ALMACENES

Definicin de Almacn y almacenaje

Un almacn es un lugar o espacio fsico para el

almacenaje de bienes.
Los almacenes son usados por fabricantes,
importadores, exportadores, comerciales,
transportistas, clientes, etc. Son aquellos lugares
donde se guardan los diferentes tipos de mercanca.
Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos
los artculos inventariados.

Almacenaje o almacenamiento es la accin de

guardar y custodiar existencias no es una actividad
exclusiva y propia de la Logstica.
Slo a partir de la dcada del 50, se ha logrado
adelantos significativos en esta ciencia, en nuestro
medio, debido a que se ha tenido conciencia de su
utilidad y beneficio para las empresas.
Principios de Almacenaje
El almacn no es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa.
Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que originen sean mnimos;
siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
La disposicin del almacn deber ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deber minimizarse:
El Espacio empleado, utilizando al mximo el volumen de almacenamiento
disponible.
El Trfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con
que se produzcan los movimientos.
Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y
a la utilizacin de cargas completas.
Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de
seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.
Un almacn debe ser lo ms flexible posible en cuanto a su estructura e implantacin.
 ORIGEN DE LOS ALMACENES
La necesidad del ser humano de mantener reservas y
otros bienes necesarios para su subsistencia, gener la
idea desde las primeras pocas, de contar con algn
medio o lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales
necesitaba proveerse.
Se puede decir entonces, que la idea o necesidad de
almacenar, es tan antigua, como la del hombre mismo.
Toma ms importancia cuando comienza a desarrollarse
el comercio.
 ORIGEN DE LOS ALMACENES
Con la revolucin industrial, las empresas
productivas tuvieron que recurrir al
almacenamiento en cantidades adecuadas
de insumos.
De esta manera se forma el ciclo que
podemos denominar CICLO DE
PRODUCCIN, y que comprende los
elementos siguientes: materia prima,
fbrica, producto y cliente..
El Origen de los Almacenes
Se forma un ciclo, que podremos denominar: "Ciclo de la
Produccin",

Materia Prima Fbrica

Cliente Producto

Este ciclo da origen a los almacenes

 OBJETO DE LOS ALMACENES
El objeto de los almacenes, consiste en permitir a la empresa,
contar siempre con los recursos materiales que ella requiere para
el desarrollo normal de sus actividades y la consecucin de sus
metas.
El almacn debe controlar los que guarda, de manera de estar
alerta para solicitar la reposicin o impulsar su movimiento segn
se observe su agotamiento o su acumulacin
OBJETO DE LOS ALMACENES
Una adecuada gestin de los almacenes permite obtener los
siguientes beneficios:
Reduccin en las tareas administrativas.
Agilidad en el desarrollo de los dems procesos logsticos.
Optimizacin de la inversin.
Optimizacin de costos.
Mejora en la Calidad.
Mejor nivel de satisfaccin de los clientes.
 OBJETO DE LOS ALMACENES
Podemos concluir en que los objetivos bsicos de los almacenes
son:
Coordinacin de la demanda y el suministro.
Apoyar a los procesos de produccin y comercializacin.
Rapidez de entrega.
Fiabilidad.
Reduccin de costos.
Maximizacin del volumen disponible.
Minimizacin de las operaciones de manipuleo y transporte.
 IMPORTANCIA DEL ALMACN

a. Una enorme economa en el periodo de entrega de los artculos requeridos,

desde los proveedores hasta los consumidores..
b. En la economa nacional, permite reducir muchos campos de actividad, por
cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y obtener
costos unitarios de produccin ms bajos.
c. Mantener la continuidad en la produccin o en el abastecimiento de artculos
terminados.
d. La calidad y oportuna adquisicin de cada uno de los recursos e insumos
necesarios en el proceso de produccin se logra con una buena gestin.
e. Regula la distribucin de las mercancas que por razones estacionales, de
produccin o de transporte, se convierten en disponibles en masa.
f. Es importante para el desarrollo de las empresas (aspectos financieros,
tcnicos y contables).
Procesos Operativos
Flujos de entrada
Corresponde a todas las actividades tpicas en relacin con procesos de recepcin
de mercancas, bien sean procedentes de fbrica, proveedores o transferencias de
stocks desde otro almacn.
Incluyen las devoluciones de ventas o procesos de retorno de materiales en
general.
Comprende las siguientes actividades:
Recepcin de camiones.
Control de la recepcin.
Emisin del documento de entrada en almacn.
Control de calidad del producto.
Reacondicionamiento fsico del producto.
Ubicacin fsica en las reas de almacn correspondiente.
Comunicacin de la entrada a proceso de datos para la actualizacin de los
registros de stocks correspondientes.
 Procesos Operativos

Flujos de salida
Los flujos de salida corresponden operaciones de:
Venta de productos.
Devoluciones.
Entregas a fbrica para produccin.
Consignaciones.
Destruccin de productos obsoletos.
Regalos.
Consumo propio, etc.
Todas ellas deben venir debidamente documentadas en los vales de salida y con las
firmas correspondientes que autoriza la operacin.
A veces estos documentos se transmiten por teleproceso, junto con el resto de
documentacin para la expedicin (etiquetas, hojas de ruta, etctera) en cuyo caso la
documentacin original quedar si va de los departamentos emisores a efecto de
control interno.
Procesos Operativos
En los procesos de salida hemos de distinguir claramente tres fases:
Picking del producto.
Preparacin del pedido.
Expedicin.
La preparacin del pedido comprende toda la operativa relacionada con las
siguientes operaciones:
Clasificacin de artculos por pedido.
Empaquetado de productos.
Etiquetaje.
Paletizacin.
Control.
La Expedicin supone:
Asignacin de vehculos y contratacin en su caso.
Preparacin de hojas de ruta.
Carga de vehculos.
Confirmacin de la salida a proceso de datos.
Control de distribucin
RELACIN CON OTRAS REAS

Compras

Ventas y
Contabilidad ALMACENES
produccin

Otras

S
RA
PR

O
AD
OV

UR
E ED

EG
OR

AS
E S
CLIENTES TRANSPORTISTAS
Relacin con Produccin y Ventas

Es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado, que les permita

adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga
para el almacn y por consiguiente para la empresa.
El almacn debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor
demanda,
El almacn debe dar a conocer a ventas o produccin, los datos referente a las
existencias.
Relacin con Compras
Determinacin de las cantidades por adquirir,
Informacin sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades
futuras.
Informacin sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en
condiciones de compra.
Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de adquisicin.
Recabar del almacn la autorizacin de Compra, antes de efectuar cualquier
adquisicin.
Acordar la cantidad y el precio que abarcarn, los compromisos de
adquisicin o los contratos futuros que establezca Compras;
Determinar el espacio disponible en los almacenes.
Planear las adquisiciones en comn acuerdo.
Relacin con Contabilidad
La Contabilidad ejerce control sobre el Almacn.
El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar
la exactitud de los registros que lleva, comparndoselos con la
realidad, de manera de evitar prdidas, sustracciones,
deterioros, etc., que atentan con el capital invertido.
El almacn debe proporcionar los datos necesarios para que
pueda llevar sus registros:
Ingresos y salidas efectuadas diariamente;
Distribucin de las existencias dentro del almacn (ubicacin).
Prdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento.
Ajustes que se efecten.
 Otras relaciones internas

Tambin tiene relaciones con otras dependencias, como

por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y
trnsito, inspeccin y control de calidad, as como con el
rea de ingeniera.
Fuera de la Empresa
Los proveedores de los artculos o materias primas.
Los clientes.
Con los propietarios de compaas de transportes de
terceros.
Con las Compaas de Seguros, con sus Agentes o
Ajustadores.
GESTION DE ALMACENES
Clases de Almacenes
1. Segn la funcin que realizan
Almacenes centrales (de fbrica o centros de distribucin)
Almacenes regionales
Centros o puntos de transito
2. Segn la naturaleza de los artculos almacenados
Almacenes de materias primas.
Almacn de productos semielaborados.
Almacn de productos terminados.
Almacn de materiales auxiliares.
Almacn de piezas de recambio de los productos vendidos.
Archivos de informacin, puesto que tambin se almacena informacin.
3. Segn su rgimen jurdico
Almacn propio.
Almacn en alquiler.
Almacn en leasing.
Clases de Almacenes
Almacn de materias primas
Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento
oportuno de materias primas o partes componentes, a los
departamentos de produccin.
Normalmente requiere tener tres secciones:
Recepcin
Almacenamiento
Entrega
Un almacn central de materias primas puede tener uno o varios
sub-almacenes en una planta, segn las necesidades del
departamento de produccin, o bien, localizados en varias plantas
de un mismo negocio.
Clases de Almacenes
Almacn de Materiales Auxiliares
Los materiales auxiliares, o tambin llamados indirectos, son todos aquellos que
no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo,
envasarlo o empacarlo.
Por ejemplo, para la fabricacin de una mercanca se emplean:
Lubricantes
Grasa
Combustible
Estopa, etc.
Y para envasarlo y empacarlo:
Etiquetas
Frascos
Envases de cartn
Papel
Material de empaque, etc.
Clases de Almacenes
Almacn de Materiales en Proceso
Si los materiales en proceso o artculos semi- terminados son
guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por
la programacin, se puede decir que estn en un almacn de
materiales en proceso.
Almacn de Productos Terminados
El almacn de productos terminados presta servicio al
departamento de ventas guardando y controlando las existencias
hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.
Almacn de Herramientas y Equipo
Para el control de herramientas y del equipo y tiles que se
prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o
de mantenimiento.
Clases de Almacenes
Almacn de Refacciones

Almacn de Material de Desperdicio

Almacn de Materiales Obsoletos

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de
la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse
vencido el plazo de caducidad.

Almacn de Devoluciones
Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se separan y clasifican los productos para
reproceso, desperdicio y entrada al almacn.

Almacn de Trnsito
Son almacenes, generalmente de la zona de recepcin, que sirven para un almacenaje
temporal de los materiales adquiridos.
Clases de Almacenes
Por su cobertura

El tipo almacenamiento por su cobertura, est determinado

esencialmente por las caractersticas de los artculos que se van a
almacenar y/o por la manera cmo se encuentran envasados o
embalados.
Segn esto pueden ser:
Almacenes Cubiertos (o cerrados)
Almacenes abiertos (o descubiertos), y
Cobertizos
 Tipos de Almacenes
1. Segn la funcin que realizan
Almacenes centrales (de fbrica o centros de distribucin)
Almacenes regionales
Centros o puntos de transito
2. Segn la naturaleza de los artculos almacenados
Almacenes de materias primas.
Almacn de productos semielaborados.
Almacn de productos terminados.
Almacn de materiales auxiliares.
Almacn de piezas de recambio de los productos vendidos.
Almacn de Herramientas y Utilaje
Almacn de Aprovisionamiento en General
Almacn de Material de Desperdicio
Almacn de Materiales Obsoletos
Almacn de Devoluciones
Almacn de Trnsito
Almacn de Distribucin
Archivos de informacin.
Depsitos
 Tipos de Almacenes
3. Segn su rgimen jurdico
Almacn propio.
Almacn en alquiler.
Almacn en leasing.
4. Por su cobertura
Almacenes Cubiertos (o cerrados)
Almacenes abiertos (o descubiertos), y
Cobertizos
Tipos de Almacenes
5) Segn su funcin logstica:
Estos pueden clasificarse de la siguiente forma:
Centro de consolidacin: estos almacenes reciben productos de mltiples
proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente.

CLIENTE 1
PRODUCTO A B C
A
CENTRO DE
PRODUCTO CONSOLIDACIN
B
CLIENTE 2
PRODUCTO A B
C
Tipos de Almacenes
Centro de Ruptura: tienen la funcin inversa de los centros de consolidacin.
Reciben la carga de un nmero reducido de proveedores y sirven a un gran nmero
de clientes, con necesidades dispares.

CLIENTE
1
A B C
CENTRO
EMPRESA 1 DE CLIENTE 2
PRODUCTOS RUPTURA A B
ABCD
CLIENTE 3
A B D

CLIENTE 4
.C D
 Tipos de Almacenes
La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la prctica,
empresas con mltiples proveedores y mltiples clientes (como los sistemas
de distribucin) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de
consolidacin para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la
distribucin.

Cliente 1
A B C
Producto A

Cliente 2
Producto B Reserva Picking A B

Producto C Cliente 3
A B D

Cliente 4
C D
MODELO DE UN ALMACEN FIJO
MODELO DE ALMACEN CON CODIGO DE UBICACION
MODELO DE UN ALMACEN DE LUBRICANTES
OTROS ALMACENAMIENTOS
Diseo de sistema de almacenaje
A continuacin se presentan los pasos a seguir para elaborar un modelo de
gestin de almacn partiendo de la revisin de un almacn existente.
La metodologa consta de los pasos siguientes:
1. Captacin de la informacin de base. Es preciso, en primer lugar,
obtener la siguiente informacin:
Hiptesis bsicas de partida.
Informacin de base. Es decir:
Informacin general: procedimientos, funciones del sistema,
medios tcnicos utilizados, lay-out de las zonas de almacn,
anomalas e incidencias existentes.
Datos relevantes: familias y referencias, consumos, niveles de
stock, dimensiones y pesos, condiciones especiales de
almacenamiento.
Diseo de sistema de almacenaje
Diagnstico de la situacin actual. En los trminos siguientes:
reas de oportunidad en relacin con la mejora de la disposicin del
almacn:
o Aprovechamiento del espacio.
o Reduccin de recorridos.
o Colocacin flexible del material.
o Reduccin de la manipulacin del material.
o Simplificacin del recuento del stock.
o Mejora del acceso al material.
o Simplificacin de la gestin operativa de los materiales.
Nivel de servicio.
Costo.
 Diseo de sistema de almacenaje
Definicin del modelo de gestin del almacn.
Definicin tcnica. Elaboracin de los puntos siguientes:
Disposicin: medios tcnicos, lay-out, mapa de almacn.
Requerimientos del sistema de gestin.
Procedimientos de trabajo.
Definicin econmica. Valoracin de las inversiones y gastos asociados.
Definicin en trminos de servicio. Documentacin del impacto sobre el nivel
de servicio de la solucin propuesta.
Definicin organizativa. Anlisis de los aspectos siguientes:
Impacto sobre la organizacin de la solucin propuesta.
Plan de implantacin.
Planeacin y conceptos de lay-out
El concepto de lay-out alude a la disposicin fsica de las diferentes reas dentro
del almacn, as como a la de los elementos constitutivos insertos en ellos.
Constituye la parte tcnica ms delicada en el diseo de un almacn, ya que el
lay-out condiciona de forma permanente el funcionamiento del mismo.
En el caso del almacn es un ejemplo de layout pro servicio y el objetivo es el
de maximizar las utilidades netas por metro cuadrado, por ejemplo, eliminando
los costos de manejo.
Exige el estudio de altura y profundidad de los espacios, diversidad de artculos,
necesidad de acceso, gastos de transporte y costos de ocupacin del edificio.
Se debe proteger la mercadera de siniestros, optimizar el almacenaje por metro
cuadrado, con el mayor orden posible.
 Planeacin y conceptos de lay-out

Aqu los pasillos se disean para lograr el mejor

acceso a los productos.
Adems, deben analizarse otros factores, tales como,
el ruido, iluminacin, temperatura, etc.
En primer lugar, en todo almacn se distinguen las
siguientes reas de trabajo:
reas de almacenaje.
reas de manipulacin del producto.
reas de carga y descarga de vehculos.
rea de servicios internos.
rea de servicios externos.
El layout de la oficina y del almacn
Distribucin Fsica de la Oficina
Los criterios que se toman para un sistema racional en la
distribucin fsica de la oficina, en trminos de flujo de trabajo,
son los mismos que para la manufactura de bienes tangibles.
Se pueden organizar tanto alrededor de procesos, como de
productos.
En la mayora de las organizaciones, sin embargo, existe un terreno
en medio donde, por ejemplo, el departamento de cuentas por
cobrar maneja los cobros, el departamento de rdenes maneja las
rdenes que entran y el departamento de cuentas por pagar maneja
los resultados de las compras y otras cuentas.
El terreno medio se correlaciona con las organizaciones celulares
arregladas y rearregladas, como procedimientos de trabajo y
cambios de volumen.
El rearreglo frecuente de las oficinas es testigo de la flexibilidad de
esta relacin celular.
 El layout de la oficina y del almacn
SLP (Systematic Layout Planning)

1
1. Presidente 2
O
3
Valor CERCANIA
2. Sr. Payne U
4
A A
5
3. Area de Ingenieros I I
6 A Absolutamente necesario
O I I
7
4. Secretaria I I U
8 E Especialmente Importante
A I O U
9
5. Entrada a las oficinas A E U U
X E E U
I Importante
6. Archivos centrales U A O
O U I
O Cercana ordinaria
7. Gabinete de equipo O X
U A U Superficial
8. Equipo de fotocopiado E
A X No deseada
9. Cuarto de Almacn
El layout de la oficina y del almacn
Distribucin fsica del almacn
El objetivo de la distribucin fsica del almacn es encontrar el intercambio ptimo
entre los costos de manejo y el espacio en almacn.
Se debe optimizar la utilizacin del cubo total del almacn, utilizar el volumen completo,
mientras se mantienen bajos los costos de manejo de materiales.
Se definen los costos de manejo de materiales como todos los costos relacionados con el
transporte de entrada, almacenamiento y transporte de salida del material.
La administracin reduce la suma de los recursos que se gastan en encontrar y mover el
material, ms el deterioro y dao del material mismo.
La variedad de artculos almacenados y el nmero de artculos "levantados" tiene
relacin directa sobre la distribucin ptima. Un almacn que guarda unos cuantos
artculos se presta a mayor densidad que un almacn que guarda una variedad de
artculos.
Impacto en el comportamiento por la
ubicacin de las instalaciones
Entre 20 y 50 % de los gastos totales de operacin se atribuyen al manejo de
materiales.
Adems, se suele, aceptar que la planeacin de instalaciones eficaz puede reducir
estos costos en cuando menos 10 a 30%.
La planeacin de instalaciones debe ser una actividad continua en cualquier
organizacin que pretenda mantenerse al tanto de los descubrimientos en su campo.
Uno de los mtodos eficaces para aumentar la productividad de una instalacin y
disminuir los costos es reducir o eliminar todas las actividades innecesarias o que
provocan un gran desgaste econmico.
El diseo de instalaciones debe alcanzar esa meta en trminos de manejo de
materiales, utilizacin del personal y el equipo, inventarios reducidos y mayor
calidad.
Impacto en el comportamiento por la
ubicacin de las instalaciones
Los 9 aspectos siguientes pueden tener un impacto a largo plazo en el plan
estratgico de la instalacin.
1. El nmero, la ubicacin, y los tamaos de los almacenes y/o los centros de
distribucin.
2. El almacenamiento centralizado comparado con el descentralizado de los
suministros, la materia prima, el trabajo en proceso, y los artculos terminados
para lugares con uno o varios edificios, al igual que para empresas con una o varias
instalaciones.
3. La adquisicin de instalaciones existentes comparada con el diseo de fbricas y
centros de distribucin modernos para el futuro.
4. La flexibilidad requerida a causa de incertidumbres del mercado y tecnolgicas.
Impacto en el comportamiento por la
ubicacin de las instalaciones
5. La relacin entre almacenamiento y fabricacin.
6. El nivel de integracin vertical, incluyendo decisiones de subcontratar comparado con
fabricar.
7. Los sistemas de control, entre ellos el control de materiales y el control de equipos, al
igual que el nivel de procesamiento distribuido.
8. El movimiento de materiales de los clientes y los proveedores, al igual que la tecnologa de
fabricacin y el movimiento de materiales, la produccin, el almacenamiento, y la
tecnologa de control de la propia empresa.
9. Las metas de diseo basado en costos para la instalacin.
Caso Practico