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Benchmarking como herramienta de

aprendizaje personal y gestin del


conocimiento

Prof. Dr. Antonio Leal Milln

SEMINARIO PERMANENTE
Sesin del 19 octubre 2007
En esta sesin:
Transferir (compartir) conocimiento y aplicarlo es la esencia de todo
proceso de aprendizaje personal (se crea conocimiento a nivel
individual).
Presentaremos una experiencia de creacin de espacio de
conocimiento compartido real/virtual en 5 empresas pertenecientes
a la RAI.
Algunos artefactos de conocimiento generados.
1 euro 1 euro = 1 euro

1 idea 1 idea = 2 ideas

Transferir o compartir conocimiento es una forma de CREAR conocimiento


Crear espacios para la REFLEXIN en las empresas es crear conocimiento, es APRENDER

If Managing to Learn, Learn to Manage

Crear espacios para COMPARTIR CONOCIMIENTO, es crear espacios para el APRENDIZAJE


Una experiencia de creacin de espacio de conocimiento
real/virtual en 5 empresas pertenecientes a la RAI

El punto de partida: Formar/Compartir conceptos

Gestin del Conocimiento

(1) Capacidad de una empresa para optimizar el conocimiento de sus empleados.

(2) Capacidad de transformar informacin en conocimiento y ste en activos tcticos


y estratgicos.
(3) Capacidad de aadir valor a partir de recursos intangibles.

(4) Definido en la literatura como un proceso que incluye diversas etapas.

Adquirir K
Crear K interno externo
Almacenar K en
documentos

Aplicar K
Almacenar K
en rutinas
Transferir- Compartir K
externamente
Transferir- Compartir K Recuperar K
internamente
La primera fase de la experiencia

A nivel externo: Transferencia mediante Benchmarking y Red de Conocimiento

5 elementos que condicionan el aprendizaje personal y la transferencia de K:


(Gupta & Govindarajan, 2000)

(1) Valor percibido del K de la unidad fuente

(2) Motivacin / Disposicin de la fuente para compartir K

(3) Existencia de canales de transmisin y riqueza de los mismos

(4) Motivacin / Disposicin de la unidad receptora para adquirir K

(5) Capacidad de absorcin de la unidad receptora (no solo la capacidad de asimilacin sino
tambin de uso del K)
Benchmarking Qu es?

Medir
Comparar

Gestionar
Benchmarking - aprendizaje

QU

APRENDER
PRIORIDAD APLICAR
BENCHMARKING Y
DE MEJORA MEJORAS
ADAPTAR

CMO
Benchmarking - cambio

C
B I O
E M
N
N C P
C C
A M
R E
H
M E T
M E
A B J I
M
R O T
I E
K R I
I O N
A V
N T
G A I
L D
A
D
DEFINICIONES

Benchmark
Standard de excelencia, considerado como
el mejor, con el cual compararse.

Benchmarking
Proceso sistemtico y continuo para: (a) Identificar el
punto de referencia (benchmark), (b) Compararse con
l, (c) Identificar las prcticas o mtodos que permitan
a quien lleva a cabo las actividades de benchmarking
convertirse en el mejor.

Mejor prctica
Es el proceso reconocido como ms eficaz y eficiente
para producir un determinado output
El modelo de Benchmarking
El Modelo de benchmarking

NOSOTROS

F Qu procesos Cmo lo
A hacemos?
C son crticos? F
T A
O Internos C
R D Q1 Q2 A I
E E G L
S ANALISIS E I
E T
DE N
C X T A
R I DATOS E D
I T S O
T O Q3 Externos Q4 R
I E
C Quines Cmo lo S
O
S Son los mejores? hacen?

ELLOS
Planificacin (Q1)

NOSOTROS El objetivo de esta fase es


determinar el objeto de
Qu procesos Benchmarking
F son crticos?
A
C Q1
T
O D
R E
E ANALISIS
S E DE
X
C I DATOS
R T
I O Son aquellas caractersticas, condiciones, variables o parmetros del
T negocio en las que hay que ser especialmente bueno, o son crticas,
porque gestionadas adecuadamente inciden directamente en la
I satisfaccin del cliente y, por consiguiente, determinan el xito o
C fracaso del negocio en su conjunto.
O
S Afectan al nivel competitivo de la empresa

Elegir los procesos en funcin de los Factores


Crticos de Exito.
Consensuar las medidas de eficacia y eficiencia para
identificar el mejor (indicadores).
Obtencin de datos - 1 (Q2)

El objetivo de esta fase es


la recoleccin de datos
internos y preparar la NOSOTROS
recogida de datos externos
Cmo lo
hacemos?
F
A
Internos Q2 C
A I
ANALISIS G L
E I
DE N T
DATOS T A
E D
S O
R
E
S

Documentar los procesos propios


Obtener los resultados de las medidas
Definir preguntas para la identificacin de
resultados y agentes
Contestar las preguntas
Documentar los Procesos Metodologa IDEF

Caractersticas de un proceso
Nos sirven para encontrarlos y compararlos posteriormente

Misin perfectamente definible


-Qu - Para qu - Para quin

Fronteras claras
-Entradas y salidas concretas
Secuencia de etapas o acciones claramente integrables

-Subprocesos
Medidas identificables

-Cantidad - Calidad - Coste - Entrega

PROCESO
Niveles de proceso

Nivel 1 Proceso de Proceso de


Servicio gestin

QU SE
HACE Nivel 2 Rutas

Servicio Subproceso de
gestin
Cierre

Nivel 3 Diagrama
CMO SE
HACE Diagrama Instrucciones
operativas
Diagrama
de flujo
Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 1

G U I A S I M P O R T A N T E S
Fecha Presupuesto

Regalo a MISION: Escoger, comprar, envolver y entregar un Regalo


realizar entregado
regalo para mi madre, para hacerla feliz con l, el da
FAMILIAR MAMA
de Reyes.

Publicidad Peticin Producto Papel de Peticin de


Sugerencias
producto + facilitado embalaje sugerencias
Empresas dinero Tienda Almacn Familiares
R E C U R S O S y amigos

Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 2 (Subprocesos)


FAMILIAR

Presupuesto Fecha

Regalo a
realizar ESCOGER
REGALO Regalo
escogido
Publicidad Peticin de Sugerencia
sugerencias COMPRAR Regalo
REGALO comprado
Peticin Producto a envolver
producto + facilitado
dinero ENVOLVER Regalo
REGALO envuelto
a entregar

MAMA
Papel de Regalo
embalaje ENTREGAR entregado
REGALO
Proceso de hacer un regalo de reyes - Nivel 3 (Instrucciones operativas)

Flujograma

Representacin grfica del procedimiento:


instrucciones operativas necesarias para llevar a
cabo las actividades inherentes a un proceso
Obtencin de datos - 2 (Q3)

F
A
C
T
O D
R E
E
S E ANALISIS
DE
C X
R IT DATOS
I O Q3 Externos
T
I
C Quin es
O el mejor?
S

ELLOS

Comparar indicadores
Calcular los gaps o diferencias
Encontrar los benchmarks
Anlisis (Q4)

El objetivo de esta fase es determinar el modelo a


seguir y cules son sus agentes facilitadores.

F
A
C
A I
G L
ANALISIS E I
DE N T
T A
DATOS E D
S O
Externos Q4 R
E
S
Cmo lo
hacen?

ELLOS

Tabular los datos


Identificar diferencias
Comparar procesos (3 niveles)
Determinar agentes
Visitas in situ
Determinar los cambios
Los problemas
Conocimiento encapsulado, es difcil compartir y transferir
Las diferencias culturales
Disponibilidad de datos para los indicadores
Aprender sin caer en copiar o reproducir
Falta de tiempo
Falta de recursos asignados a la experiencia
Problemas interdepartamentales (no se ve el trabajo como procesos)
Motivar a las personas a partir del tercer mes

Los beneficios
Mejora la visin interna que tienen los empleados de la propia organizacin
Vincula las relaciones causa-efecto de forma ms global o sistmica
La experiencia de benchmarking ha ayudado a mejorar la orientacin estratgica
de la organizacin
Ayuda a detectar las competencias y habilidades bsicas necesarias para el xito

Ha contribuido a reducir sustancialmente los costes

Mejora las habilidades de las personas involucrados en el proceso, el benchmarking


es una eficaz metodologa de aprendizaje

Mejora la gestin de los recursos y agentes facilitadores de los procesos


Se intercambian conocimientos y experiencias personales tiles
La segunda fase de la experiencia

Red de conocimiento (Knowledge Network) usando IT

Foro on-line (para comunicar y discutir)


Es una comunidad de conocimiento
Vinculada a un PORTAL (Intranet)
Posee un lder y varios moderadores

Desarrollo tecnolgico de la PLATAFORMA


La Plataforma contiene

CENTRO DE DOCUMENTACIN (contiene materiales para reflexin y


discusin).

MURAL (para que los miembros publiquen informacin relevante).

FORO DE DISCUSION (permite el acceso a una pgina con los tpicos


de discusin y permite visualizar los mensajes de todos).

SALA DE CONVERSACION (permite a los miembros y al moderador


conversar en tiempo real en un horario determinado). Es parecido a un
CHAT.

SISTEMA DE CORREO ELECTRNICO

NUESTROS APRENDIZAJES (esta herramienta permite que los


miembros describan y reflexionen sobre sus procesos de aprendizaje.
Cada persona puede describir, registrar y analizar sus modos de pensar,
resultados obtenidos en la mejora de procesos crticos, expectativas,
experiencias, fallos y errores cometidos, ..). Es parecido a una
MEMORIA DE GRUPO
Muchas gracias