CURSO DE AUDITOR INTERNO DE

CALIDAD
TAREA N 3
PROCESO DE AUDITORA INTEGRAL AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y DE CALIDAD
OBJETIVOS
1.Realizar una auditora interna con el fin de verificar si el Sistema Integrado
de Gestin se ha implementado adecuadamente, se mantiene actualizado y
est conforme con las disposiciones establecidas.
2.Hacer recomendaciones imparciales sobre la base de evidencias y el grado
de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos de
la entidad.

Presentado por:
Luis Fernando Gmez Rojas
Elisa Jaramillo Quintero.
Flor Mireya Lpez.
Jackelinne Snchez Beltrn
Aura Fajardo Moreno.
 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
TAREA
TAREAN
N3:3:
Elija
Elijaun
unproceso
procesoooprocedimiento
procedimientoen
ensu
suentidad
entidadyyrealice
realicelos
los12
12pasos
pasosqueque
deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria descritos a continuacin:
deben tener en cuenta en un Proceso de Auditoria descritos a continuacin:
1.Elaborar
1.Elaborarelelprograma
programade deauditorias.
auditorias.
2.Convocar
2.Convocar al Comit de Calidady/o
al Comit de Calidad y/oComit
ComitdedeCoordinacin
Coordinacinde deControl
Control
Interno.
Interno.
3.Aprobacin
3.Aprobacindel delPrograma
Programade deAuditoria.
Auditoria.
4.Convocar al Equipo Auditor.
4.Convocar al Equipo Auditor.
5.Planificacin
5.Planificacinde delalaAuditora
Auditora(Definicin
(Definicindeldelalcance
alcancededelalaauditoria,
auditoria,solicitud
solicitudde
de
informacin,
informacin,preparacin
preparacinde delas
laslistas
listasde
deverificacin,
verificacin,preparacin
preparacindeldelplan
plande de
auditoria).
auditoria).
6.Comunicar
6.ComunicarelelPlanPlande deAuditorias.
Auditorias.
7.Realizar
7.Realizarreunin
reuninde deapertura.
apertura.
8.Ejecucin de la Auditoria
8.Ejecucin de la Auditoria
9.Anlisis
9.Anlisisdedehallazgos
hallazgosde deAuditoria
Auditoria
10.Elaboracin
10.Elaboracindel delinforme.
informe.
11.Reunin
11.Reuninde decierre
cierre
12.Seguimiento
12.Seguimiento
CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

SELECCIN
SELECCINDEL
DELPROCESO
PROCESOAAAUDITAR:
AUDITAR:
GESTION
GESTIONDEL
DELTALENTO
TALENTOHUMANO
HUMANOFONCEP
FONCEP
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Auditorias
AUDITORIA a procesos.
PROCESO TALENTO HUMANO EN EL FONCEP.

Entradas
MAPA DE PROCESOS FONCEP Salidas
NECESIDADES Y REQUISITOS DEL CLIENTE

MACROPROCESO ESTRATGICO
PLANEACIN

SATISFACCION DEL CLIENTE

ESTRATGICA

MACROPROCESO MISIONAL PRESTACIONES ECONMICAS

PENSIONES CESANTIAS

MACROPROCESO APOYO
GESTIN GESTION DE GESTIN
JURIDICA TICs FINANCIERA

GESTIN GESTIN DEL

ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO

MACROPROCESO CONTROL, SEGUIMIENTO Y EVALUACION

CONTROL Y MEJORAMIENTO
CONTINUO
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1. ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS.
PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE
CDIGO:FTCMC09-13
AUDITORIAS INTERNAS 2009
VERSIN :I
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y PENSIONES FECHA DE APROBACIN: Abril 2009
FONCEP
RESPONSABLE: CONTROL INTERNO

ORIGEN: PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

AUDITOR LIDER LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS
EQUIPO AUDITOR ELISA JARAMILLO QUINTERO, FLOR MIREYA LPEZ, JACKELINNE SNCHEZ BELTRN Y AURA FAJARDO MORENO.
CONOCER EL ESTADO DE IMPLEMENTACIN, MANTENIMIENTO Y/O MEJORA DEL SGC DE FONCEP, BASADO EN LOS
OBJETIVO
REQUISITOS DE LA NTCGP 1000: 2004.
A LOS PROCESOS DEL SGC DE FONCEP EN LA SEDE PRINCIPAL UBICADA EN LA CRA. 9 NO. 70-69 Y LAS SEDES UBICADAS
ALCANCE EN LA CLL. 70 NO. 9-19, CLL. 71 NO. 12-25, CRA. 19 NO. 65-54 Y LOS PUNTOS DE ATENCIN UBICADOS EN LOS SUPER-
CADES DE LA CIUDAD DE BOGOT.
DOCUMENTOS DE MANUAL DE CALIDAD, VERSIN 3 DE OCTUBRE DE 200, DOCUMENTOS DEL SGC. (LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DEL
REFERENCIA: SGC ACTUALIZADA), NORMAS APLICABLES A LA ENTIDAD. NTCGP 1000: 2004
REUNIN DE APERTURA: OCTUBRE 09 DE 2009 HORA DE APERTURA: 8:30 A.M.
REUNIN DE CIERRE: OCTUBRE 11 DE 2009 HORA DE CIERRE: 5: 00 P.M.
FECHA
PROCESO A RESPONSABLE DEL
AUDITORES
AUDITAR PROCESO FECHA INICIO FECHA FINAL OBSERVACIONES
GESTIN DEL Dra. Libia Urrego. Elisa Jaramillo Quintero y octubre 9 de 2009 octubre 9 de 2009 Se requiere presencia del personal del rea
TALENTO Flor Mireya Lpez.
HUMANO
CESANTIAS. Dr. Ramiro Trivio. Jackelinne Snchez octubre 9 de 2009 octubre 9 de 2009 Revisin de los procesos en la sedes de la
Beltrn y Aura Fajardo calle 71 No.12-75
Moreno.
PENSIONES Dr. Ramiro Trivio . Elisa Jaramillo Quintero y octubre 10 de 2009 octubre 10 de Se requiere presencia del personal del rea
Flor Mireya Lpez. 2009
PLANEACIN Dr. Vicente Rodriguez. Jackelinne Snchez octubre 11 de 2009 octubre 11 de Revisin de los procesos en la sede de la
ESTRATEGICA Beltrn y Aura Fajardo 2009 calle 71 No.12-75
Moreno.

Rosa Mara Prez FECHA DE APROBACIN: NMERO DE ACTA DE

Jefe Oficina de Control Interno. 20 de Enero de 2009 APROBACIN:001 de 2009
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2. CONVOCAR AL COMIT DE CALIDAD.

COMUNICACIN INTERNA
COMUNICACIN INTERNA
PARA: Dr. GENTIL ESCOBAR RODRIGUEZ, Director General FONCEP.
PARA: Dr.RAMIRO
Dr. GENTILTRIVIO
ESCOBAR RODRIGUEZ,
SANCHEZ, DirectorTcnico
Subdirector General FONCEP. Econmicas
Prestaciones
Dr.VICENTE
Dr. RAMIRORODRGUEZ
TRIVIO SANCHEZ, Subdirector
FERREIRA, Tcnico
Jefe oficina Prestaciones
Asesora Econmicas
Planeacin
Dr.CAMILO
Dr. VICENTE RODRGUEZ
PERDOMO FERREIRA,
SUREZ, Jefe oficina
Subdirector AsesorayPlaneacin
Administrativo Financiero.
Dr. CAMILO PERDOMO SUREZ, Subdirector Administrativo y Financiero.
DE: ROSA MARA TRONCOSO PREZ, Jefe Oficina Control Interno.
DE: ROSA MARA TRONCOSO PREZ, Jefe Oficina Control Interno.
ASUNTO: Reunin Comit de Calidad
ASUNTO: Reunin Comit de Calidad
REF.: OCI. 112 - 2009
REF.: OCI. 112 - 2009
En atencin al asunto referenciado, me permito convocarlos para el prximo 20 de septiembre de 2009, con el fin de llevar a
En atencin
cabo al del
la reunin asunto referenciado,
Comit de Calidadme
de permito convocarlos
la entidad, en la cualpara el prximo 20elde
desarrollaremos septiembre
siguiente dedel
orden 2009,
da:con el fin de llevar a
cabo la reunin del Comit de Calidad de la entidad, en la cual desarrollaremos el siguiente orden del da:
1.Llamado a lista.
1.Llamado adel
2.Verificacin lista.
Qurum.
3.Presentacin del Qurum.
2.Verificacin del programa de auditoras para el cuarto trimestre de 2009.
3.Presentacin
4.Aprobacin del del programa
programa de auditoras para el cuarto trimestre de 2009.
de auditoras.
4.Aprobacin del programa
5.Proposiciones y varios. de auditoras.
5.Proposiciones y varios.
Si tienen alguna aclaracin o inclusin de algn tema en el orden propuesto, por favor comunicarlo a esta Oficina por lo
Si tienen
menos conalguna
8 das aclaracin o inclusin
de antelacin desealada
a la fecha algn tema enelelcomit.
para orden propuesto, por favor comunicarlo a esta Oficina por lo
menos con 8 das de antelacin a la fecha sealada para el comit.
Cordialmente,
Cordialmente,
ROSA MARA TRONCOSO PREZ
ROSA
Jefe MARA
Oficina TRONCOSO
Control Interno.PREZ
Jefe Oficina Control Interno.
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3. APROBACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

ACTA DE REUNIN DEL CMITE DE CALIDAD No 003/2009

Lugar: FONCEP
Fecha: 20 de Septiembre de 2009
Hora Inicio: 09:00 Hora Finalizacin: 10:35
Tema: Aprobacin Programa de Auditora 2009.
DESARROLLO DE LA REUNIN
En las instalaciones del Fondo de Prestaciones Econmicas FONCEP, se realiz reunin del Comit de Calidad de la
entidad, cumpliendo las siguientes actividades:

1.Se realiz llamado a lista, confirmando la asistencia de la totalidad del comit de Calidad.
2.Se realiz verificacin del Qurum.
3.La doctora Rosa Mara Troncoso realiz la presentacin del programa de auditoras para el 2009, haciendo nfasis
en el objetivo y alcance del mismo y en la necesidad de auditar los procesos de Gestin del Talento Humano,
Pensiones, Cesantas y Planeacin Estratgica, teniendo en cuenta que son esenciales para garantizar la misin de la
entidad.
4.El cmit aprob el programa de auditoras propuesto.
5.Como proposiciones y varios, el seor director de la entidad, propone que la auditora sea realizada por un equipo
auditor competente, con amplio conocimiento de los procesos a auditar.

ASISTENTES
Nombre Cargo Firma
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4. CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR.

COMUNICACIN INTERNA
COMUNICACIN INTERNA
PARA: LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS
PARA: LUIS JARAMILLO
ELISA FERNANDO QUINTERO.
GMEZ ROJAS
ELISA
FLOR JARAMILLO
MIREYA QUINTERO.
LPEZ.
FLOR MIREYA LPEZ.
JACKELINNE SNCHEZ BELTRN
JACKELINNE
AURA FAJARDOSNCHEZ
MORENO.BELTRN
AURA FAJARDO MORENO.
DE: ROSA MARA TRONCOSO PREZ, Jefe Oficina Control Interno.
DE: ROSA MARA TRONCOSO PREZ, Jefe Oficina Control Interno.
ASUNTO: Convocacin Equipo Auditor.
ASUNTO: Convocacin Equipo Auditor.
REF.: OCI. 115 - 2009
REF.: OCI. 115 - 2009
En atencin al asunto referenciado, me permito informar que por sus condiciones personales, capacidad profesional y
En atencin, al
competencia asuntohan
ustedes referenciado, me permito
sido seleccionados parainformar que por
desempear susdecondiciones
el rol auditores ypersonales, capacidad
dar cumplimiento profesional
al programa de y
competencia
auditorias , ustedes
a realizarse han
en el sido trimestre
cuarto seleccionados parapor
del 2009, desempear
lo tanto los el rol de para
convoco auditores y dar el
que asistan cumplimiento
prximo 26 al
de programa
septiembrede
deauditorias
2009, cona el
realizarse en el cuarto
fin de notificarse trimestre del
formalmente del programa
2009, por delo tanto los convoco para que asistan el prximo 26 de septiembre
auditoria.
de 2009, con el fin de notificarse formalmente del programa de auditoria.
As mismo me permito informar que como lder del equipo auditor se ha nombrado a Luis Fernando Gmez Rojas..
As mismo me permito informar que como lder del equipo auditor se ha nombrado a Luis Fernando Gmez Rojas..

Cordialmente,
Cordialmente,
ROSA MARA TRONCOSO PREZ
ROSA
Jefe MARA
Oficina TRONCOSO
Control Interno.PREZ
Jefe Oficina Control Interno.
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5. PLANEACIN DE LA AUDITORIA.
Objetivo de la Auditora: Verificar el cumplimiento de la norma NTCGP
1000:2004 y proveer oportunidades de mejoramiento en el Proceso Misional
Pensiones del FONCEP.

Alcance de la Auditora: Al proceso Gestin del talento Humano, ubicado en la

CLL. 70 NO. 9-19, de la ciudad de Bogot.

Documentos de referencia: Se identificaron y solicitaron a la Oficina asesora de

Planeacin y Oficina de Talento Humano, los siguientes documentos:

Procedimientos del proceso e instructivos.

Caracterizacin,
Listado maestro de documentos,
Plan de capacitacin,
Plan de induccin y reinduccin,
Evaluacin de competencias y
Manual de funciones y procedimientos.

Seleccin de los auditores, de acuerdo al perfil de los mismos, previendo que no

pertenecieran al rea auditada: Elisa Jaramillo Quintero y Flor Mireya Lpez.
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5. PLANEACIN DE LA AUDITORIA.
Preparacin de la auditora: El equipo auditor estudi los documentos del
proceso Gestin del Talento Humano y revis la documentacin aportada por la
Oficina asesora de planeacin y Talento Humano, tales como, los procedimientos
estandarizados, el instructivo de certificaciones, los registros, el mapa de
procesos, la caracterizacin del proceso y los planes especficos de capacitacin,
seleccin, induccin y reinduccin, entre otros. entre otros.

Alistamiento de los documentos de trabajo: Se alistaron los procedimientos de

auditora, las listas de chequeo, las actas de reunin, los formatos de las no
conformidades y el informe de auditoria entre otros, siguiendo los formatos
establecidos por la entidad.

Listas de verificacin, Se prepararon siguiendo la norma NTCGP 1000:2004 y la

informacin solicitada para preparar la auditora.
Plan de Auditora. Se dio a conocer el plan de
auditora al lder del proceso. Para elaborar el plan de
auditora se tuvo en cuenta el formato FTCMC09-04.

Aspectos varios: fecha, lugar, duracin de la

auditora, etc.
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5. PLANEACIN
EJEMPLO LISTA DE
DE LA AUDITORIA.
CHEQUEO LISTA DE VERIFICACIN O CHEQUEO
LISTA DE CHEQUEO-AUDITORIA DE CALIDAD CDIGO:FTPLE01-07
VERSIN :I
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y FECHA DE APROBACIN: Abril de 2009
PENSIONES FONCEP
RESPONSABLE: CONTROL INTERNO
AUDITORES: Auditor lder: Luis Fernando Gmez Rojas. Equipo Auditor: Elisa Jaramillo y Flor Mireya Lpez.
RESPONSABLE DEL PROCESO: Libia Urrego.
PROCESO: Gestin del Talento Humano.
REQUISITO CRITERIO: NC OBSERVACIONES
GP 1000:2004 SI NO
Cmo se soporta la implementacin de las acciones necesarias para alcanzar los resultados 4.1.
previstos en el SGC?
Cul es la caracterizacin del proceso? 4.1.
Cmo apunta la caracterizacin al cumplimiento de los objetivos y poltica de calidad? 4.1..
Cmo aplica el personal los objetivos y la poltica de calidad al trabajo que cada uno realiza? 5.
Cules son los procedimientos del proceso? 4.2.1.
Cmo se selecciona el personal nuevo en la entidad y cmo se determinan las competencias 6.2.1
que debe tener?
Cul es el Manual de procesos y procedimientos? 6.2.1
Cmo se mide si la capacitacin y formacin dada al personal de la entidad es eficaz y 6.2.1.
contribuye al mejoramiento de sus trabajo?
Cmo se aplica el manual de funciones al trabajo realizado por cada uno de los funcionarios? 6.2,1
Cmo se ha dado cumplimiento a lo ordenado por gestin documental para la estructuracin 7.5.4
de las carpetas destinadas para la conservacin de documentos del cliente?
Qu procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora se utilizan en el proceso? 8.1
Cmo se realiza el control del producto no conforme? 8.3
Cmo se garantiza la mejora continua del proceso? 8.5
Qu acciones correctivas o preventivas se han realizado? 8.5.2 y 8.5.3
Cul es el mapa de riesgos del proceso. 7.5.1 d
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6. COMUNICR EL PLAN DE LA AUDITORIA.

COMUNICACIN INTERNA
COMUNICACIN INTERNA
28 de septiembre de 2009
28 de septiembre de 2009
PARA: Dra. LIBIA URREGO.
PARA: Dra. LIBIA URREGO.
Jefe Oficina de Talento Humano y Lder del proceso..
Jefe Oficina de Talento Humano y Lder del proceso..

DE: LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS

DE: LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS
Auditor Lder
Auditor Lder

ASUNTO: Plan de auditoria de Calidad.

ASUNTO: Plan de auditoria de Calidad.
En atencin al asunto referenciado, me permito dar a conocer la propuesta del plan de auditoria a realizar al proceso
En atencin al asunto referenciado, me permito dar a conocer la propuesta del plan de auditoria a realizar al proceso
de Talento Humano el 9 de octubre de 2009.
de Talento Humano el 9 de octubre de 2009.
Le solicito cordialmente, si tiene alguna aclaracin o modificacin en el orden propuesto, por favor comunicrmelo
Le solicito cordialmente, si tiene alguna aclaracin o modificacin en el orden propuesto, por favor comunicrmelo
para hacer los ajustes necesarios.
para hacer los ajustes necesarios.

Cordialmente,
Cordialmente,
LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS
LUIS FERNANDO GMEZ ROJAS
Auditor Lder
Auditor Lder
ANEXO: PLAN DE AUDITORIA.
ANEXO: PLAN DE AUDITORIA.
 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
6. COMUNICR EL PLAN DE LA AUDITORIA.
PLAN DE EVALUACIN INDEPENDIENTE
CDIGO:FTCMC09-14
AUDITORIAS INTERNAS CUARTO TRIMESTRE 2009
VERSIN :I
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y PENSIONES FECHA DE APROBACIN: Abril 2009
FONCEP
RESPONSABLE: CONTROL INTERNO

ORIGEN: PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS FECHA:DE EJECUCIN: del 9 al 11 de octubre de 2009.
TIPO DE AUDITORA: Calidad CRITERIOS: norma NTCGP 1000: 2004, Manual de funciones y procedimientos, listado maestro de documentos
AUDITOR LIDER: Luis Fernando Gmez Rojas EQUIPO AUDITOR: Elisa Jaramillo, Flor Mireya Lpez, Jackelinne Snchez y Aura Fajardo.
OBJETIVO: conocer el estado de implementacin, mantenimiento y/o mejora del SGC de FONCEP, basado en los requisitos de la NTCGP 1000: 2004.
ALCANCE: A LOS PROCESOS DEL SGC DE FONCEP EN LA SEDE PRINCIPAL UBICADA EN LA CRA. 9 NO. 70-69 Y LAS SEDES UBICADAS EN LA
CLL. 70 NO. 9-19, CLL. 71 NO. 12-25, CRA. 19 NO. 65-54, DE LA CIUDAD DE BOGOT.
REUNIN DE APERTURA: octubre 09 de 2009 HORA DE APERTURA: 8:30 A.M.
REUNIN DE CIERRE: octubre 11 de 2009 HORA DE CIERRE: 5: 00 P.M.
PROGRAMACIN
PROCESO A RESPONSABLE DEL
AUDITORES
AUDITAR PROCESO FECHA HORA OBSERVACIONES
TALENTO Dra. Libia Urrego. Elisa Jaramillo Quintero y octubre 9 de 2009 10:30 A.M Se requiere presencia del personal del rea
HUMANO Flor Mireya Lpez.
CESANTIAS. Dr. Ramiro Trivio. Jackelinne Snchez Beltrn octubre 9 de 2009 10:30 A. M. Revisin de los procesos en la sedes de la
y Aura Fajardo Moreno. calle 71 No.12-75
PENSIONES Dr. Ramiro Trivio . Elisa Jaramillo Quintero y octubre 10 de 2009 08:30 A. M. Se requiere presencia del personal del rea
Flor Mireya Lpez.
PLANEACIN Dr. Vicente Rodriguez. Jackelinne Snchez Beltrn octubre 11 de 2009 08:30.A.M Revisin de los procesos en la sede de la
ESTRATEGICA y Aura Fajardo Moreno. calle 71 No.12-75
REQUERIMIENTOS LOGSTICOS:
transporte para el equipo auditor y un acompaante en cada uno de los procesos a auditar.

Luis Fernando Gmez Rojas, Auditor Lder. Firma de los auditados

28 de septiembrebre de 2009 7 de octubre de 2009

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7. REUNION DE APERTURA.
Se llev a cabo la reunin de apertura de acuerdo a la siguiente agenda.

AGENDA DE REUNIN DE APERTURA

AGENDA DE REUNIN DE APERTURA

1.1. Presentacin
Presentacindel
delEquipo
EquipoAuditor.
Auditor.
2.2. Razn
Raznyyalcance
alcancededelalaAuditora.
Auditora.
3.3. Criterios
Criterios a emplear en laAuditora.
a emplear en la Auditora.
4.4. Revisin
RevisindeldelPlan
Plande
deAuditora.
Auditora.
5.5. Explicacin sobre el muestreo.
Explicacin sobre el muestreo.
6.6. Confidencialidad
Confidencialidadde delalaInformacin.
Informacin.
7.7. Confirmacin
Confirmacinparaparaque
queelelpersonal
personalest
estavisado
avisadoyy
disponible.
disponible.
8.8. Requisitos
Requisitosde deseguridad.
seguridad.
9.9. Preguntas.
Preguntas.
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8. EJECUCIN DE LA AUDITORA.
Desarrollo de la auditora:

Se elabor la agenda de la reunin de apertura y se llev a cabo en direccin del Fondo

de Prestaciones Econmicas FONCEP.
Los auditores ejecutaron la auditora, teniendo en cuenta las tcnicas de entrevista,
observacin y revisin de los documentos y siguiendo la lista de chequeo.
Inicialmente se reunieron con la doctora Libia Urrego, lder del proceso, para conocer si
el SGC ha contribuido al proceso y cmo se ha implementado el mismo. As mismo para
conocer aspectos generales del proceso, como el objetivo y alcance, las polticas de
operacin, las entradas y salidas, clientes y proveedores, los recursos asignados, las
herramientas de medicin, seguimiento y evaluacin, entre otros.
Una vez finalizada la entrevista al lder del proceso, procedieron a verificar cada uno de
los quince (15) procedimientos del proceso.
En cada uno de los procedimientos se efecto verificacin del cumplimiento de los
documentos estandarizados, se verificaron las actividades que se desarrollan con las
documentadas en el SGC, se revisaron los formatos, el mapa de riesgos, la
caracterizacin del procesos y se indag sobre los conceptos de calidad y la plataforma
estratgica.
Se verific el cumplimiento del plan de seleccin del personal.
Se verific el plan de Induccin y Reinduccin del personal de las entidad.
Se verific el cumplimiento del plan de capacitacin de la entidad.
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8. EJECUCIN DE LA AUDITORA.

Desarrollo de la auditora:

Los auditores verificaron la conectividad entre la caracterizacin del proceso y los dems
procesos.
Obtuvieron pruebas objetivas de cmo el sistema de calidad funciona correcta y
eficientemente y las registraron en su hoja de trabajo.
Registraron las observaciones y las no conformidades encontradas.
En trminos generales evaluaron la efectividad del sistema de gestin a travs de la
evaluacin y desarrollo del proceso, con el propsito de determinar el cumplimento de las
estrategias, las polticas, que ayudan al logro de los objetivos y del desempeo esperado.
Evaluaron la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestin
aplicado.

Se verific la concordancia de procesos y de procedimientos con los

requisitos del cliente, los requisitos legales y los expuestos por la
entidad. Verificaron cules son los mtodos que se aplican para
monitorear el proceso.
Se realiz la reunin de cierre, agradeciendo al auditado y
reiterando el objetivo, el alcance y el criterio de la auditora.
Se reportaron los hallazgos, se hizo un resumen general y se
atendieron preguntas, entre otros aspectos.
 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
9. ANLISIS DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORA.

Una vez terminado el ejercicio se procedi a realizar el

anlisis de los hallazgos encontrados, los cuales se
recopilaron en la hoja de trabajo de los auditores:

Conclusiones de la Auditora

1.Se evidenci la necesidad de establecer los procedimientos para la induccin y

reinduccin brindada a los funcionarios, debido a que lo nombra en la
caracterizacin (requisito) pero no tiene evidencias de cmo lo hace. Todo lo que
se incluya en la caracterizacin debe tener evidencias. Requisito vs evidencia =
hallazgo.

2.Es necesario fortalecer el grado de conformidad del Sistema Integrado de

Gestin (MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004), para lo cual se deben adelantar
las acciones correctivas que se requieran.

3.Se debe realizar acompaamiento por parte de la oficina asesora de planeacin

para asegurar la contina idoneidad, adecuacin, eficacia, eficiencia, efectividad y
mejora del sistema integrado de gestin.
 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
9. ANLISIS DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITORA.
SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA
AUDITORA INTERNA
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS
PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE
2009.
Proceso auditado: GESTIN DEL TALENTO HUMANO

AUDITORES: Elisa Jaramillo y Flor Mireya Lpez. AUDITADO: Libia Urrego FECHA: 11 de octubre de 2009

ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR

NO CONFORMIDAD N 001 REQUISITO QUE INCUMPLE 4.1.ayb,y6.2.2normaNTCGP1000:2004.
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
Se observ que la caracterizacin del proceso no ha sido socializada y dada a conocer al personal del proceso. El personal no
la conoce.

ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR

NO CONFORMIDAD N 002 REQUISITO QUE INCUMPLE numeral6.2.1normaNTCGP1000:2004.
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
No se encontr evidencia sobre la evaluacin realizada a cada uno de los funcionarios que han recibido capacitacin por parte
de la entidad.

ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR

NO CONFORMIDAD N 003 REQUISITO QUE INCUMPLE Numeral7.5.4delanormaNTCGP1000:2004
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD
Las carpetas dispuestas para salvaguardar y cuidar en debida forma los bienes de propiedad cliente, no cumplen en su
totalidad con los requisitos dispuestos por la gestin documental de la entidad, tienen ganchos, la portada no se ha diligenciado
y no se han foliado sus hojas. No todos los documentos se conservan en estas carpetas.

FIRMA DEL AUDITADO FIRMA DEL AUDITOR LDER

 CURSO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD
10. INFORME DE LA AUDITORA.
INFORME DE EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA

Fecha: 15 DE OCTUBRE DE 2009

SISTEMA DE SISTEMA DE
GESTIN Y INTERNA
TIPO CALIDAD X CONTROL CONTROL INTERNO
RESULTADOS CONTABLE
INTERNO CONTABLE
INFORME AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD AL PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO
RESPONSABLE DEL PROCESO: LIBIA URREGO
EQUIPO AUDITOR Luis Fernando Gmez, Elisa Jaramillo, Flor Mireya Lpez, Jackelinne Snchez y Aura Fajardo.
OBJETIVO: conocer el estado de implementacin, mantenimiento y/o mejora del SGC de FONCEP, basado en los requisitos de la NTCGP
1000: 2004.
ALCANCE: ALCANCE: Al proceso de Gestin del Talento Humano en la sede ubicada en la calle 70 NO. 9-19, de BOGOT.
PERSONAL ENTREVISTADO Libia Urrego, Walter Mercado, Elisa Puerta y Jorge Lima.
FECHA DE EJECUCIN 9 de octubre de 2009
DOCUMENTACIN ANALIZADA (CRITERIOS): La norma NTGP 1000:2004, los procedimientos estandarizados, el instructivo de
certificaciones, los registros, el mapa de procesos, la caracterizacin del proceso y los planes especficos de capacitacin, seleccin,
induccin y reinduccin, entre otros. entre otros.

FORTALEZAS: El personal tiene la cultura de la calidad y se est implementando un programa integral para medir las competencias del
Talento Humano de la entidad.
DEBILIDADES: Se evidencia la necesidad de establecer los procedimientos para la induccin y reinduccin brindada a los funcionarios. Se
debe documentar ms el sistema de gestin de calidad.

NO CONFORMIDADES
No Conformidad Requisito que Incumple
Se observ que la caracterizacin del proceso no ha sido socializada y dada a conocer al personal del 4.1.ayb,y6.2.2
proceso. NTCGP1000:2004.
No se encontr evidencia sobre la evaluacin realizada a cada uno de los funcionarios que han recibido numeral6.2.1
capacitacin por parte de la entidad. NTCGP1000:2004.
Las carpetas dispuestas para salvaguardar y cuidar en debida forma los bienes de propiedad cliente, no Numeral7.5.4delanorma
cumplen en su totalidad con los requisitos dispuestos por la gestin documental de la entidad, tienen NTCGP1000:2004
ganchos, la portada no se ha diligenciado y no se han foliado sus hojas. No todos los documentos se
conservan en estas carpetas.
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10. INFORME DE LA AUDITORA.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Numero del Hallazgo Temtica
001 Socializar la caracterizacin mediante charlas e INTRANET.
002 Crear un formato que permita retroalimentar la capacitacin brindada al personal.
003. Dar cumplimiento al procedimiento de gestin documental PRGA02-23

OBSERVACIONES:
Omitido.

RECOMENDACIONES:

1.Pedir apoyo a los gestores de calidad de la entidad para fortalecer el listado maestro de documentos del proceso.
2.Incorporar la documentacin del proceso en el SGC.
3.Crear los procedimientos de seleccin de personal, induccin y reinduccin .
4.Incrementar el empleo de los controles preventivos del proceso.
5.Adoptar sistemas de medicin y seguimiento en cada procedimiento

FIRMA DEL JEFE DE

CONTROL INTERNO
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11. REUNION DE CIERRE.
Se llev a cabo la reunin de cierre de acuerdo a la siguiente agenda.

AGENDA DE REUNIN DE CIERRE

AGENDA DE REUNIN DE CIERRE

1.1. Presentacin
Presentacindel
delEquipo
EquipoAuditor.
Auditor.
2.2. Objeto
ObjetodedeAuditora.
Auditora.
3.3. Presentacin
PresentacindeldelInforme
Informede deAuditora.
Auditora.
4.4. Conclusiones.
Conclusiones.
5.5. Presentacin
Presentacinde delas
lasSolicitudes
Solicitudesde deAccin
AccinCorrectiva,
Correctiva,
planes
planes de mejoramiento (si los hay), los cualesdeben
de mejoramiento (si los hay), los cuales debenser
ser
firmados por el auditado en seal de aceptacin.
firmados por el auditado en seal de aceptacin.
6.6. Como
Comoconstancia
constanciade delalareunin
reuninde decierre
cierreyylos
loscompromisos
compromisos
adquiridos, se diligenciar el acta correspondiente
adquiridos, se diligenciar el acta correspondiente
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11. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA
Se realiz el seguimiento a los planes de mejoramiento derivados de las no conformidades
encontradas. Se verificaron las evidencias de las acciones adelantadas para eliminar la causa de
cada no conformidad, por ejemplo.
ADMINISTRACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS,
CDIGO:FTCMC09-02
PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO.
VERSIN :I
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y
FECHA DE APROBACIN: Abril de 2009
PENSIONES FONCEP
RESPONSABLE: CONTROL INTERNO

1. IDENTIFICACIN GENERAL:
Fecha de Apertura: 22 de octubre de 2009
Nombre y cargo del Lder del
proceso: Libia Stella Urrego
Proceso Afectado: Talento
Humano
CORRECTIVA: PREVENTIVA
Tipo de Accin: X :
Origen de la Accin: Auditora de calidad
2. NO CONFORMIDAD- HALLAZGO.(Describir el hallazgo)
Al verificar el cumplimiento del numeral 6.2.1 de la norma NTCGP1000:2004, en el desarrollo de la auditoria, al preguntar sobre el mbito de competencia del
personal que realizan trabajos que afectan la calidad del producto, no se encontr evidencia sobre la evaluacin realizada a cada uno de los funcionarios que
han recibido capacitacin por parte de la entidad
3. DESCRIPCIN DE CAUSAS. (Definir metodologa para descripcin de causas).
No se presento en el momento de la auditoria la evidencia de evaluaciones realizadas a los servidores pubicos luego de realizar las capacitaciones.
4. CORRECCIN PROPUESTA.(Accin inmediata para detener el problema)
Disear un nuevo formato para evaluar a los servidores publicos que reciben capacitacion
5. FORMULACIN PLAN DE MEJORAMIENTO
CAUSAS QU HACER CMO HACERLO QUIN CUNDO
No se presento en el momento Disear un nuevo formato Disear el un nuevo el servidor 22 de Octubre de 04 de noviembre de 2009.
de la auditoria la evidencia de para evaluar a los formato en el cual se publico 2009
evaluaciones realizadas a los servidores pblicos que puedan evaluar a los asignado
servidores pubicos luego de reciben capacitacin servidores publicos luego
realizar las capcitaciones. de recibir la capacitacion
7. FORMULACIN DE INDICADORES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Definir indicadores de eficacia, eficiencia o efectividad.
Formato diseado
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11. SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA

Continuacin del ejemplo..

ADMINISTRACIN DE ACCIONES CORRECTIVAS, CDIGO:FTCMC09-02
PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO.
VERSIN :I
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y FECHA DE APROBACIN: Abril de 2009
PENSIONES FONCEP RESPONSABLE: CONTROL INTERNO

6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO.

INDICADOR A MEDIR. (Hace
RESULTADO DE LOS
FECHA DE SEGUIMIENTO QUIN referencia a los indicadores del Plan O.B.S
INDICADORES
de Tareas).
Se evidencia el cumplimiento del plan
de mejoramiento, al observar el
formato en el cual se puedan evaluar
Luis Fernando Gmez, a los servidores publicos luego de
22 de septiembre de 2009 recibir la capacitacion. No se
Profesional Universitario.
observaron registros, teniendo en
cuenta que no se han dictado
capacitaciones.

7. CIERRE DEL CICLO DE MEJORA

El plan es susceptible de cierre?: SI X NO

Fecha: 22 de septiembre de 2009
Responsable que cierra el ciclo: Luis Fernando Gmez, Profesional Universitario.
Firma de Responsable: Libia Urrego, Lder Talento Humano
8. EVALUACIN Y CONTROL
INDICADOR A MEDIR. (Hace
RESULTADO DE LOS
FECHA DE SEGUIMIENTO QUIN referencia a los indicadores del Plan OBSERVACIONES
INDICADORES
de Tareas).

9. CIERRE DEFINITIVO DEL CILO DE MEJORA

Fecha de cierre definitivo: 23 de septiembre de 2009

El anterior trabajo obedece a las apreciaciones de los
integrantes del equipo, las cuales pueden diferir con las
suministradas por otros participantes.

MUCHAS GRACIAS