GESTIN DE ABASTECIMIENTO

Formacin contInua
 NDICE

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIN DE

ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO

ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA

ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS

ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

ETAPA 5: ADJUDICACIN OFERTA

1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO

ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

 I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Entregar una visin amplia y general del proceso de

Gestin de Abastecimiento presentando aspectos claves
que permitirn mejorar la gestin y transparencia de su
accionar
 II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

Es la accin de buscar mejoras permanentes al realizar

compras pblicas utilizando los recursos de que disponemos en
forma eficaz y efectiva, con el propsito de conseguir aquellos
bienes y servicios que necesita la institucin para su
funcionamiento.
 INICIO
Depender
del
mecanismo
III. PROCESO DE
de compra ABASTECIMIENTO
Definicin de
requerimiento
Publicacin
1 Seleccin del
Resolucin de
Adjudicacin y
mecanismo de aviso a
compra proveedor
Llamado y recepcin
2 de ofertas adjudicado
Elaboracin 3 Formalizacin de la
Bases de Evaluacin de
Licitacin 1. Convenio compra
ofertas
Marco
2. Licitacin 4
Pblica
3. Licitacin Criterios de Adjudicacin
Privada Evaluacin oferta
4. Compra
Directa
5
(excepcin) Recibo de FIN
producto o
servicio
6
Seguimiento y
Garanta , servicio monitoreo de
tcnico y la compra
satisfaccin cliente 7
interno
 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1 1. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes

o servicios claves en la organizacin.

2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea

Definicin de necesario. Utilizar el formulario en la Web cuando
requerimiento se realice un RFI (preguntar a proveedores por
informacin).

3. Especificar lo mejor posible lo que deseo

comprar y para qu lo deseo.

4. Realizar bases de Licitacin lo ms precisas y

claras.
 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Definir qu mecanismo utilizaremos
ETAPA 2

1. Es un 1. Tambin es un
1. Sistema 1. Es la regla mecanismo mecanismo
pensado general excepcional excepcional
Seleccin especialmente en segn la Ley contemplado en contemplado en la
del mecanismo compras cuando el la ley. Art. 8 Ley ley. Art. 8 Ley de
bien o
de compra habituales.
servicio no se
de Compras Compras Pblicas
2. La primera Pblicas y art. 10 y art. 10 del
bsqueda debe encuentra en del reglamento. reglamento.
realizarse por esta Convenio 2. En esta 2. Puede ser
va segn la Ley. Marco. Licitacin abierto, cerrado o
3. El procedimiento 2. Es un concursan slo comprar
entrega amplias llamado los proveedores directamente a un
garantas de abierto. invitados por la proveedor.
eficacia, eficiencia 3. Se deben institucin. 3. Importante
y transparencia. planificar los 3. No se pueden fundar muy bien
tiempos de la modificar las la resolucin de
licitacin y bases en este esta compra.
respetarlos. mecanismo.
RECORDAR QUE UN TRATO DIRECTO PROCEDE (Art. 10 reglamento):

Cuando el costo de evaluacin de las ofertas resulta

desproporcionado en relacin al monto de la contratacin, y sta no
supera las 100 UTM. Esto lo debe determinar cada institucin por
medio de un procedimiento interno (aprobado por Resolucin).

Si las contrataciones son iguales o inferiores a 10 UTM. En este caso

el fundamento de la resolucin que autoriza dicha contratacin se
referir nicamente al monto de la misma.

Cuando habiendo realizado una licitacin pblica previa para el

suministro de bienes o contratacin de servicios no se recibieran
ofertas o stas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los
requisitos esenciales establecidos en las bases y la contratacin es
indispensable para el organismo.
 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

1. Los tiempos dependern del mecanismo de

ETAPA 3 compra elegido.

2. Revisar que las bases se ajusten a lo

solicitado. Respetar los tiempos.
Llamado y recepcin
de ofertas 3. Contacto con proveedores anterior al
cierre de la compra. De esta forma llegarn
ms ofertas.

4. Verificar el cumplimiento de todos los

hitos del proceso.
IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 4 1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo

solicitado, tanto en la forma como en el fondo.

2. Evaluar las ofertas slo segn los

Criterios de Evaluacin establecidos en
Evaluacin
las Bases de Licitacin, creando un cuadro
de ofertas
comparativo de las ofertas.

3. Definir si es necesario factores y subfactores

para cada criterio.

4. Hacer participar al usuario interno de la

decisin de compra .
 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 5 1. En esta etapa se cierra y decide a quin se

comprar.

2. En esta etapa deben formalizarse los

acuerdos de facturacin, garantas, pago,
Adjudicacin servicio tcnico, etc.
oferta
3. La adjudicacin debe ser documentada y
publicada oportunamente (Ver ejemplo
letra A: Acta de Evaluacin).

4. En el caso de compras superiores a 1000

UTM o definidas como complejas, establecer
una comisin evaluadora de al menos 3
personas explicitada en las bases de
licitacin.
1. EJEMPLO ACTA DE EVALUACIN

PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN

ACTA DE EVALUACIN ID N 1386-11079-LE08

Tipo de Reunin: Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 1386-

11079-LE08 CAPACITACIN EN COMPRAS
PBLICAS

Fecha: 03.04.2009

Hora: 12:00 hrs

Lugar: Oficina 7 piso Jefe ChileCompra Educacin-

DCCP
Evaluadores Viviana Barrios
Patricio Martnez
Adolfo Muoz
 PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre RUT Producto Descripcin del Presenta Valor oferta Aos Experiencia Porcentaje de
Empresa Solicitado Producto Oferta (s o (pesos chilenos) empresa en el Profesionales con
no) . rubro Diplomado en
Gestin de
Abastecimiento
EMPRESA A 79.989.8xx - 0 Capacitacin Formacin en SI 10.000.000. 10 60 %
en compras
pblicas materia de Gestin
de Abastecimiento

EMPRESA B 45.44444.cc-k Capacitacin Formacin en SI 8.000.000.- 15 30 %

en compras
pblicas materia de Gestin
de Abastecimiento
 PARTE III CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIOS PONDERACION
1. Precio 40%

2. Experiencia en el rubro 30%

3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en 30%

Gestin de Abastecimiento

Si la naturaleza del bien exige la necesidad de especificar an ms los

criterios, usted puede definir Factores y Subfactores para cada uno.
 CRITERIO 1: Precio 40 % CRITERIO 2:
Los precios sern evaluados Experiencia en el rubro 30 %
segn: CRITERIO 3:
De acuerdo a la experiencia en el rubro las Porcentaje de profesionales con
Precio Puntos ofertan tendrn los siguientes puntajes:
Diplomado en Gestin de
Precio 100 Abastecimiento 30
mnimo
ofertado Tramos Puntos Los profesionales que presten el servicio y
tengan diplomado tendrn un puntaje de:
Segundo 80 Entre 01 y hasta 05 aos 35
precio Entre 06 y hasta 10 aos 50 Tramos Puntos
mnimo
Entre 11 y hasta 15 aos 70 Entre 80 y 100 % 100
ofertado
Ms de 15 aos 100 Entre 50 y 79 % 80
Resto de 20 Entre 20 y 49 % 40
precios No informa 0
Entre 1 y 19 % 10
mnimos
ofertados No informa 0
PARTE IV:
PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADAS
Nombre Valor Oferta Aos % de Puntos Puntos Puntos Total
Empresa (pesos experiencia profesionales asignados: asignados: asignados: puntaje:
chilenos) en el rubro con Diplomado Valor oferta Aos % de
en Gestin de (pesos experiencia profesionales con
Abastecimiento chilenos) en el rubro Diplomado en
Gestin de
Abastecimiento
EMPRESA A 10.000.000.- 10 60 % 80 x 40% 50 x 30% 80 x 30% 71 pts.
EMPRESA B 8.000.000.- 15 30 % 100 x 40% 70 x30% 40 x 30% 73 pts.

NO OLVIDAR SUBIR AL SISTEMA ESTE CUADRO DE PONDERACIN DE OFERTAS ACOMPAADO DE LA

RESOLUCIN DE ADJUDICACIN.
 PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACIN

Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta

presentada por EMPRESA B obtiene el mayor puntaje ponderado, cumpliendo por
tanto con los requisitos para su adjudicacin.

Firmas de responsables del proceso

Viviana Barrios Patricio Martnez Adolfo Muoz

 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en

ETAPA 6 las Bases de Licitacin.
2. Recordar colocar en las bases no slo la
necesidad de compra, sino instalacin, soporte y
servicio post venta, segn el producto adquirido.
Recibo de producto 3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin
o servicio conforme del producto.

4. Existe la posibilidad en opciones de pago de

cancelar por medio de confirming. Para ello se debe
firmar antes un acuerdo con el inversionista (Cualquier
consulta realizarla a: confirming@chilecompra.cl).

Confirming o sistema de adelanto de pagos es una operacin que consiste

en la entrega del cobro de facturas por parte de los proveedores a los
inversionistas (entidades financieras o empresas de factoring), siendo
despus estos ltimos quienes cobrarn al comprador.
 IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS
DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 7 1. Evaluacin de los proveedores (Ej:

cumplimiento en la entrega, calidad del
producto, servicio post venta, etc).

2. Revisar peridicamente las fechas de trmino

y renovacin de contratos.
Seguimiento
y monitoreo 3. Tener claro los mecanismos de garantas
de la compra establecidos en las Bases de Licitacin
durante el tiempo que dure el contrato y
hacerlos efectivos.

4. Ordenar y tabular la informacin relevante

para futuras compras.
GESTIN DE ABASTECIMIENTO
Formacin contnua