancement des travaux.

Les annexes

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 118
Le dpartement achats tablit un tat valoris des stocks
et le transmet au service comptable, en identifiant les sto

les stocks gels et les stocks rotation lente.

Le dpartement achats rapproche les tats d'inventaire d


Relev de l'inventaire permanent, relve les carts ventuels et pro
l existant explication.

Le dpartement des investissement doit au terme de linv


Exploitation physique des immobilisations tablir un tat des immobil
Contenu des inventaires valoris avec mise en vidence de ltat du matriel (bon
rformer,... etc.) quil transmet au service comptable. L
rformer doit suivre la procdure de sortie des immobilis
Description des Le service comptable reoit ltat valoris de linventaire
procdures et des immobilisations corporelles. Il rapproche linventai
comptables des immobilisations avec le fichier comptable des immobi
dgage les carts ventuels.

Le service comptable tablit une liste de ces carts et la


Les annexes dpartement des achats pour analyse et justification.

MASNAOUI
MAZARS
MASNAOUI 119

Relev de Le service comptable prpare les tableaux damortisseme
l existant compte des dcisions de rforme reues et dite un tat d
amortissements de l'exercice;

Ecritures de Le service comptable reoit des diffrents services les in


Contenu clture sur la recouvrabilit des crances ainsi que sur les risque

Le service comptable tablit, au vu de ces informations, u


Description des provisions de l'exercice pour traduire l'ventualit d'une d
procdures d'un actif ou d'une charge ou risque quelconque menaan
il dite cet effet un tat des provisions de l'exercice.
comptables

Les annexes

MASNAOUI
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MASNAOUI 120
Le service comptable reoit la fin de chaque exercice:
Les charges payes davance par le service des achats
autres frais) et par le dpartement administratif et soc
non consomms, engagements de retraite) ;
Relev de Les charges payerpar le service des achats ;
l existant Un tat de la TVA;
Un tat des emprunts dit par le service financier;
Un tat des avoirs tablir au titre des ventes antrieu
Ecritures de service logistique;
Contenu clture Un tat des ventes non encore factures par le service
Un tat des litiges en cours par le service juridique.
Le service comptable prpare un tat des charges et prod
Description des rgulariser.
procdures Le service comptable transmet ces tats au responsable d
financier et comptable pour vrification et validation mat
comptables un visa;
Le chef du dpartement comptable et financier transmet
Direction pour signature.
Les annexes Le service comptable reoit et comptabilise les OD dme
la Direction Gnrale.

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MASNAOUI 121
Le service comptable est responsable de ldition des jou
livres et balances.
Le chef du dpartement financier et comptable supervise
des tats de synthse, savoir:
Relev de
l existant Le bilan;
Le compte des produits et charges;
Ltat des soldes de gestion;
Edition des
Le tableau de financement;
tats de
Contenu et ltat des informations complmentaires.
synthse
Le chef du dpartement financier et comptable prsente
Description des Gnrale les tats de synthse ainsi tablis pour validatio
procdures
Le chef du dpartement financier et comptable est respon
comptables par ailleurs de:

Lassistance de la Direction Gnrale dans ltablisseme


Les annexes rapports dactivit.
Lassistance des auditeurs externes et commissaires au

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MASNAOUI 122